第四章會計軟件操作

概述

（會計核算軟件的操作要求）

第一講?電算化會計核算基本流程

第二講?賬務處理模塊的基本操作

第三講?報表處理模塊的基本操作

第四講?應收應付模塊操作

第五講?工資模塊操作

第六講?固定資產模塊操作

【相關問題一】電算化會計核算基本流程

?手工會計核算流程

二?電算化會計核算流程

一」一

電算化會計核算流程與手工會計核算流程基本相同，但核算流程中各環節的具體工作合

適的內容和方式有很大差別。

一、手工會計核算基本流程

借：fa費用io。Iloo

貨:硼臉嗝嬴o

二、電算化會計核算基本流程

（-）編制記賬憑證

三種方式：

1.手工編制完成記賬憑證后錄入計算機;（新手）

2.根據原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證;（老手）

3.由賬務處理模塊以外的其他業務子相關系統生成會計憑證數據。例如，由固定資產核

算模塊根據預定的折舊資料自動生成的計提折舊憑證。（機制）

（二）憑證審核

1.憑證審核是由負責審核的會計人員在計算機中對生成的記賬憑證進行審查,對審查通

過的記賬憑證作審核確認。

2.會計核算軟件可根據審核情況進行自動控制：

未通過審核的憑證，不能進行記賬;

已通過審核的憑證，不能由憑直入人員進行修改.

麻枝憑湛rx

文件Q）?根OP查看W）r*d）網助QP

收一款一憑一證

字0002?(?BM：20ll0121附?需敷：1

（三）記賬

記賬是由有記賬權限的人員,通過記賬功能發出指令，由計算機按照記賬程序自動進行

的。

1.記賬是一個功能按鍵，由計算機自動完成相關賬簿登記;

2.同時登記總賬、明細賬和日記賬；

3.各種會計賬簿的數據都來源于記賬憑證數據,記賬只是對記賬憑證做記賬標記（只是

數據搬家），不產生新的會計核算數據。

（四）結賬和編制會計報表

1.手工會計核算流程中,結賬和編制會計報表是兩個工作環節,工作量大且復雜。

2.電算化會計核算中,由于可以一次性預先定義賬戶結轉關系、賬戶與報表的數據對應

關系，因此結賬和編制報表是作為一個功能（或者說一個步驟）由計算機在較短時間內同時

自動完成。

【例題?多選題】下列各項中，屬于電算化核算基本流程的有(ABC).

A.結賬和編制報表B.憑證審核C.編制記賬憑證D.取得原始憑證

「答案解析』電算化會計核算基本流程為：編制記賬憑證、憑證審核、記賬、結賬和編

制會計報表。

【例題?多選題】下列關于會計電算化環境中記賬環節特點的表述中，正確的有(ABC)。

A.記賬只是對憑證做記賬標記B.記賬由計算機自動完成

C.憑證同時過入總賬、明細賬和日記賬D.記賬產生了新核算數據

『答案解析』記賬只是對記賬憑證做記賬標記(只是數據搬家，不產生新的會計核算數

據。

【例題?單選題】在(A)中，結賬和編制會計報表是一個工作環節，由計算機在短

時間內同時自動完成。

A.電算化會計核算B.ERP會計核算階段C.機械式處理階段D.手工會計核算流程

『答案解析』手工會計核算流程中，結賬和編制會計報表是兩個工作環節，而在電算化

會計核算中，結賬和編制報表是作為一個步驟由計算機在短時間內自動完成。

【本講小結】

1.掌握電算化會計核算的四個基本流程;

