信息化助力成本管理精細化、體系化——建設(shè)全生命周期的信息化成本管理系統(tǒng)威海建設(shè)集團股份有限公司尹芙蓉

威海建設(shè)成本管理信息化建設(shè)歷程成本管理信息化建設(shè)取得的成效

信息化建設(shè)經(jīng)驗和體會提綱企業(yè)基本情況威海建設(shè)集團股份有限公司始建于1952年，是具有國家建筑施工總承包一級資質(zhì)的大型企業(yè)集團；公司經(jīng)營范圍包括：建筑施工、房地產(chǎn)開發(fā)和建筑產(chǎn)業(yè)工業(yè)化等。具有房屋建筑工程施工總承包壹級資質(zhì)；地基與基礎(chǔ)工程專業(yè)承包壹級資質(zhì)；消防設(shè)施工程專業(yè)承包壹級資質(zhì)；機電設(shè)備安裝工程專業(yè)承包壹級資質(zhì)；鋼結(jié)構(gòu)工程專業(yè)承包壹級資質(zhì)。下屬20多個分（子）公司，擁有各類機械設(shè)備1700多臺套，企業(yè)總資產(chǎn)60億元，年總產(chǎn)值65億元，年施工面積超過800萬平方米，年繳納稅金超過2億元。

管理信息化建設(shè)歷程2002年以前概預(yù)算軟件網(wǎng)絡(luò)圖軟件2006年用友NC財務(wù)軟件用友U8存貨系統(tǒng)2011年清科銳華項目管理系統(tǒng)2014年清科銳華報價和成本測算系統(tǒng)威海建設(shè)集團成本管理的特點

自營管控模式項目管控模式以自營為主，沒有掛靠項目三級管控模式集團、分公司、項目三級管理模式，對項目管控主要在分公司三算對比實施三算對比，設(shè)立專門部門對所有項目統(tǒng)一成本管理材料分級管理材料采購權(quán)力分布在集團、分公司、項目部，實現(xiàn)分級管理設(shè)備內(nèi)部結(jié)算設(shè)備大部分自有，材料中心庫統(tǒng)一用租賃方式進行內(nèi)部結(jié)算信息化助力成本管理的精細化、即時性和體系化威海建設(shè)在開展成本管理信息化建設(shè)之前，也一直在致力于建設(shè)類似的全生命周期的成本管理體系，并嘗試著用Excel表格來建立了一套電子數(shù)據(jù)庫。這種方式對威海建設(shè)的成本規(guī)范化起到了較大的促進作用。但是使用下來也出現(xiàn)了不少的問題：項目數(shù)據(jù)由項目經(jīng)濟師自己填報，真實與否無法校驗；成本數(shù)據(jù)的分析匯總不及時，不能在項目過程中及時發(fā)現(xiàn)問題采取糾正措施；電子表格的數(shù)據(jù)是手動填寫，由于理解的差異，經(jīng)常出現(xiàn)各種不規(guī)范情況，且不容易發(fā)現(xiàn)；項目和項目之間數(shù)據(jù)無法橫向?qū)Ρ?，同時自動匯總也很麻煩；沒有審批流程，通過郵件傳送，事后保存、查詢也分散在個人手中，數(shù)據(jù)的安全性得不到保障；沒有報警機制，必須依靠人的責任心和細心發(fā)現(xiàn)問題；EXCEL表格管理方式存在的弊端成本管理信息化的總體思路全生命周期建立全生命周期的成本管理體系，成本數(shù)據(jù)實時從分包、材料、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料等模塊自動抓取取消手工帳所有經(jīng)濟和成本相關(guān)數(shù)據(jù)電子化、流程化和標準化，取消手工成本賬，企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)計、考核數(shù)據(jù)以信息系統(tǒng)為準財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對賬財務(wù)軟件和項目管理系統(tǒng)成本數(shù)據(jù)對賬，要求項目每個月月度數(shù)據(jù)保持一致，互相校驗，保證數(shù)據(jù)真實性動態(tài)企業(yè)定額成本數(shù)據(jù)逐步沉淀積累形成企業(yè)定額庫，新項目可以各種參數(shù)分類動態(tài)查找類似項目，動態(tài)定額進行報價和編制預(yù)算，同時對項目經(jīng)理信用評價，形成管理閉環(huán)下一節(jié)材料需求計劃材料采購計劃采購合同審批材料入庫和結(jié)算采購合同支付材料出庫材料消耗分析設(shè)備配套計劃設(shè)備租賃計劃租賃合同審批租賃合同結(jié)算租賃合同支付設(shè)備臺班記錄設(shè)備核算分析勞務(wù)需求計劃勞務(wù)分包合同分包合同結(jié)算分包合同支付人工消耗分析其他費用預(yù)算其他費用記錄其他費用決算目標成本設(shè)定施工預(yù)算制定成本自動匯總成本分析預(yù)警分包商資信審查材料供應(yīng)商資信審查設(shè)備租賃商資信審查費用科目設(shè)置事先計劃事中控制事后分析成本分包材料設(shè)備財務(wù)周轉(zhuǎn)材料供應(yīng)商資信審查周轉(zhuǎn)材料需求計劃周轉(zhuǎn)材料租賃計劃租賃合同審批租賃合同結(jié)算租賃合同支付周轉(zhuǎn)材料出入庫周轉(zhuǎn)材料分析周轉(zhuǎn)材料報價和成本測算系統(tǒng)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化全生命周期成本管理體系項目跟蹤簽訂業(yè)主合同業(yè)主結(jié)算業(yè)主支付投標成本測定業(yè)主業(yè)主支付分析中標成本目標成本實際成本報價和成本測算自動算出分公司參考企業(yè)定額協(xié)商制定系統(tǒng)根據(jù)分包/

