中國灤河國際投資控股企業國際貿易業務管理措施北大縱橫管理咨詢企業二○○四年三月

目錄TOC\o"1-3"\h\z第一章總則 2第二章組織機構 3第三章業務人員操作規范 5第四章業務步驟 6第五章用戶管理 9第六章附則 11附件：國際貿易業務步驟 12

第一章總則目標為推進灤河國際國際貿易業務順利開展，加強對國際貿易活動管理，規范操作人員貿易行為，為國際貿易業務有效開展提供組織保障，特制訂本管理措施。適用范圍本管理措施適適用于灤河國際商貿事業部一切國際貿易行為。關鍵內容本管理措施關鍵內容包含：組織機構、操作規范、貿易業務步驟、用戶管理等四部分。

第二章組織機構部門組成商貿事業部由綜合管理部、市場拓展部、貿易管理部、物供部四個部門組成，同時按區域設置辦事處負責各地銷售管理工作。綜合管理部部門職責綜合管理部關鍵負責商貿事業部日常行政后勤管理工作和業務相關地法律事務工作。市場拓展部部門職責負責市場信息搜集和整理，并進行分析撰寫分析匯報；負責依據企業整體戰略確定國際市場中長久市場營銷計劃；負責制訂市場推廣計劃，并組織實施；負責市場策劃和市場宣傳；負責建立健全用戶管理制度；負責搜集整理用戶信息，歸檔管理；負責用戶滿意度和經銷商滿意度調查，并作對應處理；負責對市場相關新產品信息進行搜集匯總，向相關生產部門提出新產品研發提議和產品改善提議。貿易管理部部門職責負責制訂銷售計劃，并監督實施；負責銷售信息統計，并對信息進行分析，撰寫分析匯報；負責組織銷售渠道建設；負責銷售渠道管理；負責銷售協議推行全過程協調；負責國際貿易業務處理；負責用戶投訴處理；建立健全售后服務管理體制和相關制度，并監督各銷售辦事處認真實施；負責搜集相關銷售信息，向相關部門提出新產品開發提議。物供部部門職責負責產品銷售工作順利進行，制訂合理采購計劃并實施；負責對采購工作和庫存成本進行計劃，降低庫存成本；負責制訂庫存管理制度和供給管理制度，確保供給管理質量達成標準；負責幫助完成售后服務事宜；負責供給商管理，包含供給商信息搜集、供給商選擇、供給商考評、建立供給商檔案，保持長久互惠互利合作；負責運輸商管理，包含運輸商信息搜集、運輸商選擇、運輸商考評、建立運輸商檔案，保持長久互惠互利合作；負責倉儲管理，處理好相關出入庫工作；負責做好相關出入庫、庫存產品統計統計工作，并立即反饋給相關部門。辦事處職責依據商貿事業部年度銷售計劃制訂本辦事處年度銷售計劃，并組織實施；負責完成辦事處銷售任務，并負責貨款回收；負責經銷商開發和管理；向市場推廣部提出市場推廣提議，并幫助實施；負責組織實施售后服務工作；負責本區域用戶服務管理；負責搜集整理市場信息，反饋給相關部門；立即跟蹤產品質量情況，反饋給事業部相關部門；負責該辦事處銷售統計工作，并將統計結果立即反饋給商貿事業部相關部門。第三章業務人員操作規范業務人員操作規范業務人員操作規范是每一位從事國際貿易職員全部必需遵守：建立灤河國際大貿易概念。樹立全局觀念，相互團結，以灤河國際整體利益為重，富有集體榮譽感。切記“我們是灤河國際對全球窗口”，時刻注意自己對外形象。精神振作，有朝氣。主動負責地完成上級交辦任務，嚴禁敷衍了事，不負責任，拖拉推諉。嚴格根據自己工作權限開展工作，碰到超越自己權限事，應立即向上級匯報，標準上不可自作主張，特殊情況事后立即向上級主管或經理匯報。遵守企業業務及管理制度，按時上下班，不遲到，不早退。