外貿(mào)函電及談判

ENGLISHCORRESPONDENCE

AND

NEGOTIATION

ByTaoXiulingEmail:

ttgjmy@AnHuiScienceandTechnologyUniversity課程簡介是一門將英語與外貿(mào)業(yè)務(wù)相結(jié)合的課程。主要是讓大家學(xué)會如何寫作商業(yè)信函外貿(mào)函電≠寫英文信外貿(mào)函電≠一般英文課程商務(wù)談判(實踐）結(jié)合案例情景模擬

2主要內(nèi)容學(xué)習(xí)內(nèi)容：學(xué)習(xí)外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)有：建立業(yè)務(wù)關(guān)系和資信調(diào)查、詢盤、報盤和報價、還盤、訂單，履行訂單、支付、包裝和運輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等。3

學(xué)習(xí)必要性和重要性電話？面談？信件？Conveyamessage可談判可保存做憑據(jù)成本低意義技能性強4學(xué)習(xí)目的及方法學(xué)習(xí)目的掌握商務(wù)信函的格式熟練掌握寫作各種商務(wù)信函的技能了解常用的英文談判用語及技巧學(xué)習(xí)方法PreviewMakenotesExercisesandrecitekeywordsandusefulexpressionsGrouproleCasediscussion5UNIT1

BUSINESSLETTERSCONTENTSStructureofabusinessletterFormofabusinessletterAddressingenvelopesExercises71.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8Jianguomen

Nei

DajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@Date:15thNovember,20--.OurRef.YourRef.

2.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England7.Attention:ImportDept.3.DearSirs,8.AquaticProducts

4Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

5.Yourstruly,

6.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)9.QS/AN10.Enclosures11.ccourShanghaiBranchOffice12.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函組成部分示例THEGENERALSTRUCTUREOFABUSINESSLETTER1)信頭(letterhead)

－－－

2）封內(nèi)名稱和地址(insidenameandaddress)

3）稱呼(salutation)

4）事由（標題）(subjectline)

5）正文(bodyoftheletter)

6）結(jié)尾敬詞(complimentaryclose)

7）簽名(signature)

8）附件(enclosure)

9）抄送(cctoXX)

10）附言(postscript)9STRUCTUREEssentialpartsheading,insideaddress,salutation,body,complimentaryclose,signatureOptionalpartsSubjectline,enclosure,postscripts……10ESSENTIALPARTS1.Theletterhead信頭2.Theinsidenameandaddress封內(nèi)地址3.Thesalutation稱呼4.Thebodyoftheletter信文5.Thecomplimentaryclose結(jié)尾謙稱/敬語6.Thesignature落款/簽名11OptionalParts附加部分7.Theattentionline具體收信人/經(jīng)辦人8.Thesubjectline事由/主題9.Theenclosure附件10.Thecarboncopynotation抄送11.Thepostscript再啟/附言12HEADING信頭示例 ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8Jianguomen

Nei

DajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@Date:15thNovember,20--13外貿(mào)商號的信箋，一般都印有信頭包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號碼、傳真號、及E-mail、日期等可以包括標志公司的圖片或口號；有時經(jīng)營項目，注冊商標和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上地址及日期的寫作要點地址的寫法日期的寫法小結(jié)14地址的寫法掌握中英文寫地址的不同點舉例：安徽科技學(xué)院中國安徽省鳳陽縣東華路9號郵編：233100AnhuiScienceandTechnolodgeUniversity9DonghuaRoad,Fengyang,Anhui,233100,China15中國地名的翻譯規(guī)范用漢語拼音直譯;一個地名只大寫第一個字母例如：“山東濰坊”

Weifang,Shandong

WeiFang,ShanDong

可用縮寫:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue16中、英文地址的寫法總結(jié)：相同點：名稱在上，地址在下不同點：英文地址由小到大(先大樓名稱、門牌號、街道、城市、郵編、國家）17日期的寫法判斷哪種日期寫法正確？1. 2ndMay,2009

