ICS01.140.20CCSA143418SpecificationforelectronicarchivesmanagementofinspectionIDB3418/T019—2022本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規則》的規定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發布機構不承擔識別專利的責任。本文件由安徽省電機產品及零部件質量監督檢驗中心提出。本文件由宣城市市場監督管理局歸口。本文件起草單位：安徽省電機產品及零部件質量監督檢驗中心、安徽工業大學電氣與信息工程學院、涇縣寶豐機動車檢測服務有限公司、涇縣市場監督檢驗所。本文件主要起草人：張俊、邱娟、翟文珺、馬永豐。1DB3418/T019—2022檢驗檢測機構電子檔案管理規范本標準規定了在檢測活動中產生的，具有保存價值的電子檔案的管理與處置的一般方法。本標準適用于檢驗檢測機構在處理工作過程中產生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動中產生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照執行。2規范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T2828.1—2012計數抽樣檢驗程序第1部分:按接收質量限(AQL)檢索的逐批檢驗抽樣計劃(ISO2859-1:1999，IDT)GB/T7156—2003文獻保密等級代碼與標識GB/T12628—2008硬磁盤驅動器通用規范GB/T17678—1999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T20988—2007信息安全技術信息系統災難恢復規范GB/T26163.1—2010信息與文獻文件管理過程文件元數據第1部分:原則(ISO23081-1，IDT)DA/T15—1995磁性載體檔案管理與保護規范DA/T31紙質檔案數字化技術規范DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1電子檔案researchelectronicrecords具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。3.2元數據metadata描述電子文件和電子檔案的內容、背景結構及其管理過程的數據。3.3遷移migration在維護真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統轉移到另一個系統的過程。4電子檔案的管理4.1電子檔案的存儲2DB3418/T019—20224.1.1應為電子檔案及其元數據的安全存儲配置與電子檔案管理系統相適應的在線存儲設備。4.1.2電子檔案管理系統應依據檔號等標識符構成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數據中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。4.1.3在線存儲系統應實施容錯技術方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發現問題應及時處置。4.2電子檔案的備份4.2.1應結合單位電子檔案管理和信息化建設實際，在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全基礎上，統籌制定電子檔案備份方案和策路，實施電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統及其配置數據、日志數據等備份管理。4.2.2電子檔案近線備份與災難備份的基本要求如下:a)宜采用磁帶備份系統進行近線備份，應定期對電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統的配置數據和日志數據等進行全量、增量或差異備份；b)電子檔案數量達到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統和數據庫系統的熱備份；c)本單位建設災難備份中心時，應將電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統的災難備份納入規劃之中，進行同步分析設計和建設。電子檔案的災難備份和災難恢復應參照GB/T20988-2007等標準要求執行。4.2.3電子檔案離線備份的基本要求如下:a)應采用一次寫光盤、磁帶硬磁盤等離線存儲介質，參照GB/T2828.1—2012、GB/T12628—2008、GB/T17678—1999、DA/T15—1995、DA/T38—2008等標準實施電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統配置數據、日志數據等的離線備份；b)電子檔案離線存儲介質至少應制作套。可根據異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應用需要等實際情況，制作第套、第三套離線存儲介質，并在裝具上標識套別；c)應對離線存儲介質進行規范管理，按規則編制離線存儲介質編號，按規范結構存儲備份對象和相應的說明文件，標識離線存儲介質。禁止在光盤表面粘貼標簽；d)離線存儲介質的保管除參照紙質檔案保管要求外，還應符合下列條件；—應作防寫處理，避免擦劃、觸摸記錄涂層；—應裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；一應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離，一保管環境溫度選定范圍:光盤17℃-20℃,磁性載體15℃-27℃;相對濕度選定范圍:光盤20%-50%，磁性載體40%-60%。