湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司概況........................................................................................................................1

2公司出差報銷流程現(xiàn)狀分析.......................................................................................1

3公司出差報銷流程存在的問題....................................................................................2

3.1申請表不完善.....................................................................................................2

3.2費用報銷標準不統(tǒng)一.........................................................................................3

3.3費用報銷審核過程不規(guī)范.................................................................................3

3.4出差費用報銷時間跨度大.................................................................................3

3.5未嚴格執(zhí)行備用金制度.....................................................................................3

4公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計........................................................................................4

4.1完善公司的出差申請表.....................................................................................4

4.2建立公司出差費用報銷標準.............................................................................4

4.3強化公司內(nèi)控管理，規(guī)范財務(wù)流程.................................................................5

4.3.1明確公司內(nèi)部責(zé)任，加強內(nèi)部管理......................................................5

4.3.3規(guī)定單據(jù)的填寫整理要求......................................................................5

4.3.4規(guī)范單據(jù)審批流程..................................................................................6

4.4提高公司出差報銷費用的時效性..................................................................7

4.4.1合理利用賞罰制度.................................................................................7

4.4.2加強公司培訓(xùn)，提高會計素質(zhì)..............................................................7

4.5完善備用金的相關(guān)制度..................................................................................7

5關(guān)于出差報銷流程優(yōu)化的總結(jié)....................................................................................8

參考資料...........................................................................................................................9

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湖南清心苑茶業(yè)有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

1公司概況

湖南清心苑茶業(yè)有限公司成立于2017年10月12日，注冊資本為200

萬元人民幣。公司地址位于湖南省長沙市芙蓉區(qū)東湖街道遠大二路。該公司

是一家集茶葉種植、加工、銷售于一體的零售業(yè)。主要經(jīng)營范圍包含：茶葉

的銷售、分裝；茶葉的生產(chǎn)；茶葉的加工；茶葉的種植；茶館的相關(guān)服務(wù)等。

目前主要銷售方向集中于湖南省周邊，所以員工差旅也基本上在離長沙市較

近的地方范圍內(nèi)活動。該公司擁有好的產(chǎn)品和專業(yè)的銷售團隊以及技術(shù)團隊，

與湖南多個茶葉基地建立深厚聯(lián)系，多次帶領(lǐng)核心團隊走訪調(diào)查，按照現(xiàn)代

企業(yè)經(jīng)營理念和管理模式來建設(shè)優(yōu)秀的管理團隊，從技術(shù)、人才、產(chǎn)品、市

場、品牌全方位著手，不斷提高企業(yè)綜合競爭力，引領(lǐng)茶的現(xiàn)代消費觀念，

提高茶在生活中的影響力，將茶賦予新的時代意義。以下是公司組織架構(gòu)圖：

董事長

總經(jīng)理

銷售部技術(shù)部財務(wù)部

圖1-1公司組織架構(gòu)圖

2公司出差報銷流程現(xiàn)狀分析

財務(wù)工作中的出差報銷費用主要指公司員工出差期間所發(fā)生的的一切

費用。從根本上來說，出差報銷的費用包括外出工作、外出考察、參加會議、

培訓(xùn)和學(xué)習(xí)等相關(guān)活動產(chǎn)生的經(jīng)費。這其中包括乘坐各種交通工具所產(chǎn)生的

費用以及日常食宿所產(chǎn)生的費用，它具有數(shù)量大，業(yè)務(wù)量大，容易超出等特

點。并且在實際生活中，有大多數(shù)人會開具虛假發(fā)票，容易造成報銷成本大

于實際成本，給公司的經(jīng)濟成本造成了極大壓力，損害了公司的經(jīng)濟利益。

該公司工作人員在出差回來以后，在財務(wù)部領(lǐng)取申請報銷的表格和申請書并

且填寫好，之后將在外獲得的原始憑證以及交通工具付款記錄打印粘貼在相

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關(guān)的報銷憑證單后面，然后送至財務(wù)部由財務(wù)人員進行下一步的審核和批準，

再交由總經(jīng)理簽字審批同意后返還到財務(wù)部，最后由財務(wù)部人員對工作人員

的出差費用進行報銷。

工作人員申請憑部門負責(zé)人業(yè)務(wù)

財務(wù)部審核總經(jīng)理簽字

證審核

圖2-1公司報銷的基本流程圖

3公司出差報銷流程存在的問題

3.1申請表不完善

該公司的出差報銷申請表過于單一，不能快速準確的分辨報銷類型，以及

明確相關(guān)的責(zé)任。公司的申請表中沒有對出差報銷的類型進行詳細的劃分，比

如交通費用、餐食費用、住宿費用等。

表3-1出差申請表

申請日期：年月日

申請人所屬部門

申請項目□省內(nèi)出差□省外出差□其他

出差人員出差地點

出差公司名稱出差目的

所需辦公用品

預(yù)計出差時間月日至月日，共天

預(yù)算費用

出差經(jīng)費支出□個人墊付□預(yù)支借款借款金額

部門負責(zé)人簽字行政簽字

財務(wù)部審核報銷簽字總經(jīng)理簽字

3.2費用報銷標準不統(tǒng)一

員工的報銷額度沒有設(shè)置相關(guān)的上限，容易導(dǎo)致公司經(jīng)費浪費過多。公司

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的普通員工出差每個人的出行費用相差太大，同樣的目的地乘坐的交通工具有