2.掌握電算化會計核算每個流程的要點。

【相關問題二】賬務處理模塊基本操作

一、相關系統初始化

相關系統初始化是指將通用會計軟件轉成專用會計軟件、將手工會計業務數據移植到計

算機的一系列準備工作，是使用會計軟件的基礎。

相關系統初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化的效果。

游戲規則+基礎數據

相關系統管理模塊

1.操作員管理

2.賬套管理

3.權限管理

系統管理

財務軟件模塊

1.部門、職員檔案

2.客戶、供應商檔案

3.外幣幣種及匯率、結算方式

4.設置憑證類別

5.設置會計科目

6.錄入科目期初余額

崎捷逋T3-企

:業管理信息

1化軟件教育

（專版

【任務】以相關系統管理員（Admin）身份啟動與注冊相關系統管理。

操作：雙擊桌面“相關系統管理”圖標，相關系統管理員（Admin）身份登錄

系統管理

?作員]]服務器口2012-12-0414:00【用友軟件】

東嫵營理員聯號―皿“，初始密碼為空

修改密碼I,定電)I取也

版權所有:用友軟件股份有跟公司

(-)設置操作員

增加

1.增加操作員

操作員：指有權登錄相關系統進行操作的人員，每次登錄相關系統，都要進行操作員身

份的合法性檢查。

路徑：權限f操作員

【任務】增加操作員

編號姓名口令

003張三3

004李四4

005王五5

用戶名密碼

暢捷通13-企業管理信息化軟件教育專版K系統管理，【試用版】國回區

系統6）賬套?權限電）視圖9幫助國）

子系統操作員也）…1運行狀態注冊時間

控制臺權限Q）…正常（0）2012-12-0414:01:35

操作員[admin]服務器【DELL33QZYB]2012-12-0414:03【用友軟件】

增加掾作員

①設置操作員管理只能由相關系統管理員完成，其他人員無權使用該項功能（賬套主管

也無權設置操作員）。

②操作員編號在相關系統中必須惟一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。

③操作員密碼，相關系統管理員給每位操作員設置了初始密碼，操作員登錄相關系統時

可以自己修改操作密碼。

提問：操作員忘記時的處理？

回答：相關系統管理員重置密碼。

2.修改操作員屬性

①選中操作員，單擊“修改”按鈕；

②操作員編號不能修改。

3.刪除操作員

①未使用：選中操作員，單擊“刪除”按鈕；

②所設置的操作員一旦被引用，便不能被刪除

提問：操作員中途離職怎么辦？

回答：在修改中“注銷操作員”。

（二）賬套管理

相關系統最多可以建立999套賬。

賬套管理包括賬套的建立、修改、備份和恢復。

相關系統管理員負責整個相關系統的總體控制和維護工作，可以管理相關系統中所有的

賬套，可以進行賬套的建立、備份和恢復，但不能修改賬套。

提問：那誰來修改呢？

回答：各套賬的賬套主管。

1.建立賬套

［賬套］［單位］核算■分類業務■編碼■數據系統

|信良|流程■方案?精度

IMI類型H信息啟用

【任務】建立賬套

(1)賬套信息

賬套號：888賬套號為3位，賬套號惟一，且必須輸入。

賬套名稱：北京正保科技有限責任公司

賬套路徑：(默認)

啟用會計期：2012年3月

(2)單位信息

單位名稱：北京正保科技有限責任公司

單位簡稱：正保科技

單位地址等：可不設

(3)核算類型

本位幣代碼：RMB

本位幣名稱：人民幣

賬套主管：張三用戶必須選擇輸入

企業類型：工業

行業性質：新企業會計準則

是否按行業預置科目：選中

(4)基礎信息

存貨是否分類：否

客戶是否分類：是

供應商是否分類：否

有無外幣核算：有

若選擇各項分類核算，則必先設置各項分類解決方案，然后才能設置相應的基礎檔案.

(5)業務流程

（6）分類編碼解決方案

科目編碼級次：4-2-2-2

其他科目編碼級次采用默認值。

提示：

一級以外的編碼級長可以修改。

在編碼規則級長是2時，二級科目最多設99個明細。

（7）數據精度

所有小數位數均設置為2位。

（8）相關系統（模塊）啟用（總賬、固定資產、工資、購銷存、核算模塊；啟用日期

2012.3.1）

戶系統啟用

刷新招助退出

[005]北京正保科技有限費任公司賬套啟用會計期間2012年3月

□.系統名稱

□老板通

□固定資產

□Lew

□核苴

□移動商務

□工資管理

購銷存管理

解釋1:編碼解決方案（編碼規則）

應收賬款一一北京一一張龍

11220101

----趙虎

02

----河北---王朝

0201

張龍的本級編碼：01

全編碼：11220101

編碼規則由級次和級長和兩部分組成。

級次：編碼共分幾級。

級長：每級的編碼長度。

編碼總級長：為每級編碼級長之和。

解釋2：相關系統啟用時間

（1）在建立賬套時，由相關系統管理員啟用子相關系統；

（2）也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入相關系統管理，再根據需要啟

用相應的子相關系統。

2.修改賬套

①賬套主管負責所選賬套的修改工作。

②并非所有合適的內容都可修改。

例如：修改單位地址為“北京市海淀區甲1號”。

3.刪除賬套--相關系統管理員操作

備份賬套的同時可同步刪除賬套。

4.備份與恢復賬套--相關系統管理員操作

備份提示：先在硬盤建立存放賬套數據的文件夾。

（三）操作員權限設置

【任務】設置以下人員權限。

張三一-賬套主管建賬時指定

李四一-賬套主管權限菜單中設置

王五一-出納

具有“現金管理”的全部操作權限--某類權限

具有“總賬-出納簽字”權限--某類內具體權限

1.首先單擊操作員；

2.其次選擇賬套和年度；

3.最后分別設置主管權限和具體權限。

主管：直接選中即可；

具體權限：需先點擊增加按鈕才行。

務槨IIT3-企業債■信就化軟件旗?勺JKK系蟾管理】

系姨0）楠圖⑦UKhQP

怪作員權,

r酷套王首1(888］北京正山14技m?:［2012三］

極限權限名棟家屬系統

說明.<t加權限時,注意選擇相關的踹率和年度.

