湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1公司簡介...........................................................1

2公司采購與付款內部控制現狀.........................................1

3公司采購與付款內部控制存在的問題...................................1

3.1采購預算和采購計劃不合理.....................................2

3.1.1采購預算不合理.........................................2

3.1.2采購計劃不合理.........................................2

3.2采購執行管理不到位...........................................2

3.3采購合同管理存在缺陷.........................................3

3.4付款審核環節不合理...........................................3

4公司采購與付款內部控制制度優化設計.................................4

4.1采購預算及采購計劃優化.......................................4

4.1.1采購預算管理優化.......................................4

4.1.2采購計劃內部控制優化...................................5

4.2采購執行過程優化設計.........................................6

4.2.1采購價格內部控制優化...................................6

4.2.2采購招標內部控制優化...................................7

4.3采購合同管理.................................................7

4.4采購付款管理.................................................8

5設計效果及小結....................................................10

參考資料............................................................11

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遼寧省鑫源溫控技術有限公司采購與付款內部控制

制度優化設計

1公司簡介

遼寧省鑫源溫控技術有限公司成立于2018年7月12日，是一家國家級高

新技術企業，集研發、計算機軟件開發、節能供暖系統開發和營銷為一體。該

公司擁有200名員工和10000平米的智能廠房。公司的組織架構相對簡單，設

立了一個最高級別機構——董事會，并由董事長直接對其負責。另外，有兩名

副總向公司總裁匯報，7個業務單位則由副總負責。具體的組織結構圖請見圖1-1。

圖1-1遼寧省鑫源溫控技術有限公司組織結構圖

2公司采購與付款管理現狀

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司是一家以太陽能電池為核心產品的供應

商，其產品包括光伏電池、智能顯示屏、溫度控制器等。該公司對每個部門的

工作分工和工作責任都有明確的規定。目前，采購員使用的是SAPERP系統，

只有財務和倉庫兩個部門可以進行數據交換。收貨的具體過程為：首先，倉庫

部門的工作人員將收貨明細表輸入到系統中；接著，財務人員會對其進行實時

的審核、批準和確認是否收貨。

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企業的購進及付款管理統一,由財務部門和政府采購部門協同配合流程審

