湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1廣州匯熙科技有限公司簡介..........................................1

2廣州匯熙科技有限公司部門備用金管理現狀、所存在問題及產生原因分析..1

2.1管理現狀....................................................1

2.2所存在問題..................................................1

2.2.1備用金存取保管不規范...................................1

2.2.2備用金額度沒有規劃.....................................1

2.2.3員工相關方面素養較低...................................1

2.3產生原因分析................................................2

2.3.1備用金管理制度松散.....................................2

2.3.2相關人員不重視.........................................2

2.3.3備用金使用范圍不嚴格...................................2

3廣州匯熙科技有限公司部門備用金業務財務融合流程設計................3

3.1問題解決方案................................................3

3.1.1完善備用金管理制度.....................................3

3.1.2提高員工對財務方面的認識...............................3

3.1.3具體規定備用金使用范圍.................................3

3.2業務財務融合流程設計........................................3

3.2.1流程表設計.............................................3

3.2.2流程圖設計.............................................6

3.3廣州匯熙科技有限公司備用金業務的財務核算....................7

3.3.1申領備用金方面.........................................7

3.3.2報銷備用金方面.........................................7

3.3.3賬務處理方面...........................................7

4結束語............................................................9

參考資料...........................................................10

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廣州匯熙科技有限公司部門備用金

業務財務融合流程設計

1廣州匯熙科技有限公司簡介

廣州匯熙科技有限公司是一家以從事應用服務業和科技推廣為主的民營企

業。公司成立于2020年10月16日，位于廣州市天河區，原名為廣州鳴創商務

服務有限責任公司，受市場經濟因素等影響，于2021年10月28日變更，由商

務服務業轉變為專業技術服務業。本公司業務涵蓋軟件開發、信息技術咨詢服

務、網絡技術服務、大數據服務、物聯網技術服務等多項服務，公司一直致力

于做好研究開發科學技術，來解決居民生活或實際生產需求。

2廣州匯熙科技有限公司部門備用金管理現狀、所存在問題及

產生原因分析

2.1管理現狀

廣州匯熙科技有限公司采用的是非定額備用金管理制度，隨借隨用，用后

報銷。其備用金主要使用范圍：采購員零星采購；個人因公出差零星開支；經

常性的零星開支。

公司為民營企業，規模較小，人員少，其財務制度不夠規范嚴格，對于備

用金的借支、報銷等方面更是管理松散。所以主要產生了如下幾項問題：備用

金存取保管不規范、備用金額度沒有規劃、員工相關方面素養較低。

2.2所存在問題

2.2.1備用金存取保管不規范

公司沒有配置保險箱等安全保管設備，對于現金的保管沒有起到很大的重

視，也沒有安全的存放地點。存在“公私不分”，“公款私存”，“公款私用”現

象，在提取備用金的時候，經常通過私人的銀行卡存放。存在大額提取備用金

的現象，財務人員為了減少工作流程，一次提取高額的備用金，大量的現金存

放在企業不僅增加了現金管理風險，還造成了現金閑置，降低現金運營效益。

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2.2.2備用金額度沒有規劃

經常出現備用金準備不足或者準備過于充足的情況。一方面出現員工來借

支備用金，但是備用金用完了的情況，因而導致一些員工只能先自己貼錢，再

等到有備用金的情況下才能夠報銷，某種情況下會影響該員工工作進度，會耽

誤公司業務進度，導致員工的心理不平衡。也存在提取一次備用金能使用很長

一段時間的情況。

2.2.3員工相關方面素養較低

財務人員對于備用金的借支審核不嚴格，還有財務人員更愿意給一些老員

工報銷，而不愿意給一些年輕員工報銷。部分非財務人員不注意借款歸還日

期，甚至有隨意更改備用金金額的現象。一些員工會把自己私人出行的餐飲費

等講作客戶招待費等拿來報銷。

2.3產生原因分析

2.3.1備用金管理制度松散

實施科學的備用金管理制度，有利于企業業務的開展，提高員工工作積極

性和工作效率，備用金應該做到?？顚Ｓ茫坏门灿?，借助他人使用或用于其

他用途。公司沒有非常明確嚴格的備用金管理制度，備用金管理人員對備用金

的安全保管沒有重視，沒有備用金制度約束，也沒有提取金額限制。

2.3.2相關人員不重視

備用金是企業財務管理的一項重要內容，是流動資產的重要組成部分，備

用金的使用是否科學、有效關系到企業的經濟效益問題。財務人員自己對備用

金不夠重視，不管是安全問題還是使用問題。而領導自己簽字審批的時候也沒

有考慮到是否合理的問題。對備用金的科學合理使用，應該做好規劃，從公司

的持續發展考慮。

2.3.3備用金使用范圍不嚴格

員工在借到備用金后，使用范圍應有嚴格的規定，主要用于辦公費，會議