所不同，有些員工乘坐高鐵，有些員工乘坐飛機，這樣加重了公司的經(jīng)費負擔(dān)。

關(guān)于出差住宿的費用也沒有相關(guān)的報銷標準。有些普通員工住宿費用是200元/

晚，有些員工住宿費是300元/晚。這些報銷數(shù)額參差不齊，但是財務(wù)部都對其

的報銷申請進行了審批通過。

3.3費用報銷審核過程不規(guī)范

該公司部分出差人員報銷的是不屬于報銷范圍內(nèi)的出差費用，在財務(wù)人員

尚未審核的情況下，其部門領(lǐng)導(dǎo)就已經(jīng)審批通過。同時該公司的部分員工因為

害怕得罪人，顧及同事之間的感情，審核出差報銷費用申請表的時候會把關(guān)不

嚴。在審核費用報銷手續(xù)的時候沒有認真審核單據(jù)發(fā)生的時間，并且也沒有去

考究業(yè)務(wù)項目的真實性，沒有做好費用報銷金額的真實性把關(guān)。會計由于工作

量大，沒有及時復(fù)核費用報銷的單據(jù)，沒有仔細查看單據(jù)的填寫是否符合公司

要求，比如單據(jù)填寫清晰、單據(jù)粘貼完整等。沒有詳細核對計算的報銷金額是

否正確。

3.4出差費用報銷時間跨度大

由于出差人員大多都是事先向公司借款，等出差回來后再報銷費用，這也

導(dǎo)致了報銷時間不及時，報銷的時間跨度大。同時該公司出差回來后的員工沒

有將自己的報銷單及時交到財務(wù)部，一直積攢著，拖著1個月甚至2個月不去

報賬，這樣不但養(yǎng)成了經(jīng)常掛賬的壞習(xí)慣，還會占用公司的資金，影響公司資

金的流轉(zhuǎn)，危害公司的經(jīng)濟利益。并且財務(wù)部也存在一部分不及時報銷出差費

用的不良現(xiàn)象，容易造成財務(wù)積壓，加大了財務(wù)部人員后期的工作量，同時也

打擊了工作人員的工作積極性。

3.5未嚴格執(zhí)行備用金制度

該公司財務(wù)部人員未嚴格執(zhí)行公司的備用金制度，個別會計人員在備用金

借出環(huán)節(jié)上把關(guān)不到位，擴大了現(xiàn)金的使用上限，給公司帶來了極大的不便，

造成了公司的經(jīng)濟損失。太多暫借的備用金長期掛賬讓公司的財務(wù)壓力加大，

甚至還有許多積壓的未報賬的票據(jù)金額超過了出借的備用金，使公司陷入了備

用金超支的惡性循環(huán)。

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4公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

4.1完善公司的出差申請表

具體調(diào)查公司工作人員的出差情況，根據(jù)出差情況制定相對應(yīng)的出差報銷

申請表，對報銷申請表進行嚴格的劃分。幫助財務(wù)部人員更好更快的審核出差

費用，提高工作效率。提前詢問清楚出差員工的行程，大概估算此次出差報銷

費用的額度，如果因為天氣原因或者特殊原因改變了相關(guān)的出差費用，應(yīng)該及

時上報，經(jīng)上級主管同意批準后方可報銷。

表4-1出差申請表

申請日期：年月日

申請人所屬部門

申請項目□省內(nèi)出差□省外出差□其他

出差人員出差地點

出差公司名稱出差目的

所需辦公用品

預(yù)計出差時間月日至月日，共天

預(yù)算費用1.交通2.住宿3.餐食4.辦公5.其他

以上合計：

出差經(jīng)費支出□個人墊付□預(yù)支借款借款金額

部門負責(zé)人簽字行政簽字

財務(wù)部審核報銷簽字總經(jīng)理簽字

4.2建立公司出差費用報銷標準

該公司應(yīng)該根據(jù)人員的的出差類型制定費用報銷標準。建立公司的出差報

銷費用標準可以規(guī)范員工差旅出行的開銷，以此保證公司的資金得到最大程度

的利用。統(tǒng)一公司的出差費用報銷標準可以從公司員工出差的員工級別進行方

案制定，如下圖：

表4-2出差報銷費用限額標準

省外省內(nèi)

交通費用住宿費用餐食費用交通費用住宿費用餐食費用

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總經(jīng)理250元400元200元200元300元150元

