物業保密會議管理制度物業保密會議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規范物業管理有限公司（以下簡稱“公司”）會議的組織、召開及管理，確保會議的效率與效果，加強會議內容的保密工作，保障公司決策的安全性與權威性。

第二條本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會、總經理辦公會、部門例會等。

第三條會議管理制度遵循以下原則：

（一）高效原則：會議應圍繞議題進行，注重實效，避免形式主義，確保會議在規定時間內達到預期目標。

（二）保密原則：會議內容涉及公司機密事項的，應嚴格按照公司保密規定執行，參會人員需簽訂保密協議，保守會議秘密。

（三）公開原則：會議組織、召開、紀要等環節應保持透明，便于公司內部監督。

（四）責任原則：會議相關人員應明確自身職責，確保會議質量，對會議決策的執行負責。

第四條本制度由公司總經理辦公會負責解釋和修訂，各部門應認真貫徹執行，如有違反，將按照公司相關規定進行處理。

第五條本制度的修訂和廢止，須經公司總經理辦公會審議通過，并報董事會批準。修訂后的制度自發布之日起生效。

第六條本制度自發布之日起實施，原有相關規定與本制度不符的，以本制度為準。公司在執行過程中，可根據實際情況對本制度進行調整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.1會議主題與目的：會議召開前，由會議發起人或主管部門明確會議的主題、目的，并在必要時說明會議的背景及重要性。

1.2會議通知：會議發起人或主管部門應在會議召開前，向參會人員發送會議通知，內容包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。

1.3會議議程：會議議程應明確會議討論的議題，按照議題的重要性和緊急程度進行排序。會議議程應在會議召開前至少1個工作日發送給參會人員。

1.4會議材料：會議材料應與會議議程相匹配，包括但不限于報告、數據、圖表等。會議材料應在會議召開前至少1個工作日發送給參會人員。

二、會議召開

2.1會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確認參會人員到場情況。

2.2會議主持人：會議主持人負責引導會議進程，確保會議按照議程進行。

2.3議題討論：會議主持人按照議程逐項組織議題討論，參會人員應積極參與，充分發表意見。

2.4會議決策：會議主持人根據討論情況，組織形成會議決策。對于重大事項，應進行表決，并記錄表決結果。

2.5會議記錄：會議記錄人員應詳細記錄會議討論過程、決策結果以及相關事項。

三、會議總結

3.1會議紀要：會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等內容。會議紀要應在會議結束后1個工作日內完成，并發送給參會人員確認。

3.2決策執行：會議決策的執行責任人和完成時限應在會議紀要中明確，參會人員應按照會議決策積極推進相關工作。

3.3會議反饋：參會人員對會議效果和會議決策執行情況可提出反饋意見，會議發起人或主管部門應對反饋意見進行匯總，并在必要時進行改進。

四、會議資料的歸檔與管理

4.1會議資料應按照公司檔案管理規定進行歸檔，確保資料的安全與保密。

4.2會議資料的查閱和借閱應遵循公司檔案管理相關規定，嚴格控制資料流傳范圍。

4.3會議紀要的保管期限按照公司檔案管理規定執行，到期后按照規定程序進行銷毀。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發布與確認

會議紀要完成后，應由會議記錄人員整理、校對，并在會議結束后1個工作日內發送給所有參會人員。參會人員應在收到會議紀要后的2個工作日內進行確認，如有異議，應及時提出，并由會議記錄人員進行核實和修改。

二、決策任務的分配與執行

2.1決策任務的分配：會議紀要中明確的決策任務應分配給具體的責任人和執行部門，明確任務的完成標準和時限。

2.2執行進度跟蹤：會議發起人或主管部門應定期跟蹤決策任務的執行進度，確保任務按計劃推進。

2.3執行情況反饋：責任人和執行部門應定期向會議發起人或主管部門報告決策任務的執行情況，包括進展、遇到的問題及解決方案。

三、會議決策的監督與評估

3.1監督機制：建立會議決策執行的監督機制，對決策執行情況進行不定期的檢查和評估。

3.2評估標準：制定明確的評估標準，對決策執行的效果進行評價，包括任務完成情況、目標達成情況等。

3.3評估結果的運用：評估結果作為對相關部門和人員績效考核的依據，對執行不力的情況進行追責和整改。

四、會議紀要的更新與歸檔

4.1更新會議紀要：根據決策任務的執行情況，對會議紀要中的相關內容進行更新，確保紀要的準確性和時效性。

4.2歸檔管理：完成更新的會議紀要應按照公司檔案管理規定進行歸檔，確保資料的安全性和可追溯性。

五、會議紀要的查閱與利用

5.1會議紀要的查閱：公司內部相關人員需查閱會議紀要時，應按照公司保密規定和檔案管理要求進行，嚴格控制查閱范圍。

5.2會議紀要的利用：會議紀要作為公司決策和執行的依據，應充分利用于指導工作、解決問題和持續改進等方面。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.1預訂原則：會議室預訂遵循“先到先得”的原則，各部門應提前預訂，避免沖突。

1.2預訂流程：預訂會議室需通過公司指定的預訂系統或向行政部門提出申請，填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數、所需設備等。

1.3預訂確認：行政部門在收到會議室預訂申請后，應及時進行審核確認，并在預訂系統中進行標注。

二、會議室使用

2.1使用規范：會議室使用時應保持整潔，愛護設施設備，遵守會議時間，不遲到、早退。

2.2會議服務：行政部門負責會議室的布置、設備檢查、茶水服務等，確保會議順利進行。

2.3會議保密：會議室內應設置明顯的保密標志，參會人員需遵守會議保密規定，不得泄露會議內容。

三、會議室設備管理

3.1設備維護：行政部門定期對會議室設備進行檢查、維護，確保設備正常運行。

3.2設備使用：參會人員應按照操作規范使用會議室設備，如遇問題，應及時聯系行政部門解決。

3.3設備借用：如需借用會議室設備，需向行政部門申請，填寫設備借用表，并在使用完畢后及時歸還。

四、會議室清潔與安全

4.1清潔衛生：行政部門負責會議室的日常清潔工作，確保會議室衛生狀況良好。

4.2安全檢查：定期對會議室進行安全檢查，排除安全隱患，確保會議環境安全。

五、會議室管理違規處理

5.1違規行為：對違反會議室管理規定的行為，如擅自占用會議室、損壞設備等，將按照公司相關規定進行處理。

5.2申訴渠道：如有異議或建議，可向行政部門提出申訴或建議，行政部門應及時處理并反饋。

第五