具體要求見DA/T15—1995，DA/T38—2008。e)電子檔案或電子檔案離線存儲介質自形成起一年內可送同級國家綜合檔案館電子檔案中心進行備份；f)應定期對磁性載體進行抽樣檢測，抽樣率不低于10%；抽樣檢測過程中如果發現永久性誤差時應擴大抽檢范圍或進行100%的檢測，并立即對發生永久性誤差的磁性存儲介質進行復制或更新；g)對光盤進行定期檢測，檢測結果超過三級預警線時應立即實施更新；h)離線存儲介質所采用的技術即將淘汰時，應立即將其中存儲的電子檔案及其元數據等轉換至新型且性能可靠的離線存儲介質之中；i)確認離線存儲介質的復制、更新和轉換等管理活動成功時，再按照相關規定對原離線存儲介質實施破壞性銷毀。應對離線存儲介質管理活動進行登記。3DB3418/T019—20224.3電子檔案的利用4.3.1電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關保密規定。4.3.2應根據工作崗位、職責等要求在電子檔案管理系統為用戶設置相應的電子檔案用戶權限。4.3.3利用者應在權限允許范圍內檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數據。4.3.4電子檔案及其元數據的離線存儲介質不得外借，其使用應在檔案部門的監控范圍內。4.3.5對電子檔案采用在線方式提供利用時，應遵守國家有關信息安全的相關規定，從技術和管理兩方面采取嚴格的管理措施。4.4電子檔案的統計4.4.1應按照檔案統計年報要求及本單位實際需要對各門類電子檔案情況進行統計。4.4.2可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數、件數、大小格式、時長、銷毀移交等要素，對室藏電子檔案數量等情況進行統計。4.4.3可按年度檔案門類、保管期限、卷數、件數、利用人次、利用目的、復制、下載等要素對電子檔案利用情況進行統計。4.5電子檔案元數據的維護4.5.1應基于電子檔案管理系統在電子檔案管理全過程中持續開展電子檔案元數據采集、備份、轉換和遷移等管理活動。4.5.2實施電子檔案管理系統升級或更新、電子檔案格式轉換等管理活動時，應自動采集新增的電子檔案背景、結構元數據，包括信息系統描述、格式信息、音頻編碼標準、視頻編碼標準、技術參數等。4.5.3應參照GB/T26163.1—2010等標準持續并自動采集電子檔案管理過程元數據，應記錄的電子檔案管理過程包括登記、格式轉換、遷移、鑒定、銷毀、移交等。4.5.4應通過備份、格式轉換、遷移等措施管理電子檔案元數據，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數據，具體見4.2、5.2、5.3.4給出的要求。4.5.5應禁止修改電子檔案背景、結構和管理過程元數據，對題名、責任者、文件編號、日期、人物、保管期限、密級等元數據的修改應符合管理規定，修改操作應記錄于日志文件中。4.5.6應確保電子檔案與其元數據之間的關聯關系得到維護。5電子檔案的處置5.1電子檔案的鑒定與審查5.1.1應定期對電子檔案進行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應符合國家有關規定。5.1.2檔案部門應根據本單位檔案保管期限表進行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續存或銷毀意見，必要時可協商相關職能部門。銷毀鑒定意見經上級領導或主管部門審核、批準后方可實施。5.1.3電子檔案的解密審查應由檔案部門、保密部門共同實施，必要時可協商相關職能部門。解密審4DB3418/T019—2022查意見經上級領導或主管部門審核、批準后方可實施。5.1.4應根據電子檔案所標密級并結合國家有關政策要求，參照GB/T7156—2003等標準定期對涉密電子檔案進行密級審查，實施解密、延長保密期限或提升密級等處置活動。5.1.5到期電子檔案移交進館前，應進行解密審查。5.2電子檔案的轉換與遷移5.2.1應在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎上，實施電子檔案及其元數據的轉換或遷移。5.2.2出現以下但不限于以下情況時，應實施電子檔案及其元數據的轉換或遷移；a)電子檔案當前格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案或元數據的格式轉換；b)因技術更新、介質檢測不合格等原因需更換離線存儲介質時，應實施電子檔案或元數據離線存儲介質的轉換；c)支撐電子檔案管理系統運行的操作系統、數據庫管理系統、臺式計算機、服務器、磁盤陣列等主要系統硬件、基礎軟件等設備升級.更新時，應實施電子檔案管理系統、電子檔案及其元數據的遷移；d)電子檔案管理系統更新時，應實施電子檔案及其元數據的遷移。5.2.3應按照確認轉換或遷移需求，評估轉換或遷移風險、制定轉換或遷移方案、審批轉換或遷移方案、轉換或遷移測試實施轉換或遷移、評估轉換或遷移結果、報告轉換或遷移結果等步驟實施電子檔案及元數據的轉換或遷移。5.2.4應在確信轉換或遷移活動成功實施之后，根據本單位實際對轉換或遷移前的電子檔案及其元數據進行銷毀或繼續留存的處置。5.2.5電子檔案及其元數據庫的轉換、遷移活動應記錄于電子檔案管理過程元數據中，并填寫電子檔案格式轉換與遷移登記表。5.2.6重新對經過格式轉換后的電子檔案及其元數據進行備份。5.3電子檔案的移交與銷毀5.3.1保管期限為永久的電子檔案及其元數據自形成之日起5年內應向同級國家綜合檔案館移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級國家綜合檔案館的要求執行。5.3.2紙質、銀鹽感光材料等各門類傳統載體檔案應以數字副本及目錄數據移交進館，以確保移交年度內數字檔案資源的完整性。紙質檔案數字化轉換應按照DA/T31以及同級國家綜合檔案館的要求執5.3.3電子檔案的銷毀應參照國家關于檔案銷毀的有