目錄

1公司簡(jiǎn)介............................................................1

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀................................................1

2.1公司費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度慢........................................1

2.2經(jīng)營(yíng)成本控制困難..............................................2

3公司費(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題分析......................................3

3.1公司的費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)流程不完善..................................3

3.2采購(gòu)流程的不合理..............................................4

4公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)............................................4

4.1完善費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度，規(guī)范流程....................................4

4.2實(shí)施財(cái)務(wù)管理電算化............................................5

5結(jié)束語(yǔ)..............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南神洲明珠酒店有限公司

費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

湖南神州明珠酒店有限公司(原名：湖南神州明珠投資股份有限公司)，成

立于2005年，位于湖南省衡陽(yáng)市，主要從事住宿業(yè)的企業(yè)。企業(yè)注冊(cè)資本1.36

億元，實(shí)際繳納資本金1.3531億元。經(jīng)營(yíng)范圍包括酒店住宿服務(wù)，飲食，美容，

健身，卡拉ok，沐浴服務(wù)，雜貨，服飾，預(yù)包裝食品銷(xiāo)售。

神州明珠酒店是湘南地區(qū)縣市第一家，湖南省縣市第二家國(guó)家星級(jí)旅游酒

店是湘南蔡倫古都緊貼湖南耒陽(yáng)，毗鄰耒陽(yáng)高新技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)，距京州高速公路，

107國(guó)道等南北交通干線公路，京州高速公路5公里內(nèi)，距耒陽(yáng)站10公里內(nèi)的

優(yōu)越地理位置。交通便利，酒店總投資9000多萬(wàn)元，主要建筑13層，占地面

積8000平方米，總建筑面積近30000平方米，設(shè)施完善，功能完善，2005年1

月5日正式對(duì)外經(jīng)營(yíng)，結(jié)合住宿，娛樂(lè)，飲食，休閑，會(huì)議及觀光的酒店。

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀

2.1公司費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度慢

目前，公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度可操作性空間大，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)仍依賴人工。本酒

店制定了一定的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度管理辦法，但因?yàn)橘M(fèi)用類(lèi)型品類(lèi)眾多，對(duì)于每一

種費(fèi)用應(yīng)計(jì)入哪種科目以及報(bào)銷(xiāo)每種費(fèi)用應(yīng)給哪些原始單據(jù)的界定還不清晰。

同時(shí)，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，部分員工認(rèn)為自己已經(jīng)按照規(guī)定時(shí)間完成了相關(guān)業(yè)

務(wù)流程，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員需要反復(fù)催促其盡快提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)并審核通過(guò)；由于各

方的處理方式可能會(huì)使得相同的費(fèi)用被分配到不同的科目從而破壞了一貫性的

準(zhǔn)確性。此外，由于每個(gè)人的看法都有所不同，即使是同一個(gè)人，在不同的時(shí)

間段內(nèi)，他們對(duì)待相同的問(wèn)題的看法也可能有很大的出入。若在流程中發(fā)生了

人為操作的變動(dòng)，將會(huì)嚴(yán)重?fù)p害處理的連續(xù)性，從而導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)的不兼容

費(fèi)用審核的流程慢且長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)審核人不能完全盡到審核工作。為了達(dá)到酒

店審批流程看起來(lái)嚴(yán)格謹(jǐn)慎，酒店對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的審批流程設(shè)置的太過(guò)麻煩，一

筆金額不大于1000元的差旅費(fèi)及招待費(fèi)設(shè)置了五個(gè)以上的費(fèi)用領(lǐng)導(dǎo)。由于審批

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

的領(lǐng)導(dǎo)太多，審核流程變漫長(zhǎng)，往往會(huì)增加報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用職員的收款時(shí)長(zhǎng)，費(fèi)用報(bào)

銷(xiāo)人的能感受到的體驗(yàn)度不高，降低工作效率，在公司財(cái)務(wù)核算的重要時(shí)間節(jié)

