工程公司檔案管理制度第一章總則為加強工程公司檔案管理，確保各類檔案的安全、完整和有效利用，依據國家相關法律法規和公司內部規章制度，特制定本檔案管理制度。工程公司檔案是記錄項目進展、技術成果、合同協議、人員情況等重要信息的文件材料，是公司決策、管理和監督的重要依據。第二章適用范圍本制度適用于公司所有部門的檔案管理工作，包括但不限于項目檔案、技術檔案、合同檔案、人事檔案和財務檔案。所有與公司業務相關的文件材料均應按照本制度進行管理。第三章管理規范3.1檔案的收集與歸檔1.收集范圍：各部門需收集與其業務相關的所有文件材料，如項目計劃、合同、工程變更記錄、會議紀要、技術報告、人事資料等。2.歸檔要求：所有收集的檔案材料必須在項目結束后按照規定時間歸檔，歸檔材料需按類別、時間、項目進行整理，并填寫歸檔清單。3.歸檔標準：歸檔材料應確保字跡清晰、內容完整、格式規范。未按要求歸檔的材料，需由相關責任人進行整改。3.2檔案的保管1.保管地點：所有檔案應存放在專用檔案室內，檔案室應具有防火、防潮、防盜等安全措施，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案管理責任：由專人負責檔案的日常管理和維護，定期對檔案進行檢查，確保其狀態良好。3.檔案編號：所有檔案應逐一編號，建立檔案管理臺賬，便于查詢和管理。3.3檔案的查閱與借用1.查閱申請：員工或外部單位需查閱檔案時，需提交書面申請，并經過檔案管理負責人批準。2.借用規定：檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經公司總經理批準，并填寫借閱登記表，注明借閱人、借閱時間和歸還時間。3.查閱要求：查閱檔案時，必須遵循保密規定，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃、拆換。3.4檔案的轉遞1.轉遞原則：檔案轉遞需遵循審批流程，轉遞的檔案必須由檔案管理人員進行密封，并填寫轉遞通知單，確保檔案的安全。2.轉遞記錄：對轉進的檔案，應及時核對無誤，并做好相關記錄，確保信息的準確傳遞。3.轉遞方式：檔案轉遞應通過機要途徑進行，禁止個人攜帶轉遞檔案。第四章監督機制4.1監督責任檔案管理工作應建立監督機制，由公司管理層指定專人負責檔案管理的監督，定期檢查檔案的收集、保管、查閱及借用等情況。4.2記錄與反饋1.記錄保存：所有檔案的查閱、借用、轉遞等記錄應妥善保存，便于日后查閱。2.定期反饋：檔案管理人員應定期向管理層匯報檔案管理情況，包括檔案的完整性、安全性以及管理中存在的問題。4.3違規處理對于違反檔案管理制度的行為，視情節輕重，給予相應的處罰。情節嚴重者，將根據公司規章制度進行處理。第五章附則5.1制度解釋權本制度由工程公司檔案管理部門負責解釋，若有未盡事宜，依照國家相關法律法規及公司其他規章制度執行。5.2生效日期本制度自發布之日起生效，所有部門需按照本制度要求開展檔案管理工作，并確保制度的落實。5.3修訂流程本制度如需修訂，需由檔案管理部門提出修訂建議，經過公司管理層審核批準后方可生效。第六章附錄6.1檔案管理臺賬模板序號檔案名稱歸檔日期責任人備注1236.2借閱登記表模板借閱人借閱日期檔案名稱歸還日期備注6.3轉遞通知單模板轉遞人轉遞日期檔案名稱接收人備注結束語本檔案管理制度旨在提升工程公