DMS管理員標準作業手冊文件類別:作業手冊文件編號:撰寫單位:飲品群營業本部版本:第1版生效日期:-機密等級:□機密▉通常累計頁數:共7頁核準審核制定李翼嵩TOC\h\z\t"標題1,1,標題2,2"1 目標： 32 DMS管理員架構和職責 32.1 架構 32.2 職責 33 DMS管理員職掌 33.1 EDMS訂單處理： 33.2 EDMS用戶管理 43.3 日常管理 44 DMS管理員人員培訓、交接 44.1 DMS管理員培訓上崗作業標準。 44.2 DMS管理員異動交接作業標準。 45 采購訂貨作業標準 55.1 采購提議： 55.2 采購訂單錄入： 65.3 采購收貨： 115.4 付款核銷、對賬 136 經銷商銷售發貨作業標準 146.1 經銷商銷售步驟概述 146.2 經銷商銷售訂貨作業標準 166.3 經銷商打印送貨單、撿貨、發貨作業標準 186.4 經銷商回單確定作業標準 216.5 經銷商收款、預收款、對賬作業標準 226.6 經銷商退貨處理作業標準 257 經銷商庫存作業標準 277.1 庫存盤點作業標準 277.2 其它出入庫作業標準。 307.3 倉庫調撥作業標準 317.4 換貨處理作業標準 327.5 庫存層別作業標準 338 價格、倉庫、用戶、權限、用戶作業標準 338.1 經銷商出貨價格作業標準 338.2 經銷商多倉庫管理標準 338.3 多用戶作業標準 358.4 銷售區域、用戶管理 379 DMS管理員DPI、KPI。 399.1 經銷商DMS管理DPI 399.2 經銷商DMS管理KPI 39目標：依據集團“若要富、先修路”發展戰略和經營計劃，要強化通路建設和培育，為經銷商規模化提供更專業化支持，派駐DMS管理員于JBP+戰略伙伴，駐點幫助JBP+戰略伙伴使用EDMS系統做進銷存管理工作。DMS管理員架構和職責架構職責駐點幫助JBP+戰略伙伴使用EDMS系統做進銷存管理工作。DMS管理員職掌EDMS訂單處理：EDMS訂單處理：確定交易用戶賬上余額依全品項訂貨標準創建經銷商采購訂單依業代轉單創建經銷商銷售訂單EDMS用戶管理經銷商和企業采購對賬經銷商和二階批發商銷售對賬定時對經銷商庫存進行盤點經銷商EDMS系統管理，為營業提供正確進銷存數據經銷商返利管理，士多批發商返利、DC送貨獎勵數據提供，返貨接收、發放管理日常管理經銷商盤點單留存保管經銷商送貨單留存保管送貨按時率、正確率KPI管理DMS管理員人員培訓、交接DMS管理員培訓上崗作業標準。訂單管理組主管對DMS管理員做企業相關制度、工作執掌、DMS管理員SOP方面培訓。對DMS管理員做EDMS系統操作、進銷存、庫存狀態方面培訓。培訓完成后，培訓匯報及DMS管理員培訓心得匯報營業本部，營業本部確定合格，DMS管理員即可獨立上崗工作。DMS管理員異動交接作業標準。根據企業人資異動交接制度進行交接。異感人員對新進人員進行現場工作教導。留檔相關單據及經銷商EDMS系統權限移交。相關資產及硬件設備移交。交接清冊需經銷商/異感人員/新進人員共同簽字確定。采購訂貨作業標準采購提議：提議人：業務組長。審核人：所長。打單人員：DMS管理員經過EDMS系統打單。見《單一：采購訂單》(沒有配置DMS管理員經銷商，由業務所內勤經過SE打單)。采購提議數據起源：訪問EDMS系統。查看《表一：三階庫存期間報表》。依據采購周期，安全庫存系數（系統默認1.5，提議淡季1.2，旺季1.7），系統自動計算出每種產品提議采購量。訂單標準：全品項出貨標準，B類品項不少于要求個數（系統進行管控，少于要求個數，訂單無法經過）。本張訂單贈品金額不能超出該訂單總金額42%。返利管控：DMS管理員對已結案并產生促銷案號TP1、再來一瓶等，依據訂貨物項出貨數量，合理安排貨補針對封頂返利促銷案。已貨補金額，需記手工帳管理，并注意贈品金額不能超出封頂金額。不然超出封頂金額會造成用戶凍結。指定時間段內指定時間段內銷售量。數量少說明業代引單量不足。安全庫存≈采購周期銷售量*安全系數安全系數：旺季1.5~1.7淡季1~1.2采購提議=安全庫存-期末庫存采購提議=安全庫存–期末庫存圖：1-1-1