點(diǎn)上加重了會(huì)計(jì)人員的工作量。審核領(lǐng)導(dǎo)人過(guò)多，報(bào)銷(xiāo)事前審核流于形式和表

面。

以下是該公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

圖一：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

2.2經(jīng)營(yíng)成本控制困難

低值易耗品（Low-valueconsumables）管理困難：購(gòu)買(mǎi)和使用過(guò)程的混亂，

賬冊(cè)登記管理的不規(guī)范等問(wèn)題。企業(yè)對(duì)各部門(mén)低價(jià)消耗品的購(gòu)買(mǎi)，大多采用“自

主購(gòu)買(mǎi)、自主使用、自主管理”的模式。只簽訂金額較大的采購(gòu)合同，對(duì)大部

分供應(yīng)商沒(méi)有進(jìn)行資格確認(rèn)，沒(méi)有成為森嚴(yán)的進(jìn)貨程序和管理體系。購(gòu)進(jìn)的貨

物數(shù)量和購(gòu)買(mǎi)哪些貨物，由各部門(mén)憑使用情況隨時(shí)進(jìn)購(gòu)。這些消耗品的去向，

購(gòu)買(mǎi)后的使用情況更加混亂。有的企業(yè)即使記賬，也出現(xiàn)了管理人員變動(dòng)頻繁，

賬面混亂，再加上用戶使用不當(dāng)，損壞嚴(yán)重，資產(chǎn)流出不明確等問(wèn)題。

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3公司費(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題分析

因?yàn)榻?jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)展擴(kuò)大，職員報(bào)銷(xiāo)的單據(jù)量變多，最初的報(bào)銷(xiāo)流程和模板，

職工到處找領(lǐng)導(dǎo)簽字，特別影響費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的進(jìn)度，給財(cái)務(wù)人員也帶來(lái)巨大的負(fù)

擔(dān)，職工頻繁來(lái)電咨詢費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)情況和進(jìn)度，會(huì)計(jì)人員的正常工作常常被電話

打擾。

Low-valueconsumables的費(fèi)用控制很重要，財(cái)務(wù)人員手工處理工作量大；

并且與供應(yīng)商之間的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)很繁瑣，審核會(huì)計(jì)，記賬會(huì)計(jì)的人數(shù)也跟著增多，

多個(gè)審核會(huì)計(jì)就會(huì)是管理難度加大。酒店購(gòu)入Low-valueconsumables時(shí)由于是

一次性列入支出，所以酒店的管理者對(duì)在用Low-valueconsumables沒(méi)有設(shè)立明

細(xì)賬。而且酒店一般都采用自用自購(gòu)的模式，導(dǎo)致對(duì)消耗品的使用量、購(gòu)買(mǎi)量

都沒(méi)有合理的統(tǒng)計(jì)，經(jīng)常出現(xiàn)虛假購(gòu)買(mǎi)或者用其他用品替代Low-value

consumables的情況，往往造成賬面不匹配。

另外，公司對(duì)Low-valueconsumables的重視程度達(dá)不到，職員相互之間不

及時(shí)溝通交流，經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)貨的狀況，致使Low-valueconsumables購(gòu)進(jìn)后

存在一部分處于不使用的狀態(tài)，造成浪費(fèi)、得不到有效的利用。針對(duì)于公司急

速業(yè)務(wù)擴(kuò)展，會(huì)計(jì)部門(mén)的工作量也變大，純?nèi)斯さ膶徟鷨螕?jù)、付款、做賬遠(yuǎn)遠(yuǎn)

跟不上企業(yè)發(fā)展的腳步。財(cái)務(wù)部門(mén)意識(shí)到需快速找到一種提高工作效率的科學(xué)

方法。

3.1公司的費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)流程不完善

雖然企業(yè)訂立了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理方法，但由于需要報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用的種類(lèi)比較繁