材料/機械等數(shù)據(jù)自動匯總投標階段項目策劃施工階段項目施工過程中的三算對比項目成本實時核算，動態(tài)監(jiān)控返回成本實時歸集，三算對比，目標利潤率、實際利潤率對比一目了然，月度成本和開累成本隨時對比可以追溯成本來源，保證自動成本歸集的真實性、準確性成本分析月報，是項目部根據(jù)成本數(shù)據(jù)人工編制的分析報告基于材料統(tǒng)一編碼，基于圖紙計算材料總體需用計劃所有經(jīng)濟和成本相關(guān)數(shù)據(jù)電子化、流程化和標準化——材料管理為例填寫入庫單入庫單直接打印作為憑證所有經(jīng)濟和成本相關(guān)數(shù)據(jù)電子化、流程化和標準化——材料管理為例自動產(chǎn)生材料臺賬自動產(chǎn)生材料明細賬自動產(chǎn)生材料收發(fā)存報表自動生成供應(yīng)商往來帳材料節(jié)超分析——總量分析返回項目管理系統(tǒng)與NC系統(tǒng)實際成本對賬，互相校驗和制約，對經(jīng)營計劃和財務(wù)工作的及時性、準確都是促進項目管理系統(tǒng)和用友NC材料明細對賬項目管理系統(tǒng)和財務(wù)軟件對賬，數(shù)據(jù)互相校驗返回項目竣工后，成本數(shù)據(jù)自動寫入成本定額庫每個項目定義好關(guān)鍵特征參數(shù)逐步形成動態(tài)成本定額庫企業(yè)定額難生成一是由于手工統(tǒng)計工作量巨大二是由于項目差異性大導(dǎo)致定額不準確新項目根據(jù)項目特征參數(shù)從數(shù)百個歷史項目中找出類似項目，加權(quán)平均計算出推薦預(yù)算作為參考項目經(jīng)理信用等級評價列表根據(jù)項目經(jīng)理成本管理完成狀況，自動生成項目經(jīng)理信用等級評價，作為項目經(jīng)理獎懲、晉升的參考返回威海建設(shè)成管理信息化經(jīng)理的三個階段數(shù)據(jù)應(yīng)用階段數(shù)據(jù)校驗階段數(shù)據(jù)錄入階段各個模塊能夠及時錄入數(shù)據(jù)能夠自動生成各種報表效率大大提升，管控措施落地能夠自動匯總核算出項目成本財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)ι腺~數(shù)據(jù)互相校驗保證了數(shù)據(jù)真實累計成本定額支持報價和預(yù)算業(yè)務(wù)部門逐步形成量化管理從事后審計到遠程實時監(jiān)管成本管理信息化取得的成果

管控措施落地原來很多管控措施有制度但是無法落地，信息化讓很多管控措施落地，比如事先計劃控制，合同結(jié)算率控制等橫向數(shù)據(jù)打通業(yè)務(wù)部門之間數(shù)據(jù)完全打通，同一數(shù)據(jù)來源，同一統(tǒng)計口徑，大大減少部門之間扯皮打架，也補上了很多管理上漏洞部門量化管理業(yè)務(wù)部門通過大量數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，制定相應(yīng)管理指標對本部門業(yè)務(wù)進行量化管理遠程實時監(jiān)管風險管理從原來事后審計演變成現(xiàn)在遠程實時監(jiān)管模式，以信息化考核檢查逐步代替日常業(yè)務(wù)檢查，信息化和業(yè)務(wù)融為一體有效集成項目管理系統(tǒng)和公司其他系統(tǒng)(OA、混凝土攪拌站)等系統(tǒng)有效集成下一節(jié)需用計劃不能超過總計劃當月入庫量不能超過當月計劃量信息化讓管控措施真正落地——以材料計劃控制為例返回材料入庫必須從合同中讀取明細材料結(jié)算必須以合同單價為準且不能超入庫數(shù)量支付不能超出合同規(guī)定的履約比例財務(wù)直接按照導(dǎo)出的支付匯總表來打印支票材料合同管理——經(jīng)濟管控中心、材料部、財務(wù)部橫向打通返回業(yè)務(wù)部門應(yīng)用信息系統(tǒng)各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，進行量化管理材料管理部門對庫管員的考核標準，以信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)為準材料管理部門對材料成本降低率制定的上限和下限標準返回遠程實時監(jiān)控，信息化和業(yè)務(wù)融為一體經(jīng)濟管控中心信息化檢查評分表——企業(yè)版信息化考評標準集團經(jīng)濟管控中心實時監(jiān)控所有項目的動態(tài)實際降低率和目標降低率的對比情況，出現(xiàn)風險就紅色顯示，提示重點關(guān)注并進行詳細的成本審計虧損項目專項分析會——應(yīng)用數(shù)據(jù)分析對分管業(yè)務(wù)持續(xù)改進返回系統(tǒng)集成、單點登陸從夢龍OA系統(tǒng)進入項目管理系統(tǒng)返回和商品混凝土攪拌站軟件集成做信息化要從企業(yè)實際出發(fā)，以實用為出發(fā)點，不盲目追求“大而全”；選擇合適的軟件公司