財務付款及報銷管理辦法第一條目的為規范財務付款行為，加強費用控制，明確XX公司內部在財務付款/報銷方面的流程、權限與責任，特制定本辦法。第二條適用范圍1、XX公司及其下屬各經營單位；2、各控股子公司可根據本辦法和實際情況制定本單位實施細則，報XX公司財務部總監和總經理批準后執行。第三條財務付款/報銷管理原則1、真實、必須原則：經辦業務真實且必須，付款/報銷單據真實、合法、有效。2、預算、計劃原則：各項付款/報銷必須有預算或用款計劃。3、合同控制、報批原則：重大項目開支必須先擬訂合同，并依本辦法報相應領導批準后執行。4、歸口控制原則：財務付款、費用發生應按責任部門歸口負責、歸口報銷。原則上每個人在一個會計年度內只能指定在一家經營單位報銷，不得在多家公司報銷；對于跨公司所發生費用，按費用發生必要性和權責發生制原則，年底統一劃分到各責任單位所應承擔責任制考核中體現，帳上不作調整。5、效益、節約原則：費用支出應力求效益、節約。6、內部控制原則：所有財務付款/報銷應由兩個以上部門共同完成。第四條財務付款/報銷內容財務付款/報銷內容包括：投資性支出、存貨采購支出、資金調度、預支款項；制造費用支出、管理費用支出、營銷費用支出、財務費用支出、稅金支出、其他業務支出、營業外支出及資產處置等。第五條股份公司費用報銷地點及費用分攤1、報銷地點規定以主要工作地辦理費用報銷。順德派駐浙江高管人員費用統一在浙江XX公司財務部處辦理費用報銷（詳見附件1）。2、費用分攤股份公司財務部年終統計股份公司費用報銷情況，并按費用發生屬性及權責發生制原則，定期分解數據到各責任主體單位。第六條財務付款/報銷審批流程1、報銷審批流程nononono業務經辦人yes部門主管審核yes財務審核yes財務總監核準權限總經理審批yes權限no出納付款財務籌備資金yes股份總裁審批上圖部門主管指營運與人力資源部、財務部、研發中心及兩工程中心第一負責人；依據管控手冊，一萬以內五項費用類報銷單，XX公司財務總監處為最終審批結點；超過一萬（含）的，需報XX公司總經理審批方可付款；其他類財務付款均以XX公司總經理為最終審批結點；XX公司管委會成員發生的所有支出審批均以XX公司總經理為最終審批結點；XX公司總經理費用由股份公司總裁審批。2、費用報銷付款審批流程周一：各業務經辦人將報銷單交財務部相關人員處審核，財務部相關人員必須將報銷單審核完畢，并將未符合要求報銷單退回該部門負責人。周二：交財務部總監審批。周三：交XX公司總經理審批。周四：出納辦理相關手續。周五：到出納處收款。特別說明：對于經辦人在周一以后提交單據，及未能通過財務部總監審批或XX公司總經理審批單據，則留到下周再行辦理；如周四因XX公司總經理出差未簽單據，由出納另行通知辦理時間。3、批量采購付款程序公司批量采購實物（包括辦公用品、材料）、勞務，預付貨款，或借款償還，支付稅款，各種費用開支均應由財務部和業務部門共同根據有票應付款余額、帳齡、供應廠商對帳情況及供應廠商考核記錄或相關協議、合同等資料，每月8日前采購部門、管理部門、稅務會計及出納編制《月度付款計劃》給應付會計，經應付會計整合，并經財務審核人員審核后，報財務部總監及XX公司總經理批準后執行。每次批量付款時，業務部門根據已批準《月度付款計劃》15日前向財務部遞交《付款申請書》，依本辦法辦理請款手續。財務部20日前審核完畢，23日前報XX公司總經理審批，財務部應根據當月實際到位資金情況和《月度付款計劃》于25日前安排付款，對《月度付款計劃》中沒有安排批量付款，財務部有權拒絕付款。