雜，致使各種費(fèi)用在報(bào)銷(xiāo)時(shí)并沒(méi)有明白精準(zhǔn)的科目種類(lèi)及需要提供的最初工具。

每個(gè)職工判斷相同一事件會(huì)有不一樣的觀點(diǎn)，甚至同一人在不一時(shí)期對(duì)同一事

件也會(huì)有不一的判斷。所以，如果報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)職工的變換，也會(huì)

影響報(bào)銷(xiāo)的一致性，會(huì)導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)不一致。

因?yàn)閷徍说倪^(guò)程中需要經(jīng)過(guò)過(guò)多的領(lǐng)導(dǎo)審批人和復(fù)雜流程審核，更換職員

必須在一定時(shí)間后收到更換項(xiàng)。而且長(zhǎng)期下去，被替換的人沒(méi)有很強(qiáng)的自身感

受，逐漸失去工作熱情，降低了工作的效率和質(zhì)量。當(dāng)公司面臨財(cái)務(wù)的特別時(shí)

期，會(huì)計(jì)人員也會(huì)承受到較大的工作負(fù)擔(dān)。許多審核的領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有真正履行

審計(jì)職責(zé)，工作責(zé)任心不強(qiáng)，最終導(dǎo)致無(wú)法切實(shí)有效地開(kāi)展報(bào)賬預(yù)審計(jì)工作。

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3.2采購(gòu)流程的不合理

酒店一般采用自買(mǎi)模式，因此耗材的使用量不合理，統(tǒng)計(jì)購(gòu)買(mǎi)量不合理，

往往以虛假或低價(jià)格消耗品為替代用品，往往導(dǎo)致賬簿不一致。另一方面，酒

店對(duì)低價(jià)消耗性物品的重視，不同的人力，反復(fù)購(gòu)買(mǎi)的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，低價(jià)消

耗性物品購(gòu)買(mǎi)后有些閑置，嚴(yán)重浪費(fèi)，無(wú)法有效使用。由于購(gòu)買(mǎi)時(shí)間自由分散，

沒(méi)有計(jì)劃性，今天申請(qǐng)，明天緊急購(gòu)買(mǎi)的情況經(jīng)常出現(xiàn)。每月有18件訂單，平

均每3天就有一件訂單，也有只要求購(gòu)買(mǎi)一種產(chǎn)品的情況。這種隨時(shí)申請(qǐng)采購(gòu)

的情況，大大降低了采購(gòu)效率，采購(gòu)人員不得不每天應(yīng)付緊急采購(gòu)任務(wù)，無(wú)暇

顧及其他工作。緊急采購(gòu)由于沒(méi)有足夠的時(shí)間，無(wú)法詢問(wèn)價(jià)格，又不得不購(gòu)買(mǎi)，

最終雖然使用緊急，但無(wú)法購(gòu)買(mǎi)，或者即使購(gòu)買(mǎi)也難以控制成本。這樣不僅不

符合規(guī)范，審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)也大。

4公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1完善費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度，規(guī)范流程

費(fèi)用經(jīng)辦人原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的2-3個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，執(zhí)行報(bào)

銷(xiāo)的正確手續(xù)，本月費(fèi)用在本月辦理報(bào)銷(xiāo)，不一般情況可進(jìn)行額外處理。報(bào)銷(xiāo)

費(fèi)用時(shí)，由經(jīng)辦人詳細(xì)填寫(xiě)“費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單”，注明用途等，并在“經(jīng)辦人”地

簽名,然后將全部費(fèi)用單據(jù)粘在“費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單”后面，再上報(bào)審批。財(cái)務(wù)部對(duì)各

項(xiàng)支出進(jìn)行審核、記賬和核算，及時(shí)編制會(huì)計(jì)分錄，按照規(guī)定向各部門(mén)提供準(zhǔn)

