湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1成都凱盛優品科技有限公司簡介................................................................................1

2成都凱盛優品科技有限公司辦公用品領用業務財務處理現狀................................1

2.1管理費用支出情況.............................................................................................1

2.2辦公用品領用業務流程.....................................................................................2

2.3辦公用品領用財務處理流程.............................................................................2

3成都凱盛優品科技有限公司辦公用品領用業務財務處理流程存在的問題............3

3.1缺少辦公用品采購與領用控制制度.................................................................3

3.2辦公用品領用審批流程不完善.........................................................................3

3.3辦公用品種類數量存在賬實不符情況.............................................................4

4成都凱盛優品科技有限公司辦公用品領用業務財務處理流程優化設計................4

4.1制定科學的辦公用品采購與領用控制制度.....................................................4

4.2完善辦公用品領用審批流程.............................................................................5

4.3定期進行辦公用品賬實盤點.............................................................................6

5總結................................................................................................................................6

參考資料...........................................................................................................................7

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成都凱盛優品科技有限公司辦公用品領用業財融合

流程優化設計

1成都凱盛優品科技有限公司簡介

成都凱盛優品科技有限公司成立于2021年5月26日，注冊資本100萬元

人民幣，注冊地為位于四川省成都市錦江區提督街58號19樓A1號，公司的法

定代表人是王付強先生。公司的主要營業項目是軟件開發、軟件技術咨詢交流、

通訊設備維修以及各種生活用品的批發零售。

雖然公司的成立時間不長，但是由于軟件技術行業的市場需求比較大，公

司目前已經有在職員工37人，公司一共設有五個部門，分別是行政人事部、財

務部、軟件技術部、后勤部以及銷售部，公司的基本組織架構如下圖所示。

總經理

副總經理

行政人事部財務部軟件技術部后勤部銷售部

圖1-1成都凱盛優品科技有限公司組織架構圖

2成都凱盛優品科技有限公司辦公用品領用業務財務處理現狀

2.1管理費用支出情況

成都凱盛優品科技有限公司屬于技術型的公司，不像傳統的制造行業擁有

大量生產設備類型的固定資產。公司目前主要支出的管理費用包括辦公用品費，

業務招待費，差旅費，另外還有需要支付的物業管理費、水電費以及交通費等

項目。

由于公司的成立時間不長，我們可以從2022年公司實際支出的管理費用和

年度預算看出公司目前管理費用的總支出情況，公司2022年度管理費用中各項

明細費用的預算與實際支出如下表所示。

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表2-1成都凱盛優品科技有限公司2022年管理費用支出明細（單位：萬元）

項目預計支出實際支出實際-預計差額

辦公用品費45.61.6

業務招待費56.11.1

差旅費33.10.1

物業管理費0.60.5-0.1

水電費1.21.20

交通費1.51.4-0.1

合計15.317.92.6

由上表可知，成都凱盛優品科技有限公司在2022年預計支出管理費用15.

3萬元，實際支出17.9萬元，公司所有的管理費用項目基本都超出了年度預算，

只有物業管理和交通費在預算范圍內，這是因為成都市在2022年的7月和8月

爆發了疫情，園區給公司減免了兩個月的物業管理費用，疫情期間出行較少，

所以交通費也沒有超支。上表中的數據顯示，公司在辦公用品方面超出預算的

金額最多，表明在辦公用品的使用和采購方面存在比較大的問題。

2.2辦公用品領用業務流程

成都凱盛優品科技有限公司的辦公用品采購和管理都是行政人事部負責，

辦公用品的種類包括員工日常使用的電腦、投影儀、鍵盤鼠標、各類文具以及

在其他在辦公時需要用到的物品。公司領用辦公用品的主要流程是由申請領用

人員填寫申請單，交由部門負責人審批，審批后交給行政人事部，由行政人事

部發放辦公用品，更新庫存，最后將申請單交到財務處，讓財務人員進行登賬，

流程圖如下所示。

申請領部門負行政人事財務人

用人員責人審部發放辦員進行

填寫申批公用品/更登賬

請單新庫存

圖2-1成都凱盛優品科技有限公司的辦公用品領用流程

2.3辦公用品領用財務處理流程

在辦公用品領用結束后，行政人事部的工作人員會對公司辦公用品的剩余

數量進行更新，公司更新辦公用品數量的是采用紙質登記的方式，余量都記錄

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在辦公用品登記表中，然后行政部人員會將辦公用品的申請單交給財務部進行

做賬，財務人員在收到申請單后會進行如下會計處理。

部門領用辦公用品：

借：管理費用—辦公費

貸：低值易耗品

3成都凱盛優品科技有限公司辦公用品領用業務財務處理流程

存在的問題

3.1缺少辦公用品采購與領用控制制度

成都凱盛優品科技有限公司辦公用品的領用與采購方面都缺乏明確的限制

制度，公司每年度都會制定相關的辦公用品采購預算，但是這個預算并沒有得

到很好的執行，導致預算制度形同虛設。從2022年公司支出的辦公用品與預算

的差額來看，公司一年僅辦公用品就多花費了1.6萬元的成本，要是公司擁有

嚴格的制度對辦公用品的采購進行限制，就能在很大程度上減少這方面的浪費。

在領用的過程中，各部門都是缺什么就直接向行政人事部進行申請領取，

也沒有一個相應的限制，這樣導致的后果就是員工并不會愛惜使用公司的辦公

用品，大家都抱著一個可以隨時領新用品的心態，也有的部門在辦公用品剩余

數量很多的情況下仍然進行領用。

由于沒有對部門進行辦公用品的領用限制，導致公司在這方面的成本支出

大大增加，也造成了非常嚴重的公司資源浪費的情況。并且公司在發放辦公用

品的時候，也沒有嚴格遵守先進先出的原則，很多物品采購回來之后放到過期

也無人問津，浪費嚴重。

3.2辦公用品領用審批流程不完善

成都凱盛優品科技有限公司在辦公用品領用的審批流程上不夠完善，員工

在領用辦公用品的時候，只需要讓部門負責人進行審批，然后就可以直接到行

政人事部進行領取，這樣的審批流程給部門負責人的權利過大，一般員工只要

填好申請單部門負責人就會進行審批，沒有一個控制審批的環節，公司也沒有

相應的限制領取制度，導致公司辦公用品用量非常大，辦公用品方面的支出也

非常多。

正常來說，公司對于辦公用品的領用環節應該要有嚴格的控制，在審批上

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不能只由部門負責人一人進行審批，可以多加幾道審批環節對部門負責人的審

