集團公司電子公文處理暫行辦法第一章總則第一條為規范公司電子公文處理工作，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據《中華人民共和國電子簽名法》、《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）、《黨政機關電子公文處理工作辦法》(廳字〔2019〕7號)、《國務院國有資產監督管理委員會非涉密電子公文簡報傳輸管理暫行辦法》（國資廳發〔2014〕15號）、《公文處理辦法》（股辦字〔2012〕732號），特制定本辦法。第二條本辦法適用于公司與所屬各全資控股、參股子公司、分公司（以下簡稱各單位）的電子公文處理工作。第三條本辦法所稱的電子公文，是指公司及各單位通過一體化辦公協同系統形成的具有規范格式公文的電子數據。第四條電子公文要素包括版面、擬制、辦理和管理等。要素要求需遵循《黨政機關電子公文處理工作辦法》中電子公文要素內容。第五條電子公文處理是指電子公文的生成、發送、接收、管理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有效的工作。第六條電子公文處理應當遵循電子環境下文件形成和產生效用的特點和規律，采取有效技術手段和管理措施，實行集中統一管理和全程控制。第七條電子公文處理必須堅持真實、完整、安全和可識別的原則，做到及時、準確、安全。經批準發送的電子公文，在公司內與相同內容的紙質公文具有同等效力。第八條電子公文處理必須嚴格執行國家、有關部門、公司保密法律法規及規定和網絡信息安全的有關規定，確保國家秘密和企業秘密安全。第九條辦公室（黨委辦公室）是電子公文處理工作的管理機構，負責指導各單位電子公文處理工作。第二章電子公文收文辦理第十條電子公文收文辦理，是指對收到或經轉換生成的電子公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、歸檔等程序。第十一條公司與各單位之間，原則上應采用電子公文形式互相傳遞非涉密文件。帶有附件的公文，應對附件進行電子化處理，并注明附件順序和名稱，與主件一起發送。第十二條凡接收到的電子公文，應由辦公室（黨委辦公室）等歸口部門對公文的發送單位、公文的內容和體例格式等進行審核，并對電子印章及其相關節點信息進行驗證和識別，確保所接收電子公文的完整性、真實性、有效性。第十三條對收到的外來紙質公文，除超長文件或有專門規定的文件外，應通過掃描等方式轉換為電子公文在網上流轉處理。紙質公文轉換為電子公文，應采用通用文件格式(經文字處理技術形成的電子公文，以WORD、OFD、PDF、EXCEL為通用格式；通過掃描儀、數碼相機等設備獲得的靜態圖像文件，以JPEG、TIFF、OFD、PDF為通用格式)，并在確保完整、清晰、準確的同時，盡量壓縮數據量，以便滿足網絡流轉需要，提高電子公文處理速度。第十四條經審核，凡真實有效并屬本單位辦理的電子公文，應由辦公室（黨委辦公室）等歸口部門按規定登記、編號，并根據文件內容及時提出擬辦意見，通過網上收文流程呈送公司領導批示或提交有關部門辦理。第十五條凡呈送公司領導批示的電子公文，應同時分送相應的領導秘書，以便掌握審批情況并及時督辦。第十六條對需要辦理的電子公文，承辦部門要及時提出辦理意見和具體要求，并通過部門處理節點提交給承辦人員落實；需要其他部門協辦的，應通過協辦部門節點提交有關部門協辦；對不需辦理但需部門內傳閱的，應通過部門處理節點提交本部門人員閱知。第十七條各部門應明確兼職文書人員，具體負責本部門電子公文的接收、傳遞及催辦工作，確保對接收的電子公文認真、及時辦理。辦公室（黨委辦公室）負責對各部門電子公文辦理情況進行跟蹤、催辦、督辦，防止漏辦或延誤。第十八條電子公文的辦理時限按《公司督辦工作實施辦法（試行》（股廳發〔2019〕470號）、《總部首辦責任制實施辦法（試行）》（辦發〔2020〕607號）執行。第十九條電子公文辦理完畢后，應遵循單套制管理原則，及時執行歸檔命令，按照要求完整歸檔，以防散失。第三章電子公文發文辦理第二十條電子公文發文辦理，是指通過一體化辦公協同系統發文流程制發本單位電子公文的過程，其辦理程序與各節點操作要求應嚴格按照紙質公文相關規定執行。第二十一條除涉密公文外，各部門主辦的公司或部門發文，應通過一體化辦公協同系統進行流轉辦理。第二十二條擬制電子公文，必須符合規范體例格式。電子公文的種類、格式及其各組成部分標識規則，適用《公司公文處理辦法》相關規定。第二十三條電子公文的起草，應堅持“誰主辦，誰起草”的原則，由主辦部門根據擬稿需要安排人員具體承辦。擬稿人要根據擬制公文要求，認真起草，并以發起人身份在一體化辦公協同系統發文流程中創建符合規范要求的發文任務。（一）草擬好的電子公文,應以WORD格式導入發文流程中流轉。帶有附件的電子公文，應按附件順序上傳，附件格式不能為壓縮文件。如附件為掃描圖片的，應按順序插入組成一個WORD文檔。