辦公自動化基礎教程

一、概述

隨著信息技術的飛速發(fā)展，辦公自動化已經成為現(xiàn)代企業(yè)不可或

缺的一部分。本教程《辦公自動化基礎教程》旨在幫助讀者理解和掌

握辦公自動化相關的基本知識和技能，以便更好地適應現(xiàn)代辦公環(huán)境

的需要。辦公自動化是指利用計算機技術和網絡通信技術等手段，實

現(xiàn)辦公業(yè)務的自動化處理，提高工作效率和質量，降低運營成本。在

當前信息化社會中，辦公自動化已經成為企業(yè)和組織提升競爭力的關

鍵手段之一。

辦公自動化涵蓋了多個領域的知識，包括計算機基礎知識、辦公

軟件應用、網絡通訊技術、信息系統(tǒng)管理等等。本教程將從基礎出發(fā)，

逐步介紹辦公自動化的基本概念、發(fā)展歷程、應用領域以及核心技術。

通過學習本教程，讀者將能夠掌握辦公自動化相關的基本知識和技能,

從而更好地適應現(xiàn)代辦公環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高工作效率和質量，為企.業(yè)

的信息化建設做出貢獻。

二、辦公自動化概述

隨著信息技術的飛速發(fā)展，辦公自動化(OfficeAutomation,

簡稱()A)已經成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的一部分。辦公自動化是指利

用先進的計算機技術和網絡通信手段，實現(xiàn)辦公業(yè)務的自動化處理,

從而提高辦公效率，改善工作環(huán)境，促進企業(yè)資源的合理配置與利用。

辦公自動化的核心目標是將傳統(tǒng)的線下辦公模式轉變?yōu)楦咝А⒈憬荨?/p>

智能化的線上辦公模式，以信息化手段解決辦公過程中的各種問題。

辦公自動化涵蓋了多個領域的技術和工具，包括但不限于文字處

理、電子表格、演示文稿、電子郵件、即時通訊、數據庫管理、數據

挖掘與分析等。這些技術和工具的應用使得辦公工作更加高效、準確，

大大提升了企業(yè)的運營效率和競爭力。辦公自動化系統(tǒng)的應用廣泛，

不僅限于企業(yè)內部，還可以延伸到企業(yè)間的協(xié)同辦公、項目管理、業(yè)

務流程管理等多個方面。

辦公自動化的發(fā)展經歷了多個階段，從最初的簡單的文檔處理，

到如今的智能化、云計算化的辦公應用，其功能和性能不斷提升.辦

公自動化已經成為現(xiàn)代企業(yè)管理的關鍵組成部分，對于提升企業(yè)的運

營效率、降低成本、增強協(xié)同合作等方面具有重要的作用。隨著技術

的不斷進步和應用的深入，辦公自動化將會繼續(xù)發(fā)展，為企業(yè)帶來更

加智能化、高效化的辦公體驗。

1.定義與概念解析

在當今信息化飛速發(fā)展的時代，辦公自動化(OfficeAutomation,

簡稱0A)已經成為企業(yè)和組織不可或缺的一部分。辦公自動化基礎

教程是指導我們了解和掌握這一重要領域技能的必要指南。接下來我

們將詳細介紹關于辦公自動化的一些基礎定義和概念解析。

辦公自動化是一個綜合性的學科領域，旨在通過計算機技術和通

信技術來實現(xiàn)辦公活動的自動化和智能化。辦公自動化通過利用現(xiàn)代

計算機硬件、軟件和網絡技術，幫助組織和個人實現(xiàn)日常辦公工作的

電子化、自動化和智能化處理，從而提高工作效率和質量。辦公自動

化系統(tǒng)涵蓋了從文檔管理、流程審批到數據分析等多個方面，廣泛應

用于企業(yè)管理、政府機構、教育科研等各個領域。

辦公自動化系統(tǒng)（0A系統(tǒng)）：這是一個集成了多種辦公應屆功

能的軟件系統(tǒng)，旨在幫助企業(yè)或組織實現(xiàn)辦公活動的自動化處理。通

過0A系統(tǒng)，用戶可以輕松完成文檔管理、流程審批、通信協(xié)作等任

務U

流程自動化：流程自動化是辦公自動化中的關鍵概念之一。它涉

及到通過技術手段自動完成辦公流程中的一系列任務，如審批流程、

任務分配等，從而減少人工操作，提高工作效率。

協(xié)同辦公：協(xié)同辦公是辦公自動化中的另一個重要概念。它強調

團隊成員之間的協(xié)作和溝通，通過共享信息、共同完成任務來提高工

作效率和團隊協(xié)作水平。

數據分析與決策支持：現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)不僅能夠處理日常辦

公任務，還能夠提供數據分析和決策支持功能。通過收集和分析組織

內的數據，幫助管理者做出更明智的決策。

辦公自動化基礎教程中的“定義與概念解析”部分為我們提供了

對這個領域的整體認識和基本框架。通過學習這些基礎概念，我們可

以更好地理解辦公自動化系統(tǒng)的運作原理和功能，從而在實際工作中

更好地應用和推廣辦公自動化技術。

2.辦公自動化的發(fā)展歷程

辦公自動化，也稱為OA(OfficeAutomation),作為一個現(xiàn)代

信息技術應用的重要組成部分，在過去幾十年間經歷了飛速發(fā)展。在

辦公自動化的發(fā)展歷程中，我們看到的是一個不斷變化、進步的科技

場景，每一階段的進展都在改變我們處理辦公室工作的方式。

辦公自動化主要停留在紙質文檔的電子化存儲和檢索階段。隨著

計算機技術的普及，文字處理軟件、電子表格軟件等基礎辦公軟件的

出現(xiàn)，使得辦公文件的處理效率大大提高c隨著網絡技術的發(fā)展，特

別是云計算、大數據等新興技術的興起，辦公自動化進入了全新的發(fā)