采購訂單錄入：

圖1-2DMS管理員依組長下采購單進行經銷商訂單處理。訪問路徑：EDMS系統–〉采購步驟–〉采購訂單填寫主信息：填寫送貨時間。選擇送貨地址。填寫出貨工廠工廠編號。填寫庫位。假如有需要特殊說明內容，填寫在備注欄。填寫明細信息：點擊下表中第一個空行，產生輸入框，輸入框右側出現有選擇產品按鈕。點擊選擇產品按鈕，調出“產品選擇”頁面(見圖1-1-2《產品選擇》)，勾選需要出貨主賣品，贈品后面處理。點擊確定按鈕，確定溝選產品。已經輸入到采購單產品，能夠經過刪除產品編碼來刪除此品項。單價、金額和標箱數：這些欄位由系統自動顯示和計算，不能修改，公式為：輸入數量*單價=金額；標箱數是依據每一產品容積折算比自動計算，向上取整。產品編碼輸入或選擇后，能夠經過Enter鍵快速將焦點移位到數量處，直接輸入數量。采購單界面產品，只有主賣品能夠添加和刪除，贈品添加和刪除需要到贈品選擇界面進行。選擇好主賣品后，點存盤按鈕。圖1-2-2：《刷新價格、刷新促銷：假如系統不能自動帶出價格，或帶出價格和現在價格實際實施價格不一致，請點擊右上方刷新價格按鈕。刷新價格后，界面上顯示集團R3系統中最新價格，該價格保留到EDMS系統中。下次會自動帶出。(注意：刷新價格只會刷新本訂單中出現產品)點擊刷新促銷按鈕，會取得該用戶全部可用促銷案相關信息，并保留在EDMS系統中。供后面自動促銷和手工促銷使用自動促銷：當訂單中主賣品有長短促時，點擊該按鈕，系統會自動計算長、短促贈品，并將贈品添加到表格中。手工促銷對于再來一瓶、TP1等促銷上限封頂促銷案。需要操作人員手工選擇促銷案、促銷贈品。點擊右上“手工促銷”按鈕，彈出。圖1-1-3：《促銷贈品選擇》窗口在《促銷贈品選擇》窗口中，選擇可享受促銷案。選中后，“贈品選擇”欄會出現按鈕，點擊該按鈕，能夠選擇贈品。選擇贈品后，下方贈品列表出現產品，輸入贈品數量，系統自動計算金額。點擊確定后，完成贈品選擇。圖1-2

訂單提交完成以上步驟后，點“提交”按鈕。完成訂單處理。提交訂單會自動轉成R3系統中報價單。該報價單經訂單管理組審核經過，轉成R3訂單。R3訂單在系統中進行交貨后，交貨訂單能夠同時回EDMS系統，由DMS管理員進行收貨。

采購收貨：到貨后，倉管確定到貨數量及產品層別(將生產月份寫在產品名稱后面)，經銷商在紙面單據上簽字蓋收貨章，DMS管理員見紙面收貨單后立即在EDMS系統收貨入庫確定。路徑：采購步驟—〉采購單入庫，見圖1-3-1《采購單入庫匯總表》系統天天凌晨3：00會自動下載已經發貨采購訂單。用戶天天打開采購單入庫匯總表后就能夠看到這些已經交貨采購訂單。DMS管理員根據紙面收貨單單號(200)，找到系統中訂單假如供給商發貨單已到，但該界面中沒有訂單顯示。能夠點擊“訂單同時”按鈕。輸入發貨單右上角號碼（如：456001）后，能夠得到該單信息。DMS管理員需要查對總金額和總數量和紙面收貨單是否一致。假如不一致，則將該單作廢，然后點“訂單同時”按鈕重新同時該訂單。假如需要查看處理過訂單能夠經過查詢按鈕查看。圖1-3-1《采購單入庫匯總表》

