往來文書存檔制度一、總則1.1目的往來文書存檔制度的設立旨在規范和管理組織內的各類往來文書，保證文書的準確性、完整性和可追溯性。通過對往來文書的系統存檔，便于組織內部的信息交流與溝通，提高工作效率，同時也為日后的查詢、審計等工作提供可靠的依據。它有助于維護組織的正常運轉，保障各項業務的順利進行，避免因文書丟失或管理不善而導致的誤解、糾紛或損失。1.2適用范圍本制度適用于組織內所有與外部單位或內部部門之間的往來文書，包括但不限于合同、協議、函件、通知、報告等。無論文書的形式是紙質的還是電子的，都應按照本制度的要求進行存檔管理。1.3管理職責組織應明確指定專門的部門或人員負責往來文書的存檔管理工作，保證各項工作的有序進行。該部門或人員應具備相關的知識和技能，熟悉往來文書的類型、格式和存檔要求。同時各部門也應配合存檔管理工作，及時將本部門產生的往來文書提交給存檔管理部門，并保證文書的真實性、準確性和完整性。二、往來文書的分類與標識2.1分類標準往來文書可按照不同的標準進行分類，如文書的性質、用途、涉及的部門等。例如，按照文書的性質可分為合同類、通知類、報告類等；按照用途可分為內部溝通類、外部合作類等；按照涉及的部門可分為財務部門類、銷售部門類等。通過明確的分類標準，便于對往來文書進行快速準確的檢索和管理。2.2標識方法為了便于識別和區分不同的往來文書，應采用統一的標識方法。標識可包括文書的編號、日期、標題、發送單位、接收單位等信息。編號應具有唯一性，可按照一定的規則進行編制，如年份部門代碼序號等。日期應記錄文書的日期或收到日期，以便于了解文書的時效性。標題應簡潔明了地概括文書的主要內容，發送單位和接收單位應準確填寫，以保證文書的傳遞和溝通的準確性。三、往來文書的起草與審核3.1起草要求往來文書的起草應遵循準確、清晰、簡潔的原則，語言表達應規范、得體。文書的內容應符合法律法規和組織的規章制度，不得有虛假、誤導或違法的信息。起草人員應具備相關的業務知識和文字表達能力，保證文書的質量和水平。同時應注意文書的格式和排版要求，做到整齊、美觀、易于閱讀。3.2審核流程往來文書在起草完成后，應經過嚴格的審核流程。審核人員應認真核對文書的內容、格式、語言等方面，保證文書的準確性和合規性。審核流程可包括部門內部審核、相關部門會簽、領導審批等環節。通過層層審核，可有效避免文書中的錯誤和疏漏，提高文書的質量和可靠性。四、往來文書的傳遞與簽收4.1傳遞方式往來文書的傳遞可采用多種方式，如紙質文件傳遞、郵件傳遞、傳真傳遞等。根據文書的重要性、緊急程度和傳遞對象的不同，選擇合適的傳遞方式。在紙質文件傳遞時，應注意文件的封裝和郵寄，保證文件的安全和及時送達。在郵件傳遞時，應注意郵件的主題、附件的完整性和保密性，避免郵件的誤發或泄露。4.2簽收手續往來文書的簽收是保證文書傳遞的重要環節。接收單位或個人應在收到文書后及時簽收，并填寫簽收記錄。簽收記錄應包括文書的編號、日期、發送單位、接收單位、簽收人等信息。簽收手續的規范和完善，有助于明確文書的傳遞責任，避免因文書丟失或未簽收而導致的糾紛和誤解。五、往來文書的歸檔與保管5.1歸檔時間往來文書應在辦理完畢后的規定時間內進行歸檔。一般來說，重要的文書應及時歸檔，一般的文書可在一定時間后進行歸檔。歸檔時間的確定應根據組織的實際情況和管理要求來確定，以保證文書的及時歸檔和有效管理。5.2保管條件往來文書的保管應符合相關的法律法規和組織的規章制度，采取適當的保管措施，保證文書的安全和完整。保管條件應包括防火、防潮、防蟲、防盜等方面，同時應配備必要的檔案管理設備，如檔案柜、檔案盒、掃描儀等。在保管過程中，應定期對文書進行檢查和整理，及時發覺和處理文書的損壞、丟失等問題。六、往來文書的查閱與利用6.1查閱規定組織內部的人員在需要查閱往來文書時，應按照規定的程序進行申請和審批。查閱人員應填寫查閱申請表，說明查閱的文書名稱、編號、查閱目的等信息，并經相關領導批準后，方可進行查閱。查閱人員在查閱文書時，應遵守保密規定，不得將文書帶出查閱場所，不得復制或摘抄文書的內容。6.2利用方式往來文書的利用方式應根據組織的實際需求和管理要求來確定。可以通過檔案查詢系統、紙質檔案查閱等方式進行利用。檔案查詢系統應具備便捷的檢索功能，方便查閱人員快速找到所需的文書。紙質檔案查閱時，應按照規定的程序進行，保證文書的安全和完整。同時應鼓勵利用電子文書進行查閱和利用，提高工作效率和管理水平。七、往來文書的銷毀與處置7.1銷毀條件往來文書在保管一定時間后，如已達到銷毀的條件，應進行銷毀處理。銷毀條件可根據法律法規和組織的規章制度來確定，如文書的保管期限已滿、文書已失去利用價值等。在銷毀文書時，應嚴格遵守相關的程序和規定，保證文書的安全銷毀。7.2處置程序往來文書的銷毀應按照規定的程序進行，包括申請、審批、銷毀等環節。申請人員應填寫銷毀申請表，說明銷毀的文書名稱、編號、銷毀原因等信息，并經相關領導批準后，方可進行銷毀。在銷毀過程中，應采取安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，保證文書的徹底銷毀。銷毀后的文書殘渣應妥善處理，不得隨意丟棄。八