XXX有限公司

控制狀態:

采購控制程序

文件編號：SJ/QP-025

文件版本：B

生效日期：

發文編號：___________________

編制采購部審核XXX批準XXX

采購控制流程圖

來購方針：準確、及時、低價、優質

1目的

對采購及供應商的評定過程進行控制，以確保采購的產品能夠滿足本公司和

客戶的需求。

2適用范圍

適用于對產品有直接影響的原輔材料、零件、包裝物、服務采購的控

制及供應商的管理。

3職責

3.1采購員負責對供應商資源和采購的總體策劃和管理。

3.2研發部負責制定提供完整適用的技術性文件和資料，必要時對供應商的生產

工藝進行輔導。

3.3質量部負責對采購產品的檢驗和驗證，和對供應商的品質輔導。

4工作程序

4.1采購策劃

4.1.1采購產品重要度分類

根據本公司采購產品的性質，對最終產品的影響程度，對采購產品進行分類:

A類：對構成最終成品起關鍵作用，并直接影響到成品質量性能的采購產品。

B類:對構成最終成品起較大作用，并可能影響到成品質量性能的采購產品。

C類：對構成最終產品質量及性能無影響的通用件、標準件及輔助物料的采購

產品。

D類：設備配件、工裝、夾具等。

E類：辦公用品、勞保用品。

A、B、C類采購產品的確定詳見《BOM表》。

4.1.2供應商選擇、評定：按《供應商管理程序》執行。

4.2采購實施

4.2.1《采購計劃》編制的依據：

a）交貨時間依據：《銷售要貨單》、生產指令、采購品生產周期和運輸時間、

合同評審結果；

b）數量依據：產品BOM表、庫存情況（包括合格的和可返工回用的）、產

品合格率、資金占用；

c）供應商依據：《可接受供應商名單》、供應商生產能力、供應商評定結果、

供貨業績和價格；

d）可能的偶發性事故的考慮（包括本公司和供應商）；

e）顧客后續訂單及可能的訂單調整；

采購計劃經采購主管審核后簽字生效，以作為簽發《采購合同》的依據。

4.2.2采購資料

a）產品、程序、過程和設備的批準要求

b）人員資格的要求

c）質量管理體系要求

可分別在《采購協議》、《訂貨單》及圖紙工藝文件中體現。

4.222對于A,B類產品由采購主管負責與供應商簽訂《采購協議》后，由采購

員將《訂貨單》傳真給供應商進行采購，對于C類產品由采購員直接進行

電話或現場采購。

4.223采購資料的審核：采購資料在發放前，采購主管應仔細檢查其完整性和適

用性。

4.2.2.4《訂貨單》的發放和更改：由采購員及時發放供應商。如遇更改，由采購

員及時電話或傳真通知供應商，同時做好相應記錄。

4.3采購監控

4.3.1采購品交付時間、數量和品質的監控

控制程序》進行檢驗和試驗，根據檢驗結果，辦理相應的手續。

采購主管及時安排好對采購計劃的監控，并根據各倉庫上報的采購產品入庫情況

填寫《采購計劃/進度表》，定采購合同進行追蹤。

監控方式及適用時機

根據采購產品對最終產品影響的重要程度、生產或業務需求的急迫性、

供應商的能力和供貨業績"，可運用以下一種或多種監控方式

a）計劃執行中期征詢：適用于每采購合同

b）實地查訪：當供應商有不誠信表現時

c）派駐代表：產品重要度為A、B類；供應商管理水平不佳；此產品供不應求；

采購品質量主要由生產過程決定、不易通過檢測實現；供應商制造專業水準差、

需要輔導監管等。

d）供應商主動反映：在采購協議中規定，當供應商在時間、數量和品質上存

在交貨風險時，必須主動提前反饋，以便采購主管有時間采取相應對策。

e）進貨檢驗和試驗：常規品質監控方式。

f）到供應商貨源處驗貨：本公司無此類產品檢測設備，僅憑質量證明文件和

記錄還不能保證，存在質量風險時；交貨時間緊迫，一旦在進貨檢驗時發現質量

問題有可能直接影響到本公司向顧客的交貨；一次或多次的不良交貨記錄，需到

供應商處探查究竟，以便采取相應對策；客戶規定要到供應商貨源處驗貨；當需

要采取此種監管方式時，必須在相應的采購信息中確定預期的驗證安排和產品放

行方式。

a）當供應商不能滿足100%按時交付時，可按下表的提示做出快速反應。為

確保反應計劃有效,在確定反應計劃時可多種方法并舉,在一種反應計劃失效時,