展階段。通過電子摳件、在線協(xié)作工具、企業(yè)級社交網絡等新型工具,

辦公自動化的應用范圍進一步擴大，不僅實現(xiàn)了文檔處理的自動化，

還實現(xiàn)了工作流程的自動化和智能化。移動辦公的普及也讓辦公自動

化的便利性達到了新的高度。人們可以在任何時間、任何地點進行辦

公工作，大大提高了工作效率和靈活性。未來的辦公自動化將會更加

注重人工智能、大數據等技術的融合與應用，進一步提高決策支持、

業(yè)務智能化等方面的能力。辦公自動化將持續(xù)引領辦公方式的新變革,

幫助企業(yè)和組織提高工作效率，推動社會的信息化進程。

3.辦公自動化的應用領域

隨著科技的不斷發(fā)展，辦公自動化已經成為了現(xiàn)代辦公環(huán)境中不

可或缺的一部分。辦公自動化的應用領域廣泛，涵蓋了各行各業(yè)，從

大型企業(yè)到小型機構，從政府部門到教育機構，都在積極引入辦公自

動化技術，以提高工作效率，減少人力成本。

辦公自動化在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用。企'也可以利用辦公自

動化系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務流程的自動化處理，如人力資源管理、財務管理、

項目管理等。通過自動化的辦公系統(tǒng)，企業(yè)能夠快速準確地處理大量

數據，提高決策效率，同時降低人為錯誤的風險。辦公自動化還可以

幫助企業(yè)實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，加強部門間的溝通與合作。

政府部門也在逐步引入辦公自動化技術，以提高公共服務水平。

通過辦公自動化系統(tǒng)，政府部門可以優(yōu)化業(yè)務流程，提高辦事效率，

實現(xiàn)政務信息的公開透明。辦公自動化還可以幫助政府部門更好地為

民服務，如在線辦理業(yè)務、電子檔案管理等，提高政府部門的形象和

公信力。

教育機構也是辦公自動化的重要應用領域。教育機構可以利用辦

公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)教學管理、學生信息管理、課程安排等工作的自動

化處理。這不僅可以提高工作效率，還可以更好地服務于學生和教師,

如在線課程管理、在線考試系統(tǒng)等。辦公自動化還可以幫助教育機構

實現(xiàn)教育資源的優(yōu)化配置，提高教育質量。

辦公自動化的應用領域十分廣泛，幾乎涵蓋了所有行業(yè)和領域。

隨著技術的不斷發(fā)展，辦公自動化將會在未來發(fā)揮更加重要的作用，

成為現(xiàn)代辦公環(huán)境中不可或缺的一部分。

三、辦公軟件基礎

在辦公自動化領域，辦公軟件是不可或缺的重要工具。本章節(jié)將

詳細介紹辦公軟件的基礎知識，幫助讀者快速掌握其核心功能和操作

技巧。

辦公軟件是指用于文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形繪制

等辦公任務的軟件工具。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代辦公軟件功能日益豐

富，操作越來越便捷，極大提高了辦公效率。

(1)文字處理：辦公軟件具備強大的文字處理能力，包括文檔

的創(chuàng)建、編輯、格式化、排版等。還可以進行文檔的分享、協(xié)作，提

高團隊工作效率。

(2)表格制作：通過辦公軟件，可以輕松制作各類表格，如財

務報表、數據統(tǒng)計表等。軟件提供豐富的函數和公式，方便進行數據

計算和分析。

(3)幻燈片制作：辦公軟件中的幻燈片制作功能，可以幫助用

戶快速創(chuàng)建演示文稿，用于會議、報告等場合。

(4)圖形繪制：辦公軟件提供繪圖工具，方便用戶繪制流程圖、

組織結構圖等，使文檔更加生動直觀。

(1)MicrosoftOffice系列：包括Word、Excel>PowerPoint

等，廣泛應用于各行各?業(yè)。

(2)WPSOffice：國產辦公軟件,具備與MicrosoftOffice類

似的功能，具備良好的兼容性。

(3)其他辦公軟件：如LibreOffice、GoogleDocs等,也具備

強大的辦公功能.

(1)界面介紹：介紹辦公軟件的基本界面，包括菜單欄、工具

欄、工作區(qū)等。

(3)文件管理：介紹如何創(chuàng)建、保存、分享文件，以及如何進

行文件管埋。

辦公軟件是辦公自動化基礎的重要組成部分。掌握辦公軟件的基

本功能和操作技巧，對于提高工作效率和質量具有重要意義。本教程

后續(xù)章節(jié)將詳細介紹辦公軟件的高級應用，幫助讀者更好地應對辦公

自動化的挑戰(zhàn)。

1.辦公軟件的分類與功能

在當今信息化時代，辦公軟件已成為辦公自動化的核心工具，廣

泛應用于各行各業(yè)。辦公軟件可以根據其功能和用途進行分類。辦公

軟件主要分為文字處理軟件、表格處理軟件、幻燈片制作軟件、電子

郵件軟件和項目管理軟件等幾大類。每一類軟件都有其獨特的功能和

用途。

文字處理軟件如微軟公司的Word,主要用于文檔的編輯、排版、

打印和輸出等操作，可以滿足日常辦公中的文檔處理需求。表格處理

軟件如Excel,主要用于數據的整理、分析、計算和圖表展示等工作,

有助于提高工作效率。而幻燈片制作軟件如PowerPoint則主要用于

制作演示文稿，用于會議匯報、產品展示等場合。電子郵件軟件如

Outlook可以方便用戶收發(fā)郵件，進行信息交流。項目管理軟件則主

要用于項目進度管理、任務分配等，幫助團隊協(xié)同工作。

這些辦公軟件功能各異，在實際應用中可以根據具體需求和場景

選擇使用。通過熟練掌握這些辦公軟件的操作方法和技巧，可以大大

提高辦公效率，實現(xiàn)辦公自動化的目標。我們將詳細介紹這些辦公軟

件的具體功能和使用方法，幫助讀者更好地理解和掌握辦公自動化基

礎知識。

2.辦公軟件的基本操作與技巧

隨著信息技術的飛速發(fā)展，辦公軟件已成為現(xiàn)代辦公環(huán)境中不可

或缺的一部分。在辦公自動化基礎教程中，掌握辦公軟件的基本操作

和技巧至關重要。本節(jié)將詳細介紹常用辦公軟件的基本操作，包括文

字處理軟件、電子表格軟件、演示文稿軟件等。

在文字處理軟件中，我們將學習文檔的創(chuàng)建、編輯、排版和打印

等基本操作。通過掌握字體、段落、樣式等排版技巧，我們可以更加

高效地制作格式規(guī)范、內容美觀的文檔。學習如何插入圖片、圖表和

文本框等多媒體元素，豐富文檔的表現(xiàn)形式。

電子表格軟件則是數據處理的重要工具。我們將學習如何創(chuàng)建和

管理電子表格，掌握數據的錄入、編輯、排序和篩選等基本操作C通

過掌握公式和函數的應用，我們可以快速進行數據處理和計算v學習

如何制作圖表和數據分析報告，有助于更直觀地展示數據和分析結果。

在演示文稿軟件中，我們將學習如何制作專業(yè)的演示文稿。掌握

演示文稿的創(chuàng)建、編輯和格式化等基本操作，通過插入圖片、視頻和

音頻等多媒體元素，豐富演示文稿的表現(xiàn)力。學習如何設置動畫效果

和過渡效果，使演示文稿更加生動有趣。掌握這些技巧將有助于我們

在會議和報告中的表現(xiàn)更加出色。

掌握辦公軟件的基本操作和技巧是提升辦公效率的關鍵。通過學

習和實踐，我們可以更加熟練地運用辦公軟件，提高工作效率，實現(xiàn)

