第3頁共3頁2024年會計檔案管理制度第一條會計檔案，作為會計核算的核心資料，涵蓋會計憑證、會計賬簿及財務報告等關鍵要素。此類檔案不僅是記錄經濟業務活動的珍貴歷史資料與確鑿證據，亦是國家檔案體系中的關鍵構成部分，同時在企業檔案管理中占據核心地位。第二條遵循《會計檔案管理辦法》之規定，會計檔案的管理務必確保制度健全、資料完整、安全保密、歸檔及時、存儲有序，并實行專人專責的保管機制。第三條會計檔案的具體范疇界定如下：1.會計憑證：細分為原始憑證、記賬憑證及其他會計憑證。原始憑證直接源于經濟業務發生時的直接獲取或填制，用于明確經濟業務的發生、完成情況及相關經濟責任，是記賬憑證編制與賬簿登記的基礎依據，包括外單位取得與自制兩種類型。記賬憑證則依據經濟業務性質進行分類，確定會計分錄，并作為賬簿登記的憑據。其他會計憑證則涵蓋上述兩類憑證之外的所有憑證。2.會計賬簿：以會計憑證為依據，全面、連續地記錄單位經濟業務活動，對分散數據進行系統整理，形成有價值的會計信息。賬簿種類包括日記賬、明細賬、總賬及各類輔助賬。3.財務報告：作為反映會計實體財務狀況與經營成果的總結性書面文件，財務報告涵蓋會計報表、附表及財務情況說明書等，其中會計報表又分月、季、年度報表及附注。4.其他類會計檔案：包括但不限于銀行存款余額調節表、銀行對賬單、需保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、保管清冊及銷毀清冊等，其中需保存的會計核算專業資料特指與會計核算緊密相關的重要資料。第四條會計檔案的立卷與保管應遵循以下原則：1.分類編號：會計檔案分為會計憑證類、會計賬簿類、會計報表類及其他類，實行分級編號管理。2.立卷整理：財務部門負責按上述分類與編號進行整理立卷，并采用硬紙卷盒（或卷皮）進行包裝。3.移交程序：會計檔案在會計年度結束后由財務部門暫存一年，以備查閱。一年后，若設有獨立檔案部門，則與財務部門共同編造清冊并移交檔案部門保管。4.保管清冊：檔案部門需建立“會計檔案保管清冊”，由檔案經管人負責登記。5.存放要求：會計檔案應按分類與編號順序存放，存放地點需滿足防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠等安全要求。6.清點與檢查：每年至少進行一次會計檔案清點與檢查，確保檔案完整、借閱有序，并對保管期滿需處理的檔案及時采取措施。7.保管期限：各類會計檔案的保管期限應嚴格按照相關規定執行。第五條會計檔案的調閱管理：1.內部調閱需經主管會計同意；外部調閱則需憑正式介紹信并經會計主管或企業領導人批準，且會計檔案原件不得外借。2.調閱時需填寫調閱登記簿，復印需經企業領導同意并登記，調閱過程中檔案管理人員需在場監督，調閱人員不得對檔案進行涂改、勾劃或抄錄無關內容。第六條會計檔案的銷毀管理：1.對保管期滿的會計檔案，由檔案部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定。對未了結的債權、債務原始憑證應單獨保管，直至確無保存價值時再行銷毀。2.對符合銷毀條件的檔案，應編造“會計檔案銷毀清冊”，經領導審查并報上級主管單位批準后銷毀。銷毀時由財會部門與檔案部門共同派員監銷，監銷人員需清點核對并在銷毀清冊上簽名蓋章。銷毀清冊一式三份，分別由檔案、財會及上級主管單位保存。2024年會計檔案管理制度（二）1、公司的會計檔案，涵蓋會計憑證、會計賬簿（含備查賬簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表及電腦軟盤資料，是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。因此，必須切實加強對會計檔案的管理，確保其完整性和安全性。2、會計檔案的管理職責由公司財務部承擔，具體由主辦會計組織相關人員，依據《會計人員工作規則》的要求，進行定期收集、審查核對、分類裝訂成冊或整理成卷，并編制目錄及序號進行登記。同時，需嚴防會計檔案的毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔工作應在次年的____月底前完成。3、主辦會計負責會計檔案的保管工作，需確保檔案不丟失、不缺損、不腐爛、不被蟲蛀等。財務部將定期或不定期檢查會計檔案的保管情況，并及時處理發現的問題。4、會計檔案管理人員應按照年、季、月的順序，對歸檔的會計資料進行立卷登記存放，以便于查閱和管理。5、財務人員因工作需要查閱會計檔案時，需向檔案管理人員打招呼，并在閱后按規定順序及時歸還原處。6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，并由檔案管理人員接待查閱。7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，并經公司領導批準。財務部負責人將指定檔案管理人員接待查閱，并詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由。8、會計檔案原則上不對外借出。如有特殊情況需要外借或復印，必須經公司領導或財務部負責人批準，并辦理相關手續。