確的成本信息。同時(shí)建立健全費(fèi)用預(yù)算控制體系，明確責(zé)任分工，加強(qiáng)監(jiān)督檢

查力度，確保費(fèi)用使用合理合規(guī)。

首先，申請(qǐng)人粘貼原始票據(jù)(正規(guī)發(fā)票)后，制作費(fèi)用結(jié)算發(fā)票。在費(fèi)用清

算書(shū)上，清算人，清算日期，清算人所屬部門(mén)，清算事由，后附憑證的數(shù)量及

清算金額，其中清算金額的大小字必須相符合，而且費(fèi)用清算書(shū)的表面不得亂

涂。報(bào)價(jià)單上注明供應(yīng)商的實(shí)際電話號(hào)碼和地址。

其次，所填寫(xiě)的費(fèi)用結(jié)算書(shū)，應(yīng)先交給請(qǐng)求人所屬部門(mén)的經(jīng)理審查，部門(mén)

經(jīng)理確認(rèn)產(chǎn)生各項(xiàng)費(fèi)用后，再簽字。由部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人審核簽字后，費(fèi)用報(bào)

銷(xiāo)人將結(jié)算書(shū)交給財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。財(cái)政部的審查將按照審查原則進(jìn)行審查，

如果有一項(xiàng)不符合規(guī)定，財(cái)務(wù)部將要求將其結(jié)算書(shū)返還給申請(qǐng)人并重新填寫(xiě)。

持再申請(qǐng)人在財(cái)務(wù)部復(fù)核的費(fèi)用請(qǐng)求書(shū)，由總經(jīng)理或者總請(qǐng)求人簽名核準(zhǔn)。

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最終請(qǐng)求人將經(jīng)總經(jīng)理或簽收人核準(zhǔn)后的費(fèi)用請(qǐng)求書(shū)交財(cái)務(wù)部復(fù)核，出納

付款。出納人員看到審批手續(xù)齊全的費(fèi)用結(jié)算方支付貨款，同時(shí)由請(qǐng)求人簽收。

如果手續(xù)不齊全，出納員可以拒絕付款。具體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程處理:報(bào)銷(xiāo)程序(填

報(bào)銷(xiāo)單)——所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)(簽字確認(rèn))——財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)總監(jiān)(文檔、數(shù)據(jù)

等)——酒店董事長(zhǎng)(或托付授權(quán)人)批準(zhǔn)(重視真正的全部責(zé)任)——填制現(xiàn)金

支出、銀行支出憑證單。上述程序作為本公司各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的既定程序，發(fā)布

條例便可生效，往后的工作中費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)都要依據(jù)此來(lái)辦理，否則相關(guān)財(cái)務(wù)人員

有權(quán)利拒絕給對(duì)方付款報(bào)銷(xiāo)。

下面是我對(duì)具體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)所做的圖

圖二：具體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

4.2實(shí)施財(cái)務(wù)管理電算化

設(shè)置財(cái)務(wù)費(fèi)用結(jié)算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)，只要工作人員提交電子憑證，

審批負(fù)責(zé)人就可以在網(wǎng)上進(jìn)行審批。可以實(shí)時(shí)顯示結(jié)算過(guò)程，方便員工檢查結(jié)

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算進(jìn)度，無(wú)需向財(cái)務(wù)人員詢問(wèn)，同時(shí)也可以檢查和刪除員工以前的貸款信息。

提供者規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)提供者基本信息管理的提供者名稱(chēng)，賬號(hào)等信息系統(tǒng)的

提供者在結(jié)算相關(guān)費(fèi)用時(shí)，可在提供者用戶名所在的地方選擇名稱(chēng)，提交結(jié)算

文件；操作系統(tǒng)支付后，供貨商的銀行賬號(hào)請(qǐng)求人每次請(qǐng)求時(shí)，不需要手動(dòng)輸

入供貨商的相關(guān)信息。

清晰的分劃職責(zé)，實(shí)施多審核會(huì)計(jì)，多記賬會(huì)計(jì)的管理，做到遵照部門(mén)、

單據(jù)、項(xiàng)目、人員等來(lái)區(qū)分控制。同時(shí)對(duì)于7天酒店2個(gè)財(cái)務(wù)經(jīng)理的分管職責(zé)

