第4章信息處理目錄頁contents4.1.3長文檔規范化和自動化4.1.4網絡合作編輯34選題背景及意義THREE4.1.3長文檔規范化和自動化4.1.3長文檔規范化和自動化1.文檔導航使用文檔導航功能，可以幫助用戶方便地完成在長篇文檔中快速定位、重排結構、切換標題等操作。4.1.3長文檔規范化和自動化2.目錄目錄是論文和書籍等長文檔中不可缺少的組成部分，Word、LaTeX和WPS文字等軟件都提供了自動提取目錄的功能。當目錄所在文檔的內容發生變化時，可以很方便地對其進行更新。需要注意的是，自動提取目錄功能的前提是文檔的各級標題均采用了樣式或設置了大綱級別。4.1.3長文檔規范化和自動化2.目錄（1）創建目錄單擊“引用”選項卡中的“目錄”按鈕，在下拉列表中有軟件的內置目錄樣式可供選擇，選擇其中之一后單擊鼠標即可插入目錄。4.1.3長文檔規范化和自動化2.目錄（2）修改和更新目錄自動生成的目錄默認只能提取一至三級標題。如果需要提取更多級別的標題，則需要選擇“目錄”下拉列表中的“自定義目錄”按鈕。4.1.3長文檔規范化和自動化2.目錄（2）修改和更新目錄打開“目錄”對話框，可修改顯示標題的級別。4.1.3長文檔規范化和自動化2.目錄（2）修改和更新目錄單擊“目錄”對話框中的“選項”按鈕，打開“目錄選項”對話框，可修改標題和目錄級別的對應關系。4.1.3長文檔規范化和自動化3.腳注和尾注在論文或書籍中，常常需要附加解釋、說明或一些必要的參考文獻，Word、LaTeX和WPS文字等軟件都具備添加、編輯腳注和尾注的功能。通常情況下，文檔每頁末尾處的注釋稱為腳注，在每節或者整個文檔末尾處的注釋稱為尾注。若要在文檔中插入腳注和尾注，可通過“引用”選項卡中的“插入腳注”和“插入尾注”按鈕完成。4.1.3長文檔規范化和自動化3.腳注和尾注（1）插入和編輯腳注以WPS文字為例，單擊“引用”選項卡中的“插入腳注”按鈕，插入點便會自動移至當前頁面左下角的腳注位置；在輸入腳注內容后，在正文任意位置單擊鼠標即可切換回正文編輯狀態。在添加腳注后，文檔中的相應位置會出現腳注標記；當鼠標移至該標記處時，光標會變成，同時會顯示對應的腳注內容。單擊“腳注和尾注”組中的對話框啟動器，打開“腳注和尾注”對話框，可以自定義腳注和尾注的位置和格式。若要刪除腳注，只需刪除正文中的腳注標記即可。4.1.3長文檔規范化和自動化3.腳注和尾注（2）插入和編輯尾注插入尾注的步驟與插入腳注類似，單擊“引用”選項卡中的“插入尾注”按鈕，即可進入尾注編輯狀態。用鼠標雙擊尾注，光標插入點將回到對應的標記處。若要刪除尾注，只需刪除正文中的尾注標記即可。4.1.3長文檔規范化和自動化4.題注圖片和表格是文檔的常見元素。一篇比較長的論文中可能會出現大量圖片或表格，這些圖片或表格一般都需要添加編號和簡要的文字說明，以便在正文中對其引用。如果這些圖片或表格的編號是手動輸入的，一旦對圖片或表格進行增減或移動前后位置等操作，就要對上下文的編號進行整體修改，這項工作煩瑣且容易出錯。因此，Word、LaTeX和WPS文字等軟件均提供了圖表題注功能。如果用戶利用題注功能對圖片或表格進行編號，當圖片或表格的數量、位置發生變動時，軟件會自動更新編號，保證編號的順序正確。4.1.3長文檔規范化和自動化4.題注例4-1-1利用軟件的題注功能，添加可自動更新的題注。打開配套素材中的L4-1-1.docx文件。為文件中的兩張環保題材圖片添加可自動更新的編號；嘗試調整圖片的位置，完成題注編號的自動更新，結果可參見LJG4-1-1.docx。4.1.3長文檔規范化和自動化5.交叉引用在畢業論文等大型文檔的撰寫過程中，經常需要在某個地方引用文檔其他位置的內容。4.1.3長文檔規范化和自動化6.郵件合并在需要批量制作信封、胸卡、邀請函、會議通知等文檔主體內容相同、只有個別元素不同的文檔時，可以采用Word和WPS文字等軟件提供的郵件合并功能。在開始郵件合并工作前，可以先準備好需要進行郵件合并的主文檔和數據源文件，數據源文件可以是Word文檔、Excel表格和Access數據庫等，但通常Excel電子表格文件因其直觀性和易處理性而被更廣泛使用。4.1.3長文檔規范化和自動化6.