左側：模塊大類權限

右側：類內明細權限

雙擊：授權

增加權限一［005］

產品分類選擇明細權限選擇

授權ID系統名稱授權ID杈限名稱

AS公用目錄設置FP0002查詢分析

BI老板通GD3077現金流量

CS現金管理GU3088賬簿管理

CV往來GL0099使用［總賬工具］

FA固定資產GL010301

FF財務分析GLO10302期初余顏查詢

GL|總賬GLB10303上年結轉

IM項目管理GL0107明細權限設置

MB移動商務二1GD3108賬簿選項

GL0109賬簿清理二1

幫助?確定取消

說明：在"授權"列處進行雙擊，左邊為模塊大類授權，右邊為明細類授權;

先通過左邊大類選擇雙擊后，再在明細權限進行選擇.

要點提示:

1.一個賬套可以設定多個賬套主管。

賬套主管自動擁有該賬套的所有權限。

2.相關系統管理員可以設置賬套主管和其他操作員的權限；

3.賬套主管只有設置本賬套操作員的權限（需以賬套主管身份登錄相關系統）。

（四）基礎檔案設置

（部門、職員、客戶、供應商）（外幣、結算方式）

登錄財務模塊：張三正保科技2012.3.1

【任務】部門檔案

路徑：基礎設置一機構設置一部門檔案

部門編碼部門名稱

1管理部

2銷售部

注意：進入部門檔案窗口后，先點擊增加按鈕，錄入完畢，每一個必點保存。

【任務】設置職員檔案

路徑：基礎設置f機構設置f職員檔案

職員編號職員名稱所屬部門

0101張老三管理部

0201李老四銷售部

【任務】設置客戶分類和客戶檔案

路徑：基礎設置f往來單位一客戶分類（客戶檔案）

客戶分類：

分類編碼分類名稱

01本地

02異地

客戶檔案:

客戶編號客戶名稱簡稱地址郵政編碼

01001北京世紀學校北京世紀北京市海淀區上地路1號100077

【任務】設置供應商檔案

路徑：基礎設置f往來單位一供應商檔案

供應商編號供應商名稱簡稱地址郵政編碼

001北京萬科有限公司北京萬科北京市朝陽區十里堡8號100045

提示：由于沒有分類，必須先單擊末級分類，然后輸入檔案。

【任務】設置外幣及匯率

幣符：USD；幣名：美元；固定匯率1：5。

路徑：基礎設置一財務一外幣種類

注意：設置第二種外幣時.，需先單擊增加按鈕。

【任務】設置結算方式

路徑：基礎設置一收付結算一結算方式

編碼結算方式名稱票據管理

2支票

201現金支票是

202轉賬支票是

票據管理標志是軟件為輔助出納對銀行結算票據的管理而設置的功能，類似于手工相關

系統中的支票登記簿管理方式。

（五）會計科目設置

1.新增明細會計科目【任務】

(1)常規屬性

科目名稱屬性方向備注

應交增值稅(222101)貸

進項稅額(22210101)借

銷項稅額(22210106)貸

主營業務收入一A商品(600101)貸

主營業務收入一B商品(600102)貸

主營業務成本--A商品(640101)借

主營業務成本一B商品(640102)借

實收資本--趙本山(400101)貸

(2)日記賬、銀行賬屬性

科目名稱屬性方向備注

庫存現金(1001)日記賬借

銀行存款(1002)借

日記賬

工行存款(100201)借

銀行賬

日記賬

中行存款(100202)銀行賬借美元

外幣核算

(3)數量屬性

科目名稱輔助方向備注

庫存商品(1405)

A商品(140501)數量核算借件

B商品(140502)數量核算借件

固定資產(1601)(子相關系統)借

累計折舊(1602)(子相關系統)貸

(4)輔助核算

科目名稱屬性方向備注

應收賬款(1122)單位往來借受控空

其他應收款(1221)個人往來借

應付賬款(2202)單位往來貸受控空

管理費用(6602)