第七條財務付款/報銷審批職責1、直接主管、部門領導：主要對業務和費用發生真實性和必要性以及是否符合相關制度規定進行審核（定性審核），并對此負責。2、財務部總監：主要審核費用標準、預算、付款計劃和合同，單據是否合法、完整、準確、匹配、手續齊全（定量審核）、是否符合相關制度規定，并對以上負責。3、審批人員：主要決定該項付款/報銷是否可以進行，并對此負責；因業務需要，經營單位總經理可授權相關人員審批，但總經理負有連帶責任。4、《審批權限表》授權最后審批人（指各經營單位總經理、股份財務總監、股份公司總裁）：主要決定該項付款/報銷是否可以進行，并對此負責；因業務需要，最后審批人可授權相關人員審批但負有連帶責任。5、出納：主要審查費用單據是否按本制度已經過所有領導審核（批），且對單據完整無缺負責。第八條各費用報銷規定1、電話費各級別人員手機費報銷標準，由各相關人員提交申請，經營運與人力資源部審核、XX公司總經理審批后才能辦理費用報銷，但各級別人員電話費原則上不應超過附表2規定標準。話費報銷時，憑公司公布手機電話號碼報銷。各部門所屬直撥電話、傳真機應明確責任管理人。營運與人力資源部每月統計各部門電話使用情況，對異常情況要查明原因，視情節扣減有關責任人工資。2、汽車費用私車公用費僅限于管委會成員才可申請私車公用費報銷。由相關人員根據業務內容提出申請，經XX公司總經理、股份公司總裁及集團人力資源審批后，憑發票在審批限額范圍內報銷，報銷汽車費用時，根據時間進度辦理費用報銷。3、公車使用費各部門如因工作需要需租車，在用車前須經部門領導審批同意（管委會成員可不申請）后通過營運與人力資源部辦理用車派遣手續；租車車隊用車單據，必須要有乘車人簽名確認，如沒有簽名確認單據費用不得報銷。堅持公車辦公事原則，公車使用費是指公司內所有生產及行政用車在使用過程中發生的汽油費、維修費、路橋停車費、保險費、養路費、年檢費、公路建設基金和車輛使用稅等費用支出。報銷路橋費、停車費等費用時，必須填報相應業務經理經管區域所開出發票，對于填報超出該區域發票一律不予報銷。各開車人員在駕駛過程中超速駕駛等違章費用由駕駛人員承擔。各部門人員因公外出辦事用車，必須事先經該部門負責人批準后方可租用。公車維修時，必須先提交維修申請表，注明公車存在運行問題，經營運與人力資源部負責人審批后方可維修，報銷維修費時，必須附帶維修申請審批表（詳見附件9）。3、差旅費差旅費是指公司員工因公外出發生的各種交通費、住宿費及誤餐費等。（1）、出差審批規定所有出差須辦理《出差審批表》（詳見附件5），作為向財務部門辦理出差備用金借款和費用報銷依據；出差返回后，應及時將出差審批表報部門領導對相關事項確認，出差人員報銷差旅費時必須有出差審批表，否則不予報銷。出差人員及其上級領導（或售后部門負責人）應合理預計出差時間、出差行程，出差人員在出差期間不得擅自延長出差時間或改變出差行程，如因工作需要，必須事先電話請示部門領導（或售后部門負責人），征得同意，可延長出差時間或改變出差行程，但出差回來后應及時取得部門領導（或售后部門負責人）確認簽字并注明原因，否則增加費用將不予報銷。出差人員報銷差旅費時必須填寫費用報銷明細表（見附件7），并將費用發票統一粘貼在出差審批表背面。費用報銷單要求按住宿費、長途交通費、市內交通費、伙食補助費等項目分欄填寫；費用報銷明細表要求按出差日期及行程先后順序填寫（其中，長途交通費要按車票起止日期填寫），且與車票和出差審批表反映日期及行程一致。（2）、住宿費報銷規定住宿費在規定標準限額內憑住宿地正規住宿發票報銷，超出標準確部份由出差個人承擔，住宿發票必須清楚填寫如下內容：發票填開日期、住宿人姓名、入住起止日期、天數、住宿人數、金額，并加蓋服務單位印章，否則不予報銷。