文件號QP420100版次1.0編寫日期2001-04-29共8頁第1頁文件和資料控制程序1.目的建立公司文件和資料審核、分發及更新程序，使公司文件均能得到有效控制。2.范圍適用于涉及文件(含資料)編寫、審核、批準、發放、回收及更新的部門主管及個人。3.定義3.1質量體系所產生的受控文件共3類：3.1.1《質量手冊》；3.1.2程序文件；3.1.3工作文件，包括如下：A.崗位職責；B.相關部門制訂的圖紙、工藝卡片、檢驗標準、操作規程和管理規定等。3.2外來文件：非本公司制訂的但用于本公司質量體系的文件，如法律、法規、標準、國際公約、慣例和顧客提供的文件等。4.職責4.1《質量手冊》：4.1.1ISO推行小組負責編寫《質量手冊》及其更新版本；4.1.2管理者代表負責審核《質量手冊》的內容。4.1.3總經理批準《質量手冊》。4.1.4管理部負責：《質量手冊》的分發、原稿的存檔及作廢版本處理。注：質量手冊的分發參照質量手冊控制分發名單。4.2程序文件：4.2.1各部門主管負責編寫與本部門相關的程序文件及其更新版本；4.2.3管理者代表負責審核程序文件。4.2.4總經理負責批準程序文件。4.2.5管理部負責：分發程序文件；原稿的存檔及處理作廢版本。注：程序文件的分發參照附錄“文件分發名單控制表”，程序文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。4.3工作文件：4.3.1相關部門主管負責組織編寫本部門的“工作文件”及更新版本；4.3.2公司管理者代表負責審核“工作文件”內容。4.3.3總經理負責批準工作文件；4.3.4管理部負責工作文件及更新版本的分發和原稿的存檔及處理作廢版本。注：工作文件的分發參照附錄“文件分發名單控制表”，工作文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。4.4外來文件：4.4.1管理部負責：控制、分發外來文件及更新版本和處理作廢版本；存檔外來文件。4.4.2各部門主管負責存檔本部門使用的外來文件。5.要求5.1總則受控文件的編寫、審核、批準、更改、發行、存檔、作廢等，按本程序職責說明執行。5.2受控文件分發前準備：5.2.1文件的編號和批準：文件在經相關部門或個人在編寫完成后進行如下處理：A.編號：按照“5.12”的要求進行編號。B.批準：按照本程序“4.職責”的要求由相應的批準人在文件上簽章使文件生效；5.2.2受控文件的登記和標識：A.文件批準后并登錄于“文件目錄”中；B.交分發者的文件可以是原稿、復印件或傳真方式。C.若以原稿或復印件交分發者，則在作為原稿/復印件的文件首頁背面蓋“受控”章以便識別。D.若以傳真方式送分發者，分發者收到傳真后在首頁背面蓋“受控”章以便識別。E.對于分發給使用部門的原稿或復印件，應由文件的分發部門在相應的文件的首頁正面加蓋紅色的“受控”章，以表明文件處于“受控”狀態。F.對于非受控文件，如：用于教育培訓的文件等，應于首頁加蓋“參考文件”章，以便識別。5.3受控文件分發：5.3.1分發前，文件的批準人確定文件分發范圍，填寫“文件分發名單”，文件分發名單確定的原則是：凡是與文件執行內容有關的部門均應得到相應文件的有效版本。5.3.2文件分發者按批準人確定的“文件分發名單”復印文件，并將文件分發給相應的部門或個人。5.3.3接受文件人在“文件分發記錄表”上簽章，作為文件接收的證據。5.3.4如果分發的文件是更新版本，分發者應按照原分發范圍（即原有的“文件分發名單”）要求文件的接收人出示失效文件，并蓋[作廢]章做作廢處理或當場銷毀，分發者在“文件分發記錄表”上簽章作已處理失效文件記錄，作廢文件的原稿需保留。5.4受控文件的更改：5.4.1《質量手冊》、程序文件及工作文件需更改時，如涉及文件內容的更改，由申請者填寫“文件更改申請”表，經管理者代表審核后經總經理批準，由管理部按照5.3節的規定分發至相關部門和個人。如果只是錯字或字數的刪減等的更改，則可由管理者代表認可后直接在文件上更改(含原件)，并在更改處簽章。5.4.2除非有特別指定，受控文件的更改應由管理者代表審核后經總經理批準。5.4.3文件內容做小的改動時，須抽換更改的那一頁次及版本頁(首頁)，其余頁次內容不作變更。5.4.4更改版本號整數位或更改頁碼時，整份文件換為新版。5.4.5文件版本更改準則A.文件的首版，其起始版本號應為1.0。B.