辦公自動化的目標。

3.辦公軟件的優(yōu)缺點分析

在當今信息化的社會中，辦公軟件已經成為辦公自動化的核心工

具。這些軟件提供了強大的功能和便利的澡作性，但在使用過程中，

我們也需要注意其各自的優(yōu)缺點。下面我們就針對常見的辦公軟件進

行簡要的分析。

辦公軟件首先具有強大的數據處理能力，可以高效地完成各種文

檔編輯、表格處理和數據統(tǒng)計分析工作。現(xiàn)代辦公軟件支持多人協(xié)同

工作，通過云計算和互聯(lián)網技術，實現(xiàn)文件的在線共享和編輯，大大

提高了團隊協(xié)作的效率。辦公軟件具有豐富的插件和模板，可以極大

地提高用戶的工作效率，減少重復性工作。許多辦公軟件操作界面友

好，降低了用戶的學習成本。

在選擇和使用辦公軟件時，我們應根據自身的需求和實際情況進

行權衡和選擇。既要充分利用其強大的功能提高辦公效率，也要關注

其可能存在的問題和挑戰(zhàn)，確保工作的順利進行。對于使用者而言，

不斷提升自身的信息素養(yǎng)和操作技能也是非常重要的。

四、辦公自動化硬件設備

辦公自動化作為一個集軟件和硬件設備于一體的系統(tǒng)，硬件設備

扮演著至關重要的角色。本部分將詳細介紹辦公自動化所需的硬件設

備及其功能。

計算機是辦公自動化的核心設備。無論是桌面計算機還是便攜式

筆記本電腦，它們都是信息處理的核心。它們能夠執(zhí)行各種軟件應用

程序，如文字處理、電子表格、數據庫管理、多媒體演示等，從而實

現(xiàn)文檔的數字化處理，提高工作效率。

打印機是辦公自動化中不可或缺的硬件設備。打印機能夠輸出計

算機中的文檔，以供紙質閱讀和存檔。可以選擇噴墨打印機、激光打

印機等不同類型，以滿足不同的打印需求和預算。

復印機也是辦公自動化中常用的設備之一。它能夠快速復制大量

的文檔，方便文件的傳遞和備份。現(xiàn)代的復印機還具有*復印、打印、

掃描等多種功能，可以連接網絡，實現(xiàn)遠程打印和掃描。

一些輔助設備也是辦公自動化中不可或缺的部分。掃描儀用于將

紙質文檔轉換為電子文檔，方便存檔和搜索；投影儀用于會議和培訓

的多媒體展示；電話和傳真機用于日常的通訊和文件傳輸等。這些設

備共同構成了辦公自動化的硬件環(huán)境，提高了辦公的效率和便捷性。

隨著技術的發(fā)展，一些新型的辦公設備也逐漸進入辦公室，如智

能語音助手、智能會議系統(tǒng)等，它們通過人工智能技術提高了辦公的

智能化水平，進一步提升了辦公效率和工作體驗。

辦公自動化硬件設備是構建辦公自動化系統(tǒng)的基礎。選擇適合自

己辦公需求的硬件設備，合理配置和管理這些設備，將大大提高辦公

效率和工作的便捷性。

1.打印機

打印機是辦公自動化中不可或缺的重要設備之一，廣泛應用于文

檔打印、照片打印等場景。在現(xiàn)代辦公環(huán)境中，掌握打印機的使用和

維護技能已經成為每個辦公人員的基本要求。

打印機是將計算機中的文件、圖片等內容輸出到紙張上的設備。

按照打印原理不同，打印機可分為噴墨打印機和激光打印機等類型。

噴墨打印機適用于彩色打印，而激光打印機則適用于黑白文檔打印。

隨著技術的不斷進步，多功能的打印機也逐漸普及，如支持復印、掃

描、傳真等功能的復合機。

打印機的安裝與使用相對簡單。需要根據電腦接口選擇合適的打

印機型號，并按照說明書進行安裝。在安裝過程中，通常需要使用打

印機的驅動程序來連接電腦和打印機。在安裝完成后，用戶還需要根

據需要對打印機進行一些基本設置，如設置打印質量、紙張大小等。

在使用打印機時，需要注意以下幾點技巧。要合理安排打印任務,

避免一次性打印大量文件導致打印機負荷過大。要注意節(jié)約資源，采

用雙面打印、草稿模式等方式減少紙張和墨水的消耗。還要定期清潔

打印機，保持打印機的良好狀態(tài)，以提高打印效果和使用壽命。

掌握打印機的使用和維護技能對于提高辦公效率和質量具有重

要意義。通過了解打印機的類型、安裝與設置、使用技巧以及維護與

故障排除等方面的知識，辦公人員可以更好地利用打印機完成各項工

作任務。

2.掃描儀

在現(xiàn)代辦公環(huán)境中，掃描儀作為一種重要的輸入設備，扮演著將

紙質文件轉換為電子文件的重要角色。它的應用極大地提高了辦公效

率，減少了文件處理的時間和勞動強度。本章節(jié)將介紹掃描儀的基本

工作原理和使用方法。

工作原理簡介：掃描儀通過內部的光學系統(tǒng)和電子系統(tǒng)，將紙質

文檔上的文字和圖像信息捕獲并轉換為計算機可識別的數字信號。常

見的掃描儀類型包括平板掃描儀和饋紙式掃描儀等。平板掃描儀適用

于掃描大幅面文檔和平面物品，而饋紙式掃描儀則適用于掃描大量紙

張，具有較高的掃描速度。

掃描儀的使用步驟：確保掃描儀已正確連接到計算機并已安裝相

關驅動程序。打開掃描儀的蓋子或放入待掃描的文檔，啟動掃描軟件

并選擇適當的掃描設置（如分辨率、文件格式等）。預覽掃描效果并

進行必要的調整，最后完成掃描并保存為電子文件。在實際使用中，

還需注意保持文檔放置平整，避免影響掃描質量。

掃描儀的應用場景：掃描儀廣泛應用于辦公文檔的數字化處理、

圖像編輯、檔案管理和文件管理等領域。通過掃描紙質文檔并轉換為

電子文件，可以實現(xiàn)文檔的快速存儲和共享；通過掃描圖像并將其編

輯處理，可以方便地進行圖像資料的保存和展示。掃描儀還可以與其

他辦公設備（如打臼機、復印機）配合使用，實現(xiàn)文檔的自動化處理。

掌握掃描儀的基本原理和使用方法對于提高辦公效率具有重要

意義。通過學習和實踐，您將能夠充分利用掃描儀的功能，實現(xiàn)辦公

文檔的數字化處理和高效管理。

3.投影儀及其他設備

在辦公環(huán)境中，投影儀扮演著不可或缺的角色。其功能不僅僅限

于基本的演示，更多的是進行多媒體教學、項目展示和商務會議展示。

投影儀可以直觀展示多媒體文件、報告等內容，提升交流效率，讓受

眾更好地理解內容。在辦公設備的使用過程中，投影儀作為辦公自動

化中重要的組成部分，其作用日益凸顯。以下是關于投影儀及其相關

設備的詳細介紹：

投影儀是一種能夠將圖像或視頻投影到墻面或投影幕布上的電

子設備。常見的類型包括家用型投影儀和專業(yè)型投影儀。隨著技術的

發(fā)展，如今市面上的投影儀多為數字化投影，清晰度高、便攜性高和

安裝簡單成為其主要優(yōu)勢。用戶可根據不同的應用場景選擇適合的類

型。投影質量和圖像質量則是選購時的關鍵考慮因素。一個高品質的

投影儀具有清晰的投影質量和高度的還原性，可以為觀看帶來更為愉

悅的體驗。對于一般辦公室應用來說，理解其基本功能和操作技巧非

常重要。在正式操作之前，我們需要先了解其內部結構和配件的組裝

方式。在正確使用的同時也要注意日常的維護和保養(yǎng)方法，延長其使

用壽命。除此之外還需了解一些實用附件和設備以增強投影儀的實用

性并拓展其應用范圍以滿足日常工作需要等都對高效運用辦公設備

非常關鍵。同時也涉及到工作環(huán)境的管理和改進等等以保障H常使用

的便利性等內容同樣不可或缺從而完善辦公環(huán)境與工作流程達到更

高的辦公自動化水平從而提高工作效率與質量讓日常辦公更為順暢

與便捷我們后面進行詳細的講解和學習掌握之后你會發(fā)現(xiàn)工作變得

更簡單有趣學習之余更能靈活掌握實用技巧達到職場應用需求并享

受科技帶來的便利享受科技帶來的便捷高效辦公的樂趣體驗職場發(fā)

