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文檔簡介

非營利組織人事檔案保管制度第一章總則為加強非營利組織人事檔案的管理，確保檔案安全、完整和有效利用，依據相關法律法規及組織內部規范，特制定本制度。人事檔案是記錄員工在組織內的經歷、能力、表現等重要文件，是人力資源管理和決策的重要依據。第二章適用范圍本制度適用于非營利組織內所有員工的人事檔案管理，包括但不限于正式員工、實習生和志愿者的檔案管理。所有涉及檔案管理的部門和人員均需遵守本制度。第三章檔案管理責任人事部門是組織人事檔案管理的主體，負責檔案的收集、整理、保管及查閱等工作。其他部門在員工錄用、轉崗、離職等環節中，需積極配合人事部門，提供必要的檔案材料。第四章檔案的收集與歸檔檔案的收集包括員工的登記表、個人簡歷、考核材料、培訓記錄、證書復印件、獎懲材料、勞動合同、健康證明、背景調查材料等。所有材料應在員工入職后一個月內收集完畢，并由人事部門進行整理和歸檔。歸檔材料需字跡清晰、內容完整，若材料存在不符合要求的情況，人事部門應及時通知相關部門進行整改。第五章檔案的保管人事檔案的保管由人事部門指定專人負責。檔案應存放在專用的檔案柜中，具備防火、防潮、防盜等安全措施。每份檔案需逐一編號并登記，確保檔案的完整性和可追溯性。檔案的交接需填寫清單，由接收人和交接人簽字確認，確保檔案在轉移過程中的安全。第六章檔案的查閱與借用第七章檔案的轉遞檔案轉遞工作需謹慎進行。員工內部調動時，檔案必須隨員工轉遞。人事部門負責密封轉遞檔案，禁止個人隨意攜帶。轉遞檔案需填寫轉遞通知單，并通過安全的方式進行轉遞。接收檔案的部門需及時核對檔案的完整性，并在轉遞通知單上簽字確認。第八章檔案的保密與安全人事檔案屬于組織的敏感信息，所有人員在處理檔案時必須遵循嚴格的保密原則。未經授權，任何人不得私自查看、復制或傳播檔案內容。人事部門需定期對檔案進行安全檢查，確保檔案存放環境的安全性和保密性。第九章檔案的更新與維護在員工信息發生變更時，人事部門應及時更新檔案信息。包括但不限于員工的職位變動、聯系方式更新、評估結果等。檔案更新應在變更發生后的七個工作日內完成，并確保更新后的信息準確無誤。第十章監督與評估機制為確保本制度的有效實施，組織應設立檔案管理監督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。監督小組應通過隨機抽查、問卷調查等方式，了解檔案管理的實際情況，并提出改進意見。人事部門需根據反饋意見，及時調整和完善檔案管理工作。第十一章附則本制度自發布之日起生效，由人事部門負責解釋和修訂。制度的修訂應根據法律法規的變化和組織實際情況進行，確保制度的時效性與有效性。通過本制度的實施，非營

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