附件1-1：《設備監理文件歸檔規范》（征求意見稿）

XXXXXX.XXX.XX

XXX

中國設備監理協會團體標準

T/CAPEC-×××

設備監理文件歸檔規范

Specificationforplantengineeringconsultingdocument

（征求意見稿）

2017年11月

XXXX-XX-XX發布XXXX-XX-XX實施

中國設備監理協會發布

目錄

前言...............................................................................III

1范圍..............................................................................1

2規范性引用文件....................................................................1

3術語和定義........................................................................1

4基本要求..........................................................................2

5監理文件歸檔范圍..................................................................3

6監理歸檔文件組卷裝訂要求..........................................................4

7監理文件歸檔、保存與移交..........................................................4

附錄A（資料性附錄）設備監理文件歸檔組卷指南........................................6

II

前言

本標準依據GB/T1.1—2009給出的規則起草。

本標準由中國設備監理協會標準化技術委員會提出并歸口管理。

本標準負責起草單位：吉林夢溪工程管理有限公司

本標準參加起草單位：

本標準主要起草人：

III

設備監理（資料）文件歸檔規范

1范圍

本標準規定了設備工程監理文件的整理、歸檔、移交的要求。

本標準適用于設備工程監理過程形成文件、記錄的編寫、整理、組卷、歸檔和移交。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規范

GB/T26429-2010設備工程監理規范

GB/T50319-2013建設工程監理規范

GB/T50328建設工程文件歸檔規范

3術語和定義

GB/T26429－2010界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

3.1設備監理(資料)文件plantengineeringconsultingdocument

設備監理單位在履行設備監理合同過程中形成或獲取的文件和記錄。

3.2電子文件electronicrecords

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機數字設備閱

讀、處理并可在通信網絡上傳遞的文件。

[GB/T18894-20023.1]

3.3監理歸檔文件archivalinspectionrecords

指設備監理服務過程中形成的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的文件，包括文字、圖紙、圖

表、聲像、電子文件等各種形式的文件和記錄。

3.4監理記錄inspectionrecord

設備監理人員通過觀察、審查、記錄、確認等見證方式，對文件、記錄、報告、實物及工序進行監

督、檢查形成的相關記錄。有時也稱作檢驗（查）記錄。

注：樣機驗收記錄、出廠驗收記錄、開箱檢驗記錄等都屬于監理記錄。

3.5監理放行單inspectionrelease

項目監理機構對被監理單位提交的重要工序或成品報驗申請單審查，具備出廠（轉序）條件后，簽

發的放行文件。有時也稱作檢驗放行單。

3.6整理arrangement

按照一定的原則，對監理文件進行挑選、分類、組合、排列、編目，使之有充化的過程。

1

3.7案卷file

由互有聯系的若干文件組織的檔案管理單位。

[GB/T50328，2.0.13]

3.8立卷filing

按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱卷組。

[GB/T50328，2.0.14]

