文件名制定部門受控文件文件與記錄控制程序行政部文件編號生效日期20LQ-QEP-001版次A1頁次1/51．目的：使本公司質量/環境體系文件與資料能適時正確的發放到各相關部門，避免逾期失效的文件被誤用。2．范圍：凡本公司內部制定的文件表格及外部客戶提供的資料和收集的國際標準均適用。3．權責：參見3.1，3.2之規定。4．定義：無5．工作內容：基本流程工作內容外部文件流程圖外部文件接收NG審查核準編號/登錄發行分發舊版回收持續管理舊版原件保留3.1內部文件權責表文件階層代碼文件范圍編寫審查核準收發管制一QM/EM手冊管理代表總經理總經理行政部二QEP/QP/EP程序書部門主管管理代表總經理行政部三WI指導書相關部門部門主管管理代表行政部四F表格相關部門部門主管部門主管行政部3.2外部文件權責表文件類別收發管制與產品/環境相關的圖紙、規格等技術資料行政部與產品/環境相關的國家、國際標準行政部與產品相關的安全規格與標識行政部環境、勞動、安全、衛生方面的法律法規行政部4．定義4.1第一階文件—質量/環境手冊：簡要說明本品質系統如何滿足國際標準要求。第二階文件—程序書：規定何人于何時在什么地方做什么事情，第三階文件—指導書：工程圖、設備維護、作業指導書、檢驗標準相關規章制度，說明如何做。第四階文件—表單記錄：用以收集傳遞資訊，控制作業流程或證明作業已符合要求。5．作業內容5.1文件編寫規則5.1.1編寫規定5.1.1.1第二階文件需依照（1）目的，（2）范圍，（3）權責，（4）定義[無定義時填寫“無”]，（5）作業內容，（6）相關文件，（7）表單，（8）三階文件的章節編寫和格式自定。5.1.1.2文件頁次格式：如3頁，則表示1/3，2/3，3/3……代表第一，第二，第三頁。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A12/5基本流程工作內容內部文件流程圖文件制定/修訂/廢止提出NG審查/核準編號/登錄發行分發舊版回收持續管理舊版原件保留5.1.1.3各標題內的小標題順序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1依此類推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1依此類推。5.1.2文件經3.1權責主管核準后即可制訂。5.2各階文件編號5.2.1一,二階編號（公司代號）-（文件類別）-（流水號）5.2.1.1公司代號為“”的縮寫“LQ”。5.2.1.2文件類別如QM代表質量手冊/EM環境手冊，QEP/QP/EP分別代表共用/質量/環境的程序文件。5.2.1.3文件流水號：01至99代表該份文件的順序號。5.2.2三階文件規則如下：(公司代號)-(WI)-（部門代號）-（文件類別及流水號）5.2.3質量/環境記錄編號質量表格的編號:FMQ-（部門代號）-（流水號）AO(FM:FROM表格,Q:質量)環境表格的編號:FME-（部門代號）-（流水號）AO(FM:FROM表格,E:環境)共用表格的編號:FMQE-（部門代號）-（流水號）5.2.3部門代號：部門總經理管理者代表市場部行政部品質部代碼ZJGDMDSDQC部門生產部采購部財務部工程部文控中心代碼PDSCCWEDWK部門倉庫BM5.3版本/版次管理：5.3.1文件的版本以A表示為初版，換版時變更為B，依此類推。5.3.2版次管理：版次修訂規定為1～5為止各頁版次可不同，但能于首頁看出各修訂頁之情況；原始版次為A0。5.4需要管制的電子文件由專人負責設置密碼進行輸入與維護工作,其他人員不得進行修訂,并依規定期限進行保存。5.5文件的登錄：5.5.1文件編制或修訂完成后由行政部對文件進行編號，版本核對確認無誤后登錄于《質量記錄一覽表》、《程序/作業指導書一覽表》上，以便于識別管理文件的最新狀態。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A13/5基本流程工作內容5.5.2需要管制的電子文件由專人負責設置密碼進行輸入與維護工作,其他人員不得進行修訂,并依規定期限進行保存。