摘要隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域的集成和應用越來越豐富。基于信息技術高效便捷的特點，許多工作都有了新的發展特點。國家機關檔案是指包括國家機關重要機密文件在內的檔案。它們是中國最重要的信息安全材料，必須得到充分保障。因此，國家機關檔案管理一直是關系國家安全的重點工作。隨著計算機信息技術的應用，機關檔案管理在享受新的發展機遇的同時，也面臨著一定的信息風險。本文著重探討了計算機信息技術手段在機關檔案管理中的使用效率，以促進檔案管理的規范化。關鍵詞：機關檔案管理；計算機信息技術；應用；問題；對策

引言為使后人更加清楚地認識到歷史發展，本文對機關檔案管理建檔方法的應用進行了分析。由于機關檔案主要記錄歷史上大量的原始文獻，因此具有載體多樣、內容分類復雜的特點。對于那些管理檔案和讀者的人來說，這是一個必須花費更多時間的系統工程問題。受世界經濟信息環境的影響，人類社會對計算信息技術的認識也很高。目前，人們可以看到這些信息技術在許多行業的應用。因此，在機關檔案管理過程中，必須運用計算機信息科學技術，促進現代信息技術與社會各行業的融合。將計算機等信息科學技術應用于高校檔案管理，可以克服以往管理中存在的缺陷，從而大大提高學校檔案管理的效率。機關檔案信息化管理目前，機關檔案的保存還包括許多方面，如中國人民的進化史、發展史、社會政治運動，以及中國各地區的傳統文明和禮儀。在機關檔案管理中，檔案主要由文本、音頻和圖像組成。我們可以從以下兩個角度來描述它。哲學視角。在機關檔案中，所有文本內容都不是隨機記錄的，所有文本序列也不是隨機排序的。機關檔案信息管理是一種及時的判斷。歷史保護視角。如果機關檔案中的文件狀態相對分散，則必須按照邏輯標準對信息進行規范和整合。在梳理文獻的過程中，我們必須有系統的歷史判斷。機關檔案不僅可以記錄歷史信息，還可以再現消失的歷史信息。在保證記錄信息的準確性和文件整理順序的前提下，可以有效避免歷史文件的錯誤或不完整。現代化機關檔案管理系統特點現代機關管理主要是基于現代計算機信息技術的應用，使現代檔案管理具有現代計算機信息技術的相關特點，現代機關檔案管理的主要特點體現在以下幾點。現代檔案管理系統的主要特點是易于檢索和集中管理，相對簡單靈活，存儲容量大等。現代檔案存儲技術主要是利用計算機和軟件來提高檔案信息檢索的智能化。同時，計算機可以保存更多的檔案和材料，修改軟件可以用來復制和編輯材料。現代檔案管理對相關質量提出了更高的要求。由于企業檔案保管內容詳實，任務繁重，為了更有效地開展企業檔案保管的各項工作，必須確保人員保持對企業檔案管理的極大熱情，保持認真負責的工作態度，并有一定的保密意識。除上述機關檔案保管人員應具備的各項素質外，還應掌握現代檔案保管過程中的計算機操作，熟練運用現代檔案保管軟件系統的各項功能。當前，我國機關檔案保管工作必須提高檔案保管人員的綜合素質，培養具有較高現代化管理水平的檔案保管隊伍。要促進我國機關檔案保管工作現代化的順利發展，迫切需要建設一批高水平的管理隊伍。現代檔案管理仍處于蓬勃發展和不斷完善的初級階段，必須在管理實踐中不斷完善。隨著計算機信息技術在當今社會各個領域的廣泛應用，形成了大量的電子文檔。一些文件載體還包含大量磁性介電材料或其他形式的新文件載體。此時，信息記錄方式也開始由筆、文本、圖像等傳統方式書寫，它已經轉變為只有專用計算機設備才能識別的數字形式。在新文件載體不斷更新的過程中，新文件載體本身的歸檔工作和管理方法也存在許多新的信息形式問題。