雙擊匯總表中訂單紀錄或選中紀錄后點編輯按鈕，能夠進入訂單明細。見圖1-3-2《采購單入庫》假如經銷商存在多個倉庫，需要選擇正確入庫倉庫(界面左上)。系統默認產品層別狀態是正常品，DMS管理員需要將其改為實際月份層別狀態。如：正常品-〉三月確定訂單無誤后，點“提交”按鈕。完成全部產品入庫動作。確定后紙面訂單交由經銷商指定人員保管。圖1-3-2《采購單入庫》

付款核銷、對帳依據經銷商付款憑證，在系統中做預付款作業。在預付款備注欄填寫付款憑證憑證號碼。收貨后查對企業交貨單號，做預付款核銷，沖抵預付款。核銷步驟以下：路徑：采購步驟——〉付款核銷依據銷售單號(200開頭單號)，查對紙面訂單金額和付款核銷中應付金額是否一致。一致，在“預付核銷”欄位填寫本單需要支付金額。勾選需要核銷單據。點擊核銷按鈕，完成該單據核銷。假如核銷金額和應付金額有差異，系統會提醒是否繼續核銷。完成核銷后，本界面不在顯示已核銷單據。能夠從付款查詢界面、供給商對賬單界面查看已經核銷單據。每個月底列印已付款核銷采購單據匯總，逐筆查對預付款及已核銷付款金額，和企業查對R3對賬單。4查對無誤后R3對賬單及EDMS對賬單經銷商需要簽章（需以開戶基礎資料留檔件相符）貨補對賬處理，每個月和經銷商查對TP1\TP2\ZLYP手工帳。收貨差異部分車隊賠付，并在系統中做其它出庫處理。對賬單按月歸檔整理裝訂入冊留存。經銷商銷售發貨作業標準經銷商銷售步驟概述

A手工錄入、編輯銷售單，可選擇贈品；保留訂單可在銷售訂單匯總表中繼續編輯，狀態為“新建”；提交訂單將轉入發運單確定，狀態為“提交”；勾選直接銷售，然后提交訂單，能夠一步完成發運單確定、回單確定、收款核銷全部步驟，狀態為“結算”。B匯總表中為經銷商未處理狀態為“新建”銷售單，可選擇處理多張銷售單，也可進入銷售單明細逐一處理，編輯后保留，狀態仍為“新建”，提交至發運單確定，狀態為“提交”，作廢所選擇銷售單，狀態為“取消”。C發運單確定中可選擇一張或多張發運單一起發運，也可進入發運單察看明細，修改發運數量后再發運。送貨單打印：在此能夠選擇一張或多張發運單打印。提議打印三聯：用戶一聯，經銷商一聯，營業所一聯。營業所聯要有用戶簽字。D回單確定，可選擇一張或多張銷售單一起確定，也可進入察看明細，并依據用戶實際簽收修改實收數量后再確定。E收款核銷，輸入實收金額和折讓金額，核銷銷售單。實收金額表示一張訂單實際收到貨款，假如還未收齊貨款，請不要核銷，但能夠保留。假如未收齊貨款核銷，則未收齊部分計入折讓。核銷后，無法修改該單收款信息。以下是銷售步驟界面：單張訂單連續步驟：用戶假如勾選，則訂單提交后，會自動進入下一個步驟。而無須退出目前界面，再進入下一步驟。適合于總是單張處理訂單情況。