嚴禁擅離職守，短時外出辦事應立即向上級匯報。職員請假需按要求實施。遇事不能立即上班或不能上班，應向上級請假，返回工作地后銷假。上班時間應著裝整齊。男士需穿著西裝（或襯衫），打領帶；女士以套裝為宜。遵守企業文明辦公相關要求，語言文明，行為得體，上班時間嚴禁大聲喧嘩，電話聊天和吃早餐、零食等。妥善保管各自業務資料，嚴禁下班后將和業務相關數據、報表、價格資料、業務文件隨意堆放。嚴禁越權向用戶或其它業務人員、其它事業部人員提供任何不該泄漏信息，如用戶資料、銷售進度、出口價格等。保持辦公環境整齊、潔凈，珍惜辦公設備，節省使用辦公用具。第四章業務步驟國際貿易業務步驟本步驟關鍵是針對灤河國際所生產產品國際貿易業務步驟。獲取需求信息，初步聯絡：得到用戶需求信息以后，開展初步聯絡，雙方確定相關產品基礎技術參數、價格、基礎商業條款等。技術資料：明確用戶所需產品范圍后（通常為6-7款），應快速將商貿事業部相關資料寄給用戶，并備忘。產品技術規格；產品說明書；安裝說明書；銘牌樣稿（商貿事業部自有）；紙箱設計稿（商貿事業部自有）；SERVICEMANUAL(CD)；PHOTOALBUM(CD)；目錄及其它資料等。樣品/樣本：樣品通常供用戶檢測及制作基礎批量生產資料用。樣品/樣本是表現企業實力及技術背景第一印象，故要慎重對待。樣品/樣本務必于7-10日內提供，不能拖延。樣品/樣本及空運費全部由用戶負擔；付款事宜不應耽擱樣品生產，員工應該一旦收到樣品需求后，快速確定付款金額立即間事宜，并快速落單。發樣品前必需有用戶付款或付款證實。確定訂單前：用戶收到樣品后，會于一定時間內確定訂單。收樣品后至確定訂單期間為員工全力跟進時期，員工應該親密關注用戶期間反應及競爭對手在此期間動向。確定訂單：用戶確定訂單后，應快速制作形式發票或協議交用戶確定。同時，明確交貨期及生產中各方面技術關鍵點。開立L/C或T/T:依據PI或協議，要求用戶開立L/C或T/T款。付款是生產前提，必需提前加以確定或實施。制單生產：依據用戶確定技術要求制作生產單，并由灤河國際相關生產部門審核，排產，確定交貨期等。通常生產部門處理生產單約需3-5天，在此期間，應和生產部門多溝通，以了解內部進程，并注意效率。另外必需注意，用戶所需零配件生產單，一定要隨主生產單下達。跟蹤生產進程：生產單經批復后，就會進入備料排產階段；但生產部門簽出出貨日期通常不準，故在生產日期前5天應了解并督促生產部門相關備料情況；如有拖延可能，應做對應準備并上報給主管。裝船準備：在交貨期前7-10天，應開始準備對應裝運事宜，如是用戶訂船FOB條款，EXW條款等，應要求用戶提供船企業名稱及聯絡方法等，將相關資料備好后，由單證船務組聯絡；如是商貿事業部訂船，提前7天應將相關資料要求以書面形式交給單證船務組跟進。備船同時也要準備好對應內部單據：發貨通知書和報關通知單。裝柜報關： 根據裝船通知，貨柜按時抵達倉庫，當日開始裝柜。裝柜前一天，應將報關通知書交一份給報關企業，交一份給貿易管理部，由貿易管理部依據報關通知書制作出貨通知書。制好出貨通知書應于出貨前一天交財務管理部審核，并于出貨當日蓋財務章后由倉官員按要求裝柜。因為大多數貨柜會于早上10點前抵達，相關單據應早于此時間送到倉官員處做準備。出貨步驟包含問題較多，不明之處可向資深員工咨詢方便提升工作效率。