工資費(660201)借

辦公費(660202)部門核算借

折舊費(660203)借

其他費(660204)部門核算借

【要點解釋】

(1)科目編碼一全編碼=本級編碼+上級編碼；二位級長不足補零。

符合編碼規則。

(2)科目名稱—本級名稱

(3)科目類型

輸入一級科目時必須選擇輸入。選擇的類型與科目代碼的第一位必須一致。

輸入二級或二級以下科目時，自動設置為與一級科目一致。

(4)助記碼--可不輸入。

(5)賬頁格式：金額式、外幣金額式、數量金額式、數量外幣式。

(6)輔助核算。

包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、本次項目核算五種。

(外幣、數量、銀行賬與日記賬)

設置輔助核算后，數據錄入時，需要輸入不同的附加合適的內容。

輔助核算設置在最底層(末級)科目上，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在末

級和上級同時設置輔助核算，但當上級科目設置輔助核算時，其末級科目必須設置相應的輔

助核算。

某一科目可同時設置兩種輔助核算，但個人往來、客戶與供應商往來不能一同設置。

輔助核算一經定義并使用，不要隨意修改，以免數據混亂。

(7)科目性質(余額方向)：一級科目必須選擇輸入。

資產類科目、成本類：借方負債類、所有者權益類：貸方

損益類中的費用類：借方；損益類中的收入類：貸方

只能在一級科目設置科目性質，下級科目與一級科目的相同。

(8)外幣核算：一個科目只能核算一種外幣，只有外幣核算要求的科目才允許設定外

幣幣名。

(9)數量核算

(10)日記賬、銀行賬

庫存現金：日記賬，銀行存款：銀行賬和日記賬。

2.修改與刪除會計科目

(1)單擊“修改”圖標可以修改光標指向的會計科目。

(2)單擊“刪除”圖標刪除光標指向的當前會計科目。

注意：有下級科目或已輸入初始余額或已用來填制憑證的科目不能刪除。

【任務】修改管理費用--工資費科目屬性為部門核算。

3.指定會計科目

指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執行出納簽字，也才能查看現

金或銀行存款日記賬。

【任務】指定現金總賬科目、銀行總賬科目、現金流量科目。

（六）錄入期初余額--更換菜單

1.總賬期初余額錄入

對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。

年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。

年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發生額，相關系統

會自動倒算出年初余額。

【任務】“庫存現金”科目的期初借方余額為5000元，借方累計發生額2000元，貸方

累計發生額1000元，則相關系統自動計算出年初余額4000元。

實收資本科目的期初余額為904000元。

2.明細科目余額錄入--自動匯總

期初余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由

相關系統自動計算。

【任務】“銀行存款一一工行存款”科目的期初借方余額為300000元，借方累計200000

元，貸方累計100000元；

【任務】庫存商品一一A商品，數量100件，金額為100000元；

庫存商品——B商品，數量100件，金額為200000元；

3.輔助核算科目期初余額錄入。

在錄入期初余額時,對于設置為輔助核算的科目，相關系統會自動地為其開設輔助賬頁。

在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來的，也就

是說不能直接輸入總賬期初數。

【任務】錄入期初余額：

應收賬款--北京世紀學校300000元;

其他應收款--張老三1000元；

應付賬款--北京萬科2000元。

提示：當不想輸入某項合適的內容而相關系統又提示必須輸入時，可按ESC犍取消輸入。

紅字余額應輸入負號。

4.試算平衡。

期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。

期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證；

如果已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”功能。

（七）設置憑證類別

【任務】設置“收款憑證、付款憑證、轉賬憑證”憑證類別;

憑證類別限制類型限制科目

收款憑證借方必有1001,1002

付款憑證貸方必有1001,1002

轉賬憑證憑證必無1001,1002

五種分類方式:

1.記賬憑證;

2.收款憑證、付款憑證、轉賬憑證；（考試采用）

3.現金憑證、銀行憑證、轉賬憑證；

4.現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證;

5.自定義憑證類別。

五類限制類型：

1.借方必有：制單時,憑證的借方必有限制科目.

