辦公資訊處理

辦公資訊處理

辦公資訊是指辦公業務所涉及到的各種活動的屬性和特徵。辦公資訊的形式有文字、聲音、圖形、圖像、視頻等多種。如個人的年終總結，某部門向上級機關上報的統計圖表，參加會議的演講文稿等。辦公資訊處理是在電腦硬、軟體和網路的支持下,對現代辦公所涉及的資訊進行收集、存儲、分析、加工、傳輸、並應用。

Word2003文字處理軟體

Word2003是Microsoft司的Office家族成員是文字處理軟體,用來進行文字的錄入、修改、排版和輸出等一整套工作在原有版本基礎上增加了一些新特性

閱讀版式視圖

合併和審閱功能增強

格式及樣式的編輯限制

Word的功能：編輯功能排版功能繪圖功能列印功能數據共用功能幫助功能網路功能自動完成任務的功能文檔結構

左邊界右邊界上邊界頁眉Header頁腳FooterPageSize正文範圍下邊界文檔：是以磁片檔形式保存的、由某種固定格式組織起來的符號集合。構成文檔的元素:字元、表格、圖片、圖形、聲音等字處理軟體的功能：利用電腦進行各種文稿的輸入、編輯、排版、存儲和列印等建立一篇Word文檔的過程如下:建立文檔輸入文本內容,編輯修改格式化文檔對字元、段落、頁面格式化插入對象插入圖、表、文本框、藝術字等圖文混排圖、文的擺放位置及修飾效果保存文檔輸出到外存永久保存Word文檔的的擴展名為.DOCWord窗口簡介啟動：選擇“開始/程式/Microsoftoffice/MicrosoftofficeWord2003”命令啟動Word應用程式窗口、文檔窗口菜單欄、工具欄、尺規視圖切換按鈕狀態條插入游標文章結束符常用格式繪圖標題欄菜單欄狀態欄編輯區視圖按鈕插入點注意保存尺規欄視圖：從不同的側面查看文檔普通視圖大綱視圖頁面視圖Web視圖閱讀版式視圖Word2003菜單功能簡介檔編輯視圖注意新增功能

插入格式工具表格Word2003工具欄簡介注意新增功能主要術語段落及段落標記：按Enter鍵時產生軟分頁：自動分頁硬分頁：按下Ctrl+Enter節:是一種排版單位，通常一篇文章就是一個節頁面：是排版時版面佈局的基本單位，其內容可包括文本、圖形、圖片、表格、文本框樣式：段落樣式、字元樣式範本：提供某些標準文檔的製作方法，擴展名.DOT文本框：存放文本等對象的容器，可放在頁面上節的格式化文檔有4個層次:文字、段落、節和文檔本身節是文檔組成的一個特殊單位，節可以是整個文檔，也可以只包括一個段落分節節前後各插入一條分節符,選擇“連續”,可以在同一個頁面上實現不同的排版方式。例如在同一頁面上不同段落採用不同的分欄通過對頁面設置的版面來創建不同的節節的類型有一頁：在下一頁的開頭創建新節連續：在插入點開始處創建新節偶數頁：在偶數頁開始創建頁。如果當前是偶數頁，則插入奇數頁奇數頁：在奇數頁開始創建頁。如果當前是奇數頁，則插入偶數頁。選擇“插入/分隔符號”命令可插入節查找和替換

查找和替換用於文本中的大量重複性修改或替換選擇“編輯/替換”命令打開查找和替換對話框查找和替換文本中多處相同的文字查找和替換帶格式的文本用非列印字元和通配符等進行複雜的搜索能進行智能查找和替換將雙引號對中的文本替換為黑體替換郵件合併

郵件合併可以將一次性創建的諸如通知、信件、請柬、公文等大多數內容相同，只是某些位置如姓名、單位名稱、地址不同的文檔重複使用。主文檔包括固定不變的文本、圖片及一些合併域數據源包含要合併到文檔中的資訊的檔，如一個有標題的表格的Word文檔，或Excel工作表中的數據列表或資料庫檔中的表合併域可被視為是一個變數，其值隨著數據原始檔案中的值的改變而改變。主文檔數據源在主文檔中插入合併域合併後的文檔主文檔數據源合並風格一致內容局部變化的一組文檔郵件合併工具欄

