物品采購管理制度?一、總則1.目的為規范公司物品采購管理工作，加強內部控制，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有物品的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、原材料、零部件等。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。質量優先原則：確保所采購物品的質量符合公司要求和相關標準。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購方式和談判技巧，爭取最優惠的價格。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕違規行為。

二、采購組織與職責1.采購決策機構采購委員會：由公司高層管理人員組成，負責審議重大采購項目、采購政策和采購預算等事項，對采購工作進行決策和指導。2.采購執行部門采購部：負責公司物品采購的具體實施工作，包括供應商開發與管理、采購計劃制定、采購訂單下達、采購合同簽訂與執行、采購款項支付等。采購部職責根據公司需求，制定年度、季度和月度采購計劃，并報上級領導審批。廣泛收集供應商信息，建立供應商檔案，對供應商進行評估和選擇，確保供應商的資質和信譽。與選定的供應商進行談判，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。3.需求部門各部門負責提出本部門的物品需求計劃，并對需求的合理性和準確性負責。在采購過程中，需求部門應積極配合采購部，提供必要的技術支持和信息，參與采購合同的評審和驗收工作。

三、采購流程1.需求計劃各部門應根據本部門的工作任務和業務發展需要，提前制定物品需求計劃。需求計劃應明確物品的名稱、規格、型號、數量、用途、預計采購時間等信息。需求計劃經部門負責人審核后，報采購部匯總。采購部對各部門的需求計劃進行綜合平衡和分析，結合庫存情況，編制公司年度、季度和月度采購計劃。2.采購申請采購部根據批準的采購計劃，向供應商發出采購申請。采購申請應包括采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。對于緊急采購需求，需求部門應填寫緊急采購申請表，注明緊急原因和預計交貨時間，經部門負責人和分管領導審批后，交采購部辦理。3.供應商選擇與評估采購部根據采購申請的要求，通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商推薦、網絡搜索、行業展會等。對收集到的供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。組織對符合初步篩選條件的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產現場、質量管理體系、物流配送能力等。根據供應商的評估結果，建立供應商檔案，確定合格供應商名單。采購部應定期對供應商進行重新評估和動態管理，對于不符合要求的供應商，及時進行調整和淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應商進行采購談判，談判內容包括采購價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。在談判過程中，采購部應充分了解市場行情和供應商的成本結構，運用談判技巧，爭取最有利的采購條件。談判達成一致后，采購部起草采購合同，合同應明確雙方的權利和義務、采購物品的詳細信息、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同經采購部負責人審核后，報公司法律顧問進行合法性審查，再提交公司分管領導和總經理審批。審批通過后，由采購部與供應商簽訂采購合同。5.采購訂單下達采購部根據簽訂的采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。采購部應及時跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解訂單的生產進度、質量狀況等信息，確保訂單按時、按質、按量完成。6.驗收采購物品到貨前，采購部應通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。采購物品到貨時，需求部門和質量檢驗部門應按照采購合同和相關標準對采購物品進行驗收。驗收內容包括物品的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等方面。對于驗收合格的采購物品，需求部門應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續。對于驗收不合格的采購物品，采購部應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并承擔相應的責任。7.付款采購部根據采購合同和驗收單，填寫付款申請單，注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收單等相關憑證。付款申請單經采購部負責人審核后，報財務部門進行審核。財務部門應根據公司財務制度和相關規定，對付款申請進行審核，確保付款的準確性和合法性。付款申請經財務部門審核通過后，報公司分管領導和總經理審批。審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，向供應商支付采購款項。

四、采購預算管理1.預算編制采購部應根據公司年度經營計劃和采購計劃，編制年度采購預算。年度采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等信息，并報公司預算管理部門審核。預算管理部門對采購預算進行綜合平衡和審核后，報公司管理層審批。經審批后的采購預算作為公司年度預算的一部分，下達給采購部執行。2.預算執行采購部應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序進行申請和審批。采購部應定期對采購預算的執行情況進行分析和總結，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。3.預算控制財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購支出進行統計和分析，確保采購支出在預算范圍內。對于超預算的采購項目，財務部門應拒絕支付款項，并及時通知采購部和相關部門進行處理。采購部應查明原因，提出整改措施，并按照公司規定履行預算調整手續。

五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。針對識別出的風險，采購部應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解市場價格變化和供應情況，通過與多家供應商建立合作關系、簽訂長期合同等方式，降低市場風險。供應商風險應對：加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和重新評估，建立供應商淘汰機制，確保供應商的穩定性和可靠性。質量風險應對：嚴格按照采購合同和相關標準對采購物品進行驗收，加強對采購物品的質量檢驗和檢測，要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，確保采購物品的質量符合要求。合同風險應對：在簽訂采購合同前，應認真審查合同條款，確保合同的合法性、完整性和準確性。加強對采購合同的執行和監督，及時處理合同糾紛，維護公司的合法權益。付款風險應對：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，加強對付款申請的審核和審批，確保付款的準確性和合法性。對逾期付款的供應商，應按照合同約定追究其違約責任。

六、采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計，審查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用情況等。審計部門應及時發現采購過程中存在的問題，并提出整改建議和意見。采購部應積極配合審計部門的工作，對審計發現的問題及時進行整改。2.外部監督公司應接受政府相關部門的監督檢查，如財政部門、審計部門、稅務部門等。對于政府部門提出的問題和要求，公