展的無限可能提高熾業(yè)競爭力！在卜一節(jié)中我們將詳細探討如何使用

和維護這些設備確保其在日常工作中發(fā)揮最大的效用！

五、辦公自動化軟件應用實例分析

隨著信息技術的快速發(fā)展，辦公自動化軟件在現(xiàn)代辦公環(huán)境中扮

演著越來越重要的角色。在這一部分，我們將深入探討辦公自動化軟

件的實際應用，并分析其在實際工作中的優(yōu)勢和價值。

數據分析處理實例：以Excel為例，其在數據分析處理方面的功

能強大，能夠處理大量的數據并生成可視化的報告。在人力資源管理

中，通過Excel可以方便地處理員工信息、薪資數據等，并生成相應

的數據統(tǒng)計報告，提高決策效率。

文本處理實例：Word作為辦公自動化軟件中常用的文本處理工

具，廣泛應用于各種文檔的編輯、排版和打印等工作。在實際辦公中，

通過Word可以方便地制作合同、報告、簡歷等各種文檔，其豐富的

排版功能使文檔更加美觀和易于閱讀。

項目管理實例：項目管理是辦公自動化軟件中的一項重要功能。

以Outlook為例，其任務管理功能可以幫助用戶跟蹤和管理各種任務,

包括項目計劃、會議安排等。通過Outlook的項目管理功能，團隊成

員可以協(xié)作工作，提高工作效率。

電子郵件通訊實例：電子郵件是辦公自動化軟件中通訊的主要方

式之一。逋過Outlook等電子郵件軟件，用戶可以方便地收發(fā)郵件、

管理聯(lián)系人、安排日程等。電子郵件的便捷性使得信息能夠快速傳遞，

提高團隊協(xié)作的效率。

通過對這些實例的分析，我們可以看到辦公自動化軟件在提高辦

公效率、優(yōu)化工作流程和增強團隊協(xié)作等方面具有顯著優(yōu)勢。在實際

應用中，辦公自動化軟件能夠極大地提高辦公效率，降低辦公成本，

是現(xiàn)代辦公不可或缺的工具之一。

六、網絡安全與數據管理基礎

隨著信息技術的快速發(fā)展，網絡安全和數據管理已成為辦公自動

化領域不可忽視的重要環(huán)節(jié)。在這一章節(jié)中，我們將深入探討網絡安

全和數據管理的基礎知識。

網絡安全概述：網絡安全是保護網絡系統(tǒng)中的硬件、軟件和數據

不受未經授權的訪問、破壞、篡改或泄露的過程。在辦公自動化環(huán)境

中，網絡安全尤為重要，因為大量的敏感信息如員工信息、財務信息、

客戶信息等都在網絡系統(tǒng)中存儲和傳輸。理解網絡安全的基本概念和

原則，熟悉常見的網絡攻擊方式及防御策略，是每位辦公自動化使用

者必須掌握的知識。

數據管理基礎：在辦公自動化環(huán)境中，數據管理涉及到數據的收

集、存儲、處理、分析和保護等方面。有效的數據管理不僅能提高辦

公效率，還能確保數據的準確性和完整性。數據管理的基礎包括數據

庫的基本原理、數據備份與恢復策略、數據安全性以及數據治理等。

網絡安全與數據管理的關系：網絡安全與數據管理密切相關。保

護數據安全是網絡安全的核心任務之一，而有效的數據管理可以減少

數據泄露和誤操作的風險，從而提高網絡安全性。合理的數據管理策

略還可以幫助企業(yè)和組織更好地應對網絡安全事件，減少損失。

實際案例與應用：本章節(jié)將結合實際案例，介紹網絡安全和數據

管理的實際應用。通過案例分析，讓讀者了解如何在實際辦公環(huán)境中

應用所學知識，提高網絡安全性和數據管理效率。

掌握網絡安全和數據管理的基礎知識對于成功實施辦公自動化

至關重要。只有確保網絡和數據的安全，才能更好地利用信息技術提

高工作效率和競爭力。

1.網絡安全基礎知識及防護措施

辦公自動化已成為企業(yè)和組織的日常操作標準之一，網絡安全的

重要性不容忽視。在當前互聯(lián)網應用快速發(fā)展的背景下，我們需要加

強對網絡安全基礎知識的了解，并掌握必要的防護措施。

網絡安全涉及信息的保密性、完整性和可用性等方面的問題。對

于辦公自動化系統(tǒng)來說，確保數據安全與網絡正常運行尤為關鍵。在

網絡環(huán)境下，人們通過互聯(lián)網連接多個計算機系統(tǒng)以完成日常辦公任

務時，難免面臨數據泄露、系統(tǒng)攻擊等網絡安全風險。掌握基本的網

絡安全知識，如網絡攻擊手段、漏洞成因以及常見風險類型等，對于

防范潛在威脅至關重要。

常見的網絡攻擊手段包括釣魚攻擊、木馬病毒、惡意軟件等。這

些攻擊往往利用用戶的疏忽和系統(tǒng)的漏洞，對辦公自動化系統(tǒng)造成破

壞或竊取機密信息。釣魚攻擊通過偽造網站或郵件誘騙用戶輸入敏感

信息；木馬病毒則隱藏在看似合法的軟件程序中，一旦用戶下載運行

即可能泄露個人信息或控制用戶計算機。威脅類型也多樣化，包括但

不限于數據傳輸過程中的竊取和干擾風險，數據存儲不當造成的數據

泄露風險等。因此用戶應對辦公系統(tǒng)中涉及隱私及安全保護的相關軟

件工具采取一定監(jiān)管和管控措施以確保網絡傳輸數據安全并做到各

類應用程序正規(guī)有效無安全風險情況出現(xiàn)強高維護日常辦公環(huán)境的

意識與技能水平。此外還包括計算機病毒泛濫帶來的網絡安全問題如

蠕蟲病等一旦爆發(fā)將會對辦公系統(tǒng)造成嚴重影響所以要有充分防范

意識并對操作系統(tǒng)做好定時升級打補丁防止系統(tǒng)漏洞等動作及時采

取防護工作方案以及熟練掌握辦公自動化相關的專業(yè)知識保證良好

的安全管理與體系形成多重安全防護堡壘建立起積極高效的辦公網

段營造企業(yè)氛圍充分發(fā)揮內部整體運營效率和技術保障的有效運作

從而達到確保信息時代的辦公自動化的安全性和高效性。在進行自動

化辦公過程中除了要重視軟件工具的安全性以外還應加強對網絡安

全事件的警惕和防范加強防范意識積極采取措施以應對各種潛在的

網絡安全問題并制定和實施行之有效的安全防范體系提高企'也人員

處置風險的專業(yè)素養(yǎng)。在這一過程中必要的知識技能和基本的理論知

識是十分重要的不能單純依靠他人同時要積極主動地保持對知識學

習的渴求了解和熟悉企業(yè)內部制度和政府相關規(guī)定合法合規(guī)開展工

作使得'業(yè)務水準和業(yè)務成果方面逐步呈現(xiàn)效能顯著提升基礎性地適

應現(xiàn)代化的技術安全保障企業(yè)在數字經濟時代不斷向縱深發(fā)展的必

然趨勢使得網絡安全建設與管理方面日益重要使得我們每一個員工

都需要積極學習和了解相關辦公自動化網絡安全基礎知識并在工作

中運用它以保障整個系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定從而為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供

堅實的技術支撐和安全保障。辦公自動化基礎教程中的網絡安全部分

需要詳細講解網絡安全的各個方面包括常見的網絡攻擊手段與威脅

類型網絡安全防護技術如防火墻技術加密技術等以及如何在辦公環(huán)

境中采取切實有效的安全防護措施并教會使用者如何避免網絡安全

風險保證個人和組織的安全不受侵害這需要我們加強對安全防護技

術的研究創(chuàng)新利用技術工具軟件為自動化辦公過程保駕護航在當下

數字經濟發(fā)展趨勢背景下打造更為高效安全的辦公環(huán)境更好地為企

業(yè)和個人創(chuàng)造價值并推進信息化建設工作的不斷發(fā)展從而順應時代

的發(fā)展要求提高企業(yè)工作效率和服務質量不斷夯實發(fā)展基礎使得企

業(yè)發(fā)展走得更遠更穩(wěn)更好實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展目標為企業(yè)帶來更大的

經濟效益和社會效益提供堅實的技術保障和安全保障支撐。總之在辦

公自動化基礎教程中網絡安全部分的學習和理解是至關重要的一個

環(huán)節(jié)它不僅是個人職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)更是企業(yè)安全發(fā)展的重要保障之

一因此我們需要高度重視并加強學習不斷遑高自身的網絡安全意識

和技能水平以保障辦公自動化系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定運行為企業(yè)的發(fā)展

提供堅實的技術支撐和安全保障實現(xiàn)企業(yè)和個人的共同發(fā)展目標創(chuàng)