2. 11/12/2009

3. 2009/11/12

4. September21,2009

5. 25Aug.2009

6. Oct.10,200918日期寫法美式：月-日-年英式：日-月-年月：不能用數(shù)字，但是可以用縮寫代替日：用數(shù)字，基數(shù)或序數(shù)都可以年：必須寫完整，之前用逗號點開，年放在最后19THEINSIDENAMEANDADDRESS封內(nèi)地址示例MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England收信人的名稱地址20位置：信箋左上方公司名稱若以人名命名的，可以用Messrs:如：MessrsBobandMichaelTradingCo.21SALUTATION稱呼里字母首寫均大寫通用的稱呼語有：

?DearSir(s)/Madam/

Mesdames/Gentlemen(不能用單數(shù))，[unknown]Formal?DearMr/Ms[known]Lessformal?DearMary[familiar]Informal稱呼后面的標點，一般使用逗號或分號，美、加來信中Gentlemen后用冒號：22THEBODYOFTHELETTER開頭語(OpeningSentences)習(xí)慣上是用客套語先將收到對方的來信的日期、編號或查號、主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，如果是第一次通信也可以利用開頭語作必要的自我介紹結(jié)尾語(TheclosingSentences)總結(jié)本文所談的事項，提示對受信人的要求，如希望來函或電報訂貨、答復(fù)詢問或作必要的聲明等；另起一段。如：Wehopetoreceiveyourearlyreply.23THECOMPLIMENTARYCLOSE結(jié)尾敬語應(yīng)與前面的稱呼相呼應(yīng)，后面加逗號。如：Formal:DearSirorMadam→faithfully，respectfullyGentlemen→Trulyyours，orYourstruly，Lessformal:DearMr/Ms/Dr.→Sincerely，cordiallyInformal:DearMary/Tom→Bestregards，Takecare，Love注意與salutation對照比較，格式有何區(qū)別？24稱呼與結(jié)尾敬語的對應(yīng)關(guān)系25SalutationCloseOccasionDearSir(s)DearSirorMadam(Mmes)YoursfaithfullyFaithfullyyoursStandardandformalclosureGentlemenLadies/GentlemenYours(very)trulyVerytrulyyoursUsedbyAmericansDearMr.MaloneYourssincerely/SincerelyBestwishes(U.K.)Bestregards/Regards(U.S.)LessformalandbetweenpersonsknowntoeachotherSIGNATURE落款結(jié)束語的下面，應(yīng)將行號的名稱用大寫打出，必須由負責人簽名，簽名的下面為使對方了解簽名人的姓名、職位，可以打字注明。26Yoursfaithfully,L.VanLindeL.VanLindeManager,QADSoftwareCo.Yoursfaithfully,PamLotisPamLotisInspectioncoordinatorForCiba-GeigyChemicalsCo.落款27結(jié)尾敬語手寫簽名打印簽名職務(wù)公司名稱ATTENTION具體收信人位置：1.收信人名稱地址之下2.齊頭式靠左，縮格式居中3.要加下劃線表示的是承辦本信件的具體個人或部門1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager

2.AttentionofMr.Cave

3.TotheattentionofMr.LiuMing

28SUBJECTLINE簡單扼要，說明商品名稱，數(shù)量，信用證或合同號等即可位置：1.稱呼和正文之間2.要加下劃線表示的是該信函的主題1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.890429SUBJECTCAPTION

四種方式：subject：××subj：××re：××××30ENCLOSURE通常為：brochure,catalogues,pricelist,proformainvoice,salesterms.位置：落款之下，左對齊Encl:2InvoicesEnc:1B/L