外借期間，檔案不得轉借他人，不得拆散原卷冊，且需限期歸還。9、會計檔案的保管期限根據其特點和使用價值分為永久和定期兩類。定期保管期又分為三年、五年、十五年、二十五年不等。具體保管期限詳見附表。10、當會計檔案保管期滿需要銷毀時，應由會計檔案管理人員提出銷毀意見，并經公司領導、財務部負責人及有關人員共同審定。銷毀前需編制會計檔案銷毀清冊，并報上級主管部門批準后執行。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。對于應保存的資料，需按上級有關規定執行。11、因單位人員變動而需要移交會計檔案時，應由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章確認。12、在撤銷、合并單位或建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。13、當公司分設新單位時，應由老單位根據賬面數編制財務移交表，雙方簽字確認作為新建單位建立新賬冊的依據。原憑證、賬簿等會計資料必須留在老單位。2024年會計檔案管理制度（三）1.公司會計檔案涵蓋會計憑證、會計賬簿（含備查賬簿）、財務報表、財務計劃及財務分析等會計核算專業的文字、圖表及電腦軟盤資料，是記錄和反映經濟業務的重要資料與證據。因此，必須嚴格加強對會計檔案的管理。2.會計檔案的管理責任由公司財務部承擔，具體由主辦會計組織相關人員依據《會計人員工作規則》要求，定期收集、審查核對、分類裝訂成冊或整理成卷，并編制目錄及序號進行登記，確保檔案的安全，嚴防毀損、散失和泄密。年度會計資料的歸檔工作需在次年的____月底前完成。3.主辦會計負責會計檔案的保管工作，確保檔案不丟失、不缺損、不損壞、不被蟲蛀。財務部將定期或不定期檢查會計檔案的保管情況，及時解決保管中存在的問題。4.會計檔案管理人員需按照年、季、月的順序，對歸檔的會計資料進行立卷登記并存放。5.財務人員因工作需要查閱檔案時，需向檔案管理人員通報，并在閱后按規定順序及時歸還原處。6.公司內部各部門因公需要查閱會計檔案時，需經財務部負責人同意，并由檔案管理人員接待查閱。7.外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應攜帶單位介紹信及工作證，經公司領導批準，并由財務部負責人指定檔案管理人員接待查閱。同時，需詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由。8.會計檔案原則上不對外借出。如有特殊需求，須經公司領導或財務部負責人批準后方可外借或復印，并需辦理相關手續。外借期間，檔案不得轉借他人，不得拆散原卷冊，并需限期歸還。9.會計檔案的保管期限根據其特點和使用價值分為永久和定期兩類。定期保管期進一步細分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。10.當會計檔案保管期滿需銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，并經公司領導、財務部負責人及相關人員共同審核。銷毀前需編制會計檔案銷毀清冊并報上級主管部門批準。銷毀過程中需派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。需保存的資料將按照上級相關規定執行。11.因單位人員變動導致會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章確認。12.在單位撤銷、合并或建設項目完工后，會計檔案應隨同單位全部檔案一并移交至指定單位，并按規定辦理交接手續。13.當公司設立新單位時，由老單位根據賬面數編制財務移交表，雙方簽字確認作為新建單位建立新賬冊的依據。原憑證、賬簿等會計資料需留在老單位。2024年會計檔案管理制度（四）多個部門共同承擔會計檔案工作的指導、監督與檢查工作。會計檔案的具體管理職責由財務部門專門承擔，并需指定專人于特定地點負責檔案的保管工作。該保管地點需確保具備充分的防潮、防霉、防蛀、防火及防盜等安全保障措施。第二章規定，財務部門及其下屬分公司、子公司必須建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱及銷毀等管理制度，旨在確保會計檔案的妥善保管、有序存放、便捷查閱，并嚴格防止檔案的損毀、散失及泄露。第三章明確了會計檔案歸檔的具體范圍，包括但不限于會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計核算資料以及增值稅專用發票和普通發票等。第四章詳細描述了會計檔案的整理流程。會計年度結束后，應將已裝訂成冊的會計檔案進行分類整理并立卷。各類會計檔案需根據其關聯性進行分類，組成若干類型的案卷，并按順序編號。具體步驟涵蓋了會計憑證的按月立卷、分散裝訂及封面內容填寫；會計賬簿的年度結賬處理、裝訂前的核對、裝訂順序及要求；以及會計報表的按月裝訂及年度歸檔等。第五章規定了會計檔案的歸檔保管要求。包括當年會計檔案在年度終了后的暫存與移交、檔案管理人員的職責