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文檔簡介

內部溝通與協作工具管理制度1.總則為了提高企業內部溝通與協作的效率，并保障信息安全和數據保密，訂立本《內部溝通與協作工具管理制度》（以下簡稱“本制度”）。2.適用范圍本制度適用于本企業全部員工、部門及相關合作伙伴。3.內部溝通與協作工具的管理3.1工具選擇為了滿足不同部門和工作目標的需求，企業內部供應多種溝通與協作工具供員工選擇使用。具體工具包含但不限于：郵件、即時通訊、在線會議、項目管理工具等。員工在使用工具前，需向所屬部門經理提出申請并進行評估，經批準后方可使用。3.2工具的使用3.2.1員工在使用溝通與協作工具時，應遵守以下規定：—僅在工作需要的范圍內使用，并遵守相關保密商定；—嚴禁將公司內部機密信息通過非授權的工具傳播；—嚴禁使用溝通與協作工具進行任何違法活動、傳播淫穢色情內容或進行其他損害企業聲譽的行為。3.2.2使用溝通與協作工具進行文件傳輸時，應注意以下事項：—嚴禁傳輸帶有惡意軟件或病毒的文件；—文件傳輸應符合公司規定的數據分類和保護級別，確保信息安全；—共享文件時，應設置適當的權限，僅讓需要的人員進行查看、編輯或下載操作。3.2.3在使用溝通與協作工具進行在線會議時，應注意以下事項：—會議的召集人應提前訂立會議議程，并在會前向參會人員發送相關料子；—參會人員應定時參加會議，假如無法參會需提前請假；—會議期間應掌控話語時間，敬重他人發言機會；—會議結束后，應及時整理睬議紀要并分發給參會人員。3.2.4對于項目管理工具的使用，應注意以下事項：—項目經理或相關負責人應定期更新項目進展，并保持與項目構成員的溝通與協作；—項目構成員應定時提交任務進度和工作結果，并及時匯報問題和風險；—重點決策和更改需經過相關授權人員批準。3.3工具的規范管理3.3.1系統管理員應負責溝通與協作工具的配置、維護和升級，確保系統正常運行。3.3.2系統管理員應對員工的賬號進行管理，包含但不限于新增、更改、停用和注銷等操作，確保賬號使用的合法性。3.3.3員工使用溝通與協作工具時，應妥當保管個人賬號和密碼，并定期更改密碼。3.3.4公司保存對溝通與協作工具的監控權利，并對異常使用行為進行監測和記錄。4.違規處理4.1對于違反本制度的行為，將依照公司相關規定進行處理，包含但不限于：口頭警告、書面通報批判、暫時停止使用工具、降低嘉獎評級、辭退等。4.2對于泄露公司緊要商業機密、客戶資料或其他敏感信息的行為，將追究法律責任。5.附則5.1本制度的解釋權歸公司全部，并有權依據實際情況進行調整和修改。5.2公司將通過內部培訓和宣傳等方式，加強員工對本制度的理解和遵守。5.3本制度自頒布之日起生效，并替代之前相關制度。注

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