經銷商銷售訂貨作業標準二階用戶訂單，由業務所轉單，經銷商簽字確定后方為有效訂單。DMS管理員進行系統錄入動作。自營用戶、一階用戶由經銷商出具手寫訂單，簽字確定后由DMS管理員進行系統錄入作業。系統錄入作業步驟以下：圖2-2-1《銷售訂單》選擇用戶：點擊用戶選擇按鈕，查詢并選擇用戶，在用戶地址列表選擇用戶地址，輸入產品前須先選擇用戶。用戶余額：該界面顯示銷售用戶余額情況。假如對該用戶有預收款(預收款說明見收款核銷)，該處顯示預收款余額（還剩多少預收款）。倉庫：假如該單銷售需要從指定一個倉庫中出貨，能夠選擇該倉庫，選擇后。不管是輸入產品編碼還是選擇庫存產品，全部會默認成從該倉庫信息。選擇產品：可直接輸入產品編碼帶出產品或點擊產品查詢按鈕查詢選擇產品。選擇產品時，要注意品項層別，依據先入先出標準，月份早層別優先出貨。 若選擇小單位產品則須在產品列表中選擇單位，再選擇出產品。 點擊“確定”后，產品名稱、單位和庫存量自動帶出。 點擊“確定帶搭贈”，全部產品出現兩行，一行本品，一行贈品。修改數量和單價（自動帶出銷售價格），成交額=單價*數量。贈品：選擇產品后，假如是贈品，則需要從贈品下拉框中選擇贈品類型。鍵盤切換：使用回車鍵，可按從左到右、從上到下次序切換各輸入框。刪除產品：假如需要刪除一個產品，只需要刪除產品編碼。則換行或進行其它操作，該行會自動刪除。提交：點擊提交按鈕，將訂單提交至發運單確定（狀態為提交），鎖定訂單數量；若勾選直接銷售再點擊提交按鈕，直接完成銷售步驟（狀態為結算）。在銷售訂單匯總表中，可選擇多張訂單，一次性提交。前單、后單：該界面能夠同時或連續輸入多張訂單。輸入過程中能夠保留一張臨時訂單先不提交。并經過前單、后單切換不一樣銷售單。異常訂單，應立即和營業組長溝通確定，如仍然不能處理，立即向訂單管理主管匯報。原始訂單要求按日期次序分類歸檔，日清月結。返還二階批發商TP1、再來一瓶等，企業補貨后依業務所簽字版結案表單，第一時間返還二階批發商；返貨送貨單要明確注明返還項目，二階批發商要簽字確定。

經銷商打印送貨單、撿貨、發貨作業標準DMS管理員進入“發運單確定”界面，能夠看到全部提交訂單。見(圖2-3-1發運單確定匯總表)圖2-3-1發運單確定匯總表首先點“打印”按鈕，進入送貨單打印界面。勾選需要打印送貨單，能夠同時勾選多張。見(圖2-3-2送貨單打印匯總表)圖2-3-2送貨單打印匯總表打印前，能夠設置下列內容：抬頭內容：送貨單打印抬頭信息。(默認顯示“送貨單(經銷商名稱)”)打印紙高度：系統默認打印紙高度為10厘米。假如用戶打印紙高度不是10打印產品條碼：對于一些有條碼需求用戶，能夠選擇打印條碼。但要提前在產品基礎資料中維護條碼信息。參考：基礎資料—〉產品產地：打印產品產地信息。使用期：打印產品使用期。打印產地、效期、生產日：有些地域，要求送貨單含有產地、效期、生產日，能夠配合前兩項設置產地、使用期。假如需要生產日期，會打印出空白欄位。需要手工填寫。勾選發運單后，點“打印”按鈕，開始打印預覽。見(圖2-3-3送貨單)圖2-3-3送貨單庫管依據打印送貨單進行撿貨,撿貨需依據送貨單列印之品項、月份層別及數量。司機依據送貨單所列印品項及數量查對裝車產品是否一致，確定無誤后倉管及司機在送貨單上簽字確定。庫管要通知DMS管理員完成撿貨、發運。由DMS管理員在系統中進行發運單確定。發運單確定后，庫存將減去發運數量。撿貨數量假如和送貨單數量不一致。則需要通知DMS管理員修改發運數量。見(圖2-3-2發運單)。圖2-3-3發運單臨時增加出貨單品項，庫管要立即和DMS管理員溝通重新制單。完成發運單確定后。假如還需要重新打印送貨單。可在“送貨單打印”界面進行打印。司機按出貨單送貨地址進行配送作業，嚴禁異地送貨。用戶依據出貨單驗收品項、數量、金額，如無差異，請用戶在出貨單上簽字、蓋章確定。如收貨有差異，請用戶在出貨單上按實際收貨物項及數量簽收。假如用戶現款現結，出于特殊考慮拒絕簽收。可由司機注明“用戶貨已收”。