3.9歸檔puttingintorecord

文件形成部門或形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規定向本單位檔案室移

交的過程。

4基本要求

4.1設備監理文件的形成和積累應納入設備監理單位監理項目管理的各個環節和有關人員的職責范圍，

并具有歷史查考和憑證作用，確保監理服務質量的可追溯性。

4.2設備監理應有文件化的信息明確監理文件編寫及歸檔要求，包括內容、形式、格式（電子文件）、

份數、歸檔時間。

a)監理項目應有唯一性標識，如項目名稱、編號等。

b)項目啟動前，總監理工程師應將文件編寫及歸檔要求，及時傳達給項目相關人員。

c)監理工作中，設備監理工程師應主動了解所負責項目監理文件編制及歸檔管理要求，同步完

成工作范圍內監理文件的編制、收集、匯總、整理，并按要求傳遞。

d)項目執行中，總監理工程師應督促、檢查監理歸檔文件編寫情況及質量，項目歸檔文件較多

時，過程中應定期或不定期組織監理文件收集整理。

e)項目結束后，項目監理機構應及時組織文件整理、組卷和歸檔，按照合同規定時間向委托方

移交。

4.3監理文件的名稱應與GB/T26429-2010和本標準保持一致，內容應與所監理項目相符，簽審批手續

齊全。

4.4監理文件形成應與監理工作同步，不得事后補編。文字、表格、圖片、簽字、印章等清晰，記錄內

容真實完整。涉及問題整改文件應有閉合記錄。

4.5歸檔監理文件應為原件，內容不得隨意修改，當需修改時，應實行劃改，并由劃改人簽字蓋章。

4.6設備監理單位在監理過程中應統一使用GB/T26429-2010附錄B、附錄C中各類表格，被監理單位

宜使用附錄A中各表向監理報審。

4.7監理合同簽訂后，總監理工程師應及時組織編制項目監理規劃，設備監理單位技術負責人審批后，

報送委托方。監理規劃內容應符合GB/T26429-2010中6.1.3.1的要求。

4.8監理細則應在相應監理工作開始前編制完成。監理細則應明確監理主要控制點及見證方式，總監理

工程師審批后，報送委托方。

注1：關鍵點檢驗或出廠檢驗可不編制監理細則，但宜制定檢驗計劃表，明確檢驗項目及要求。

注2：監理細則或檢驗計劃表擬定的檢驗內容應形成相應的檢驗記錄，并有可追溯性。

4.9設備出廠（轉序）檢驗合格后，設備監理工程師應簽發監理放行單。監理放行單需總監理工程師審

批后生效。

4.10用于歸檔的與監理工作相關的會議紀要，應附會議簽到表或會簽，確保會議紀要內容真實有效。

4.11監理合同約定的各類報告（監理階段報告、專題報告、監理工作總結報告，應按約定提報，并

按本標準要求歸檔保存。

2

4.12監理階段報告的報告周期及具體內容有合同確定。監理階段報告、監理工作總結報告宜包括以

下內容：

注1：監理階段報告宜包括內容：

a)本階段項目進展情況；

b)工作完成量與計劃工作量比較；

c)質量狀況分析、不符合的處理及跟蹤；

d)存在的主要問題及相應措施的效果分析；

e)合同其他事項的處理情況，如變更、延期等；

f)本階段項目進展的綜合評價；

g)本階段監理工作總結。

注2：監理工作總結報告宜包括內容：

a)項目進展或完成情況；

b)本項目監理人員及資源投入；

c)合同履行情況；

d)監理工作成效；

e)監理過程中出現的問題及處理情況；

f)工程或設備照片。

4.13各工序報驗表簽署時間應真實合理，符合工藝和時間邏輯，監理審核、審批應及時，審查結論

表述明確。

4.14監理文件書寫要便于保存，書寫應使用藍黑墨水鋼筆、碳素筆或中性筆，不得用鉛筆、圓珠筆、

紅墨水、純藍墨水、復寫紙或易于褪色的材料書寫。要求字跡工整清楚、易于辨認。

4.15所有表格及附件按A4幅面（297mm×210mm）裝訂成冊。豎向版面的頁邊距設置為左（裝訂邊）

25mm；橫向版面的頁邊距設置為上（裝訂邊）25mm。收集來的文件裝訂邊若小于25mm，需要在裝訂邊

裱糊紙條，確保裝訂后文字或表格內容不被裝訂。

4.16委托單位有權對監理文件進行監督檢查，對歸檔文件組織審核、確認和驗收。

4.17如果委托單位要求移交監理文件（資料）歸檔，應在監理合同中予以明確移交的文件（資料）

清單。設備監理單位應保存監理文件（資料）檔案的副本備查。

4.18基于互聯網技術的監理文件（資料），其程序應自動設置時限控制與記錄，確保時限性與可追

溯性。

5監理文件歸檔范圍

5.1監理過程中有關重要活動記錄，具有保存價值的文件、原始記錄均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