2.貸方必有：制單時,憑證的貸方必有限制科目。

3.憑證必有：制單時,憑證借貸至少一方必有限制科目。

4.憑證必無。制單時,憑證借貸兩方必無限制科目。

5.無限制。

限制科目:

限制科目由用戶輸入,可以是任意級次的科目。

科目之間用逗號分隔,數量不限，限制科目直接錄入，逗號應在英文狀態下錄入，也可

以參照輸入，但不能重復錄入。

限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字。

【相關系統初始化小結】

部門、職員

?系統供應商、客戶檔案

管理外幣、結算方式

?財務

科目設置

■軟件

■I期初余額錄入

I憑證類別設署

二、憑證處理

（-）填制憑證

（二）修改憑證

（三）刪除憑證

（四）審核憑證

（五）查詢憑證

（-）填制憑證

1.路徑：總賬~憑證f填制憑證

2.構成：憑證頭和憑證正文（加：輔助核算）

3.填制(由李四完成，用戶名：004,密碼4)

【任務】3月2日，銷售部購買了600元的辦公用品，以現金支付(附單據一張)。

(付款憑證)摘要：購辦公用品

借：銷售費用(6601)600

貸：庫存現金(1001)600

注意：“增力口”按鈕開始，“保存”按鈕結束。

補充：由于庫存現金涉及流金流量,所以需補充現金流量“本次項目目錄”設置。

4.要點:

(1)點擊“增加”按鈕開始,點擊“保存”按鈕結束。

(2)憑證類別

在憑證類別選擇列表框內選擇憑證類別，列表框內顯示的憑證類別在相關系統初始化功

能中設置。

(3)憑證編號=自動編號方式+手動編號方式

第一：憑證編號由相關系統分類按月自動編制,每類憑證每月從0001號開始,即每類

憑證每月的編號范圍是0001—9999,

第二：相關系統自動管理憑證頁號。如：收0001號0002/0003表示為收款憑證第0001

號共有三張分單，當前是第二張分單。

第三：憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。

(4)制單日期

相關系統自動取進入賬套相關系統前輸入的業務日期為記賬憑證填制II期，如果日期不

正確，可進行修改或參照輸入。

制單序時控制：不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進

入憑證設置功能，取消制單序時控制。

(5)附單據數

輸入憑證的原始單據的張數，可以不輸入。

(6)憑證摘要

每行摘要可以重復，但不能沒有；上一分錄的摘要相關系統會自動復制到本筆分錄的摘

要欄內，操作者可以修改。

(7)會計科目

既可以手工直接輸入,也可選擇輸入。必須輸入末級科目。

可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。

也可在科目區中用鼠標單擊參照錄入。

采用科目編碼或助記碼形式輸入后，相關系統會自動轉換成科目名稱，并給出上級科目，

便于操作者檢查。

(8)金額

分錄的借方或貸方本幣發生額，金額不能為零,但可以是紅字，紅字金額以負數形式輸

入。

空格鍵：如果方向不符，可按空格鍵調整金額方向.

“=”鍵：取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。

(9)輔助核算信息

輸入的會計科目有一種或多種輔助要求，則應在彈出的窗口中輸入一種或多種輔助核算

合適的內容。結算方式、數量可不輸入。

(10)制單人員

制單人員的名字不需要操作人員輸入。

［任務］數量核算

3月2日，采購A商品10件，每件1000元，稅率17%,貨款以工行存款支付。

(付款憑證)

摘要：采購商品

借：庫存商品/A商品(140501)10000

應交稅費/應交增值稅/進項稅額(22210101)1700

貸：銀行存款/工行存款(100201)11700

［任務］客戶往來輔助核算

3月3日，銷售北京世紀學校A商品100件，每件2000元，稅率17%,款未收。

(轉賬憑證)

摘要：銷售

借：應收賬款(1122)234000

貸：主營業務收入/A商品(600101)200000

應交稅費/應交增值稅/銷項稅額(22210106)34000

［任務］結算方式和外幣核算

3月5日，收到趙本山投資20000美元，存入中行，匯率1：6.8。

(收款憑證)

摘要：收到投資

借：銀行存款/中行存款(100202)136000

貸：實收資本(4001)136000

注意：先錄入匯率，再錄入外幣。

［任務］部門核算

3月10日，以工行存款支付管理部辦公費2000.56元。

(付款憑證)