批,企業各種物資采購業務統一執行比價采購管理制度。并嚴格遵守政策、督促、

審查等物資采購流程。采購物資的種類、品種、數額均須嚴格地列入企業計劃

管理,并依據建設項目的具體情況按計劃實施購買。企業在交付購買進度款、建

筑材料設備款以及各種其他費用時要嚴格遵守審批手續。

3公司采購與付款內部控制存在的問題

3.1采購預算和采購計劃不合理

3.1.1采購預算不合理

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司的采購部門在制定采購計劃時存在不科

學、不準確和不符合市場經濟條件等問題，這些問題影響了企業的利益配置。

財務部門沒有對采購部門的資金使用進行詳細的規劃，僅僅是根據采購計劃進

行項目的布置，而并沒有對采購計劃和合同進行充分的了解。經常會出現貨物

經過檢測并進入倉庫之后才開始進行登記的問題，這導致不能對公司的現金流

進行有效的調配。鑫源公司各單位只制定月度采購計劃,采購單位按生產預算編

制生產方案,無法滿足現場實際狀況和隨時會變化的需求條件。

3.1.2采購計劃不合理

該公司的采購計劃缺乏協調性。采購計劃的完成需要銷售部門、生產部門、

技術部門和倉儲部門之間緊密合作。如果各個部門之間的關系不能良好配合，

將會對公司的運作產生很大影響，阻礙公司的發展。對于購買數量的問題，由

于沒有與銷售部門及其他有關部門溝通，也沒有考慮公司存貨狀況，經常采購

數量不是最優的。

如果采購人員缺乏足夠的行業調查和采購準備，就無法以更低的價格采購

到大量的商品，這將直接導致整個企業采購和生產成本的增加。但是，如果采

購的材料過多，就很有可能導致公司的存貨過多，這樣將造成大量的流通資產

被消耗，導致整體的存貨周轉效率降低。如果采購的材料總量過低，就會耽擱

正常的產品生產周期，從而導致整個企業的日常生產經營活動變得遲緩。一旦

產品停擺，無法按時交貨給客戶，將對公司造成很大的直接經濟損失。為了保

證物資采購規模，采購人員按照生產部門和庫房提供的數據，經過經手責任人

審查。但是，如果操作出現誤差，就可能出現兩個人相互推卸責任或無人負責

的情況，最終結果是公司要承擔全部責任并遭受巨大損失。

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3.2采購執行管理不到位

遼寧省鑫源溫度控制科技有限公司無法實行“公司集中采購”制度，因此

無法享受到該制度帶來的優勢。以大型FDI公司為對象，以集團型公司為基礎，

逐漸形成了“全球合作型”的“全球采購”、“全球采購型”、“全球化”的

“全球化型”、“國際化”的“全球化采購型”等采購模式，這些采購模式能

夠簡化企業的采購過程，從而降低采購費用。當采購部門選擇供應商時，他們

往往會傾向于選擇長期合作的供應商，這樣更容易通過招標獲勝。但對于那些

擁有較強資源優勢的供應商，他們很可能被排除在外，而中小型企業則缺乏相

應的優質供應商資源。

在2003年第三季度，重要工程合同中有三成以上是由一家公司簽訂的。招

標方式屬于“流”的一種，采購公司傾向于選擇自己熟悉的公司，盡管其信譽

度較高，但這也可能導致采購公司和投標公司串通、泄漏標底的現象。因此，

對于招標過程的控制不嚴，將直接導致采購成本的增加，同時也會導致修理和

維護費用的增加，給公司帶來財務風險和不必要的經濟損失。

3.3采購合同管理存在缺陷

遼寧省鑫源溫控技術有限公司由于在簽訂合同時缺乏對供貨商履行合同情

況的跟蹤管理,有可能導致不按時提供貨物的情況而危害企業。與某些供貨商簽

定的協議中,發生了貨款全額預付,又或是預付款比率較高,嚴重影響財務資金

周轉倒。

合同管理制度不健全、全責不明確:遼寧省鑫源溫控技術有限公司恰恰在這

方面還有待進一步完善,但由于缺少系統的管理規定,使政府部門間的職責分配

不清晰,或者出現著政府部門間相沖突的現象。同風險管理意識較淡薄:由于公

司管理層缺少對履約經營風險預防和規避管理工作的認識,進而形成了公司購

買履約經營管理欠缺、資金短缺,也不能把公司的購買履行合同視為企業經營的

主要內容。履約管理信息化程度不高,履約風險管理手段較滯后:由于公司合同

管理工作的建設較為單薄,從而使得公司購買履約科學管理的手段比較落后。公

司內部采取的主要還有對上司匯報、對下屬監督的傳統做法,動態全方位地對合

同內容實施有效監管還很難實現,而縱向上的信息溝通渠道也相對比較少,因此

監管的工作效率也一般較低。

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3.4付款審核環節不合理

遼寧省鑫源溫度控制技術有限公司的財務部門審核付款資料的標準不夠嚴

格，對其他部門的付款申請單、收據、入庫單等進行了審核，即使備份協議、

倉庫收貨單、材料收貨單等資料不完整仍然進行支付。當購貨者將發票送到財

務科后，在財務部門審核通過后，就可以進入倉庫查看驗收情況，查看驗收種

類、單元等是否與發票信息相符。對于原材料的利用，即使在實際生產中出現

了不符合要求的商品，也無法進行跟蹤。生產單位和倉庫等部門也沒有意識到

這一點，索性實施了支付管制。如果出現貨物不達標的問題，就會造成不必要

的經濟損失。

該公司的財務部門在收到賬目后不進行審核，就可以在賬目上簽字，納長

看到財務部門的簽字后就可以開始付款。但對于大型原料工程的資金支出，由

于未經有關部門批準，很容易引發巨大的金融風險。在公司的支付流程中，由

于對內部控制不嚴，未進行內部控制，因此在應付財務時，公司可以隨意進行

操作。在月末結束時，公司會了解不同供貨商的付款期限是否有減少。如果在

一個制度下無法按期支付應付賬款，公司將提前支付，這給公司的融資帶來了

很大的困難。

4公司采購與付款內部控制制度優化設計

針對遼寧省鑫源溫度控制技術有限公司存在的上述問題，結合相關財務管

理和內部控制理論，對公司的采購與付款內部控制進行優化設計，以提升公司

整體的采購管理能力。具體優化方案如下：

4.1采購預算及采購計劃優化

4.1.1采購預算管理優化

采購預算是供應單位為了配合企業年度銷量預期及產品數量,對所需要的

原材料的總量和價值制定的方案,對未來需求狀況做出預估的管理手段。采用預

算管理的管控,能夠協助公司實現資產最優化的分配。采購預算控制是企業內部

控制管理的重要手段,是企業會計管理中不能缺少的重要管理組成部分。采購預

算需要先由企業財務部門的財務總監反復審查并確定,然后再由董事長審核確

定,一環扣一環分配好部門的責任。采購預算內部控制優化如4-1:

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圖4-1采購預算管理內部控制流程圖

4.1.2采購計劃內部控制優化

遼寧省鑫源溫度控制技術有限公司的生產部門和其他需求方提出了需求，

采購部門對需求進行整理。對各單位和倉庫的庫存情況進行審核和分析，估算

采購量，確定采購單位、采購截止日期并啟動規劃。采購部門制定需求計劃后，

需要讓生產部門對其進行統計和梳理，并調查其與公司實際產品需求是否匹配，

必要時進行調整。待確定不放后,將需要計劃按照流程順序遞交生產總監、營銷

總監審批,上述任何一方不能使用,購買單位就需要最新的產品計劃,直接采購

計劃制定完畢,再遞交財政部進行核算、整理,方便財政部進行管理使用。最后

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董事長對提交需求情況進行審核,符合條件的進行審批,確定采購計劃。購買數

額達到五億元上限的申購單,則需董事長對提交需求情況進行審核。采購部按照

有關要求進行購買預算計劃,并負責對審核過程涉及的有關資料做好歸檔,如圖

4-2所示。

圖4-2采購計劃管理內部控制流程圖

4.2采購執行過程優化設計

4.2.1采購價格內部控制優化

為了實現完善的進貨和支付的內部控制過程，遼寧省鑫源恒溫科技有限公

司還應設立內審部門，對所購買的產品價格和供貨商進行內審。如果內審不通

過，應及時將進貨和支付的內部控制部門退回給供貨商，否則將重新接受供貨

商的出價。所有的過程和方法，最終的結果，都需要接受內審的監督和審查，

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以避免出現供應商、采購部門工作人員徇私舞弊、與供貨商勾結等損害企業利

益的情況。通過專門的內部審計和審查，可以幫助公司規避風險，在很大程度

上可以幫助公司降低經營成本，從根本上可以幫助公司找到最適合、更優的供

應商，幫助公司實現整個公司產品線的有序經營。在內審監管下，最優的內部

控制流程如下圖所示：:

圖4-2內審監督下采購價格管理內部控制流程圖

4.2.2采購招標內部控制優化

為了提高遼寧省鑫源溫度監控技術有限公司的招投標活動的規范化程度，

應對現有的招投標活動進行進一步改進。可以采用供應商內部投標或公開招標

的方式，通過開放、評估和決標的過程，選出優質供應商，并簽訂采購合同，

以便對商品價格進行合理有效的控制。采購部門應遵守國家采購管理制度，結

合公司實際情況，編制供應商采購投標文件，并提交采購經理審核后，進行公

開投標。采購部門應將優質的供應商作為目標，并確保所選供應商符合相關要

求。

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4.3采購合同管理優化

公司與供貨商保證長久合作,維護雙方的權益,依賴于公司和供貨商合理履

行購銷協議。良好的購銷協議能保證遼寧省鑫源溫控技術有限公司實際運作過

程中,權益沒有損失,不致有經濟糾紛的產生。采購部要針對企業的具體狀況、

購買要求,制定購買計劃和采購協議。通過完善購買協議的管理過程,設置法律

顧問,確保企業購買協議制定的合法性和有效性,維護企業權益。明確合同制度

與職責落實到相關部門,公司法律部門反復審核合同風險,增強公司對風險管理

的意識從而避免公司利益的損失。出貨預付款時可以和供貨商簽訂預付款說明

定金貨款的30%,剩余貨款采用貨到驗收付清,如果雙方有違約賠付違約金。這樣

有效地減少了公司的資金壓力緩解財務資金問題。優化后的流程如下圖所示：

圖4-3采購合同內部控制流程流程圖

4.4采購付款管理優化

付款環節作為采購與付款最后一個環節,供貨商提供貨物并開發票,發票由

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公司三個部門反復審核與審批分別是采購部門、財務部門、倉庫部門三層審核

通過后才能最后付款。對于大宗采購產品必須要各層相關領導簽字確認最后總

經理確認發向出納簽字出款,對于每一級簽字人員都負直接關系。

為了確保物資采購和支付的品質，遼寧省鑫源恒溫科技有限公司的財政部

和供應商采購部都應該制定嚴格的審核和監管制度，以檢查物資采購和入庫的

品質，并作為最終的第一道防線。本文結合遼寧省鑫源恒溫科技有限公司實際

的供貨情況和支付方面存在的問題，對其支付的內控過程進行了有目的的設計

和優化，見圖4-4。

圖4-4付款內部控制流程圖

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5設計效果及小結

在服務方面，如采購和付款，其內部控制可以直接體現出運營的活躍程度。

這是公司內部控制的重要部分。本章主要對遼寧省鑫源溫度監控技術有限公司

的整體內部控制進行了分析，并結合該公司的實際情況，對其在采購和支付過

程中所面臨的實際問題進行了分