經銷商回單確定作業標準經銷商司機送貨返回后，司機將用戶簽字回執單遞至DMS管理員處。DMS管理員收到回執單,確定數量、金額是否無誤后再和EDMS系統進行回單確定。當用戶簽收數量和發送數量不一致時，需倉管簽字確定用戶未收數量已經入庫后,修改回單收貨數量，再進行回單確定。見(圖2-4-1回單確定)實收數量：回單確定中只能修改實收數量，不能修改品項。實收數量不能大于發運數量。大于則提醒用戶修改。差異入庫：實收數量小于發運數量時，相差數量返回庫存(庫存自動增加，不需要處理)，此為直退。直退：產品自動入庫，假如需要調整，能夠從庫存管理中其它出庫中作出庫。(比如：貨物丟失2箱，司機賠款。)則回單確定完后；在其它出庫中出庫2箱。出庫原因填：司機丟失，已賠款。銷退：假如用戶收完貨，再退貨則為銷退，銷退可在銷售退貨中完成。備注：假如用戶訂單中有特殊注明信息，需要將這些信息填寫在備注欄。回單確定總表：假如用戶收貨數量和發運數量相同。可在回單確定匯總表中選擇多張訂單，一次性提交。回單按用戶別每個月進行分檔處理.回單經銷商處\營業所各留存一份,備查.圖2-4-1回單確定經銷商收款、預收款、對賬作業標準DMS管理員收到經銷商財務收款憑證（蓋財務章）確定后并留存。對于有預收款用戶，在系統中進行用戶預收款。(圖2-5-1預收款)在收款核銷界面中進行預收款。預收款將作為用戶余額，用于核銷以后一筆或多筆訂單。預收款操作步驟：點擊“收款核銷”界面左下方“預收款”按鈕。彈出“用戶選擇對話框”，選擇需要預收款用戶。點“確定”。在預收款界面（下圖），能夠看到用戶信息和用戶目前余額。在“預收款金額”項：輸入此次預收款金額。將收款憑證憑證號，輸入到備注中。點“確定”完成預收款動作。用戶目前余額增加，以后能夠使用該余額核銷訂單。核銷后，余額降低。在用戶銷售步驟中，相關單據中會自動帶出用戶預收款余額，以供參考。圖2-5-1預收款對于完成回單確定訂單，如完成收款動作或預收款動作，需要在系統中進行收款核銷。見(圖2-5-2收款核銷)已回單銷售單（狀態為回單）進入收款核銷匯總表。用戶預收余額：指用戶預收款，但還沒有用于核銷訂單，以余額表現部分。本單應收：指回單確定銷售金額。收款金額：假如用戶直接對本訂單付款，且已經接收到。則在收款金額欄位中填寫實際收款金額，使用用戶此次實收核銷該訂單金額。預收核銷：假如用戶有預付款給我們，則無須每張訂單實際收款。在“預收核銷”中填寫本單應收金額，使用用戶預收余額核銷該訂單金額。核銷后，用戶余額降低。存盤:保留修改，只是臨時保留（狀態為回單）。核銷時：應收金額=收款金額+預收核銷；假如不滿足，系統會提醒用戶是否繼續核銷。核銷選中訂單，完成銷售步驟（狀態為結算），可選擇多條統計，一次性核銷。已結算訂單無法在銷售步驟中查看，只能在銷售訂單查詢中查看。圖2-5-2收款核銷每七天將出貨單和收款憑證和經銷商財務人員查對。差異立即處理。帳目查對單由經銷商簽字確定，存檔備查。每七天將預收款及欠款二階用戶對賬單進行列印，和二階用戶進行對賬。如有差異依收款小票及出貨單進行查對，立即做出調整。

