文件檔案管理制度一、目的和范圍目的本制度的目的是為了規范和管理公司各級部門的文件檔案，確保文件檔案的安全、完整和易于查找，提高生產效率和工作質量。范圍本制度適用于公司全部部門的文件檔案管理工作，包含紙質文件和電子文件。二、基本原則1.合規性原則文件檔案管理工作應遵守相關法律法規和公司制度，確保合規性。2.保密性原則文件檔案應嚴格保密，不得泄露、竄改或濫用。3.完整性原則文件檔案應完整、準確地記錄相關信息，禁止刪除、涂改或竄改文件內容。4.可追溯性原則文件檔案應有明確的來源和流轉記錄，方便日后追溯和查證。5.便捷性原則文件檔案應具備便捷的查閱和利用方式，以提高工作效率。6.穩定性原則文件檔案應保管在穩定的環境中，防止損壞、丟失或被盜。三、文件檔案管理流程1.文件的登記和歸檔（1）部門接收到文件后，應及時進行登記，記錄文件的來源、接收時間、文件類型等信息，并為文件編制唯一編號。（2）依據文件編號，將文件整理歸檔，并登記文件檔案存放的位置和保管責任人。（3）對緊要文件和機密文件，應在登記后立刻進行備份和加密處理，并保存備份記錄。2.文件的保管與借閱（1）文件的保管責任人負責對文件檔案進行定期檢查和維護，確保文件的完整性和安全性。（2）非文件的保管責任人嚴禁隨便攜帶文件離開辦公區域，必需情況下應征得上級批準，并在離開時登記借閱記錄。（3）文件借閱時，應填寫借閱申請表，并經相關負責人簽字批準。借閱期限一般不得超出7天，并可依據實際需要延長。（4）借閱人在借閱期滿后應及時歸還文件，并填寫歸還申請表，由相關負責人確認后方可歸檔。3.文件檔案的銷毀與移交（1）對于已經過期或無需保存的文件，應依照公司規定的銷毀周期進行銷毀，并填寫銷毀記錄。（2）文件檔案移交時應填寫移交申請表，并經相關負責人簽字確認，接收方應依照移交清單進行驗收。（3）移交的文件檔案應有明確的流轉記錄，以確保文件移交的完整性和可追溯性。4.電子文件的管理（1）電子文件應依照相關規定進行統一管理，包含文件存儲結構、文件命名規范等。（2）電子文件應定期進行備份，并保管在可靠的服務器或云存儲平臺上，以防止數據丟失。（3）電子文件的訪問權限應依據職責和權限進行設置，確保文件的保密性和可控性。四、責任與制度執行1.責任分工（1）公司管理部門負責訂立和推廣文件檔案管理制度，并監督各部門的執行情況。（2）各部門負責建立部門檔案管理制度，明確部門內部的文件檔案管理責任和流程。2.制度執行（1）公司全體員工都應遵守和執行文件檔案管理制度，并及時反饋問題和建議。（2）公司管理部門將定期進行文件檔案管理的檢查和評估，并對不符合規定的部門進行整改。（3）對于嚴重違反文件檔案管理制度的行為，公司將視情況予以相應的紀律處分。五、附則1.制度的修訂依據實際情況和管理需求，公司管理部門有權對本制度進行修訂，并及時通知相關部門。2.員工培訓公司應定期組織員工進行文件檔案管理培訓，提高員工的意識和本領。3.相關制度本制度與其他相關部門的制度存在沖突時，以公司管理部門的要求為準。4.生效日期本制度自發布之日起生效，作為公司文件檔案管理的基本規范