5.5.3外部文件登錄于《外來文件一覽表》上進行統一管理。5.6文件的發行：5.6.1文件需發行到各相關部門使用時由行政部復印所需份數，并于復印件的每頁適當位置上蓋紅色[受控文件]章后方可發行。5.6.2外部文件需發行到各相關部門使用時由行政部復印所需份數，并于復件的每頁適當位置上蓋紅色[受控文件]章后方可發行。5.6.3文件原版由行政部實施中央控制，并在文件夾上標識正本文件。5.7文件的分發：文件分發時要求各接收部門負責人于《文件分發回收—覽表》上簽收。5.8文件的補發：如所使用的文件不慎丟失或破損而影響使用時，應由部門負責人員以“文件申請單”提出及說明原因與用途，并經管理代表核準后補發，且要做好簽收記錄。5.9文件的修訂5.9.1文件的修訂必須由原編制部門進行，原審核部門審核，如因某種原因指定新的部門來審核，則該部門應獲得相關資料，以供參考。5.9.2文件修訂前由相關部門向行政部提出“文件申請單”由管理代表確認后方可進行修訂。5.9.3二，三階文件修訂時應在首頁的修訂欄里反映修訂情況，日期，頁次及版次。5.9.4當文件修訂次數4次以上時整體文件須換版本。5.10文件的回收：5.10.1程序文件、指導書每次換版本時都應及時收回舊版文件,并蓋[作廢]章或打叉予以作廢,文件回收時應注意份數及內容的完整性,且將收回情況登錄于《文件分發回收—覽表》上，但換版次時直接更換相關頁次即可。5.10.2由行政部保留下原稿文件的前一版。5.11文件的保管：5.11.1文件的原稿由行政部妥善保管，凡與質量/環境體系相關的部門應對所使用的復印件自行保管，經發行后的正式文件使用部門及人員不得在文件上劃線加注記號及修改其內容。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A14/5基本流程工作內容編制表格匯總/登錄分發/使用歸檔定期審查銷毀5.11.2由供應商提供的證明性文件和資料等由行政部保管，消耗品類由相關部門保管。5.12行政部應以每三個月或視實際需要發出“質量記錄一覽表”以供各使用部門核對文件的最新版本與持有份數。5.13文控人員須每年一次通過情報部門、行業協會及其他相關單位咨詢品質系統的標準及法律法規方面的最新資料，以便確認品質系統的適應性及有效性。5.14文件的借閱：借閱人對所借的文件應負保管責任，不可拆卷、涂改、損壞。5.15有關部門表單填寫后的記錄，保存年限依照《質量記錄一覽表》執行。5.16品質/環境記錄表格的控制：編制、更改、匯總、發放、回收。5.16.1編制：各相關部門根據質量/環境體系程序文件，作業指導書及產品品質控制的要求編制相應表格。5.16.2匯總：文控人員將所有品質記錄匯總登錄在《質量記錄一覽表》上。5.16.35.17品質/環境記錄表格的使用5.17.1各部門應使用相關文件規定的最新版的表單格式或名稱。5.17.2記錄者應認真填寫，確保內容的真實性、完整性及準確性。5.17.3正式的品質記錄不可用鉛筆填寫，原則上使用黑色/藍色筆芯的筆填寫，審查前可使用修正液涂改或劃線表示，但修改重要數字，例如：數量，金額，日期，判別等，應由責任者簽名或蓋章方可生效。5.17.4品質/環境記錄需要發到相關部門傳閱時，相關人員可在相應位置（如：背面）簽名或蓋章表示已閱覽。5.18品質/環境記錄的管理5.18.1各部門應由專職（兼職）的文員負責本部門的記錄管理。5.18.2記錄資料應妥善保管（防蛀、防潮等），防止損壞和丟失，保持其完整性。5.18.3查詢或借閱記錄時不得涂改，應保證其完整性，記錄借閱原則為在保管現場閱讀，若需復印應征得記錄保管責任者的同意。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A15/5基本流程工作內容5.18.4如客戶合同中規定時，可允許客戶或其代表調閱記錄或索取影印本，但需取得管理代表的同意。5.19記錄的銷毀：各部門保存負責人每6個