辦公文檔中公式的編輯與流程圖的制作第 5 章辦公中的其他對象處理《辦公自動化實用技術》電子教案2【本章內容介紹】

在現代化的辦公業務處理中,除了前面幾章介紹的文字、表格之外，還有一些其他對象需要處理。本章簡單地介紹了辦公中圖形與圖像處理、語音處理的基本知識，對辦公文檔中的圖文混排、長文檔的處理、數學公式的編輯、流程圖和框圖的制作通過實例進行了相應操作步驟和操作方法的講解。《辦公自動化實用技術》電子教案3【本章主要知識點】辦公中圖形與圖像處理辦公中的語音處理基礎辦公文檔中公式的編輯示意圖和框圖的制作辦公中的長文檔處理《辦公自動化實用技術》電子教案45.1.1計算機圖形圖像處理基本知識

1．計算機圖像處理相關術語簡介（1）像素

像素以行和列的方式排列，是圖像的基本單位，表現為圖像中各個有顏色的單元。（2）圖像分辨率 圖像分辨率即圖像中每單位打印長度顯示的像素數目，通常用像素／英寸（DPI）表示。高分辨率的圖像比相同打印尺寸的低分辨率圖像包含較多的像素，因而像素點較小。（3）圖像的分類 計算機中的圖像可以分為位圖圖像和矢量圖形兩大類。 Photoshop等很多圖像處理軟件都產生位圖圖像。位圖圖像在屏幕上以較大的倍數放大顯示，或以過低分辨率打印時，位圖圖像會出現鋸齒邊緣，且會遺漏細節。 矢量圖形則是由矢量所定義的直線和曲線組成的。諸如AdobeIllustrator以及Flash處理的圖像，都是矢量圖形。矢量圖形與分辨率無關。因此，對于那些在縮放到不同大小時都要求保持清晰的圖像，使用矢量圖將會得到很好的效果。《辦公自動化實用技術》電子教案5（4）圖像大小圖像大小即位圖圖像高度和寬度的像素數目。屏幕上圖像的顯示尺寸是由圖像的像素尺寸加上顯示器的大小和設置確定的。圖像的文件大小與其像素尺寸成正比。像素尺寸是位圖圖像的高度和寬度的像素數目。（5）顏色深度顏色深度是指圖像中可用的顏色數量。通用的顏色深度是8bit、24bit和32bit。位的值可能是0或l。位用來定義圖像中像素的顏色。隨著定義顏色的位的增加，每個像素可利用的顏色范圍也增加。（6）常見圖像格式圖像文件由不同的格式，常見格式有BMP、PCX、GIF、JPEG、TIFF、PSD等。2．圖形、圖像處理系統的功能（1）輸入圖形的輸入一般采用特殊的輸入設備，這類輸入設備包括掃描儀、數碼相機、攝像機、光筆、磁性字符閱讀器等。這些設備可以把圖形轉換成數字信號傳入計算機，以圖形文件的形式存儲起來，供使用時調用。例如：利用掃描儀可以實現圖片或膠片的掃描輸入，利用數碼相機或攝像機可以進行影像的輸入。《辦公自動化實用技術》電子教案6（2）存儲圖所占的存儲空間極大。一幅A4幅面的真彩色圖片，如果用300DPI分辨率的掃描儀輸入，則需要24MB的存儲空間，即使采用數字壓縮技術．也仍然是一個較大的問題，因此需要大容量存儲器的支持，如GB級硬盤、光盤等。（3）處理圖像、圖形處理技術就是對已經生成的圖像數據的處理，如圖的擴大、縮小、旋轉、平移等線性坐標轉換，多張圖的重疊、圖的剪裁、拼接、增補，閉合圖的著色等等。（4）圖與數據的相互轉換圖與數據的相互轉換即把圖與數據表連接，將表中的數值轉換成各種圖形（數據的可視化），或者將圖轉化為數據（交互式作圖、文件圖像的字符存儲等）。