郵件合并例4-1-2根據要求進行郵件合并操作。將配套素材中的L4-2-1.docx和L4-2-2.docx合并為一個文件LJG4-2-1.docx。4.1.3長文檔規范化和自動化實踐探索WPS中的郵件合并可以應用在哪些場合？結合自身的生活經歷，尋找身邊的需求，給出一個使用WPS郵件合并的例子，然后尋找相關素材，完成實踐操作。4.1.3長文檔規范化和自動化拓展閱讀——審閱文檔的主編、審閱人和編輯等在評閱、校對文檔時，需要對文檔內容提出批評、修改意見等。WPS文字在“審閱”選項卡中提供了文檔校對、文檔比較、字數統計、拼寫檢查、批注、修訂、翻譯、中文簡繁轉換、限制編輯、文檔加密、文檔定稿等功能，以幫助相關人員高效地完成各項審閱操作。FOUR4.1.4網絡合作編輯4.1.4網絡合作編輯1.在線文檔協作平臺的特點(1)云存儲云存儲服務允許用戶將文檔保存在遠程服務器上，從而替代了傳統的本地硬盤存儲方式，這意味著可以在任何有網絡連接的地方訪問文檔。(2)實時同步與協作實時同步是在線文檔協作平臺的核心功能之一。它允許多個用戶同時編輯同一份文檔，并且所有用戶的修改都會實時反映在各用戶的屏幕上。這種實時同步的特性能夠確保團隊成員之間的即時溝通與協作，從而有效避免因文檔版本不一致或信息不同步而導致的工作延誤。4.1.4網絡合作編輯1.在線文檔協作平臺的特點(3)版本控制版本控制是在線文檔協作平臺的另一個重要功能。它能夠記錄文檔的所有歷史版本，并提供版本回溯和比較的功能。這讓用戶能夠隨時查看文檔的舊版本，了解文檔的修改歷史，并且可以在需要時將文檔恢復到特定的版本。版本控制功能對確保文檔的完整性和可追溯性具有重要意義。4.1.4網絡合作編輯1.在線文檔協作平臺的特點(4)豐富的協作功能在線文檔協作平臺往往配備多種協作功能，如評論、批注和審閱。這些功能可以支持團隊成員在文檔中進行即時交流和討論，從而有效提升團隊協作的效率。此外，一些軟件還支持“@提及”功能，允許用戶直接通過文檔與特定團隊成員進行溝通。4.1.4網絡合作編輯1.在線文檔協作平臺的特點(5)跨平臺性隨著多元化設備的廣泛使用，在線文檔協作平臺必須支持跨平臺操作，即這些平臺能夠在安裝了Windows、Mac、iOS、Android等多種操作系統的不同設備上運行。這種跨平臺兼容性確保用戶能夠隨時隨地編輯文檔和進行協作，從而增強了工作的靈活性和便捷性。4.1.4網絡合作編輯1.在線文檔協作平臺的特點(6)安全性與權限控制在線文檔協作平臺通常提供權限控制功能，以確保文檔的安全性和數據的隱私性。這些軟件可以通過設置不同的權限級別來控制用戶對文檔的訪問和編輯權限，防止敏感信息的泄露和未經授權的修改。此外，一些軟件還采用加密技術來保護數據傳輸和存儲過程中的安全性。4.1.4網絡合作編輯1.在線文檔協作平臺的特點(7)易于使用和集成在線文檔協作平臺以用戶為中心，不僅注重易用性和用戶界面的友好性，更致力于提供卓越的用戶體驗。同時，這些平臺還支持與其他辦公軟件和服務的無縫集成，如電子郵件、日歷以及項目管理工具等，使用戶能夠更便捷地管理和共享文檔。4.1.4網絡合作編輯2.常用的在線文檔協作平臺(1)騰訊文檔騰訊文檔是騰訊公司推出的一款在線協作工具，它與騰訊的社交應用微信和QQ實現了無縫整合，使得用戶可以直接使用微信或QQ賬戶登錄并參與文檔協作。這一特點極大簡化了使用步驟，提高了使用的便捷性。與其他平臺相比，騰訊文檔的優勢在于它與騰訊旗下其他產品的深度結合，并且得到了騰訊云服務的有力支持，這使其在中國市場具有獨特的便利性和適用性。4.1.4網絡合作編輯2.常用的在線文檔協作平臺例4-1-3創建一個騰訊文檔，統計小組同學參加社團的情況。4.1.4網絡合作編輯2.常用的在線文檔協作平臺(2)WPS云文檔WPS云文檔是金山軟件公司推出的在線文檔協作服務，是WPSOffice辦公軟件套件的重要組成部分。它的操作界面與WPSOffice桌面版高度一致，以確保用戶能夠快速地將熟悉的操作習慣轉移到云端平臺上，而無須再進行額外的學習。此外，WPS云文檔與WPSOffice的其他功能深度集成，如Office組件和PDF閱讀等，提供了一站式的辦公解決方案。4.1.4網絡合作編輯2.