造價值做出積極貢獻。在網絡環(huán)境下我們必須具備足夠的安全意識了

解各種潛在的威脅和隱患學會利用各種防護手段提高自動化辦公的

安全性享受便捷高效的辦公服務助力個人和企業(yè)的健康發(fā)展同時也

保證了社會互聯(lián)網秩序的良好有序進行和企業(yè)經濟的健康發(fā)展創(chuàng)造

出更安全穩(wěn)定的網絡環(huán)境支撐企業(yè)及行業(yè)的長足發(fā)展真正實現(xiàn)數字

化轉型的道路通達向前為未來互聯(lián)網世界的智能化生活發(fā)展添磚加

瓦做好扎實的知識儲備和專業(yè)技能的沉淀累積從而更好地服務數字

化社會發(fā)展做出更大貢獻也進一步提升個人的社會價值和競爭力以

實現(xiàn)長遠發(fā)展積極投身于時代的數字化發(fā)展中來從而更好地順應時

代的趨勢完成辦公自動化的升級與進步共享智能化發(fā)展的便捷與安

全增強辦事效率和應對能力在新時代背景下促進數字化經濟社會更

加成熟全面形成我們的工作和生存發(fā)展緊緊依托于時代信息技術共

同攜手面對新局面開創(chuàng)發(fā)展新未來共享美好新時代帶來全新的工作

機遇與發(fā)展便利以推進構建和諧社會和科技強國為實現(xiàn)中華民族偉

大復興貢獻力量做出貢獻更好地適應時代的發(fā)展需求和市場競爭的

形勢滿足數字經濟的不斷發(fā)展的必然趨勢使得我們自身不斷提升專

業(yè)能力更好地適應信息化時代的發(fā)展要求推動辦公自動化工作的深

入進行推動企'業(yè)信息化建設步伐加快促進企'也實現(xiàn)高質量發(fā)展共同

迎接美好的明天共享未來。總之學習《辦公自動化基礎教程》中的網

絡安全知識對于我們每一個人來說都是非常重要的它可以讓我們更

好地了解網絡安全的內涵掌握網絡安全技術提高網絡安全意識從而

更好地應對網絡安全問題保護個人和組織的安全不受侵害為企業(yè)的

發(fā)展提供堅實的技術支撐和安全保障共同迎接數字化時代的挑戰(zhàn)和

機遇實現(xiàn)個人和企業(yè)的共同發(fā)展目標創(chuàng)造更大的價值為社會做出積

極貢獻同時也推動社會的進步和發(fā)展為數字化經濟社會的構建貢獻

力量！

參考資料：

辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱0A)是將現(xiàn)代化辦公和

計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的

定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事

辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者

說實現(xiàn)數字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，

在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性。

辦公自動化(officeAutomation,0A)是在設備、通信逐步實

現(xiàn)自動化的基礎上，通過管理信息系統(tǒng)(ManagementInformation

System,MIS)的發(fā)展而興起的一門綜合性技術。它是將計算機網絡

與現(xiàn)代化辦公相結合的一種新型辦公方式，它不僅可以實現(xiàn)辦公事務

的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務的工作效

率，為企業(yè)或部門機關的管理與決策提供科學的依據。在辦公自動化

管理領域，如果說硬件技術是其環(huán)境保障，則軟件技術就是辦公自動

化各項功能得以順利實現(xiàn)的靈魂所在。自20世紀70年代，從單機處

理開始，采用微型機處理文字，進而完成文件歸檔、記錄指示、電話

自動記錄等任務。20世紀80年代后進入辦公自動化的快速發(fā)展期，

在辦公室中普遍采用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔

助決策等，出現(xiàn)辦公設備和計算機、通信等互連構成的計算機網絡系

統(tǒng)，利用網絡集成技術，人對辦公信息的處理能力出現(xiàn)質的飛躍，辦

公自動化成為智能建筑的一個主要標志。

辦公自動化系統(tǒng)成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及

管理等多種技術的一個綜合系統(tǒng)。計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學

和行為科學被視為辦公自動化的四項支撐，JL作站(WorkStation)

和局域網絡(LocalAreaNetwork)成了辦公自動化的兩大支柱。

第一代辦公自動化的特點：以個人計算機和辦公軟件為主要特征,

軟件基于文件系統(tǒng)和關系型數據庫系統(tǒng)，以結構化數據為存儲和處理

對象，強調對數據的計算和統(tǒng)計能力，實現(xiàn)了數據統(tǒng)計和文檔寫作電

子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍。

20世紀60年代，人類社會出現(xiàn)了一次新的技術革命一一“信息

革命”、“信息化社會”的出現(xiàn)使社會信息量迅猛增加，使得辦公人

員和辦公費用也大量增加，但辦公效率卻相對較低。據不完全統(tǒng)計，

在一些主要工業(yè)化國家中，大約有40%以上的工作人員從事辦公室工

作。

20世紀70年代初期到中期，發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務量急劇增

加對企業(yè)生產率產生巨大影響的問題，提出了辦公自動化理念。1972

年，靠磁芯存儲技術起家的美籍華人科學家王安博士開創(chuàng)了王安公司,

并推出了文字處理系統(tǒng)(WordProcessingSystem),從此WPS詞正

式出現(xiàn)°WPS把王安公司推向了事業(yè)的頂峰，使辦公自動化發(fā)展到一

個嶄新的階段，從而形成了一個新的概念一“辦公自動化”并逐步成

為一門綜合技術學科。

20世紀80年代中期，0A技術在中國得到了較快的發(fā)展，從中央

到地方各級政府部門率先采用0A技術，使辦公效率和辦公質量不斷

提高，中國一些大中型企業(yè)也先后引入()A技術，提高了企業(yè)的發(fā)展

空間和競爭力。

第二代辦公自動化的特點：以網絡為中心，非結構化數據的信息

流(或工作流)為主要存儲和處理對象，不僅提高了辦公效率，還增強

了系統(tǒng)的安全性。

從信息技術的發(fā)展來看，基于關系型數據庫的第一代辦公自動化

系統(tǒng)存在許多不足：

②缺乏公共的基礎通信平臺，通用性差、可再用性低，不具備通

信和協(xié)同工作的能力；

③系統(tǒng)自適應能力差，只能按開發(fā)時確定的思路、流程和功能處

理信息；

④信息管理只限于機關、企事業(yè)自身內部，沒有或缺少外部信息

來源。

隨著局域網、廣域網和因特網的高速發(fā)展，辦公自動化的內涵也

發(fā)生了變化U自1982年美國國防部把TCP/IP協(xié)議作為網絡標準正式

生效以來，全世界越來越多的個人計算機聯(lián)到了Internet±,可方

便瀏覽查詢世界各地的信息資源，解決了第一代辦公自動化存在的諸

多不足。

第三代辦公自動化的特點：以網絡(Internet/lntranet/

Extranet)為中心，以數據、信息所提煉和組織的知識為主要處理內

容和對象。1996年，世界“經濟合作與發(fā)展組織"(Organizationfor

EconomicCooperationandDevelopment,OECD)在“科學技術和產

業(yè)展望”的報告中首次提出了“知識經濟”(KnowledgeEconomic)

的新概念，知識經濟的建立和發(fā)展主要指發(fā)展科學技術、教育以及創(chuàng)

新(Innovation)應變能力(Responsiveness)生產率(Productivity)

和技能素質(Competency)為主要內涵的知識管理(Knowledge

Management)o“辦公”的內容已經不再是簡單的文件處理和行政事

務，而是一個管理的過程，在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)

系是溝通、協(xié)調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自

動化系統(tǒng)中都將得到更好的滿足。

辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展恰好與數據、信息和知識的演變同步，即

由以數據為主要處理內容的第一代辦公自動化發(fā)展到以信息為主要

處理內容的第二代辦公自動化，再發(fā)展到以知識為主要處理內容的第

三代辦公自動化。辦公自動化的3個發(fā)展階段中實現(xiàn)了兩個飛躍，即

由數據處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。在辦

公自動化系統(tǒng)的發(fā)展中，使用辦公自動化系統(tǒng)的人員范圍逐步擴大，

由機關、企事業(yè)行政人員擴展到企業(yè)的管理層及企業(yè)的全體員工。

2020年疫情期間，5G充分支撐了女辦公，尤其是企業(yè)未達到復

工復產的情況下，人員可以通過5G實現(xiàn)在線辦公、在家生產。5G建

成后，大帶寬、低時延、廣連接等特點可同步車間生產，這對企業(yè)是

非常有益的。

（）A軟件的核心應用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理（國企和

政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、

項目管理、任務管理、會議管理、關聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、

通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算器、萬年歷等）。

0A管理平臺基于“框架+應用組件+功能定制平臺”的架構模型,

主體部分由30多個子系統(tǒng)組成，包括信息門戶、協(xié)同工作、工作流

程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計劃管

理、會務管理、任務管理、關聯(lián)項目、關聯(lián)人員、文檔管理、外部郵

件、在線考試、車輛管理、物品管理、設備管理、常用工具、辦理中

心、在線消息、督辦系統(tǒng)、短信平臺、常用工具、人事管理、功能定

制平臺、集成平臺、系統(tǒng)管理等，近萬個功能點。

OA強調辦公的便捷方便，作為辦公軟件就應具備幾大特性：易

用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。

管理落地必須面向全員，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員

所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是

空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。就支

撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能

保證全員應用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大

用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影

響到現(xiàn)實的集團業(yè)務，從而造成不可估量的損失。

管理“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一

套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，支撐制度“落地”的軟

件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相

關信息，并完成必要的關聯(lián)性整合應用。從技術上看，采用整合

性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的

幫助。軟件就能預留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術保障。

現(xiàn)實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還

包括對管理現(xiàn)實業(yè)務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等實際操

作技能要求。

尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有

統(tǒng)一的信息平臺，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。軟

件不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)