（5）傳輸圖的遠距離傳輸，特別是在視頻圖像的傳輸中，主要的問題仍是數據壓縮。采用先進的圖像壓縮技術并配以適當的帶寬，可以支持辦公室的圖形圖像處理及視頻會議的要求。《辦公自動化實用技術》電子教案7（6）輸出圖像輸出是指把存儲中的圖形、圖像數據轉化為直觀的圖形圖像。圖形、圖像輸出需要借助特殊的硬件設備，如高分辨率圖像顯示器、X-Y繪圖儀、高速激光打印機等。一些系統還具有在幻燈片、投影片上直接打印的功能。就目前水平來說，一臺高檔微機配以適當的輸入輸出設備，并加載圖形圖像處理軟件，就可以滿足辦公活動中對圖形圖像處理的一般要求。3．圖形、圖像處理在現代辦公中的應用（1）輸出各類統計圖 這是辦公室內圖形圖像處理最基本、最普遍的應用。圖形圖像處理系統從數據庫中抽取數據，將看上去雜亂無章、毫無關系的數據以圖的形式顯示出來，以直觀、醒目的圖形方式揭示數據的變化狀況、內在聯系，幫助人們對數據進行分析、比較，以支持決策。《辦公自動化實用技術》電子教案8（2）交互式作圖 這是一種通過用戶對屏幕輸出的圖形的修改或重繪，表示用戶的意見或構思，通過上述反復交互最終完成設計、計劃任務的工作方式。例如在計劃系統中，用戶先給定目標曲線，系統則根據現有條件運行模型并繪出運行曲線。用戶可以將兩條曲線進行比較，然后在屏幕上修正運行結果曲線使之接近目標曲線，并同時觀察這種修改所引起的各種參數（資金投入、工時、設備水平等）的變化，最終選定一個可以接受的方案。這種方式比直接調整參數更加直觀、操作也簡單。（3）文件輸入 大量的辦公文件的輸入是一項令人頭疼的工作，采用掃描儀將已經形成的文件輸入到系統不失為一種好的處理辦法。圖像輸入簡單快捷、轉換成文本字符后又可以和其他系統資源互調，并可以運用已經成熟的各種文本管理辦法，既簡化輸入，又可以統一管理。（4）檔案管理 如果沒有圖形圖像處理系統的支持，檔案管理系統僅僅是簡單的文字資料管理，不能滿足真實辦公系統中對檔案照片、影印件等的管理，甚至也無法處理普通檔案中所必有的個人照片。要達到與真實系統一致，就必須采用圖像處理技術，實行文、圖一體化管理。 另外，戶籍管理、技術檔案、醫療信息檔案，特別是公安系統的檔案管理、醫院系統的醫療影像檔案管理，更需要以圖像處理為基礎。（5）簽名、筆跡管理《辦公自動化實用技術》電子教案94．Office辦公軟件中的圖形處理功能概述專業的圖形、圖像處理需要專門的軟件支持，有興趣的讀者可以參考相關教材，或者參加相關培訓。由于本教材的讀者對象和特色定位的原因，下面將只是介紹在Office辦公軟件中如何進行圖形處理，主要內容包括：在文檔中插入圖形對象；利用繪圖工具欄自行繪制圖形；設置圖形格式；進行圖文混排設置。5.1.2Office辦公文檔中簡易圖形的繪制1．基本圖形的繪制為了方便的使用繪圖工具，首先應將“繪圖工具欄”打開。方法是：單擊“視圖”菜單中“工具欄”子菜單下的“繪圖”項，很快就彈出如圖5-1所示的繪圖工具欄。打開“繪圖工具欄”后，可將鼠標指針逐一放在工具欄的各個按鈕上，稍停數秒，就會彈出按鈕的名稱，自己可以試著操作，以便知道它們各自功能。