也根據(jù)單據(jù)的屬性(合同類(lèi)費(fèi)用、日常費(fèi)用)區(qū)分開(kāi)。

4.3明確采購(gòu)周期，規(guī)范審批手續(xù)，控制采購(gòu)流程

規(guī)范Low-valueconsumables的請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)流程。主要的做法為：為庫(kù)管人

員提供了規(guī)范的請(qǐng)購(gòu)單模板，每月的5日、15日集中辦理兩次Low-value

consumables的常規(guī)采購(gòu)。庫(kù)管可以在這兩個(gè)日期前做好物品的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，如果

物品為每月報(bào)價(jià)的常規(guī)物品則直接填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，如果物品為非常規(guī)物品第一次

購(gòu)買(mǎi)，則需要提前將品牌和規(guī)格型號(hào)告知采購(gòu)人員，采購(gòu)人員根據(jù)需求進(jìn)行詢

價(jià)，詢價(jià)結(jié)束后將價(jià)格提供給庫(kù)管，庫(kù)管再將其填寫(xiě)至請(qǐng)購(gòu)單中。這里要求庫(kù)

管人員一定要規(guī)范填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，規(guī)格型號(hào)填寫(xiě)詳細(xì)，格式整齊，數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確，

這將作為供貨商送貨后驗(yàn)貨的重要依據(jù)。請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)好后，要經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審

核并簽字后，交至采購(gòu)人員，然后進(jìn)入到采購(gòu)階段。采購(gòu)人員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單，結(jié)

合每月的詢價(jià)和報(bào)價(jià)，為每種物品選擇價(jià)格最低者作為該物品的供貨商。最后

將請(qǐng)購(gòu)單中的物品根據(jù)不同的供貨商分成不同的訂單發(fā)送至供貨商，并規(guī)定合

理的送貨日期，然后進(jìn)入到易耗品的驗(yàn)收階段。一旦供貨商按規(guī)定日期來(lái)送貨，

則會(huì)填寫(xiě)驗(yàn)收單，同時(shí)庫(kù)管、使用部門(mén)、采購(gòu)人員都參與驗(yàn)貨并在驗(yàn)收單上簽

字。物品驗(yàn)收時(shí)要與請(qǐng)購(gòu)單中要求的物品規(guī)格型號(hào)數(shù)量一致，價(jià)格不能高于報(bào)

價(jià)。物品驗(yàn)收后，則由庫(kù)管人員進(jìn)行入庫(kù)，至此采購(gòu)過(guò)程完成。

嚴(yán)格根據(jù)內(nèi)部控制管理要求，對(duì)Low-valueconsumables的進(jìn)貨計(jì)劃、購(gòu)置

過(guò)程、入庫(kù)登記、領(lǐng)取、維修、報(bào)廢、回收等過(guò)程進(jìn)行全面管理的制度制定及

規(guī)范管理。力求管理制度的每一條令都精準(zhǔn)無(wú)錯(cuò)誤，切合實(shí)際，以防疏漏，同

時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單明了，便于操作，便于管理的職員據(jù)此執(zhí)行。加強(qiáng)Low-value

consumables的細(xì)化，這樣不僅可以有效減少資源浪費(fèi)，降低費(fèi)用成本，而且有

利于企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。做好Low-valueconsumables的采購(gòu)這一重要工作，

既要做到質(zhì)量好，又要做到價(jià)格低。由于Low-valueconsumables品種多，用到

的地方多，所以在采購(gòu)中就必須加大監(jiān)管，使其公開(kāi)化，減少資金流失。對(duì)于

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金額多的采購(gòu)，嚴(yán)格遵照合同管理系統(tǒng)要求做好供應(yīng)商考核觀察、規(guī)范合同簽

訂、審批等流程。對(duì)于易耗品的驗(yàn)收管理，由財(cái)務(wù)和使用部門(mén)同時(shí)按合同或采

購(gòu)單進(jìn)行