信息數據上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)“用戶、

角色、權限+數據”的四維管控。

軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有

負作用。還必須能適應企'業(yè)管理發(fā)展的要求。

企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求，管理本身也是

個不斷發(fā)展的過程，企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個

現(xiàn)實與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見的有三種解決模式，項目化、產品化

和平臺化。

設計出一套好的0A系統(tǒng)遠非增加幾個特色功能這么簡單，它需

遵循如下幾個設計原則。

是指0A應該能夠滿足組織辦公的核心需要，滿足其必須實現(xiàn)的

主要功能，而不是超越當前的技術水平。

是指0A產品的實施條件適應組織當前的環(huán)境，超越環(huán)境的設計

注定產生失敗的產品。

0A系統(tǒng)的開發(fā)設計，既要考慮到最大限度地增加系統(tǒng)的價值，

最大限度地符合各應用者的需求，充分考慮系統(tǒng)今后的擴展和延伸，

實施過程應始終貫徹面向應用，依靠應用部門，注重實效的方針，同

時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上

也需要遵循實用主義。

先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業(yè)的競爭力，延長系

統(tǒng)的生命周期，但任何創(chuàng)新都如小白兔實驗，因此又要注意軟件系統(tǒng)、

硬件設備、開發(fā)工具、軟件產品是否成熟，在先進性和成熟性之間找

到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

0A系統(tǒng)的開放性和標準性，是指0A軟件系統(tǒng)的底層應支持各個

層次的多種協(xié)議，支持與業(yè)務系統(tǒng)的互通、互聯(lián)，應用系統(tǒng)采用標準

的數據交換方式，保證數據共享。在當前和未來，0A系統(tǒng)需要輕松

地與各種操作系統(tǒng)、中間件、數據庫、業(yè)務系統(tǒng)及工具軟件進行平滑

對接，當前0A的主流廠商都在這方面做了充分的考量。

0A系統(tǒng)里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的

人為和外部的異常事件不應該引起系統(tǒng)的崩潰。當系統(tǒng)出現(xiàn)問題后應

能在較短的時間內恢復，而且系統(tǒng)的數據是完整的，不會引起數據的

不一致。

0A系統(tǒng)的開發(fā)設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息

的保護和隔離，因此系統(tǒng)應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環(huán)

境和不同的存儲設備，采取不同的措施，包括系統(tǒng)安全機制、數據存

取的權限控制等以確保系統(tǒng)的安全性0

為了適應未來的業(yè)務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最

簡便的方法、最低的投資，實現(xiàn)軟件系統(tǒng)的擴展和維護擴展。

在0A軟件系統(tǒng)的開發(fā)設計中，需要考慮到應用及系統(tǒng)不斷擴展

的要求，以形成一個易于管埋、可持續(xù)發(fā)展的體系結構。未來業(yè)務的

擴展只須在現(xiàn)有機制的基礎上，增加新的應用與服務模塊。一方面當

應用量增加，用戶數增加時系統(tǒng)可以平滑增加服務器的方式來支撐新

的壓力要求；一方面，當新的技術和產品出現(xiàn)進行升級時，系統(tǒng)能夠

平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方面，產品有新的功能增加時，

可以通過插件和模塊定制平臺的方式，輕松實現(xiàn)業(yè)務的擴展。

在設備選擇及網絡方案上堅持開放性原則，使系統(tǒng)對各種硬件設

備的互連互通；在軟件上支持跨平臺和開放數據接口，便于與其它系

統(tǒng)軟件互相集成，未來支持與業(yè)務系統(tǒng)、門戶等系統(tǒng)的單點登錄集成,

在可獲得相應系統(tǒng)的數據結構情況下，實現(xiàn)與這些系統(tǒng)的應用、門戶、

數據等各層面上無縫連接。

系統(tǒng)的管理和維護，應該采用集權和分權相平衡的思想，如0A

產品設置了系統(tǒng)管理、應用管理和個人管理對系統(tǒng)進行分層授權和分

層維護。

利用系統(tǒng)提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化

功能改造，方便用戶自行定制界面數據項的顯示；同時在網絡或系統(tǒng)