《辦公自動化實用技術》電子教案10繪制一些基本圖形，如直線、箭頭、矩形及橢圓，可以先按下“繪圖”工具欄上的如圖5-2左邊所示四個按鈕，然后將鼠標指針移到文本區，這時鼠標指針會變成“+”形。定好圖形的起點后，按住鼠標左鍵同時拖動鼠標，當圖形達到所需大小時，松開鼠標左鍵，就繪制出所需的圖形了，如圖5-2右邊所示。圖5-2基本圖形按鈕及繪制效果說明：（1）若要繪制正方形和圓形，需要在按下矩形和橢圓按鈕后，先按住Shift鍵，再拖動鼠標。同樣，若要繪制水平、垂直或者15°、30°、45°、60°、75°等一定角度直線，也需要按住Shift鍵，再按直線按鈕拖動。（2）使用基本圖形工具時，按下Ctrl鍵，會以繪制時的開始點為中心向兩端延伸畫直線；或者以開始點為中心（圓心）畫正方形或圓。《辦公自動化實用技術》電子教案112.自選圖形的使用單擊“繪圖”工具欄上的“自選圖形”按鈕，就能打開一個菜單。（1）“線條”菜單：如圖5-3左邊所示，“線條”菜單上上面3個按鈕的使用和“繪圖工具欄”上基本圖形按鈕使用方法相同。下面3個按鈕從左到右依次為：曲線、任意多邊形、自由曲線。其中：①“曲線”：用于繪制平滑曲線，當單擊該按鈕后，移動鼠標指針到文檔區域中，光標變為“十”字形，每單擊鼠標左鍵，將在文檔區域中產生一個點。Word會根據該點和前面點自動對曲線進行平滑處理。當曲線繪制完畢，雙擊即可結束。②“任意多邊形”：用于繪制任意形狀的多邊形。該按鈕一旦被按下，光標變為筆形，在多邊形起點按住并拖動鼠標，鼠標指針走過的軌跡就是多邊形的形狀。當多邊形閉合時，松開左鍵即完成任意多邊形的繪制。③“自由曲線”：用于繪制任意形狀的曲線。單擊光標變為筆形，在曲線起點按下并拖動鼠標，鼠標指針走過的軌跡就是曲線的形狀，到曲線的終點時松開左鍵即可完成任意形狀的曲線的繪制。如圖5-3右邊所示。（2）“基本形狀”菜單：如圖5-4左邊所示，該菜單提供的圖形都有一個隱藏的矩形邊界。從菜單上單擊某一按鈕，鼠標光標變為“十”字形，然后在邊界矩形的左上角處按下鼠標左鍵，拖動鼠標到邊界矩形的右下角處再松開鼠標左鍵，這樣就完成該圖形的繪制。如圖5-4右邊所示。《辦公自動化實用技術》電子教案12（3）“箭頭總匯”菜單：如圖5-5左邊所示，它提供的箭頭可用于各種流程圖及標注所用的箭頭。每一個箭頭均有一個隱藏的矩形邊界。從級聯菜單中選擇所需的箭頭形狀的按鈕后，光標成為十字形，然后在箭頭矩形邊界的起點處按下鼠標左鍵，拖動鼠標到矩形邊界的右下角處，再松開鼠標左鍵，就可以繪制出所需形狀的箭頭。如圖5-5右邊所示。（4）“流程圖”菜單：如圖5-6左邊所示，它提供的各種圖形，再配上合適的箭頭和連線，就能根據用戶需要繪制出美觀的流程圖來，其操作方法與前面相同。繪制效果如圖5-6右邊所示。在本章后面將對流程圖的操作步驟進行詳細的專題介紹。《辦公自動化實用技術》電子教案13圖5-5“箭頭總匯”菜單及繪制效果圖5-6“流程圖”菜單以及繪制效果5．“星與旗幟”菜單：如圖5-7左邊所示，“星與旗幟”菜單，提供了8種星形形狀和8種旗幟形狀，這些形狀一般都有特殊用途，操作方法與前面相同。繪制效果如圖5-7右邊所示。6．“標注”菜單：如圖5-8左邊所示，“標注”菜單，它提供了20種用于標注文字的邊框形狀，分為非線形標注和線形標注兩大類。繪制效果如圖5-8右邊所示。