凡是對文件中一般的非原則性差錯的更改，每更改一次應順次提升版本號小數點后面的一位數，如由1.0改為1.1由1.2改為1.3…等。C.凡是文件更改中涉及系統的主要內容或需要增、減頁次等，應更改版本號整數位，每更改一次順次提升整數位1.2改為2.0；2.4改為3.0等，每次更改后的新版本號的小數位應從X.0開始。D.表格的版本、版次的更改與文件相同。5.5受控文件存檔參照質量記錄控制程序（QP420200）執行。5.6受控文件控制：5.6.1受控文件統一由管理部分發，其他部門未經授權不得分發。5.6.2如確因實際需要增發文件，可以向文件批準者申請：A.由批準人直接填寫在“文件分發名單”中，正式擁有受控文件。B.要求一份復制版本，復制版本蓋[參考文件]章，以不列入更新控制范圍。5.7《質量手冊》和程序文件的制作內容應包含如下幾個方面，工作文件可根據實際需要對以下內容做適當的選擇：5.7.1目的:為了順利執行程序，先必須清晰地闡述編寫文件的出發點。5.7.2范圍:對文件有影響的組織、功能、條款、范圍進行描述。5.7.3定義:恰如其分地解釋程序中特定的詞、條款或符號。5.7.4職責:控制、權力和確保任務執行的責任。5.7.5工作程序:通過特定的工作順序來完成特定的工作內容。5.7.6參考資料:確定與程序有聯系的特定的文件、資料。5.7.7報告和記錄:列出與程序有關的所有表單或報告。5.8文件制作章節編號及規定:5.8.1章節編號規定如下:1.目的2.范圍3.定義4.職責4.14.25.工作程序5.15.25.2.2A.B.C．a.b.5.2.3A．5.36.參考資料7.報告和記錄5.8.2.章節編號以不超過四位數為原則，超過時以A,B,C...表示，再次以a,b,c,...表示。5.8.3.程序文件參考依“5.8.1.”節的項目及順序編寫，若沒有參考資料或流程圖時，則在該項目填入“略”即可。5.9.要求:以本規范字體(宋體標小四號字)為標準參考字體。5.10文件編寫準則5.10.1《質量手冊》采用8位編碼，其規定如下：□□□□□□□□①②③④⑤⑥⑦=8\*GB3⑧A.①②為《質量手冊》的別碼；⑥⑦為《質量手冊》的流水號代碼。如：QM010000┬┬┬││└─《質量手冊》此四碼為0000│└─流水號└─《質量手冊》5.10.2程序文件采用8位編碼,其規定如下：□□□□□□□□①②③④⑤⑥=7\*GB3⑦=8\*GB3⑧A.①②為文件別代號，QP表示程序文件；B.③對應ISO9001：2000項目(4～8)以4～8表示。a.4質量管理體系b.5管理職責c.6資源管理d.7產品和/或服務實現的過程e.8測量、分析與改進C.④為每大項的分項代號，以1～9表示，如：a.4質量管理體系41總要求42文件要求b.5管理職責51管理層承諾52以顧客為中心53質量方針54策劃55職責、權限和溝通56管理評審c.6資源管理61資源準備62人力資源63設施64工作環境d.7產品實現71產品實現策劃72與客戶相關的過程73設計和開發74采購75生產和服務的運作76測量和監控設備的控制e.8測量、分析與改進81策劃82測量和監控83不合格的控制84資料分析85改進E.⑤⑥兩位為流水號，自01～99號由各部門依據需要以流水號方式編號，如：QP420100┬┬┬┬│││└─ QP文件此二碼為00││└─流水號│└─程序文件分項代號└─程序文件5.11表格編號準則采用8位編號方法，其規定如下：□□□□□□□□①②③④⑤⑥⑦⑧5.11.1①②為文件表單代號，FM表示表格/表單；5.11.2③④⑤⑥為對應程序文件的編號（詳見5.10.2.D和5.10.2.E的規定）5.11.3⑦⑧為為表格的流水號,自01～99號由各部門依據需要以流水號方式編號，如：廈門×××制品有限公司文件目錄表(FM420101)FM420101┬┬┬┬│││││││└─文件目錄表（流水號）││└─對應程序文件編號│└─對應程序文件編號└─代表表格5.11.6、外來表單（如國家、行業、質檢站等統一制訂的表單）采用原編號。5.12工作文件的編號準則,同程序文件編號準則,只是”QP”改為”WI”,其他不變.如：WI630100┬┬┬││└─工作文件流水號│└─對應程序文件編號└─工作文件代號5.12.7外來文件延用原編號（如國家標準GB×××××、行業標準JC×××××等）；若需要，可用本公司文件編號準則進行。6.參考資料6.1質量記錄控制程序(QP420200)7.附件及表單7.1