生產協調會會議管理制度第一章總則

為了加強生產協調會會議管理，確保會議的高效、有序進行，提高決策質量和執行力度，特制定本會議管理制度。

一、本制度適用于公司生產協調會的組織、召開及管理。

二、生產協調會旨在加強各部門間的溝通與協作，研究解決生產過程中的問題，提高生產效率，保證產品質量。

三、會議應遵循以下原則：

1.實事求是：會議討論內容應真實、客觀地反映生產實際情況，嚴禁弄虛作假。

2.高效務實：會議應注重解決問題，提高工作效率，減少形式主義。

3.公平公正：會議決策應充分聽取各方面意見，確保公平、公正、公開。

4.及時跟進：會議決議事項應明確責任人和完成時限，確保及時落實。

四、生產協調會分為定期會議和臨時會議。定期會議原則上每周召開一次，臨時會議根據工作需要隨時召開。

五、生產協調會參會人員包括公司領導、相關部門負責人及必要的工作人員。會議主持人由公司領導擔任。

六、會議組織部門應提前通知參會人員，并做好會議準備工作，確保會議順利進行。

七、本制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充或修改。

八、本制度的解釋權歸公司生產管理部門。

第二章會議流程

為確保生產協調會的高效進行，明確會議各環節的職責與流程，特制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.會議組織部門根據工作需要，確定會議主題、時間、地點和參會人員，并在會議召開前至少三天通知全體參會人員。

2.會議組織部門負責收集、整理會議議題，并對議題進行初步篩選和分類。

3.會議組織部門應提前準備好會議所需的資料、設備（如投影儀、白板等），并確保會議室環境整潔、設施齊全。

二、會議議程安排

1.會議主持人應根據會議主題和議題，制定會議議程，明確各議題的討論順序和預計時間。

2.會議議程應在會議召開前至少一天發送給參會人員，以便參會人員提前準備相關材料。

三、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

2.各部門負責人按照議程順序，匯報本部門的生產情況、存在的問題及建議解決方案。

3.會議主持人組織參會人員針對議題進行充分討論，確保各方面意見得到充分表達。

四、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結，并提出明確的決策意見。

2.參會人員對決策意見進行表決，形成會議決議。

3.會議組織部門對會議決議進行記錄，明確責任人和完成時限。

五、會議總結

1.會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進行總結，并對下一步工作進行部署。

2.會議組織部門對會議紀要進行整理，并在會議結束后及時發送給參會人員。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議組織部門應將會議紀要、決策事項等相關資料進行歸檔，以備查閱。

2.會議資料的保管期限原則上不少于兩年。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保生產協調會會議紀要中提出的決策事項得到有效執行，加強對會議決議的跟蹤落實，提高會議效果，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施：

一、會議紀要的整理與分發

1.會議組織部門應在會議結束后24小時內完成會議紀要的整理工作，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策事項、責任人和完成時限等內容。

3.會議紀要整理完畢后，由會議組織部門及時發送給全體參會人員，并抄送相關部門。

二、決策事項的跟蹤與監督

1.各責任部門應按照會議紀要中明確的完成時限，認真組織落實會議決議事項。

2.會議組織部門負責對決策事項的執行情況進行定期跟蹤，了解進度，協調解決問題。

3.對于未按期完成的決策事項，會議組織部門應及時了解原因，督促責任部門采取措施予以解決。

三、執行情況的反饋與匯報

1.各責任部門在完成決策事項后，應向會議組織部門反饋執行情況，并提供相關證明材料。

2.會議組織部門定期收集各責任部門的執行情況，形成匯報材料，并在下一次生產協調會上進行通報。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議組織部門應對已完成的會議紀要進行歸檔，便于對會議決議的執行情況進行追溯和評估。

2.會議紀要的歸檔與管理應遵循公司檔案管理相關規定，確保資料的安全、完整。

五、考核與問責

1.公司將會議決議的執行情況納入部門績效考核，對未按要求完成決策事項的責任部門和責任人進行問責。

2.對于嚴重影響公司生產、經營的未執行決策事項，公司將視情況給予相應的處罰。

第四章會議室管理規定

為保障會議室資源合理分配，提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，特制定以下會議室管理規定：

一、會議室預訂

1.需使用會議室的部門或個人，應提前向會議組織部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數、所需設備等需求。

2.會議組織部門根據預訂申請，合理安排會議室，并通知預訂人。

3.如遇會議室資源緊張，會議組織部門有權根據會議的重要性和緊急程度進行優先級排序。

二、會議室使用

1.會議室使用部門應按照預訂時間、人數和設備要求，提前進入會議室做好準備。

2.會議期間，參會人員應保持會議室安靜、整潔，愛護會議室設施，禁止吸煙、亂丟雜物等行為。

3.會議室使用完畢后，應及時清理會議室，關閉電源、投影儀等設備，確保會議室恢復原狀。

三、會議室設施管理

1.會議組織部門負責定期檢查會議室設施，確保設備正常運行。

2.如會議室設備出現故障，應及時報修，會議組織部門負責跟進維修進度，確保會議不受影響。

3.會議室鑰匙由會議組織部門負責保管，嚴禁私自借用、轉借。

四、會議室安全保障

1.會議組織部門應確保會議室消防安全，定期檢查消防設施，并制定應急預案。

2.會議室使用部門應遵守公司安全生產規定，會議期間注意人身安全和財產安全。

五、會議室衛生與綠化

1.會議組織部門負責安排會議室的清潔衛生工作，確保會議室環境整潔。

2.會議室內應適當擺放綠植，改善會議室空氣質量，營造舒適的環境。

六、違規處理

1.對于違反會議室管理規定的部門或個人，會議組織部門有權進行提醒、警告，并視情節嚴重程度報請公司給予相應處罰。

2.對于故意損壞會議室設施的行為，應照價賠償，并按照公司規定給予相應處罰。

第五章附則

為確保生產協調會會議管理制度的有效實施，特制