圖5-7“星與旗幟”菜單及繪制效果圖5-8“標注”菜單及繪制效果《辦公自動化實用技術》電子教案143．圖形的編輯處理（1）選定圖形用鼠標單擊該圖形，使之四周出現句柄。如果選定多個圖形時，可以先按住Shift鍵，然后用鼠標分別單擊圖形。如果圖形集中在一起，也可以先單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，然后拖動鼠標選定所有的圖形，在拖動時會出現一個虛線方框，當要選的圖形全部被框住時，放開鼠標左鍵即可。（2）調整圖形的大小需要調整圖形大小時，先選擇要調整大小的圖形，然后把鼠標指針移到圖形對象的某個句柄上；拖動圖形句柄即可改變圖形大小

（3）對齊與排列圖形①選定要對齊的多個圖形對象。②單擊“繪圖”工具欄中的“繪圖”按鈕。③在彈出的菜單中，選擇“對齊或分布”命令。④從彈出的“對齊或分布”子菜單中，選擇需要的對齊方式，即可完成設置。（4）圖形對象疊放次序的調整插入到文檔中的圖形可以重疊。如果某個圖形被上方的圖形遮蓋了，可以按Tab鍵向前（后畫的圖形）選定對象，也可以按Shift+Tab鍵向后選定對象。《辦公自動化實用技術》電子教案15 如果要將重疊的某個圖形放到頂層或底層時，操作步驟如下：①選定要移動的圖形對象。②單擊“繪圖”工具欄中的“繪圖”按鈕。③在彈出的菜單中，選擇“疊放次序”命令。④從彈出的“疊放次序”子菜單中，選擇需要的選項，即可完成設置（5）圖形的旋轉 單擊“繪圖”工具欄上的“自由旋轉”按鈕。可看見圖形的四個頂點處出現圓形控制點，鼠標指針變為旋轉式。將旋轉式的鼠標指針置于控制點上，拖動鼠標使圖形旋轉到需要的角度（6）圖形的組合①全選對象②組合對象5.1.3Office辦公文檔中的圖文混排處理1．在文檔中插入圖像對象（1）把插入點移到需要插入剪貼畫的位置。（2）執行“插入”|“圖片”|“剪貼畫”命令，打開“插入剪貼畫”任務窗格，（3）單擊“結果類型”組合框右邊的下三角按鈕，從中選擇剪貼畫的類型。例如單擊“剪貼畫”。《辦公自動化實用技術》電子教案16（4）在“搜索”框中，輸入“動物”，顯示出該類的剪貼畫（5）把鼠標放在剪貼畫上的時候，剪貼畫的右邊會出現一個下三角按鈕，單擊該按鈕，會出現一個下拉菜單，從中可以選擇符合意愿的命令。（6）單擊“插入”按鈕，就可以把選定的剪貼畫，插入到文檔中。（7）單擊“插入剪貼畫”任務窗格中的“關閉”按鈕，完成設置。2．設置圖片格式（1）“圖片”工具欄（2）設置圖片格式 可以通過單擊“圖片”工具欄上的“設置圖片格式”按鈕；或者在某一選中的圖片上單擊鼠標的右鍵，從彈出的菜單中選擇“設置圖片格式”；或者直接雙擊圖片都可以打開“設置圖片格式”對話框,進行設置。5.2辦公中的計算機語音處理5.2.1計算機語音處理簡介 計算機語音處理就是利用計算機對語音信息進行理解、識別與合成、播出的技術。形象地說，就是讓計算機能聽懂人的話和讓計算機說人能聽得懂的話。目前，該技術已經在辦公自動化系統中得到了部分應用。 辦公中的語音處理主要包括：辦公的自動應答、其他語音信息的自動處理、計算機中信息的語音輸入等。這些技術的充分應用為廣大的辦公人員節省了精力，也可以提高辦事效率，為辦公室節省大量的人力物力。《辦公自動化實用技術》電子教案175.2.2語音處理在現代辦公中的應用1．語音應答系統2．語音打字機3．語音身份認證4．綜合話音服務系統5.2.3OfficeXP的語音識別功能1．語音識別功能的安裝首次使用語音識別時，可通過單擊MicrosoftWord的“工具”菜單上的“語音”進行安裝，或在Windows操作系統下完全安裝或自定義安裝OfficeXP。安裝語音識別后，輸入法狀態條上會多出“麥克風”和“語音工具”，此時可在任何支持語音功能的Office程序中的“工具”菜單上使用語音輸入功能。2．語音識別的要求3．訓練語音識別4．利用語音識別來聽寫文字和給出命令圖5-15狀態條上的“麥克風”和“語音工具”按鈕