出差人員乘坐飛機、火車軟硬臥、客車臥輔，不得報銷在途住宿費，并不得按在途天數計算住宿費補貼；浙江上風出差紹興地區，四川上風出差南充地區一般不允許住宿，必須住宿須事先請示上級（部級）領導批準。獲其他單位邀請或其他的參觀、學習出差，憑邀請函或相關函件辦理借款和費用報銷，由其他單位承擔或已包含在學習培訓費以內的住宿費、伙食費不予補助。（3）、車船費出差人員一般應乘坐火車硬座；確因工作需要，乘坐飛機或火車軟臥，事前需經總監級以上人員批準。享受市場交通費補助人員不再報銷市內交通費（含的士費）；享受餐飲免費招待人員不報銷伙食補貼。新聘外地專業人員用于報到單程火車硬臥路費及行李托運費可報銷，火車軟臥報60%（特聘人員除外），飛機票報30%（特聘人員除外）。跨省長途要求乘坐火車。確因工作需要或其他客觀原因需乘座長途客車，必須取得當地車站電腦打印車票，應有明確起止車站名，乘車時間，特殊情況，必須經主管領導同意后方可乘車，否則不予報銷；長途的土票一律不得報銷，包括董事長及XX公司總經理在內，如乘坐飛機，均為經濟艙。同一時間同一地點有兩人以上出差時，出差費由一人借支，所有費用由一人負責支付，出差回來后費用也由同一人負責報銷（填寫在一張報銷單上），不得分開報銷；同一次出差多個地點，不得分地點多次報銷。（4）、安裝及售后服務費外出安裝和售后服務報銷差旅費時必須附有經客戶簽字“安裝調試、維修回執單。”否則，不予報銷差旅費。安裝設備、售后服務出差，住宿費低于標準時按標準補給，但必須有住宿地正規發票。對合理且在審批限額內實際發生費用，財務部門直接辦理報銷沖帳手續，如屬于特殊費用或超審批限額須辦理審批手續。服務人員在服務期間，需要臨時采購材料，2000元以內報分管售后高級經理批準，超過以上標準的，由兩工程中心總經理審批；但所有外購業務，必須在回公司后補辦相關審批手續及按采購流程執行價格審批手續；同時，材料采購業務報銷時，必須參照采購業務流程分單審批，不得與差旅費合并報銷，如發生混報現象，各審核節點均有權拒簽；售后服務費用報銷時，憑出差地正規工、商業發票報銷，發票必須清楚填寫如下內容：發票填開日期、購貨單位、物品名稱、計量單位、數量、金額，并加蓋售貨單位印章，對不符合上述要求發票或定額發票不予報銷。出差人員應盡量取得售貨單位增值稅專用發票（特殊情況無法取得發票，要征求財務部會計經理以上負責人意見，并按其意見辦理）。發票上必須有各權限部門領導（或售后服務領導）對批準確認的簽字、購物用途及客戶單位經辦人簽字證明，憑相關證明資料及發票辦理費用報銷。國內差旅費報銷標準詳見附件3，國外差旅費報銷標準詳見附見4，出差搭乘飛機申請表詳見附件7。4、業務費業務費主要包括以下三方面：在國內外招待餐費（包括出差期間）、娛樂費用和各種禮品、禮金。業務費支出應實行事先申報制度，一般來客接待應事先填寫《訂餐申請單》，經部門領導批準，業務費發票才可以作為有效報銷憑證。有特殊原因不能及時填寫申報單，應事先電話通知部門領導。報銷業務招待費時：每項都必須附上《訂餐申請單》，申請單上必須注明招待對象、人數及陪同人員，所填列就餐地點應與發票一致，如所提供發票與申請單上就餐地點不相符，一律不予報銷；業務經辦人在出差期間報銷業務招待費則不能享受當天伙食補助；業務招待費按月報銷，每月報銷一次。各部門在制訂年初預算時，需明確業務費限額。財務在審核報銷單時，如發現超標準開支、超預算部分及未經事先申報業務費，原則上不予報銷。特殊情況需報銷時，應由原審批人重新審批。報銷伙食補助時，必須在《差旅費報銷單》上列明天數、費用標準和金額，對于在報銷單上沒填寫，事后將不再給予補助。