出現(xiàn)問題時能及時、快速地恢復系統(tǒng)的正常運行，保證系統(tǒng)的可恢復

性，具有較高網絡系統(tǒng)的抗干擾能力。

系統(tǒng)用戶界面的設計采用WebO用戶界面設計技術，界面根據用

戶需求靈活更改（增強標簽分類特性），注重用戶體驗，使系統(tǒng)各項

功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

作為全員應用系統(tǒng)，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。

所提供的產品采用B/S的登錄方式、可以采用電腦、手機等各種方式

下登錄，采用了AJA、圖形化編輯器等各種新技術，并且易讀、易理

解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易于用戶掌握、操作和使

用；系統(tǒng)管理的使用及管理也以簡便、易于操作、方便實用為準則。

作為集團化、多組織、大用戶的單位，0A軟件系統(tǒng)的開發(fā)設計，

應該支持應用和數據庫等多重負載均衡能力，支持附件服務器和數據

庫服務器分離技術，從而支持數萬用戶同時在線和同時操作的能力，

不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統(tǒng)響應能力下降。

系統(tǒng)并發(fā)能力：通過集群方式，在技術上沒有并發(fā)上限，因此能

完全保障用戶未來的人員擴張需要。

微軟以其功能強大、易用的Office套件占領了桌面操作系統(tǒng)的

應用，并為廣大辦公人員所接受，基于Net+RDB的辦公平臺以簡單、

靈活以及易用的特點獲得了廣泛的市場支持。

J2EE標準以其開放性、與平臺無關性引領著技術發(fā)展的方向，

并迅速在各類應用系統(tǒng)中得到廣泛應用與推廣，在0A領域中不斷擴

大。

Lotus于1989年推出，以電子郵件、協(xié)同、非結構文檔處埋、

安全機制見長，一度成為0A的標準應用與開發(fā)平臺。

0A平臺采用基于分層、標準和構件等進行架構。平臺架構遵循

JEE標準、SOA標準、WFMC標準、W3CfOrm標準、JSRWSRP等標準。

()A平臺架構應支持多種部署模式、多種操作系統(tǒng)、各種數據庫和中

間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系，從而支持未來

的擴展空間。

0A平臺架構底層是硬件、操作系統(tǒng)及服務器群。底層之上通常

采用5層架構:數據庫層、服務層、應用層、表現(xiàn)層和用戶層。

數據庫層主要包括關系數據庫和非關系數據庫;服務層包括提供

服務的各種引擎、工具或接口；數據庫層與服務層之間部署各種中間

件;應用層包括公文管理、流程規(guī)范等各種辦公應用系統(tǒng)與各種業(yè)務

系統(tǒng);表現(xiàn)層主要包括各種信息門戶；用戶層包括瀏覽器、PAD客戶端

或Mobile客戶端等。

隨著科學技術的發(fā)展和社會競爭環(huán)境不斷變化，0A系統(tǒng)的內涵

與外延不斷拓展，0A平臺內容越來越豐富，功能越來越強大，性能

也越來越先進。

辦公自動化是以提高辦公效率、保證工作質量和舒適性為目標的

綜合性、多學科的實用技術。一般由計算機電腦、電話機、傳真機、

PC、文字處埋機、聲像存儲等各類終端設備以及相應的軟件組成。其

內容包括語音、數據、圖像、文字信息等的一體化處理。

辦公自動化系統(tǒng)的硬件組成模式一般與系統(tǒng)要求、企業(yè)規(guī)模和組

織結構以及地域分布密切相關，以下從硬件系統(tǒng)組成的模塊化和層次

化來介紹幾種基本模式。

單機系統(tǒng)模式適用于小型單位的0A系統(tǒng)，一般配置1臺PC來進

行一些輔助辦公和管理，隨著硬件價格下降和0A系統(tǒng)的推廣使用，

這種模式已被微機局域網模式所代替。

微機局域網是一種中等耦合程度的多機系統(tǒng)，它具有的分布式處

理和客戶/服務器運算環(huán)境的特性，代表著當前先進的系統(tǒng)構成模式

和發(fā)展方向。

對于一些大型企業(yè)或智能建筑中專用樓來說，其0A系統(tǒng)地理位

置分散，自動化程度要求高，信息處理要求速度快、容量大。

0A系統(tǒng)、信息管理級0A系統(tǒng)和決策支持級0A系統(tǒng)是廣義的或

完整的0A系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系

可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出“一體化的

0A系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網絡通信系統(tǒng)把三個層次的0A

系統(tǒng)集成一個完整的0A系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許

多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。

一體化、網絡化的0A系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內可以使辦

公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信

息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信

息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

（）A技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的

小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一

般稱之為事務型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務0A中，最為普遍的應用

有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管

理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數據庫等。

這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用

程序之間可以互相調用或共享數據，以便遑高辦公事務處理的效率。

這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其

利用價值。在辦公事務處理級上可以使用多種0A子系統(tǒng)，如電子出

版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系

統(tǒng)）、光學漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務業(yè)、公

司等經營業(yè)務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂

票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。事務型

或業(yè)務型的0A系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦

公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公漬量，適應人們的辦公習慣,

要提供良好的辦公操作環(huán)境。

信息管理型0A系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷

增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需

求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型（或業(yè)務型）辦公

系統(tǒng)和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系

統(tǒng)。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。在政府機

關，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關上級政府和下屬機構

的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業(yè)單位的綜合數據庫包

括和服務項目有關的所有綜合信息、；公司企業(yè)單位的綜合數據庫包括

工商法規(guī)、經營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。

作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，

提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合

數據庫。這個數據庫建立在事務級0A系統(tǒng)基礎之上，構成信息管理

型的0A系統(tǒng)。

決策支持型0A系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級0A系統(tǒng)