《辦公自動化實用技術》電子教案185.3辦公文檔中公式的編輯1．啟動公式編輯器 單擊“插入”/“對象”命令，在打開對話框的“對象類型”列表中選擇“Microsoft公式3.0”選項，然后單擊“確定”按鈕。屏幕上會顯示出公式編輯窗口，窗口中顯示出“公式”工具欄，同時在文檔中出現一個輸入框，光標在其中閃動，可以在里面輸入各種復雜的公式。輸入公式時，輸入框隨著輸入公式長短而發生變化，整個表達式都被放置在公式編輯框中。2．“公式”工具欄（1）“符號”工具欄 為用戶提供了各種數學符號

（2）“模板”工具欄 提供了百余種基本的數學公式模板

3．公式編輯實例5.4

辦公文檔中流程圖的制作1．繪制圖框2．輸入文字3．框圖的分布4．繪制線條《辦公自動化實用技術》電子教案195．輸入“是”、“否”分支文字6．填充效果7．對象組合5.5 辦公中長文檔的編排與制作5.5.1利用大綱視圖輸入論文各級標題5.5.2設置多級標題編號5.5.3論文正文內容的錄入與編排1．在各級標題下添加正文文字2．添加統計數據和圖表5.5.4使用“樣式”統一設置文檔格式1．直接套用樣式2．新建樣式3．使用自己新建的樣式4．修改樣式《辦公自動化實用技術》電子教案20

5.5.5腳注與尾注的添加1．先將光標定位在需要插入腳注或尾注的的位置，也就是需要解釋的文字處。2．選擇“插入”｜“引用”｜“腳注和尾注”命令，彈出如圖5-41所示的對話框。3．根據情況選擇是設置腳注還是尾注，選擇相應單選按鈕。4．選擇編號樣式，然后按“確定”按鈕即可。5.5.6頁眉和頁碼的設置5.5.7文檔目錄的自動制作1．目錄的使用技巧（1）設置目錄底紋不顯示 如果不希望目錄有底紋，可以通過選擇“工具”／“選項”／命令，在“視圖”選項卡中，從右上部的“域底紋”框中選擇“不顯示”或“選取時顯示”項。（2）目錄的使用《辦公自動化實用技術》電子教案21（3）目錄的返回（4）目錄的選取

由于鼠標指針在目錄中一般呈手狀，所以要選中整個目錄區最好將鼠標指針移動到目錄區首行的左邊，待指針變為選取狀態后單擊，可以選中整個目錄。 如果要選中目錄區中的某一行或幾行，需要將鼠標指針移動到對應行的左邊，待指針變為選取狀態后單擊或拖動，可以選中需要的行。 選取目錄區的全部或部分行后，還可以對其進行字體和段落排版。（5）目錄的更新

當文章增刪或修改內容，從而造成頁碼或標題發生變化后，不必手動重新修改頁碼，只要在目錄區中右擊鼠標，從彈出的環境菜單中，單擊選中“更新域”項，然后根據需要選擇“只更新頁碼”或“更新整個目錄”，最后單擊“確定”按鈕即可。另外，選中目錄區后，按下F9鍵，也可以更新域。

（6）目錄的刪除

選中目錄區后，按Delete鍵即可將目錄刪除。《辦公自動化實用技術》電子教案22小結

本章介紹了辦公中一些其他常見對象的處理方法，主要內容包括：圖形圖像的基本知識，簡單處理方法，Office中的簡易圖形繪制、圖形簡單處理、圖文混排技術；計算機語音處理的基本知識、辦公中的主要應用以及Office中的相關操作；文檔中公式的編輯以及流程圖、示意圖的制作；長文檔制作中的大綱視圖使用，多級標題符號設置，樣式的使用和設置，腳注和尾注的設置