部門主管200元300元150元150元200元120元

普通員工150元200元100元100元150元90元

（說明：由于出差范圍僅在長沙周邊，所以交通費用限額較低，基本能夠

滿足交通出行需求。）

4.3強化公司內(nèi)控管理，規(guī)范財務(wù)流程

4.3.1明確公司內(nèi)部責(zé)任，加強內(nèi)部管理

要優(yōu)化公司的出差報銷流程必須從上級做起，做好帶頭作用，為保證公司

的出差費用報銷手續(xù)更加正規(guī)化，公司加強內(nèi)部管理，及時開展報銷申請的管

理培訓(xùn)，加大對違反公司出差費用報銷制度案例的學(xué)習(xí)，杜絕類似情況的發(fā)生。

明確公司的政策規(guī)定，提高員工報銷審核的能力，明確員工之間的經(jīng)濟責(zé)任。

在公司明確費用的管理責(zé)任，促使員工對費用報銷申請表再三核對，確保單據(jù)

填寫清晰，粘貼的憑證完整。

出差員工：對費用報銷的真實性、正確性、完整性負責(zé)

部門主管：對申請報銷業(yè)務(wù)的合理性、真實性負責(zé)

財務(wù)人員：對費用報銷的合法性、合規(guī)性以及金額的準確性負責(zé)

總經(jīng)理：對費用報銷的合法性、合理性負責(zé)

圖4-1明確費用管理責(zé)任架構(gòu)圖

4.3.3規(guī)定單據(jù)的填寫整理要求

要根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù)，嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張

數(shù)，金額大小寫須完全一致（不得涂改），簡述費用內(nèi)容或事由，費用報銷單需

填寫完整，包含部門、日期、內(nèi)容、大小寫金額、合計數(shù)，附件張數(shù)等。金額

要完整到元、角、分，在財務(wù)有借款的需注明，票據(jù)的粘貼應(yīng)按照報銷的經(jīng)費

項目進行分類整理。如辦公費、招待費、差旅費、住宿費等，把相同經(jīng)費項目

的原始憑證粘貼在一起。票據(jù)粘貼務(wù)必真實、整齊、完整，主單與附單間能夠

相互應(yīng)證。不要將票據(jù)顛倒放置粘貼。粘貼次序按時間順序，按票面大小（小

票在下、大票在上，由上而下、自左至右、均勻排列粘貼）。不要用訂書機訂原

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始發(fā)票單據(jù)及附件。不要用回形針、大頭針等把原始發(fā)票單據(jù)及附件別在費用

報銷單據(jù)后面。

表4-3差旅費用報銷單

部門：銷售部2022年02月05日金額單位：元

出差人王峰出差事由洽談業(yè)務(wù)

出發(fā)到達車船費出差補貼項目單據(jù)張淑金額

月日地點月日地點交通工具單據(jù)張數(shù)金額天數(shù)金額出差補貼

110長沙110韶山高鐵195.502住宿費1200.00

112韶山112長沙高鐵195.50車費

辦公用品費

其他

小計￥191.00

報銷金額人民幣萬仟叁佰玖拾壹元零角零分金額合計￥391.00

部門負責(zé)人：審核：報銷人：王峰

表4-4借款單

2022年01月08日

借款人部門銷售部借款人簽字王峰

借款金額大寫：壹仟元整小寫：￥1000.00

借款用途預(yù)支差旅費

備注

單位負責(zé)人：財務(wù)經(jīng)理：部門負責(zé)人：

4.3.4規(guī)范單據(jù)審批流程

核銷單據(jù)時，財務(wù)必須在已審核單據(jù)的每張附件上蓋上“審核”字樣的藍

字印章或劃消，出納必須就原始單據(jù)的完整性、合規(guī)性在付款前進行復(fù)核，并

在單據(jù)上蓋上紅色付訖印章。抽單時必須在費用表上備注清楚（寫明抽單日期、

所抽單據(jù)存放的地方）并簽名，所抽單據(jù)（含附件）如不能使用則放回原處，

不得撕毀，抽單必須在公司規(guī)定的日期內(nèi)完成。次月10日前必須完成報銷單據(jù)

的整理裝訂，裝訂的單據(jù)封面必須寫明月份和編號，隨后要交由財務(wù)經(jīng)理進行

簽字，裝訂好的票據(jù)必須放置辦公室單獨儲藏。

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4.4提高公司出差報銷費用的時效性

4.4.1合理利用賞罰制度

對公司現(xiàn)有的不良現(xiàn)象進行整改，對于出差員工掛賬的現(xiàn)象制定相應(yīng)的監(jiān)

控管理制度和懲罰措施。對于超過一個月沒有向財務(wù)部遞交出差費用報銷申請

表的員工，將會扣除該員工5%的報銷費用作為損害公司利益的罰金，超過兩個

月不遞交費用報銷申請表的員工將扣除該員工6%的績效作為掛賬的罰金，超過

三個月不及時遞交費用報銷申請表的員工將取消優(yōu)秀員工的申報名額，并且沒

有資格獲得公司額外的獎金。用這些方式來督促出差員工及時向財務(wù)部遞交費

用報銷申請表，以此來保障公司的利益和正常運轉(zhuǎn)。

表4-5懲罰措施詳情表

大于1個月扣除5%報銷費用

大于2個月扣除6%報銷費用

大于3個月取消優(yōu)秀員工申報名額，無資格獲得獎金

4.4.2加強公司培訓(xùn)，提