批進行監督和約束，這樣才能將公司辦公用品領用環節進行有效的控制。

3.3辦公用品種類數量存在賬實不符情況

成都凱盛優品科技有限公司目前規模不算大，所以很多公司內部的流程都

是怎么簡單怎么操作，在管理辦公用品的過程中也是如此。公司的辦公用品是

行政人事部負責管理，在員工進行領用的時候，只是利用紙質的辦公用品登記

表做減法進行登記，不會定期進行辦公用品的盤點工作，在員工領用辦公用品

的時候，傳遞發票給財務部門也常常出現不及時的情況，庫存的辦公用品和登

記在冊的很難對上。

除了上述登記的問題，公司的采購辦公用品入庫時也沒有對應的檢查制度，

人員工作忙的時候往往沒有仔細核對數量與種類就匆匆入庫，在保管的過程中，

也可能出現一些過期或者變質的問題，但是管理人員由于沒有進行盤點與檢查，

存在的問題幾乎都沒有正確解決過，這些都是導致公司存在辦公用品賬實不符

情況的原因。

4成都凱盛優品科技有限公司辦公用品領用業務財務處理流程

優化設計

4.1制定科學的辦公用品采購與領用控制制度

想要控制辦公用品的使用，首先在采購上就要有一個明確的制度，公司除

了每年制定辦公用品的采購預算之外，還要對預算好的金額進行嚴格的執行。

財務部門每年可以根據上一年的費用使用情況制定下一年度的使用預算，根據

2022年的情況來看，公司共使用辦公費用5.6萬元，但是中間出現了很多浪費

的情況，公司可以設置一個金額為3.8萬元的辦公用品采購費，確認好費用之

后交給總經理進行審批，審批后的費用才能用于辦公用品的采購，行政人事部

在采購辦公用品的過程中要接受財務部的監督，財務部嚴格控制支出。

要是在使用過程中出現了需要購買超大額（5000元以上）的辦公用品，由

各部門負責人先向行政人事部進行申請，再由行政人事部和財務部另外做出共

同的說明，再交由總經理審批，總經理審批通過后才能進行采購。辦公用品的

采購控制制度如下圖4-1所示。

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5000元以上大額用品

部門負責人提出申請

財務部制定年度預算

財務部與行政人事部商

總經理審批議，通過后向總經理申請

采購過程中嚴格接受財務部

行政人事部采購

進行價格、種類、數量監督

圖4-1成都凱盛優品科技有限公司的辦公用品采購預算控制圖

在辦公費用的使用上，公司也可以根據2022年的使用情況給員工設置一個

使用標準，就目前來看，日常使用的辦公用品比如各類文具，每人每月的使用

標準為20元，員工進行辦公用品申領不可超過這個金額。

4.2完善辦公用品領用審批流程

成都凱盛優品科技有限公司現存的辦公用品領用流程是申請人直接向部門

負責人進行申請，部門負責人通過后直接有行政人事部進行辦公用品的發放，

這種模式最大的弊端就是沒有領用辦公用品沒有限制，很大可能給公司帶來大

量資源浪費，導致公司成本費用增加。針對這個問題，我們可以在辦公用品申

領的流程中再增加兩個程序進行控制，首先是財務部對該員工本月申領的辦公

用品金額進行核算，沒有超過標準的才能領用。若是超出了本月標準，又確實

需要大量使用，可以由財務部門做好備注；若是超出了標準并且沒有充分理由，

則不予領用。領用辦公用品的時候，除了需要部門負責人審批之外，還需要交

由行政人事部的負責人一同進行審批，審批通過后再進行辦公用品的領取，這

樣做可以從根本上限制員工領取辦公用品的數量，控制公司的成本支出。優化

后的辦公用品領用審批流程如下圖4-2所示。

申請領部門財務行政發放財務

用人員負責核算部負辦公人員

用品進行

填寫申人審剩余責人

請單批金額審批登賬

圖4-2成都凱盛優品科技有限公司優化后辦公用品領用審批流程圖

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4.3定期進行辦公用品賬實盤點

成都凱盛優品科技有限公司由于各種問題導致的辦公用品賬實不符情況，

可以具體從以下幾個方面進行優化。

首先是人員登記辦公用品數量的問題，可以有原來的紙質化登記更新為現

在利用Excel表格進行登記，在員工領取辦公用品后，必須由當天行政人事部

值班的人員進行登記，不可隔天，表內要標注好更新日期。申領單據也要及時

傳遞給財務部門，方便財務部做賬，傳遞時間也不能隔天，特殊情況要做好說

明。

辦公用品采購回來之后，在登記入庫的時候可以將當前公司的庫存進行一

次盤點更新，進行賬實核對，要是出現有不符合的情況及時進行修正。領用辦

公用品的時候，要嚴格遵循先進先出法，先購買的物品先領用，避免辦公用品

因放置時間過長而出現的過期、變質問題