對于電子文件和檔案的管理，應制定具體的規范性標準和要求，并從法律法規的角度提出相應的具體規范性指引。信息技術在機關檔案管理中的應用意義擴展檔案資源的范圍國家機關的文件、檔案數量多，信息內容復雜。然而，中國傳統的國家機關檔案管理是由人員自動完成的。因此，管理任務相當繁重。由于中國傳統的政府機關文件和檔案大多是紙質文件，隨著時代的發展，一些國家機關文件和檔案會變黃變色，很容易導致原始文件中記錄的重要信息被遺漏，這對檔案管理的順利發展極為不利。通過加強計算機信息技術的應用，國家機關檔案資料基本實現了紙質文件向電子文件的過渡，各部門，各地區的電子文件系統實現互聯互通，實現資源的互利共享，大力保護和擴大國家機關檔案資源，促進檔案資料總量的不斷擴大和內涵的豐富。提高機關檔案管理工作效率傳統的政府機關檔案管理需要大量的人員。要求專人定期對檔案進行分類匯總，整理查找，及時更改檔案中的變更內容。因此，效率相對降低。由于政府機關的檔案信息大多是紙質材料，在相應的檔案信息中必須占據相當大的存儲空間。在檢索特定信息內容時，管理人員將被要求嚴格按照文件存儲順序逐個檢索，這也導致檔案管理部門工作人員的效率無法提高。通過計算機等信息網絡安全技術手段，管理人員可以將文件信息充分輸入電子網絡系統，并利用計算機操作模式對文件數據進行分類、集成、檢索和保存，可以大大減輕管理人員的負擔，提高工作效率。提高檔案管理人員的科學化水平由于計算機信息的廣泛應用，政府部門檔案保管人員的整體工作效率得到了提高。因此，對檔案保管崗位人才的需求也大大減少。在一些政府部門，甚至只需要約1~2名員工，這有利于提高政府部門的整體運營效率，有效展示了中國信息化建設和經濟社會發展的時代紅利。雖然每個員工都可以不斷提高自己在計算機管理方面的專業技能，但他/她必須更加精通計算機管理，以滿足政府的要求。計算機信息技術在檔案管理應用中的問題難以確保檔案資源真實性雖然現代計算機網絡技術大大提高了檔案管理工具的有效性，但由于檔案信息的添加、刪除、修改和信息保存只需要使用計算機鼠標，如果存儲大量檔案信息的計算機由非工作人員使用，它很可能導致大量檔案信息的刪除或修改，這嚴重影響了檔案信息管理的準確性。此外，由于PS技術的改進和發展，一些罪犯甚至可以在很大程度上偽造和模仿機關檔案，這將嚴重破壞機關檔案管理的正常工作秩序。檔案資源面臨信息泄露風險任何事物都有兩面性，信息技術的發展既有優點也有缺點。在現代檔案管理中，雖然計算機信息技術的發展使檔案管理越來越高效，但一些掌握計算機信息技術的網站黑客往往能突破嚴格的網絡安全防護，巧妙地避開互聯網監控，竊取互聯網上的任何個人信息，這對檔案的安全構成了挑戰。檔案資源存在保留風險由于計算機的普及和應用，檔案信息基本上以數據的形式存儲在計算機中。然而，如果計算機崩潰或斷電，存儲的信息無法順利保存，檔案信息將遭受巨大損失。因此，相關人員必須重復記錄數據，這增加了相關人員的工作壓力。計算機信息技術在機關檔案管理中的應用對策針對檔案管理工作內容進行數字化模式改革目前，機關檔案保管中有大量紙質檔案，包括機關歷史、學生成績、機關財政收支和人員安排等。其中，紙質檔案的保管一直是一個難點。因此，機關檔案管理人員應通過掃描技術，將機關日常工作中形成的大量紙質文件直接掃描成電子版本，輸入機關計算機或服務器，并使用部門的計算機和客戶端服務器完全自動管理這些電子檔案。引入自動化管理系統計算機信息技術在機關檔案管理中的應用通常是基于特定的軟件實現的。