摘要：支付辦公費

借：管理費用/辦公費(660202)2000.56

貸：庫存現金(1001)2000.56

注意：輔助部門錯誤輸入為銷售部，以利于后續修改。

【任務】期間損益結轉

3月31日，將收入、費用分別轉入本年利潤。

（轉賬憑證）

摘要：結轉收入（費用）

第一步：制作模板（憑證類別和本年利潤科目的選擇）

第二步：生成憑證

路徑：總賬f期末f轉賬定義（轉賬生成）

（二）修改憑證

1.路徑：總賬一憑證一填制憑證（與填制憑證路徑相同）

2.方式方法：

（1）查找：通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到憑證。

（2）修改：直接單擊需要修改的本次項目重新輸入、保存（輔助核算）。

【任務】3月31日，將本期憑證實收資本科目的發生額改為3000美元。

將本期10日支付辦公費用的輔助部門更正為管理部。

注意：

僅限于對已輸入但未審核的憑證進行修改；憑證類別不能改。

已審核的憑證應先取消審核后，才可進行修改。

其它相關系統傳過來的憑證只能在生成該憑證的相關系統中進行修改。

（三）刪除憑證

1.路徑：總賬一憑證f填制憑證（與填制憑證路徑相同）

2.方式方法：

第一步：作廢憑證

“制單一作廢/恢復”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑

證仍保留憑證合適的內容及憑證編號。

再次“作廢/恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。

第二步：憑證整理

刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，只能對未記賬憑

證進行憑證整理。

（四）審核憑證

憑證既可逐張審核，也可成批審核。

【任務】3月31日，以賬套主管張三身份審核全部憑證。

1.標錯：憑證有錯誤，可按“標錯”圖標，對憑證進行標錯，交與填制人員修改。已標

錯的憑證不能審核，若想審核，需先按“取消”圖標取消標錯后才能審核。

2.取消審核：可用鼠標單擊“取消”圖標取消審核，取消審核簽字只能由審核人自己進

行。

3.審核人和制單人不能是同一個人。即使操作員具有審核權與制單權，但對同一張憑證

而言，不能既是制單人，又是審核人。

4.憑證一經審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。

拓展：出納簽字

路徑：“憑證”一“出納簽字”

【任務】3月31日，王五進行出納簽字。

☆涉及指定為現金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字。

☆憑證一經簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字

只能由出納自己進行。

☆憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設置（總賬-設置-選項）參數時，不選擇“出

納憑證必須經由出納簽字”，則可以不執行“出納簽字”功能。

（五）查詢憑證

查詢條件：既可按憑證類別、制單日期等一般條件；也可按摘要、科目等輔助條件查詢。

【路徑】憑證f查詢憑證，打開“憑證查詢”對話框。

【任務】3月31日，李四查詢2012年3月付“0001號”記賬憑證，并且聯查管理費用

明細賬（變為銷售費用明細賬）。

注意：聯查明細賬時，先將光標定位于聯查明細賬的相同科目行。

比較：

1.“填制憑證（查詢按鈕）”只能查未記賬憑證，查出后可修改。

2.“查詢憑證”菜單，已記賬或沒記賬的都能查，只能看不能改。

三、賬簿處理

（-）記賬

記賬是由有記賬權限的人員，通過記賬功能發出指令，由計算機按照記賬程序自動進行

的。

1.記賬是一個功能按鍵，由計算機自動完成相關賬簿登記；

2.同時登記總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿；

3.各種會計賬簿的數據都來源于記賬憑證數據，記賬只是對記賬憑證做記賬標記（只是

數據搬家），不產生新的會計核算數據；

4.記賬操作每月可多次進行。

【任務】3月31日，張三將本期已審核憑證全部記賬。

注意：

1.在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，相關系統將不允許記賬。

2.上月未記賬，本月不能記賬；

3.未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍；

（二）賬簿查詢

1.基本會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、多欄賬、余額表。

（1）總賬

路徑：總賬一賬簿查詢f總賬

查詢條件：

總賬科目、二至六級明細科目

可以包含未記賬憑證

查詢結果：

年初余額、發生額合計、月末余額

【任務】張三查詢“1002銀行存款”總賬，然后聯查明細賬.

注意：將光標置于“當前合計或累計”行，再點“明細”按鈕。

（2）明細賬

路徑：總賬一賬簿查詢一明細賬

查詢條件：

按科目范圍查詢、月份綜合明細賬查詢

可以包含未記賬憑證

查詢結果：

期初余額、借貸發生額、月末余額

【任務】張三按科目范圍查詢“主營業務收入”明細賬，然后聯查總賬和3月3日憑證。

(3)日記賬

路徑：現金一現金管理一日記賬

現金日記賬、銀行存款日記賬不能在主菜單的“賬簿”功能下查詢，只能在“現金”模

塊查詢。

(4)科目發生額及余額

路徑：總賬一賬簿查詢一余額表

(5)多欄賬

路徑：總賬一賬簿查詢一多欄賬(先設置后查詢)