其余反應計劃能發揮作用，以防止循序反應所帶來的時間上的延誤。

反應原則：將采購這生產和業務的影響降至最低限度。

項

結果反應方式

目

根據目前庫容和后續物資到庫計劃決定，囑咐以

提前

后按計劃

時

間可能延誤馬上通知生產，同時密切監控，作好應對策略

延誤

確定延誤馬上通知生產，由生產決定具體更改

通知生產，同時作好補足的措施

數不足

量多余退回或暫存而不入賬

不良率過高預計就地或退回分選，同時不足不良部分，并通知生

品

質會導致生產不足產部門

不初步確定原因以決定馬上補交或另行采購，同時

批不良

良通知生產

以上監控結果記錄在《采購計劃/進度追蹤表》上。

b）當品質不良是在生產過程中發現時，按《生產過程控制程序》的生產異

常處理要求和《不合格品控制程序》規定執行。

c）品質不良和數量差異來自于倉庫定期盤查時，按《倉庫管理規定》執行。

d）當品質不良來自與顧客投訴和售后服務中發現的屬于采購品問題時，按

《糾正和預防措施管理程序》執行。

4.3.2采購價格的監控：由財務部根據市場物資行情按相應的財務管理制度執行。

4.3.3供應商的監控：采購人員根據平時與供應商的接觸和了解，動態掌握供應

商的各方面變化及趨勢可能走物資供應和品質的影響，如組織機構人事變化、企

業性質變化、資金周轉狀況、金融信譽、客戶群變化、生產規模生產設備檢測設

備變化等，再結合每年發放《供應商基本情況調查表》了解相關信息，以便使相

應的采購決定更加科學合理。

4.4采購品及供應商數據分析

4.4.1數據收集整理和傳遞

信息內容收集職責和報告路線使用的表格

時間和數量倉庫f采購《采購計戈?進度表》

交貨質

《進貨檢驗報告》

量狀況產品質量質量f采購

《供應商定期評價表》

線內采購品質量狀況倉庫f采購《入庫單》及其統計

售后產品質量狀況業務f質量f采購《信息反饋單》

庫存品數量和質量狀況倉庫一質量f采購《庫存報表》

采購價格和成本財務一采購、總經理《信息反饋單》、財務報表、分析報告

4.5分析結果處理和采購績效改進

4.5.1供應商交貨業績和等級調整的通知：采購主管每月6日以前將供應商的交

貨業績和等級調整以及按《采購協議》執行的結果以《供應商質量信息反饋單》

的形式發放至每個供應商，并對各供應商的供貨業績和狀況在采購主管以《進貨

質量匯總評定表》的形式加以公布。

4.5.2采購業績的改進：業績改進的程序和總體要求按公司的《持續改進管理程

序》和《糾正和預防措施管理程序》執行。

供應商質量信息反饋單》（有輕微不合格可以挑選或回用時適用）、《8D報告》（批

量退貨或生產中發現嚴重質量問題時適用）要求供應商整改對反饋。

a）采購策略調整：采購比例調整、外購和內制轉換、采購價格調整、付款

政策和處罰力度調整；

b）供應商開發：開發手段需根據實際情況決定，以下是可供選擇的方式：

①選擇新供應商

②安排第二方審核

③對供應商進行技術輔導

④要求供應商進行質量體系認證

采購主管將以上的開發決定隨時納入到《供應商開發計劃》中進行執行

和跟蹤。

C）內部管理完善：人員管理（考核、人員調整、幫助、培訓、激勵等）、流

程管理改善、內外部接口管理改善。

4.5.3公司內部溝通：采購主管每月或根據上級領導的要求將采購管理的結果、

采購管理決定、設想和建議按《各部門的報告要求》整理成采購報告，按《信息

溝通管理程序》執行，提交總經理和在相關會議上溝通。

4.5.4改進事項跟蹤：采購主管經理對4.5條款落實的改進事項落實人員進行跟

蹤和記錄。

4.5.5效果評估和經驗交流:采購主管經理每月對以上改進事項的措施效果進行

評估，對失誤和經驗進行總結和交流，對有效的措施需進行文件化固定或更改的

地方按《文件控制程序》的要求進行。

5相關文件

5.1《供應商管理程序》

5.2《產品監視和測量控制程序》

5.3《不合格品控制程序》

5.4《庫房管理規定》

5.5《信息溝通管理程序》

5.6《持續改進管理程序》

5.7《糾正和預防措施管理程序》

5.8《文件控制程序》

6相關記錄

6.1《采購協議》更改后保存一年

6.2《采購計劃》