的基礎上°它使用由綜合數據庫系統(tǒng)所提供的信息、，針對所需要做出

決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件,

由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術：

網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的0A已進

入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：

⑴集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦

公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系

統(tǒng)。

⑵智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：

漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

⑷運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進

行交換和自動化處理。

這個層次包括信息管理型0A系統(tǒng)和決策型0A系統(tǒng)。例子事務

級0A系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級0A系統(tǒng)和決策

支持級0A系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。市政府辦公機構，實質

上經常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構報送的各種文件,

然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的

文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，

一般采取文件的形式向下級返回處理指示。是一個典型的辦公過程。

在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程°但應當

注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，才

能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的

過程。

辦公自動化可以說是網絡通信技術和現(xiàn)代辦公不斷發(fā)展、融合的

必然產物，它的存在與應用能夠讓人們的生產管理更加便利。但隨著

國內辦公自動化系統(tǒng)的不斷發(fā)展與普及，其中存在的安全風險越來越

凸顯。而計算機互聯(lián)網獨特的發(fā)展方式和傳播能力，也從根本上決定

了安全風險難以避免。但為了確保辦公自動化的健康發(fā)展，必須充分

了解互聯(lián)網下辦公自動化所面對的安全問題，并查清問題存在的根本

原因，然后采取有效的應對措施，最大程度地消除與防范辦公安全隱

患。

為保障移動計算機網絡辦公自動化的信息安全，首先應結合中國

計算機網絡辦公自動化發(fā)展現(xiàn)狀和需求，建立健全適用于中國國情的

計算機網絡法律監(jiān)管體系。首先應當制定虛擬社會信息安全監(jiān)管條例,

重點圍繞網絡盜竊、網絡詐騙、非法入侵等內容制定處罰條例，并嚴

格落實，違法必究。針對網絡信息進行立法，并設立專門的監(jiān)管部門

依法進行信息管理，從而為計算機網絡信息的安全提供可靠的保障體

系，并全面提升法律的威嚴性及其對違法犯罪分子的震懾力。

現(xiàn)階段的辦公自動化網絡安全預警系統(tǒng)主要包括入侵預警以及

病毒預警兩大部分。在入侵預警系統(tǒng)中，其可以通過對入侵信息進行

檢測，以分析并確定在網絡中傳輸的信息數據是否得到了授權，一旦

確定為入侵信息便會發(fā)出警告，以此來減少非法入侵對辦公系統(tǒng)造成

的安全危害。而病毒預警系統(tǒng)則是通過對進出網絡的信息數據包進行

不間斷、持續(xù)性掃描，確保在全天候24h監(jiān)控所有進出網絡的文件，

一旦發(fā)現(xiàn)病毒便會立即報警，通知使用者或管理員進行防范處理；與

此其還可以通過IP地址定位以及端口定位等對病毒來源進行跟蹤,

并產生相關的掃描日志和報告，對網絡內所有病毒的活動實施追蹤性

記錄，從而進一步提升網絡對病毒的預警、防范能力。

(1)針對入侵造成的數據安全威脅可以通過加強數據庫的建

設，確保其物理完整性、數據元素完整性以及邏輯完整性來提高數據

安全防護能力。

(2)對于災難和病毒給數據安全帶來的威脅，最有效的保護方

法就是加強物理保護及數據備份。

(1)為了科學、有效的防范網絡入侵，確保辦公自動化的網絡

安全，在辦公自動化體系建設過程中，應當做到內外網隔離并加強訪

問控制，同時還要做好內部網絡隔離以及分段管理的相應處理。

(2)相對而言，網絡病毒的防治要比單機病毒防治的難度更大,

網絡病毒防治必須與網絡管理有效結合起來，其最大的特點就在于網

絡管理功能，如果在病毒防治過程中忽略管理功能，很難達成病毒防

治的目的。常用的措施主要有防火墻技術、殺毒軟件、安全防護軟件

以及技術人員定期檢查、系統(tǒng)定期升級等等。

在辦公自動化系統(tǒng)安全防護中，數據備份和恢復也是一項極為重

要的措施，當辦公自動化系統(tǒng)遭到非法入侵和病毒破壞時，完全可以

通過數據備份來恢復數據資料，以確保數據信息的完整性。數據備份

經常采用的方式又可以細分為系統(tǒng)自動備分和系統(tǒng)外備份。在辦公自

動化系統(tǒng)日常安全管理中，應該同時運用兩種備份方法，以確保數據

破壞后能夠盡快實施全盤恢復，為辦公自動化系統(tǒng)的數據安全提供雙

重保障。

隨著各種技術的不斷進步，辦公自動化的未來發(fā)展趨勢將體現(xiàn)以

下幾個特點。

在辦公活動中，人們主要采用計算機對信息進行處理，計算機所

處理的信息都是數字信息，很多的信息都被處理成數字方式，這樣存

儲處理就更方便。

隨著多媒體技術、虛擬現(xiàn)實技術的應用，使人們處理信息的手段

和內容更加豐富，使數據、文字、圖形圖像、音頻及視頻等各種信息

形式都能使用計算機處理，它更加適應并有力支持人們以視覺、聽覺、

觸覺、味覺、嗅覺等多種方式獲取及處理信息的方式。

在人們的日常生活中，網絡的應用已改變了人們的生活方式，也

改變了人們的工作方式，完備的辦公自動化系統(tǒng)能把多種辦公設備連

成辦公局域網，進而通過公共通信網或專用網連成廣域辦公網，特別

是Internet網絡的發(fā)展與普及，通過Internet網絡可連接到地球上

任何角落，從而實現(xiàn)信息的高速傳播。它可以跨越時間與空間，特別

是在與國外的辦公聯(lián)系中，更是應用十分方便與廣泛。

由于計算機要求處理的信息數字化，同時辦公環(huán)境的網絡化使得

跨部門的連續(xù)作業(yè)免去了以紙介質為載體的傳統(tǒng)傳遞方式。采用“無

紙化辦公”，一方面可以節(jié)省紙張；另一方面是速度快、準確度高，

便于文檔的編輯和復用，它非常適合電子商務和電子政務的辦公需要。

對于一些要求24小時辦公、辦公流程及作業(yè)內容相對穩(wěn)定、工

作比較枯燥、易疲勞、易錯、勞動量較重的一些工作場合，可以采用

無人值守辦公。如自動存取款機的銀行業(yè)務、夜間傳真及電子郵件自

動收發(fā)等。

由于計算機系統(tǒng)的高速發(fā)展，相關辦公軟件已十分成熟，操作界

面更為直觀，使得人們在辦公活動中操作使用、維護與維修等更加簡

單。

在早期的辦公活動中，計算機系統(tǒng)大多是單機運行，或是各個部

門分別開發(fā)自己的應用系統(tǒng)“在這種情況下，由于所采用的軟件、硬

件可能出自多家廠商，軟件功能、數據結構、界面等也會因此不同。

隨著業(yè)務的發(fā)展、信息的交流，人們對辦公業(yè)務集成性的要求將會越

來越高。辦公業(yè)務集成包括：一是設備的集成，即實現(xiàn)異構系統(tǒng)下的

數據傳輸與處埋，這是辦公系統(tǒng)集成的基礎；二是應用程序的集成，

即實現(xiàn)各種應用程序在同一環(huán)境下運行；三是數據的集成，不僅包括

相互交換數據，而且要實現(xiàn)數據的互操作和解決數據語義的異構問題,

以真正實現(xiàn)數據共享。

辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱0A)是將現(xiàn)代化辦公和

計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的

定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事

辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者

說實現(xiàn)數字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，

在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性。

辦公自動化(officeAutomation,0A)是在設備、通信逐步實

現(xiàn)自動化的基礎上，通過管理信息系統(tǒng)(ManagementInformation

System,MIS)的發(fā)展而興起的一門綜合性技術。它是將計算機網絡

與現(xiàn)代化辦公相結合的一種新型辦公方式，它不僅可以實現(xiàn)辦公事務

的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務的工作效

率，為企業(yè)或部門機關的管理與決策提供科學的依據°在辦公自動化

管理領域，如果說硬件技術是其環(huán)境保障，則軟件技術就是辦公自動

化各項功能得以順利實現(xiàn)的靈魂所在。自20世紀70年代，從單機處

理開始，采用微型機處理文字，進而完成文件歸檔、記錄指示、電話

自動記錄等任務。20世紀80年代后進入辦公自動化的快速發(fā)展期，

在辦公室中普遍采用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔

助決策等，出現(xiàn)辦公設備和計算機、通信等互連構成的計算機網絡系

統(tǒng)，利用網絡集成技術，人對辦公信息的處理能力出現(xiàn)質的飛躍，辦

公自動化成為智能建筑的一個主要標志。

辦公自動化系統(tǒng)成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及

管理等多種技術的一個綜合系統(tǒng)。計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學

和行為科學被視為辦公自動化的四項支撐，工作站(WorkStation)

和局域網絡(LocalAreaNetwork)成了辦公自動化的兩大支柱。

第一代辦公自動化的特點：以個人計算機和辦公軟件為主要特征,

軟件基于文件系統(tǒng)和關系型數據庫系統(tǒng)，以結構化數據為存儲和處理

對象，強調對數據的計算和統(tǒng)計能力，實現(xiàn)了數據統(tǒng)計和文檔寫作電

子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍。

20世紀60年代，人類社會出現(xiàn)了一次新的技術革命一一“信息

革命”、“信息化社會”的出現(xiàn)使社會信息量迅猛增加，使得辦公人

員和辦公費用也大量增加，但辦公效率卻相對較低°據不完全統(tǒng)計，

在一些主要工業(yè)化國家中，大約有4096以上的工作人員從事辦公室工

作。

20世紀70年代初期到中期，發(fā)達國家為解決辦公業(yè)務量急劇增

加對企業(yè)生產率產生巨大影響的問題，提出了辦公自動化埋念。1972

年，靠磁芯存儲技術起家的美籍華人科學家王安博士開創(chuàng)了王安公司,

并推出了文字處理系統(tǒng)(WordProcessingSystem),從此WPS詞正

式出現(xiàn)。WPS把王安公司推向了事業(yè)的頂峰，使辦公自動化發(fā)展到一

個嶄新的階段，從而形成了一個新的概念一“辦公自動化”并逐步成

為一門綜合技術學科。

20世紀80年代中期，OA技術在中國得到了較快的發(fā)展，從中央

到地方各級政府部門率先采用OA技術，使辦公效率和辦公質量不斷

提高，中國一些大中型企業(yè)也先后引入OA技術，提高了企業(yè)的發(fā)展

空間和競爭力。

第二代辦公自動化的特點：以網絡為中心，非結構化數據的信息

流（或工作流）為主要存儲和處理對象，不僅提高了辦公效率，還增強

了系統(tǒng)的安全性。

從信息技術的發(fā)展來看，基于關系型數據庫的第一代辦公自動化

系統(tǒng)存在許多不足：

②缺乏公共的基礎通信平臺，通用性差、可再用性低，不具備通

信和協(xié)同工作的能力；

③系統(tǒng)自適應能力差，只能按開發(fā)時確定的思路、流程和功能處

理信息；

④信息管埋只限于機關、企事業(yè)自身內部，沒有或缺少外部信息

來源。

隨著局域網、廣域網和因特網的高速發(fā)展，辦公自動化的內涵也

發(fā)生了變化。自1982年美國國防部把TCP/IP協(xié)議作為網絡標準正式

生效以來，全世界越來越多的個人計算機聯(lián)到了Internet±,可方

便瀏覽查詢世界各地的信息資源，解決了第一代辦公自動化存在的諸

多不足。

第三代辦公自動化的特點：以網絡(Internet/Intranet/

Extranet)為中心，以數據、信息所提煉和組織的知識為主要處理內

容和對象。1996年，世界“經濟合作與發(fā)展組織"(Organizationfor

EconomicCooperationandDevelopment?OECD)在“科學技術和產

業(yè)展望”的報告中首次提出了“知識經濟”(KnowledgeEconomic)

的新概念，知識經濟的建立和發(fā)展主要指發(fā)展科學技術、教育以及創(chuàng)

新(Innovation)應變能力(Responsiveness)生產率(Productivity)

和技能素質(Competency)為主要內涵的知識管理(Knowledge

Management).“辦公”的內容己經不再是簡單的文件處理和行政事

務，而是一個管理的過程，在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)

系是溝通、協(xié)調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自

動化系統(tǒng)中都將得到更好的滿足。

辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展恰好與數據、信息和知識的演變同步，即

由以數據為主要處理內容的第一代辦公自動化發(fā)展到以信息為主要

處理內容的第二代辦公自動化，再發(fā)展到以知識為主要處理內容的第

三代辦公自動化。辦公自動化的3個發(fā)展階段中實現(xiàn)了兩個飛躍，即

由數據處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。在辦

公自動化系統(tǒng)的發(fā)展中，使用辦公自動化系統(tǒng)的人員范圍逐步擴大，

由機關、企事業(yè)行政人員擴展到企業(yè)的管理層及企業(yè)的全體員工。

2020年疫情期間，5G充分支撐了云辦公，尤其是企業(yè)未達到復

工復產的情況下，人員可以通過5G實現(xiàn)在線辦公、在家生產。5G建

成后，大帶寬、低時延、廣連接等特點可同步車間生產，這對企業(yè)是

非常有益的。

OA軟件的核心應用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理（國企和

政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、

項目管理、任務管理、會議管理、關聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、

通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算器、萬年歷等）。

OA管理平臺基于“框架+應用組件+功能定制平臺”的架構模型,

主體部分由30多個子系統(tǒng)組成，包括信息門戶、協(xié)同工作、工作流

程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計劃管

理、會務管理、任務管理、關聯(lián)項目、關聯(lián)人員、文檔管理、外部郵

件、在線考試、車輛管埋、物品管埋、設備管埋、常用工具、辦埋中

心、在線消息、督辦系統(tǒng)、短信平臺、常用工具、人事管理、功能定

制平臺、集成平臺、系統(tǒng)管理等，近萬個功能點。

OA強調辦公的便捷方便，作為辦公軟件就應具備幾大特性：易

用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。

管理落地必須面向全員，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員

所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是

空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會