(工具/信函與郵件)樣式

樣式是組合在一起的格式設置命令的集合。使用樣式能夠快速地將多個格式設置命令應用於指定的文本段落樣式影響有關段落顯示的所有屬性，可以包括字元格式的設置。如行距、專案符號或編號等字元樣式設置段內所選文本的格式。如字體、字型大小、顏色等表格樣式設置表格的相關屬性。如表格邊框、顏色、陰影等

選擇“格式/樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”任務窗格

範本

範本

是指一個或多個檔，其中所包含的結構和工具構成了已完成檔的樣式和頁面佈局等元素。創建範本

根據現有的文檔創建範本

根據已有的範本創建一個新範本

從頭開始創建範本使用範本

選擇“格式/主題”命令，在打開的“主題”對話框中單擊“樣式庫”按鈕表格

表格是由若干的行和列構成的，行與列的交叉點形成單元格，可以在單元格中填入文本、數字，插入圖片、聲音等，也可以給表格或單元格添加各種邊框和底紋，還可以對表格中的內容進行排序和簡單的統計及運算。創建表格執行命令按“常用”工具欄上的用筆劃按“常用”工具欄上的輸入數據編輯表格數據表格的格式化轉換表格排序和計算創建表格

修改表格

按Tab添行行選擇區列選擇區調整行高調整列寬添加列單元格選擇區

選擇行、列、單元格

調整行高、列寬

添加行、列

插入、刪除行、列表格的控制點

單擊“表格位置控制點”可選中整個表格雙擊“表格位置控制點”可打開“表格屬性”對話框

拖動“表格位置控制點”可隨意拖動表格的位置拖動“表格大小控制點”可隨意調整表格的大小表格位置控制點表格大小控制點設文字環繞表格將插入點置於表格中任意單元格執行命令“表格/表格屬性”選擇文字環繞方式及對齊方式表格與文字互換選定對象執行命令單元格地址引用表格中的單元格ABC=AVERAGE(ABOVE)1234=SUM(LEFT)表格數據的計算公式的使用格式：=函數名（參數）例如=SUM（A1，A3）計算A1+A3=SUM（A1：D1）計算A1+B1+C1+D1=SUM（B1：C2）計算B1+B2+C1+C2=MAX（above）求出插入點以上列數據的最大值公式的應用：把游標移到要計算的單元格，執行“表格/公式”命令，在公式對話框中選擇所需的粘貼函數和數字格式，最後按確定。表格內容排序

排序：選定要進行排序的行，選擇“表格/排序”命令，在排序對話框中選擇所需的排序依據（最多三個）、類型、遞增或遞減，最後按確定數學公式

公式編輯器是建立複雜公式的最有效的方法，他提供了眾多的數學符號可以選擇,根據數學公式自動調整各元素的大小、正斜、間距和格式編排。選擇“插入/對象”命令，選擇“Microsoft公式3.0”文本框是存放文本的容器可以插入到文檔的任意位置。其中內容格式化不影響原頁面上已有的格式可以任意擴大或縮小,邊線的寬度、形狀、顏色可以選擇,框內可填充顏色或圖案,邊框可以有陰影的選擇可以設置文字環繞有橫排和豎排兩種圖形插入自選圖形插入圖形檔繪直線、矩形、箭頭等疊放次序：修飾圖形圖形的疊放次序圖形的組合與分解圖文混排疊放次序：對象類型位置、大小環繞方式Word文檔製作實例文檔創建和文本編輯選擇“檔/新建”命令，新建一個空白文檔選擇輸入方法輸入文本，選擇“插入/符號”命令插入各種符號。注意：輸入時不要輸入空格，不要加格式。編輯、修改已輸入的文本。輸入文檔編輯文本或其他對象前要先選定對象選定文本：拖動選擇利用文本選擇區選定行、段、全文文本塊：按住Alt鍵後拖動滑鼠選定圖象、圖片、圖文框、文本框(單擊)選定表格單元格、行、列、全部表格文本選擇區修改：雙擊狀態欄上的按鈕使其處於改寫狀態，再次雙擊又回到插入狀態刪除：選定後按Del或按Ctrl+X剪切複製：選定後按住Ctrl並拖動到新位置或按Ctrl+C後定位到新位置再按Ctrl+V移動：選定後拖動到新位置或按Ctrl+X後定位到新位置再按Ctrl+V撤銷：按Ctrl+Z或按常用工具欄上恢復：按常用工具欄上Word文檔製作實例文檔格式化選擇“格式/字體”命令對字元格式化選擇“格式/段落”命令對段落格式化選擇“檔/頁面設置”命令對頁面格式化格式化文檔選擇”工具/選項/常規”命令可重新設置度量單位Word文檔製作實例文檔的圖文混排插入表、圖片、圖形、藝術字、頁眉頁腳、文本框等對頁面上的對象進行修飾：分欄、首字下沉、加背景、加邊框和底紋等圖文混排使用“格式刷”字元格式段落格式Excel2003表格處理軟體概述