經銷商退貨處理作業標準DMS管理員在接到經銷商或業務退貨通知后，在系統中列印退貨單。由經銷商簽字確定后，司機至用戶處將貨物拉回倉庫后。倉管需要確定退貨入庫數量和產品層別。對于過期產品，層別為不良，包裝破損產品，層別為殘損。確定后倉管簽字并將退貨單交至DMS管理員進行系統操作。如已將產品拉回，庫管確定后采可進行系統補單。退貨入庫單操作以下，見(圖2-6-1銷售退貨入庫單)：首先選擇退貨用戶、日期和倉庫。輸入或選擇要退貨產品，輸入退貨數量和單價，自動計算金額，此金額只影響毛利計算，退回到倉庫庫存成本根據此產品目前庫存成本均價計算。選擇產品入庫產品狀態層別。提交完成退貨。退貨后系統會提醒退貨賬款處理。是否轉賬上余額。(圖2-6-2退貨賬款提醒)圖2-6-1銷售退貨入庫單圖2-6-2退貨賬款提醒

經銷商庫存作業標準庫存盤點作業標準DMS管理員每七天、每個月進行經銷商倉庫實地盤點，每七天周末為周盤要求抽盤1/3個品項，優先盤點A類品項；每個月月底對全部產品進行全方面盤點。盤點前先從EDMS系統生成盤點單。見(圖3-1-1庫存盤點單)。盤點單將庫存全部產品庫存列出，能夠在每條統計最左欄勾選需要盤點產品。存盤后，只顯示勾選產品來進行盤點。生成盤點單前，能夠篩選盤點倉庫、產品供給商、產品品類、產品狀態。生成盤點單后，存盤前能夠篩選產品品類、產品狀態。存盤后，不能再改變盤點產品、盤點倉庫、產品品類、產品供給商，存盤后，只能改變盤點數量和庫存成本單價。盤點區分標準單位和小單位。庫存盤點能夠調整庫存數量和庫存成本。然后列印出盤點單(圖3-1-2盤點單打印)。到倉庫現場進行實際盤點，將實際盤點后數量填入盤點單中。如有盤虧和盤盈現象必需找出差異原因，并提出改善提議，寫在備注欄中，以利后期查證。盤點單需經經銷商用戶簽字蓋章進行存檔備查，存檔時間為十二個月。DMS管理員將經銷商簽字蓋章確定差異數量在EDMS系統中修改，確保帳實一致性。提交后，系統依據輸入盤點數量和成本，改變庫存數量和成本。盤點時，為確保盤點數據正確性，倉庫和系統全部停止進行收發貨操作。DMS管理員須和經銷商倉管、業務組組長一起進行盤點實際操作。圖3-1-1庫存盤點單圖3-1-2盤點單打印

其它出入庫作業標準。當企業從其它工廠調撥品項直發經銷商時，產生時間差異額時，先以其它入庫方法將產品入庫，后期和R3同時產生采購訂單作廢。成品領用及費用類訂單也是以其它入庫方法收貨。在一張單據中，能夠同時入庫同一品項不一樣單位產品；也能夠在一張單據中，同時入庫同一品項不一樣產品成別狀態產品，比如上圖所表示。入庫單價能夠手動輸入，庫存成本改變參見：庫存成本核實初始上線經銷商使用其它入庫方法收貨。經銷商代配送可用其它入庫方法錄入。當經銷商有非正常銷售產品出庫（如職員福利、經銷商交際領用）先列印出庫單，經銷商簽字后再以其它出庫方法出庫。其它出入庫單據存檔保留，存檔時間十二個月。

倉庫調撥作業標準當經銷商有多個倉庫時,某個倉庫產品不能滿足所配送區域需求時,列印出調撥單，經經銷商老板核準，兩個經銷商倉管簽字，再憑核準調撥單從經銷商其它倉庫里調撥所缺品項,補充庫存滿足配送需求.

換貨處理作業標準二階經銷商倉庫內存在一些不良品需要集中處理時，需要先確定換貨數量及品項，再列印換貨單，經銷商老板核準并簽字后，再進行倉庫按單換貨。在一張單據中，能夠同時換入換出同一品項不一樣單位、不一樣產品狀態產品。換入換出單價能夠手動輸入，庫存成本改變參見：庫存成本核實。列印出換貨單須保