1Photo

1Certificate31THECARBONCOPYNOTATION位置：附件之下，左對齊表示該信件同時抄送給他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.Simpson32POSTSCRIPTS33TrytoavoidP.S.sinceitmaysuggestthatthewriterfailedtoplanhisletterwellbeforehetypedit.FORMfourmajorforms1）IndentedForm縮格/行式2）BlockForm平／齊頭式3）ModifiedBlockForm改良平／齊頭式4)ModifiedBlockFormwithIndentedparagraphs混合式34縮格式示例日期靠右具體收信人和事由居中段首縮格結(jié)尾敬語和落款偏右1）INDENTEDFORM縮格式封內(nèi)地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行縮進兩格或三格；信的正文，每一段的開始一行都縮進若干格Casestudy(p9)36CASESTUDYLightindustrialproductsThankyouforyourletterofEnterintobusiness(trade)relationswith與…建立業(yè)務(wù)關(guān)系Tradewiths.b和…貿(mào)易往來37Onthebasisofequalityandmutualbenefit在平等互利的基礎(chǔ)上Theexchangeofneededgoods互通有無Jointefforts共同努力38齊頭式示例除信頭外全部左對齊2）FULLBLOCKFORM完全平頭式凡是用打字機打上去的每一行字，包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起。everypartofaletteristypedfromtheleftmargin,i.e..40CASESTUDY(P10)Intheline…從事某行業(yè)/業(yè)務(wù)E.g.wehavebeeninthetextilelineformanyyearsInlinewith….與…一致如果你方價格與市價相符，我們可以大量購買Ifyourpriceisinlinewiththemarket,wecantakelargequantities.41Available可利用的，可供應(yīng)的，可得到的Availableforexport/sale可供出口的/出售的這是唯一可供之獲Thisistheonlystockavailable42Thechamberofcommerce商會Anorganizationofbusinessmen.Oneofitstaskistogetbusinessinformationandtofindnewbusinessopportunitiesforitsmembers43改良齊頭式示例案號和日期靠右落款偏右3)ModifiedBlockForm

改良平頭式：這種格式，除日期，結(jié)尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開頭都與左邊空白看齊。45CASESTUDY(P11)Inaccordancewith依從，按照=incompliancewithHavethepleasureofdoingsth有幸（欣然）做某事Underseparatecover另郵寄，另封Forward轉(zhuǎn)交464）MODIFIEDBLOCKFORMWITHINDENTEDSTYLE混合式封內(nèi)地址及其他需要分行的部分，采用平頭式，而第一段開始一行采用縮行式。兩種格式的混合采用所以稱之為混合式。473

ADDRESSINGENVELOPESReturnAddress回信地址即寫信人地址48RemarksStampReceiver'sAddress收信人地址信封格式信封格式不一,根據(jù)收信人名稱地址的寫法通常分兩種格式：縮格式：收信人名稱地址逐行右縮齊頭式：收信人名稱地址左端對齊49縮格式舉例50寫信人名稱地址收信人名稱地址：逐行右縮齊頭式舉例51寫信人名稱地址收信人名稱地址：左端對齊REMARKS1.Private私人信2.Personal個人信3.Confidential機密信4.Confidential機密5.TopSecret絕密52Mailingdirections

1.Registered掛號郵件2.ViaAirMailRegistered航空掛號信3.Express快遞郵件4.OrdinaryMail平信

5.Immediate(Urgent)急件6.PrintedMatter印刷品

7.Sample樣品

郵寄轉(zhuǎn)交c/o非郵寄轉(zhuǎn)交kindnessofForwardedby….54轉(zhuǎn)交55最終收信人轉(zhuǎn)交人轉(zhuǎn)交人地址捎交Mr.CharlesWoodKindnessofMr.J.W.Smith由Mr.J.W.Smith捎交給Mr.CharlesWood56Arrangethefollowinginformationinproperformastheyshouldbesetoutinaletter.1.Sender’sname:JiayiTradingCo.Ltd.2.Sender’saddress:350PudongAvenue,Shanghai,2