是Office家族成員之一，可以高效地完成各種圖和表的設計，進行複雜的數據計算與決策分析Excel2003最為顯著的新特性：導入和導出XML檔及將數據映射到工作簿的特定單元格引入“許可權管理”功能，可對工作簿的不同部分加以限制，只允許特定用戶使用部分工作表允許將某一範圍數據轉化為列表

表格編輯功能表格管理功能設置工作表格式繪製統計圖表數據管理功能網路功能表格標題數據文字數值自動填充公式函數圖表圖形對象數據清單排序篩選分類匯總公式自動處理圖表直觀顯示數據管理功能實發工資Excel窗口

編輯欄工作表格列標名字框行號當前單元格工作表標籤工作簿Excel基本概念

Excel存儲並處理的檔是工作簿(擴展名為.xls)每個工作簿由若干張工作表組成，最多有255張工作表，默認時為3張，在工作表標籤上以Sheet1-Sheet3來表示工作表名稱。每張工作表由65536行×256列構成行列的交叉處稱為單元格，單元格是Excel基本元素。每張工作表有16M個單元格。單元格用列標字母和行號數字進行編址，如A1，AB12等。工作表圖表工作簿（1~255）單元格文本(32000個字元)數字日期或時間公式圖形、圖象等對象存在工作表上基本操作:建立工作簿，選擇區域

建立工作簿選擇“檔/新建”命令選擇單元格或區域一個單元格

單擊相應的單元格一個區域

明確該區域的第一個單元格，然後拖動滑鼠直至選定最後一個單元格所有單元格

單擊全選按鈕不相鄰區域 選取第一個單元格或區域，然後按住Ctrl鍵再選定其他的單元格或區域較大的區域

明確該區域的第一個單元格，然後再按住Shift鍵選定最後一個單元格整行或整列

單擊行號或列號基本操作:輸入數據

先選定要輸入數據的單元格，然後輸入內容注意：

輸入數據時請注意觀察該欄的變化

數據總是輸入到當前的活動單元格中

長文本內容的輸入，忌用空格鍵“刪除”確認操作EnterTab取消操作Esc編輯欄：文本數據：左對齊、可達32000個字元漢字、字母、數字、其他符號序列純數字字元前加英文單撇號'數值數據：右對齊、15位精度數學上合法的整數、分數、小數、科學計數分數輸入法：0分子/分母，整數分子/分母日期、時間數據：右對齊取系統日期：月/日/年或月-日-年Ctrl+;時間：時:分:秒加P表示PMCtrl+Shift+:錄入公式或函數可引用外部數據，如Access、VFP等檔中的數據

基本操作:

指針形狀的含義十字游標：選定單元格插入游標：輸入數據箭頭游標：移動、複製填充柄：自動填充雙向箭頭游標：調整行高列寬基本操作:

填充數據對於有一定規律的數據，不必逐一輸入，可以採用填充方式快速準確地產生數據。

填充已定義的序列：一月、二月…子、醜、寅…星期一、星期二…Jan、Feb、Mar…

填充尚未定義但有明顯變化規律的序列等差、等比、日期

建立自定義的“自動填充”序列執行“工具/選項/自定義序列”命令基本操作:

填充柄填充柄可在相鄰單元格中自動填寫數據單元格地址

單元格地址由它所在的列標和行號唯一確定行號列標引用工作簿中其他工作表中的單元格工作表名!單元格地址，如：Sheet2!A5引用其他工作簿中的單元格

[工作簿名]工作表名!單元格，如：[工資表]一月!D20單元格的操作

編輯修改單元格中的數據修改、插入、刪除、清除移動、複製查找、替換查找和替換文字、公式設置單元格格式選擇“格式/單元格”命令格式工具欄數學運算符：

%、^、*,/、+,-、比較運算符：>,>=,<,<=,<>,=

返回邏輯值TRUE或FALSE文本運算符：&連接兩個文本，如B3&C2引用運算符：冒號：區域運算符，逗號：連接運算符，空格：交集運算符運算符

冒號：定義一個區域，如K12:L15空格：區域交集，代表各區域重疊部分逗號：區域並集，連接多個單元格區域運算符的優先順序從高到低為：括弧，冒號，逗號，負號，百分號，^,*，/,+-,&,比較運算符可用括弧改變優先順序，從內到外，從左到右公式

公式是用運算符連接常量、單元格引用、函數等形成合法的式子。用於對數據進行計算和分析公式以等號開始填充公式：當同行或同列的計算公式相同時可使用自動填充公式在第一個單元格中輸入公式拖動填充柄到需要填充的單元格中公式的複製與移動公式的跟蹤、自動重算功能基於參加計算的數據均引用其存放位置。可用剪切板或拖動方式複製及移動公式=A2+#REF!+B3=C2+B3+D33移動後公式不變，複製後公式將自動改變單元格中公式的變動或數據的變動都會使系統自動重算E4=B1+A2+C2??公式的顯示與編輯Excel不在單元格中顯示公式，而只是顯示計算結果，公式顯示在編輯欄中。選定單元格，按F2鍵可進入編輯狀態，也可以在編輯欄的編輯框中直接修改公式。雙擊單元格可顯示或編輯單元格中的公式雙擊單元格，按F9鍵，可刪除單元格中的公式，使單元格和編輯欄中都只顯示公式的結果。刪除公式後，單元格中的值就變成了固定值。函數函數是excel自帶的一些已定義好的公式Excel提供11類共幾百個函數，使用形式為

函數名(參數1,參數2,)

其中：參數可以是單元格、單元格區域（視為一個參數）、名稱、數字、函數等可以直接在公式中輸入函數，也可以使用粘貼函數按鈕或函數嚮導輸入函數常用函數求和

=sum(範圍）

如:=sum(b3:b8,a9:e9)求平均

=average(範圍)如:=average(f2:g8)求個數

=count(範圍)如：=count(c2:c20)求最大值

=max(範圍)如：=max(a1,b3:d5)求最小值

=min(範圍)如：=min(60,s1!c8)判斷取值=if(邏輯式，真時值，假時值）如：=if(a1+b1>=0,1,0)VLOOKUP函數

格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)參數說明如下：lookup_value：要查找的值；table_array：包含查找表的範圍。col_index_num：匹配的值所在的列的列編號。range_lookup：值為TRUE或省略，返回一個匹配值值為FALSE，返回一個具體的匹配值例如：有一個頻率與顏色對照表，數據區A2:B6。當在B7中輸入頻率值時，在B8中顯示對應的顏色值例PMT()函數格式：PMT(rate，nper,pv,fv,type)

參數說明如下：

rate為利率

nper為投資(或貸款)的期限

pv為本金

fv為投資(或貸款)期結束時的值

type為付款時間是期初還是期末例如：向銀行貸款40萬元，購買一套100平方米的住房,貸款期限為20年（240個月），年利率為5.3%。請問每月應向銀行還款的金額是多少元?例-2,706.56單變數求解問題：如果每月只能還款2000元，在其銀行貸款利率及貸款年限不變的情況下，應該向銀行貸款多少？選擇“工具/單變數求解”命令=PMT((B4/12),B3,B2)四種方法實現：“格式”工具欄、“格式/單元格”命令“格式/自動套用格式”命令“格式/條件格式”命令表格格式化