5.2監理歸檔文件應采用紙質文件和電子文件。

a)歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保

持一致。

b)電子文件應保存時間、相關軟件、版本、數據類型、格式等信息。

5.3監理文件的歸檔范圍

5.3.1駐廠監理文件（資料）歸檔范圍

包括但不限于下列文件：

3

a)總監理工程師授權委托書（任務單）

b)委托監理合同

c)監理規劃

d)監理細則

e)監理記錄、檢驗報告

f)監理工程師通知單

g)監理工作聯系單

h)監理階段報告（監理日報/周報/月報）

i)監理專題報告

j)監理工作總結報告

k)會議紀要

l)往來信函

m)監理放行單

n)其他

5.3.2關鍵點、出廠檢驗監理文件歸檔范圍

包括但不限于下列文件：

a)監理合同或任務單

b)監理細則/檢驗計劃

c)監理記錄/檢驗報告

d)監理放行單

e)監理工作總結報告

f)監理歸檔文件組卷裝訂要求

5.4監理文件歸檔組卷原則是便于檢索和查詢。監理文件組卷應遵循監理文件形成的規律或成套性，保

持文件的有機聯系，組卷規范合理，符合檔案相關規定。

5.5監理文件按照項目或合同進行歸檔組卷，一個項目對應一套文件。按照文件類別立卷，按制造廠或

（合同、項目）成冊。項目通用文件集中放在綜合卷。組卷詳見附錄1《歸檔組卷指南》。

5.6文件組卷步驟：分類→組卷→卷內文件順序排列→撰寫案卷題名→編頁碼→填寫卷內目錄→填寫卷

內備考表→填寫案卷封面→案卷裝訂。

5.7組卷順序：封面→卷內目錄→文件→卷內備考表。卷內文件排序后，凡有書寫內容頁面均應編碼（卷

內封面、目錄、備考表不用編碼），所有文件排序必須與卷內目錄對應。

5.8卷中分冊的，每冊均應加封面、卷內目錄和卷內備考表。每卷厚不超過20mm。如超過20mm應采用

分卷、冊。

5.9文件裝訂線距左邊15mm，按三孔成一線裝訂，中孔居中，孔間距75mm。橫向表格文件裝訂時，其

表頭應朝向左裝訂邊。

5.10裝訂好的案卷應做到牢固、整齊、美觀，卷內無錯頁、倒頁、壓字，不妨礙閱讀，便于保管和

使用。

6監理文件歸檔、保存與移交

6.1監理歸檔文件（資料）應按約定時間向本單位檔案管理部門移交。如果監理合同有向委托移交約定

的，依合同約定。

6.2設備監理文件（資料）移交后，應保存書面驗收、移交手續。

4

6.3監理歸檔文件（資料）的保存期限不少于5（20）年。

5

附錄A

（資料性附錄）

設備監理文件歸檔范圍

序

卷號資料名稱責任人必要性保存年限及編制說明

號

一第一卷綜合管理資料（通用資料）

總監理工程師授權委托書

1總監理工程師應有

（法人授權委托）

設備監理委托合同

2總監理工程師應有

（含訂單）

3監理規劃總監理工程師應有

設備監理工程師項目相關內外部會議

4會議紀要如有

總監理工程師紀要

設備監理工程師內外部溝通聯絡函

5往來信函如有

總監理工程師

設備監理工程師

6質量事故處理文件如有

總監理工程師

7監理工作總結報告總監理工程師應有項目總結

竣工資料移交后需辦

8資料移交手續總監理工程師應有

理移交手續

二第二卷監理報告（按時間順序）

監理階段報告

1設備監理工程師應有

（日報/周報/月報）

設備監理工程師

2專題報告如有

總監理工程師

三第三卷監理過程資料（按制造廠分冊）

1監理細則設備監理工程師應有

2監理日志設備監理工程師應有

過程檢驗記錄不得少

3監理記錄設備監理工程師應有

于監理細則檢驗項

4監理工程師通知單設備監理工程師如有總監審批

5監理備忘錄設備監理工程師如有

6問題處理閉合記錄設備監理工程師如有

7其他過程文件、記錄設備監理工程師如有

8監理放行單設備監理工程師應有總監審批

四第四卷影像資料應有光盤或U盤

6

附件1-2：《設備監理文件歸檔規范》

規范編制說明

一、編制該規范背景

1、吉林夢溪多年的設備監造服務實踐中，對于設備監理技術文件歸檔移交管理有一定

難度。經常遇到在監造工作完成后，委托方對監理技術文件歸檔內容要求還在變化或不明確

問題。很多業主對監理資料歸檔移交在合同簽訂時或項目啟動前沒有明確要求，項目執行過

程中業主到現場檢查或在資料歸檔移交時才提出一些要求，導致設備監理單位工作非常被

動，為了滿足業主要求事后補編一些資料，給被監理單位及監理單位工作增加不必要的工作

量，同時形成的監理資料質量不高。雖然各設備監理單位制定了相應的設備監理歸檔資料管

理制度，因沒有國家或行業標準支持，業主認可有難度。

2、在與兄弟設備監理單位溝通、交流及檢查過程中，了解各單位對監理歸檔資料編制

及管理認識差別很大，有些單位要求過多，有些單位只有一個監造報告，有些單位甚至沒有

明確要求。原因有些單位成立時間較長，在實踐中摸索總結一些東西，資料管理做的較比好。

有些單位幾乎沒有管理，因此需要行業有一個統一的標準指導、規范各監理單位的管理。

3、工程監理對監理資料管理有明確要求（包括設計、安裝調試階段）。建設工程監理

規范（50319-2013）中雖然提到制造階段監理部分要求，但是沒有考慮到制造階段的具體情

況，有些要求不適合制造階段監理（見50319與26429對照表），因此制造階段監理資料及

歸檔要求應該說是缺失的。在實踐中各單位形成的各項監理資料的名稱不統一，比如監理大

綱、監理規劃、監理細則、見證記錄、監理通知單等這些基本的監理資料在同行業之間理解

都不一致，說法不一致，使用也不規范。

4、GB26429-2010規范里有些條款及附件對監理資料提出一些要求，并給出一些模板，

但是在監理實踐中，各業主單位、監理單位、被監理單位不知道如何使用，即使使用效果不

好，有些表格（例如B類表格）監理單位必須使用，監理單位不需要再另行設計其他，因此

有必要強化26429標準執行。

二、規范編制目的與意義

1、強化各監理單位對GB26429-2010規范執行力度，特別是該標準要求形成的過程技

術文件及記錄應規范使用，統一監理單位行為規范。

2、在項目試車及投產后，當被監理的設備出現質量問題時，監理單位能夠提供監理服

務可追溯的記錄，有效避責。

3、通過該規范進一步明確設備監造過程中，按照法律法規應形成的監理技術文件及原

始記錄，避免出現重大管理紕漏。

4、統一監理行業行為標準，縮小監理單位間的管理差別。

5、給業主單位提供可以參考的標準。

三、規范使用