2.輔助賬簿查詢：五項輔助核算的總賬和明細賬

(1)部門科目總賬：某項費用的各部門匯總

(2)部門總賬：某部門的各項費用匯總

(3)部門三欄總賬：按部門、費用綜合查詢

(4)部門分析表：部門、費用二維表查詢

路徑：總賬f輔助查詢

(三)結賬

每月只結賬一次，主要是對當月日常處理限制(錄入、記賬)和對下月賬簿的初始化,

均由計算機自動完成。

【任務】張三進行3月份本賬套的結賬工作。

路徑：總賬一期末一結賬

結賬之前檢查：

(1)檢查本月業務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結賬；

(2)月末結轉必須全部生成并記賬，否則本月不能結賬；

(3)檢查上月是否已結賬，上月未結賬，則本月不能記賬；

(4)核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬相關系統與其他子相關系統數據是否

一致，不一致不能結賬；

(5)損益類賬戶是否全部結轉完畢，否則本月不能結賬；

(6)若與其他子相關系統聯合使用，其他子相關系統是否已結賬，若沒有，則本月不

能結賬。

【小結】

【相關問題三】賬務處理模塊基本操作

(報表模塊)

報表模塊:設計報表格式和編制公式,從總賬相關系統或其他業務相關系統中取得數據,

自動生成會計報表。

?利用系統模板生成報表

二?報表概念

?手工編制模板生成報表

一、利用相關系統模板生成報表

【任務】張三調用報表模板，行業”一般企業2007年新會計準則”，報表類型“資產

負債表”，生成2012年3月31日報表，表名為”資產負債表-2007新準則.rep”，保存在

指定文件夾下(C:\UFSOFT)o

首先新建空白表

其次調用報表模板

最后輸入月份，生成報表數據

(-)新建空白表

路徑：文件f新建，新建空白表，報表名默認為“reportl”。

(~)調用模板

路徑：格式菜單一報表模板，選擇指定報表

（三）生成報表

1.賬套初始：設置報表與賬簿之間的對應關系

報表數據是取自于某個指定的賬套的，在生成報表數據之前，需要確認數據是取自于哪

一個賬套及會計年度，然后才能提取到該賬套該年度的數據，否則數據將提取不出來。指定

報表取數賬套和會計年度的工作叫賬套初始。

路徑：數據菜單一賬套初始

提示：如果不進行賬套初始，則相關系統默認為當前年度、當前賬套。

2.輸入關鍵字——2012年3月31日

轉換狀態：編輯一格式/數據狀態（或點擊報表左下角按鈕）

路徑：數據一關鍵字一錄入

說明：日期關鍵字可以確認報表數據取數的時間范圍，即確定數據生成的具體II期。點

擊確認按鈕后會出現提示：“是否重算第1頁？”如果回答“否”，則不計算本表頁的數據,

以后可以通過【表頁重算】或【整表重算】功能重新計算。

麟用友通-財務報表（試用版）-[report3]

3.整表重算'表頁重算

路徑：數據菜單一整表重算'表頁重算

在編制報表時可以選擇整表計算或表頁重算。

整表計算：將該表的所有表頁全部重新進行計算。

表頁重算：僅是將該表頁的數據重新進行計算。

二、報表概念

1.格式狀態和數據狀態

報表編制分為兩部分，即報表定義和報表數據處理，這兩個部分是在兩個不同的狀態下

完成的。

①格式狀態

---報表定義（畫表和錄入公式）

看到報表格式和公式，報表數據隱藏。

不能進行數據的錄入、計算等操作。

操作對本報表所有的表頁都發生作用。

②數據狀態--生成數據、數據管理

工作：增加或刪除表頁、輸入數據、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。

不能修改報表的格式。

看到報表全部合適的內容，包括格式和數據。

報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕,單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和

“數據狀態”之間切換。

2.單元

單元：組成報表的最小單位。

單元名稱：由所在行、列標識。例如，C8表示第C列第8行交匯的那個單元。

類型定義狀態表頁

表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據的空

表樣單元格式所有表頁

表所需的所有文字、符號或數字。

數值單元用于存放報表的數據數據當前表頁

字符單元字符單元也是報表的數據數據當前表頁

r用友通財務我裝（溫Ml版）-（rcportl]

注意：

新建的報表，所有單元的單元類型均默認為數值型;

在單元格內輸入本次項目合適的內容后，其單元類型自動轉變為表樣單元。

表樣單元在格式狀態下輸入和修改。

3.組合單元

標題、單位等信息在一個單元不能顯示完整，需要組合單元。

組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成。

前提：這些單元必須單元類型完全相同（即表樣、數值、字符等）。名稱：可以以區域

的名稱或區域中的任何一個單元的名稱來表示。

4.區域

區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。

如A6到CIO的長方形區域表示為A6：C10,起點單元與終點單元用“：”連接。

5.表頁

一個UFO報表最多可容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式,但

其中的數據不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標簽的形式出現,稱為“頁標”。頁標

用“第幾頁”表示；如果當前表為第2頁，則表示為要。

6.關鍵字

關鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁,用于在大量表頁中快速選擇表頁。

關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還包括一個自定義關

鍵字,可以根據實際需要任意設置相應的關鍵字。

關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置,關鍵字的值則在數據狀態下錄入,每個報表可以

定義多個關鍵字.