表格格式化：數據格式化和單元格格式化數據格式化設置數字格式、字體字型大小、對齊方式單元格格式化

設置行高列寬、邊框、底紋等未格式化格式化條件格式

“條件格式”操作示例：學生成績表如圖所示。將成績在60分以下的用紅色顯示，60-89之間的用黃色顯示，90以上的用藍色顯示。操作步驟：

選擇要格式化的區域C3:E15。

選擇“格式/條件格式”命令，打開“條件格式”對話框

在“條件格式”對話框中進行設置並確定圖4-18條件格式對話框例工作薄操作：檔菜單

建立工作簿：新建按紐或新建命令,可選範本保存工作簿：保存按紐或另存為命令打開工作簿：打開按紐或打開命令關閉工作簿：關閉按紐或關閉命令工作簿的其他操作：（更名、複製、刪除等）與對檔的操作類似執行“工具/自動保存”命令工作表操作

選定工作表：單擊工作表標籤可選定當前工作表

Ctrl選定多張不相鄰的工作表

Shift選定多張不相鄰的工作表工作表更名：雙擊工作表標籤輸入新表名移動工作表：拖動工作表標籤複製工作表：按住Ctrl後拖動工作表標籤插入、刪除工作表：游標移到標籤上按右鍵，在快捷菜單中選擇相應命令頁面設置與列印預覽

列印前應根據列印預覽效果做相應的頁面設置列印預覽例圖表

圖表是解釋和展示數據的重要方式Excel可將工作表單元格的數據或統計結果顯示為條形、折線、柱形、餅塊或其他形狀。生成圖表時，圖表中自動表示出工作表中的數據值。修改工作表中的數據時，圖表將被更新。圖表的元素

圖表是由若干個圖表元素構成，可根據需要分別對各元素進行修改和設置。工作表中的圖表被稱為圖表區域，圖表區域中一般包括繪圖區、背景牆、圖表標題、圖例、自選圖形、系列與數值、數值軸標題、分類軸標題以及數據表等圖表元素的修改在圖表區或繪圖區單擊右鍵，選擇“圖表選項”命令，在“圖表選項”對話框中，可以分別完成相應元素的增加、刪除、修改和設置的操作。在圖表區或繪圖區單擊右鍵，選擇相應的命令，還可以分別設置圖表區的格式、圖表類型、數據源、圖表位置、三維視圖格式、圖表窗口、基底、角點等。創建圖表

圖表是數值數據的圖形化，創建步驟：選取數據插入圖表選擇圖表類型系列產生在行或列獨立圖表嵌入圖表編輯圖表修飾圖表例向圖表中添加數據

例：選擇數據生成圖表複製粘貼例在圖表中更改數值

例：例選擇數據生成圖表修改數據Excel數據管理Excel資料庫是由行和列組成的數據記錄的集合，又稱為數據清單或數據列表。它對工作表提供數據清單管理；數據清單是指工作表中連續的數據區，每一列包含著相同類型的數據；可按數據清單進行排序、篩選、分類匯總等關係操作。列表或數據清單列或字段:構成記錄的基本數據單元字段名:列標題連續的數據區：二維關係表關係資料庫行或記錄:某個特定項的完整值列名唯一，同列數據的數據類型和格式應完全相同純數據（杜絕空行、非法數據）每行為一個記錄，標題行應與其它行隔開一行或多行避免在一張工作表上放置多份數據清單記錄單

數據清單就是一張有列標題的特殊工作表，可以在工作表中直接建立、編輯數據較多時，常使用“記錄單”向數據清單中輸入數據執行命令記錄單可以追加、刪除、查找記錄，單擊“條件”按鈕，可以按條件查找記錄數據的篩選

篩選是將不滿足條件的記錄從視圖中隱藏起來，只顯示滿足條件的數據，並不刪除記錄在規模較大的數據清單中，要找出符合若干條件的記錄可以使用“自動篩選”和“高級篩選”自動篩選是對整個數據清單操作，結果將在原有區域顯示高級篩選的結果可不在原有區域顯示大表明晰的小表

