ICS01.140.20

A14

DB11

北京地方標準

DB11/T765.1—2010

檔案數字化規范

第1部分：總則

Specificationfordigitizationofarchives-

Part1：General

2010-12-28發布2011-04-01實施

北京市質量技術監督局發布

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檔案數字化規范

第1部分：總則

1范圍

本部分規定了檔案數字化工作的基本要求和基本流程。

本部分適用于北京市各級部門的檔案數字化工作。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

DA/T18檔案著錄規則

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

檔案數字化digitizationofarchives

利用計算機技術將傳統載體檔案（紙質、縮微膠片、照片、模擬音視頻等）信息轉換為數字信息并

提供利用的處理過程。

4基本要求

4.1系統性

檔案數字化涉及信息系統設計與開發、信息資源的采集、存儲和利用，應進行全面規劃，并在實施

過程中不斷根據實際情況進行調整。

4.2完整性

檔案數字化過程中應特別注意保持全宗、目錄、案卷等檔案組成單位的完整性，不宜進行隨意分割，

不應孤立地抽取個別重要文件而失去與一組文件的內在聯系，從而破壞檔案的整體價值。

4.3優先性

應確定檔案數字化的順序。宜根據實際情況，優先處理重要的、開放的、利用頻率高的、需要搶救

的檔案。

4.4安全性

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4.4.1在檔案數字化過程中，應避免或減少對檔案實體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。

4.4.2應加強安全保密管理，防止涉密或不開放的檔案信息泄露，確保檔案實體和數字信息的安全。

4.4.3在采取外包生產方式時，檔案部門應與外包商簽署安全保密協議，明確法律責任。同時，檔案

部門還應指派本單位的專業人員參與檔案數字化外包業務的流程管理和現場業務指導。在項目完成后檔

案部門應確保收回和處理有關數據。

4.4.4檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，填寫流程跟蹤單，并及時整理、匯總，裝訂成冊，

在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

5基本流程

5.1概述

檔案數字化包括數字化加工、數據存儲和數據利用三個基本環節。檔案數字化的基本流程圖見圖1。

數字化加工

數據存儲

數據利用

圖1檔案數字化的基本流程圖

5.2數字化加工

5.2.1概述

數字化加工可分為以下七個子環節：檔案整理、目錄建庫、數據采集、數據處理、數據質檢、數據

掛接、數據驗收。

5.2.2檔案整理

在檔案數字化工作之前，應對檔案進行規范整理，同時對因破損嚴重無法直接進行數字化或嚴重影

響數字化質量的檔案進行相應的技術處理，如對破損的紙質檔案應進行頁面修整。

5.2.3目錄建庫

應按照DA/T18的要求對檔案進行著錄，建立目錄數據庫。

5.2.4數據采集

對不同載體的檔案應分別采用相應的專業設備獲取數字信息。

5.2.5數據處理

根據需要，應對采集到基本數字信息進行相應的技術處理，如對采集的圖像數據進行圖像處理。數

據處理的原則是使數字信息真實、完整地反映檔案的原始內容。

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5.2.6數據質檢

應對目錄數據和采集到的信息數據進行質量檢查，確保目錄數據和采集的信息數據的質量，為數

據掛接做好準備。

5.2.7數據掛接

當目錄數據和采集的信息數據分別通過質檢合格后，應使用相應的軟件或工具在目錄數據和信息數

據之間建立對應關系，實現目錄數據對相關聯的信息數據的自動檢索等。

5.2.8數據驗收

5.2.8.1數據抽檢

以抽檢方式檢查已完成數字化轉換的所有數據。

5.2.8.2驗收指標

通過抽檢計算出合格率，以合格率判定一個批次數據驗收的結果。

5.3數據存儲

應根據不同的用途選擇適當的方式對數據進行保存，實現數據的安全保管和長久保存。

5.4數據利用

應按照不同的需求提供相應的方式和途徑，實現數字化成果的有效、廣泛利用，并采取相應措施確

保利用過程中數據的安全。

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