外出開會或培訓如會議費或培訓費中包括伙食費用，不能享受伙食補助或餐費報銷。除公司統一組織外，禁止用公款向公司領導、部門請客、送禮。業務費開支申請表見附見6。5、辦公費辦公費主要指各部門辦公文具、辦公家私、辦公通訊器材、電器及電腦配件、易耗材料等購置費用。公司辦公家私等辦公用品歸口管理部門為營運與人力資源部，辦公用品購買價格同樣應該辦理正常采購價格審批手續。IT等辦公用品報銷時，必須附帶各部門在OA系統中申請審批資料，備貨部份需提交部門負責人審批資料并與申請審批資料相對應才能辦理費用報銷。6、咨詢費咨詢費是指為造紙、地鐵、隧道行業及重大工程項目技術咨詢支付的費用。設計費由XX公司財務負責人和總經理批準后，憑合同及發票辦理付款手續。7、業務提成費參照各個年度營銷政策，結合各具體項目審批情況，按項目結算支付。業務提成費支付流程為：業務人員在發貨、回款的下一個月15-20號，到財務銷售財務管理處根據相關政策及審批報告辦理結算，結算結果經工程中心總經理、XX公司財務總監及總經理審批后，根據實際開支費用單據在審批限額內辦理費用報銷。第九條費用報銷期限1、手機費跨后1個月內報銷，其他費用應在發生完畢起7日內報銷；外勤人員費用發生后1個月內報銷。2、所有費用不允許跨年度報銷，上年發生費用必須在年后10天內報銷，否則財務部有權拒絕報賬；情況特殊需經XX公司財務總監批準。3、重大工程項目直銷采購業務，需跨年度報帳結算，業務部門應在年后10天內向財務部申報，不及時申報其后果由業務經辦人（或項目負責人）負責。第十條合同管理控制1、重大開支必須事先擬訂合同，依審批權限由有關領導批準后與對方單位正式簽訂，并將已簽訂合同原件交財務部存檔，作為審核付款依據。2、各單位開支費用應以經批準預算為前提，不得超出預算范圍和額度。對超出年度預算正常營業開支，須報股份公司財務總監和總裁審批，或向股份公司申請追加年度預算后，財務部方可按程序付款。3、凡單筆采購金額超過5000元購貨和勞務，如存貨采購、模具采購、設備采購、工程項目，以及廣告、保險、培訓、參展、咨詢、訴訟、運輸、保管、租賃等開支，均必須按審批權限事先與對方簽訂合同或協議，方可申請付款。財務部依合同條款審查付款。第十一條借款及核銷1、XX公司各部門因工作需要可以設置備用金（部門設置備用金必須指定專人保管，部門負責人對備用金流失負全責），備用金限額不得超過10000元，若確實需要超過10000元（含）現金備用金，必須經XX公司財務總監及總經理審批。2、備用金核銷：當備用金掌管人離開本崗位時或每年12月25日前應全額核銷所申請備用金，次年所需備用金應重新申請。3、因公借支核銷：所有因公借款必須履行“真實、必須”原則，《借款申請單》后必須附上出差審批表、其他審批報告或其他證明資料，借支人必須于業務完成后7日內（外勤人員1個月內）到財務部辦理核銷手續。4、因私借款人員必須是公司內部人員，且入職三個月以上；其單次借款金額不得超過三千元（購房及購車福利按相關管理制度執行），并由部門主管擔保；如員工擅自離職，部門主管負有連帶清償責任，核銷按借款申請單上所注明日期內歸還。員工借支流程圖借款人申請yes部門主管審核yes財務部總監審核yes總經理審批權限股份公司總裁核準yes權限no出納付款財務籌備資金yes集團財務付總裁上圖部門主管指營運與人力資源部、財務部、研發中心及兩工程中心第一負責人；財務部總監可授權財務相關人員先行審核后再經財務部總監審核。5、XX公司員工如因公借款單次不超過10萬元之間且累計借款余額不超過30萬元、因私借款單次在3000元以內且累