自動篩選

將游標定位在數據區中，選擇“數據/篩選/自動篩選”命令例高級篩選

高級篩選是對多個字段選擇的條件取邏輯與或邏輯或的關係高級篩選前，要在列表之外建立一個條件區域,條件區域至少有兩行，首行輸入字段名，其餘行輸入篩選條件,同一行的關係為邏輯與,不同行的條件關係為邏輯或。篩選結果可以在原數據列表位置顯示,也可以在數據列表以外顯示。將游標定位在數據區中，選擇“數據/篩選/高級篩選”命令例數據排序

數據類型 昇冪 降序文本 A,B,…Z Z,X,…A

數字 1,2,… 10,9,…

日期 Jan1,…Dec31,…

排序條件單一條件的排序多重條件的排序快速排序：僅按某列的數據排序時，可將游標置於該列上，再按“昇冪”按鈕或降序按鈕例分類匯總

分類匯總就是按某一字段分類，該字段值相同的歸為一類，其他字段對應匯總分類字段必須先排序匯總方式通常有:求和、求均值、求最大、計數每次匯總各匯總字段都只能選擇相同的匯總方式例：求各班各項成績的最高分

按班級字段昇冪排序

將游標定在數據區，執行“數據/分類匯總”命令例分級顯示數據透視表

數據透視表是一個產生於資料庫的動態總結報告資料庫可以是數據列表，也可以是一個外部檔一個數據透視表可以幫助把無限的行和列的數據字轉變成有意義的數據表示適合數據透視表的數據以資料庫形式存在的列表或在外部資料庫上的數據，且數據中必須包括數值型和文本型。數值型數據用於總結計算，文本型數據用於描述數據。例例：求電腦的平均分，數學的最高分選擇“數據/數據透視表和數據透視圖”命令PowerPoint2003

PowerPoint是

Office非曲直家庭成員之一的功能強大的演示文稿製作工具PowerPoint演示文稿由若干張幻燈片組成，其中可以包含文本、圖形、表格、聲音、圖象等資料數據生動直觀更有說服力幻燈片PowerPoint2003新增特性

保存到CD。可將PowerPoint檔打包，並且所有鏈接資訊都會直接保存到CD中

更新的媒體播放控制。PowerPoint與WindowsMediaPlayer進行整合,允許用戶全螢幕播放視頻、播放音頻和視頻流或者在幻燈片放映時顯示視頻檔的播放控制等。

增加幻燈片放映介面。可以使得用戶容易地在演示文檔放映時進行導航流覽。PowerPoint的主要功能有：建立和編輯演示文稿製作演示文稿大綱在幻燈片中加入內容（文字、圖形、表格等）繪製圖形製作特殊效果（如聲音、動畫等）放映演示文稿PowerPoint窗口

幻燈片製作、編輯框備註框視圖按鈕PowerPoint視圖

普通視圖幻燈片流覽視圖幻燈片放映視圖視圖：觀察幻燈片的方式大綱文本框幻燈片框備註框PowerPoint

主要術語演示文稿：是PowerPoint的演示檔，擴展名為.PPT。演示檔中除包括若干張幻燈片外，還包括演講者備註、講義、大綱和格式資訊。演示文稿用電腦演示，每張幻燈片就是一個單獨的螢幕顯示演示文稿用投影機放映，每張幻燈片就是一張35mm幻燈片製作演示文稿演示文稿是由一張張幻燈片構成的，製作、編輯演示文稿的過程就是對幻燈片進行製作的過程創建演示文稿的途徑製作幻燈片可選擇的版式幻燈片版式是幻燈片中各對象間的搭配佈局占位符(預先定義好的文本框)是版式中的虛線框，其中可輸入文本剪貼畫對象占位符文本對象占位符標題對象占位符製作標題幻燈片標題幻燈片專案清單幻燈片表格幻燈片圖表幻燈片組織結構圖幻燈片製作標題幻燈片執行新幻燈片命令選擇標題版式在文本框中輸入文字幻燈片的基本操作：插入新幻燈片從其他演示文稿中插入幻燈片選擇、移動幻燈片複製幻燈片刪除幻燈片大綱工具欄文字編輯包括對標題和正文文字的添加、修改、刪除，重新排列幻燈片的順