（二）發文處理單相關內容要按規定填寫。（三）如因故中止發文流程中的擬發公文時，由擬稿人按規定撤辦。第二十四條起草好的電子公文，擬稿人應依次提交本處室及部門負責人審核并簽署意見。如發文內容涉及其他部門職權范圍，主辦部門應將電子文稿提交相關部門征求意見并會簽。會簽部門負責人應認真審核并簽署意見，及時提交主辦部門。經協商一致并完成會簽程序后的公司發文，主辦部門應按程序提交辦公室（黨委辦公室）等歸口部門進行核稿。第二十五條核稿人員應依據紙質公文擬制要求和行文規則，認真履行審核職責，嚴把公文質量關。對公文主旨不清、處理意見不當、行文方式欠妥的電子文稿，辦公室（黨委辦公室）等歸口部門應提出具體修改意見返回主辦部門重新修改。第二十六章經辦公室（黨委辦公室）等歸口部門審核后的電子文稿，應及時提交公司領導審核、簽發。簽發電子公文，應明確簽署“發”“同意”“同意發”等字樣。電子公文的簽發程序和審批權限，按紙質公文的規定執行。第二十七條電子公文經領導簽發后，應提交辦公室（黨委辦公室）等歸口部門文書進行編號。電子公文的文號依據發文類型依次編取。第二十八條編取文號的電子公文，由辦公室（黨委辦公室）等歸口部門文書依據發文類型，套取相應紅頭，進行編輯后轉擬稿人校對。擬稿人應認真檢查文件內容是否有差錯。擬稿人完成校對、確認無誤并簽署意見后，提交辦公室（黨委辦公室）等歸口部門文書繕印并加蓋電子印章。用印后電子公文應進行文檔保護，確保電子印章不被復制。第二十九條電子公文生成后，由擬稿人依據文件列明的主送和抄送范圍發送。電子公文的發送應當即時進行，做到即到即收即送。向公司系統外單位報送公文，應由主辦部門按照紙質公文規定辦理。第三十條電子公文發出后，主辦部門應及時查看“發文跟蹤”欄目，了解、掌握文件的收取情況，并負責催促、督辦有關部門、單位按要求簽收并辦理文件。第四章電子公文傳輸第三十一條電子公文傳輸，是指發文單位通過計算機網絡直接將電子公文發送至接收單位，接收單位收到電子公文后進行網上簽收或處理的過程。第三十二條公司與各單位間相互往來的電子公文，通過公司與各單位建立的一體化辦公協同系統進行傳輸。第三十三條各單位接收和傳送電子公文，必須登錄一體化辦公協同系統，并通過各單位設置的單位收文員進行接收或發送。第三十四條各單位要認真、及時更新收文員設置信息，收文員負責電子公文的接收、傳送工作。收文員在工作時段內應持續在線，實時接收電子公文。如因條件限制難以保持正常在線，應在每個工作日的上、下午上下班時各登錄1次，及時查看相關信息，以免延誤工作。第三十五條電子公文發送后，發送單位應注意檢查所發送公文的簽收回執，確保發送的電子公文已被接收。接收單位對不能正常接收的電子公文，應及時與發送單位聯系解決。第三十六條對接收到的電子公文，接收單位應認真履行簽收手續。如簽章驗證錯誤，應及時報告制文單位。總部各部門應在文件分發后工作時間2小時內完成簽收，并轉入部門收文流程承辦或傳閱。各單位應在文件發送后工作時間4小時內完成簽收，并按程序認真做好電子公文的處理工作。第五章電子公文歸檔第三十七條電子公文應在辦理完畢后，遵循公司電子文件歸檔與電子檔案管理相關規定，實時歸檔。第三十八條電子公文的歸檔，應參照有關紙質公文的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。第三十九條電子公文的歸檔，通過一體化辦公協同系統移交。第四十條電子公文的發文底稿及清稿、收發登記表、處理單、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一并歸檔保存。第四十一條由兩個以上單位聯合辦理的公文，原則上應由主辦單位歸檔，相關單位可保存電子文件。第四十二條電子公文歸檔應確認關聯公文或關聯參閱件準確齊全，保持文件之間的有機聯系和完整性。第四十三條歸檔電子公文應存儲在符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。第四十四條歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質公文的有關規定執行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。第六章安全保密第四十五條公司目前建立的一體化辦公協同系統屬于非涉密系統。電子公文處理嚴格執行“涉密不上網，上網不涉密”的原則。凡涉密公文不得在一體化辦公協同系統流轉及傳輸。第四十六條電子公文的處理和保存，應采取穩妥的身份認定、權限控制等措施，保證電子公文不被非正常改動。第四十七條用于電子公文傳輸的計算機及相關設備，應設立必要的安全措施，防止網絡侵入，確保電子公文信息和載體的安全。第四十八條電子公文應存放于符合安全要求的指定服務器上，并派專人嚴格管理和維護。未經電子公文處理主管部門同意，不得自行修改、刪除和銷毀電子公文。第四十九條電子公文處理工作人員不得向無關人員泄露操作程序或提供存儲數字證書、電子印章口令等相關軟件和