費，招待費，外出人員的差旅費、油料費、過路費等零星支出費用。例如:個別

跟財務人員或者領導人關系好的員工，對他的報銷比較松散，睜一只眼閉一只

眼，他的一些個人出行活動所帶來的費用也給予報銷。導致企業造成了備用金

的資金浪費，影響了企業發展。

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3廣州匯熙科技有限公司部門備用金業務財務融合流程設計

3.1問題解決方案

3.1.1完善備用金管理制度

制定合理的備用金管理制度，借支時按照預計需用金額領取，多退少補，

一次報銷。備用金要逐月結清，不要讓備用金滯留在報銷員的管理之外，不能

及時結清便會造成公司經濟損失。但也不能讓工作流程變得繁瑣，效率低下。

3.1.2提高員工對財務方面的認識

現金是企業的一項重要資源，現金管理影響到企業經營業績的好壞。多組

織財務人員，管理人員進行一些企業財務管理，會計核算方面的培訓。提升財

務人員的自身專業水平和基本素養，讓《會計法》、《企業會計準則》等相關法

律法規具有約束力。對于備用金應指定專人管理負責，做到合理規劃、規范使

用，不挪作他用。

3.1.3具體規定備用金使用范圍

對一些不合理的備用金用途不予通過，相關領導對員工的備用金審批簽字

時也要嚴格審核，不要什么都給通過，讓一些員工有機可乘。要做到賞罰分

明，嚴格執行，不能挪作他用。備用金應主要使用于采購人員預支的零星采購

資金，出差人員必要隨身攜帶的差旅費，或其他需現金支付的小額零星開支。

3.2業務財務融合流程設計

3.2.1流程表設計

表1借支備用金業務財務融合流程設計表

序號步驟操作內容負責人

借款人填1借款人按規定填寫借款單各部門經理

1寫借款單2借款人將填寫好的借款單交部門經理簽

字

借款單審借款人將借款單交所屬部門的分管副總各部門分管

2批審批副總

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1財務部會計對借款單進行審核財務部會計

2財務部會計將借款單交財務部經理審核

3財務部會計將超過10000元的借款單交財務部經理

3借款單交財務總監審批

財務部4財務部會計將30000元以上的借款單交財務總監

總經理審批

5財務部會計將在限額內的報銷單進行帳總經理

務處理

6財務部會計對會計憑證進行審核

出納

1財務部將超限額部分并已審批完畢的借

4款項領取

款單進行帳務處理并進行會計憑證的審核

2財務部通知借款人領取款項

費用會計

編制記賬1根據審核無誤借款審批單編制記賬憑證。

5憑證2將記賬憑證交財務部經理審核

審核記賬財務部經理

憑證審核費用會計編制的記賬憑證的合理性。

6

出納

1根據經審核的記賬憑證登記現金日記賬

登記現金

7日記賬2將記賬憑證交費用會計。

8登記科目費用會計

明細賬。登記（其他應收款）科目明細賬。

表2備用金報銷業務財務融合流程設計表

序號步驟操作內容負責人

1整理原始整理需要報銷的單據統計報銷金額提供給部門員工

費用單據服務公司，請服務公司提供費用的原始單據。

1.去財務部領取費用報銷單。部門員工

2.依據支出所在部門填寫部門、信息業務

2填寫報銷發生的時間填寫日期、實際業務填寫即付款

單項、實際業務發生金額填寫費用。

3.將原始單據貼在費用報銷單后面。

4.將填寫完成的費用報銷單交給直接上

4

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級、財務部經理審核。

1.判斷業務的真實性。部門經理

2.核對報銷金額是否為實際發生額相符,

3審核報銷費用報銷單金額與原始單據金額是否一致，該

單項經濟業務是否已經走過報銷流程，是否存在

重復報銷。

3.審核無誤后在差旅費報銷單上簽字。

1.審核業務的真實性。費用會計

審核報銷2.審核發票的票據填制的內容和加蓋的印

4單章以及發票的規范性、—致性、合理性、正確

性。

1.支付現金給報銷人并讓其在費用報銷單出納

5付款并簽上簽字。

字⒉將費用報銷單交給費用會計。

1.根據費用報銷單編制記賬憑證。費用會計

6編制記賬2.將記賬憑證交財務部經理審核。

憑證

1.審核財務會計編制的記賬憑證。財務部經理

7審核記賬⒉.審核完成簽字或者蓋章。

憑證3.將單據交費用會計記賬。

1.根據經審核的記賬憑證登記現金日記出納

8登記現金賬。

日記賬2.在記賬憑證上簽字或蓋章。

3.將記賬憑證交給費用會計登賬。

登記明細根據記賬憑證登記明細賬。費用會計

9賬

5

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3.2.2流程圖設計

財務總監財務部部門經理業務員

審核審批填寫借款單

編制記賬憑

審核領用

證并支付

登記現金日

記賬和科目明

細賬

圖1借支備用金業務財務融合流程設計圖

財務總監財務部部門經理業務員

整理原始費

用單據

審核審核填寫報銷單

付款并簽字

編制記賬憑

審核

證

登記現金日記

賬科目明細賬

圖2備用金報銷業務財務融合流程設計圖

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3.3廣州匯熙科技有限公司備用金業務的財務核算

3.3.1申領備用金方面

在申領備用金方面，首先申請人根據實際預估所需金額填寫借款單，部門

經理去對其合理性真實性準確性來審批，財務部進行審核，不超過一萬元的可

以直接審核簽字，超過一萬元不到三萬元的交財務總監審批，超過三萬元的則

需向總經理審批，審批通過則出納可以發放款項。然后由費用會計編制記賬憑

證，交由財務經理審核，最后由出納登記現金日記賬和費用會計登記科目明細

賬。

3.3.2報銷備用金方面

在報銷備用金方面，需先由報銷人整理原始費用單據后填寫報銷單，部門

經理和費用會計根據經濟業務的真實性審核簽字，然后出納給報銷人付款并簽

字，費用會計編制記賬憑證并給財務經理審核，最后由出納登記現金日記賬和

費用會計登記明細賬。

3.3.3賬務處理方面

廣州匯熙科技有限公司備用金賬務處理相關舉例如下：

銷售部的業務員楊品因公出差寧波與2022年11月12日借支備用金2000

元，相關賬務處理如下：

借：其他應收款—楊品2000

貸：庫存現金2000

業務員楊品實際使用差旅費1744元，11月16日憑機票和發票到財務部報

銷，退回現金256元，相關賬務處理如下：

借：銷售費用—差旅費1744

庫存現金256

貸：其他應收款—楊品2000

登記賬簿如下：

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