7.函數

報表數據一般來源于總賬相關系統或報表相關系統本身，取自于報表的數據又可以分為

從本表取數和從其他報表的表頁取數。報表相關系統中，取數是通過函數實現的。

①自總賬取數的公式可以稱之為賬務函數。

總賬函數金額式數量式

期初額函數QC()SQC()

期末額函數QM()SQM()

發生額函數FS()SFS()

貨幣資金期末余額=

QM（“1001”，月）+QM（“1002”，月）+QM（“1012”,月）

②自本表頁取數的函數。

數據合計：PT0TAL（）平均值：PAVG（）

最大值：PMAX（）最小值：PMIN（）

③自本表其他表頁取數的函數。

可以使用SELECT（）函數從本表其他表頁取數。

例：C1單元取自上個月的C2單元的數據:

C『SELECT（C2,月@=月+1）。

例：C1單元取自第二張表頁的C2單元數據：Cl=C2@2

④自其他報表取數的函數。

三、手工編制模板生成報表

（-）新建空白報表

（-）定義報表格式，并保存為“固定資產狀況表.rep”

固定資產狀況表

**年**月**日單位：元

本次項目期初數期末數

固定資產

累計折舊

凈值

說明：年月日設置為關鍵字。

1.設置報表尺寸（格式f表尺寸，6行和3歹IJ）

2.輸入報表本次項目

3.畫表格線（格式f區域畫線，A3:C6）

4.定義行高和列寬（行7毫米、列30毫米）

5.設置單元風格（組合標題單元、文字居中楷體14號字）

6.設置關鍵字和調整關鍵字位置（年-60,月-35,S0）

（1）設置關鍵字。

路徑：數據一關鍵字一設置（注：格式狀態，數據菜單）

（2）調整關鍵字位置。

調整關鍵字的位置必須輸入關鍵字的相對偏移量。

偏移量負數值表示向左移，正數值表示向右移。

（三）定義報表公式

1.三類：計算公式（必須設置）、審核公式、舍位平衡公式。

2.輸入方式方法：在公式對話框中可以直接輸入或引導輸入。

單擊Fx按鈕、按“=”鍵、雙擊某公式單元或數據菜單（編輯公式），都可打開定義公

式對話框。（在公式框內不要再輸入等號）

固定資產B4=QC（“1601”，月）

累計折舊B5=QC（“1602”，月）

凈值期初B6=B4-B5

注意：單元公式中涉及的符號均為英文半角字符。

（四）保存并生成報表--數據狀態

1.保存；

2.輸入關鍵字，表頁重算。

【任務】張三生成2012年3月31日固定資產狀況表數據。

提示：在數據狀態下錄入關鍵字。

【報表模塊小結】

系統模板生成報表

H新建報表］

卜?打開模板?

口生成報表?

【相關問題四】應收應付模塊操作

應付模塊=采購模塊（采購發票、付款單、付款核銷）

應收模塊=銷售模塊（銷售發票、收款單、收款核銷）

一、初始設置

補充：如果沒有啟用購銷存子相關系統，賬套主管進入相關系統管理啟用。

1.設置客戶與供應商檔案

2.設置付款條件

【任務】設置付款條件

編碼:01付款條件：4/5,2/15,n/30

路徑：【基礎設置】I【收付結算】I【付款條件】

3.賬齡區間設置

煉融區間設置

字號總天數

011班30

02今碰天60

036190^90

0491-12Q天120

05121365^365

0G365^CLL

胡陽千退出

補充操作：

1.在采購菜單中進行期初記賬;

2.部門設置（3采購部）；

3.北京萬科稅號1111；銀行：工商銀行；賬號：3333

4.北京世紀學校稅號2222；銀行：工商銀行；賬號：4444

5.正保科技銀行：工商銀行；賬號：8888

6.倉庫01成品庫

7.存貨檔案：1A商品件存貨屬性：銷售、外購

8.庫存菜單：允許零出庫。

二、應付模塊

1.錄入采購發票

【任務】錄入采購（期初）專用發票

2012年3月2日，采購部收到北京萬科的專用發票，