因此，機關有關部門必須根據自身實際情況，加強與專業人員或IT公司的合作，建立適合本部門特點的智能化系統。系統的各個模塊都是根據本部門的實際需求設計的，為本部門的檔案管理工作提供了更合理的保障。雖然導入自動化系統需要相當長的時間和成本，但導入系統后，可以長期節省大量用于檔案管理的人員、材料和資金，保持管理的長期穩定性，大大提高檔案管理的整體效率。對檔案管理工作予以規范化與傳統模式不同，在計算機信息技術的支持下，檔案存儲的效率和簡單性是顯而易見的，可以節省許多復雜的流程，但檔案存儲中的錯誤仍然會影響整體效率。政府機構必須充分考慮這一問題，建立科學的檔案管理制度，特別是合理設置檔案管理權限，在不影響基本功能的基礎上，最大限度地減少用戶所需的權限，以規范所有檔案的存取，進一步提高檔案保管標準化水平。定期開展技術培訓和系統運維隨著計算機信息技術的應用，企業檔案管理對管理者的計算機信息技術能力水平提出了更高的要求。因此，在政府機關工作中，必須重視提高檔案管理人員的計算機信息技術綜合素質。在日常管理工作中，要經常對企業檔案管理員進行技術培訓，技術培訓的具體內容應包括信息安全保密教學、責任意識教學和專業知識教學等幾個主要方面，使企業檔案管理人員更有效地利用各種計算機信息技術進行管理。同時，必須指出，從計算機信息科學和技術的角度來看，檔案管理面臨著新的安全威脅。因此，政府機關管理者必須重視檔案管理的信息安全水平，可以采取加強與相關政府企事業單位和技術研究機構合作的形式，有效保護和更新檔案信息系統，有效提高檔案信息系統的安全水平，為檔案保存工作的順利進行提供保障。加強對檔案管理設備的安全管理在政府文件管理中，可能會涉及相當數量的保密計算機，因此有必要對這些計算機設施進行專項管理。具體來說，對于上述涉密計算機，在與外部網絡連接時嚴禁工作，因此在因工作需要從涉密計算機復制數據的鏈接中，還必須嚴格限制移動存儲介質，以防止帶有病毒的移動存儲媒體造成數據和信息的損壞或丟失。同時，對于分類的計算機和電磁介質，也要確定專人負責管理，并與其他計算機和電磁介質嚴格劃分空間，避免交叉使用。有資質的政府部門還需要建立涉密電子設備信息管理系統，對涉密計算機系統和電磁介質的采購、使用、變更、運行、維護和最終報廢的全過程進行監督管理，提高國家保密管理水平。結束語信息時代，由于計算機信息技術的不斷發展，對政府機關檔案保存工作的發展提出了更高的技術要求。因此，計算機信息系統安全技術的應用對政府機關檔案的保存具有重要意義。目前，我國機關檔案保存管理綜合信息化建設還存在一些問題和風險。我國及其機關檔案保管工作者必須采取切實措施，提高機關檔案保管信息化建設效果。現代檔案保管人員隊伍徹底摒棄了以往傳統的檔案保管模式，建立了一支高水平的管理人才隊伍，整合了媒體信息技術，不斷探索創新，促進了機關檔案保管工作的順利進行。參考文獻[1]鞏曉艷，張彬，蘇劍峰.計算機信息技術在學校檔案管理中的應用[J].無線互聯科技，2021，18(20):2.[2]胡希鈺.計算機信息技術在檔案管理系統中的應用[J].現代經濟信息，2021(2):2.[3]李蘊佼.信息技術在檔案管理中的應用探索[J].產業與科技論壇，2021，20(15):2.[4]梁偉.機關檔案管理中計算機信息技術的應用[J].新絲路：中旬，2020(1):1.[5]烏蘭圖雅.試析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].商訊，2020，No.206(16):178+180.[6]張莉.試析計算機信息技術在機關檔案管