單證： 貨物裝柜后運到港口，裝上船后，船企業會出具對應B/L，通常L/C及T/T單證由單證組聯絡制作，包含B/L、發票、裝箱單、原產地證或FORMA。標準上要求出貨后7天內應將L/C要求單證備齊交給銀行議付。員工應和單證組聯絡，確保單證正確性和立即性。標準上，貨物裝上大船后，應由商貿事業部提供一份裝船通知，傳真給用戶（裝船通知模板能夠按單證組模板）。方便讓用戶辦理相關保險手續。L/C單證齊全后，員工將全套單據傳真給用戶。另：隨船零備件清單也應傳真給用戶。收款： 向銀行交單后，應于對應時間內查證收款或確定付款事宜。通常應于交單后X天內查證。售后： 貨物通常于開船后X天抵達。商貿事業部員工應于裝船后X天內，問詢用戶收貨事宜，查實用戶收貨情況及已收貨質量情況。

第五章用戶管理用戶分級管理制度商貿事業部部用戶管理人員、主管、下屬銷售業務人員負責對全部用戶按A、B、C、D進行評價分級。A級用戶定級標準A級用戶關鍵是指全球著名企業，其業務網絡跨不一樣大洲：假如該用戶有十二個月以上從商貿事業部購置歷史，購置量X萬元以上，資信良好可定為A級用戶；假如該用戶有兩年以上從商貿事業部購置歷史，年購置量XX萬元以上，有戰略性長久合作意向，且用戶企業資本、資金、管理、網絡等各方面運作良好，可定為A+用戶。B級用戶有三年以上從商貿事業部購置歷史，購置量在XX萬元以上，且用戶資金、管理等各方面運作良好，可升級為A級用戶。B級用戶定級標準B級用戶是指在當地市場有很強實力用戶：假如該用戶有十二個月以上從商貿事業部購置歷史，購置量X萬元以上，資信良好，可定為B用戶；假如用戶有兩年以上從商貿事業部購置歷史，購置量XX萬元以上，且每十二個月有一定百分比增加，可定為B+用戶。C級用戶定級標準：C級用戶關鍵是指含有一定實力用戶：假如該用戶有六個月以上從國際貿易購置歷史，購置量在X萬元以上，資信很好，可定為C級用戶；假如該用戶有十二個月以上從國際貿易購置歷史，購置量在XX萬元以上，資信好，可定為C+級用戶。D級用戶定級標準：D級用戶關鍵指散客、小客，或一次性購置數量較少，訂單不含有延續性小用戶。對于不一樣等級用戶給對應優惠政策。用戶信息管理制度用戶信息管理制度關鍵包含用戶信息資料搜集整理、用戶接待管理、用戶檔案管理等三部分內容。用戶信息資料搜集整理：全部用戶信息立即反饋到商貿事業部：各地辦事處員工負責搜集本區域用戶信息，具體包含：用戶名稱、住址、聯絡人、聯絡措施、規模、年銷售額、從商貿事業部購置歷史－購置次數、購置量等、購置用途、近期重大業務調整、組織機構調整、用戶反饋信息、新需求等，根據統一《用戶信息記錄表》（由商貿事業部用戶管理員統一設計）格式進行整理。并立即將資料上報用戶管理人員處。用戶接待管理在用戶到訪前充足考慮用戶需要，盡可能完整填寫《用戶接待安排表》中各項內容，于用戶到訪前一天到主管領導立案。《用戶接待安排表》中須估計所產生業務費用，由主管領導（或授權人員）簽署及相關人員簽字，并不然不予報銷。尤其注意：每次用戶會談后必需填寫《用戶會談紀要》，并進行書面存檔，不得僅以OA或EMAIL方法上交。并以書面形式遞交相關部門。同時，對于會談中獲取市場最新信息和動態，應立即以書面形式整理，存放于各區域市場檔案文件夾中并遞交市場開拓部。貿易管理部將不定時地檢驗檔案情況。用戶檔案管理：全部區域必需建立健全市場檔案及用戶檔案。全部和用戶往來傳真、電子郵件、信函等必需按時