運用基于團隊共創的促動流程提升企業營銷會議效能的實踐作者：導師姓名：促動師班號：第6期國際促動師協會（WFA）行動學習促動師培養與認證項目編號：WFA2013004002完成日期：2013年3月28日國際促動師協會WORLDFACILITATORASSOCIATION運用基于團隊共創的促動流程提升企業營銷會議效能實踐摘要本次行動會議實踐的目的是幫助浙江省內某民營上市企業的市場營銷團隊在2013年度業績經營指標的壓力下，經由促動師的引導，運用基于團隊共創的促動流程，并結合聚焦式會話法、群策群力等促動技術實施的行動會議。此次會議在2.5小時內充分挖掘內部資源、整合市場營銷總部與各區域中心的資源優勢，鼓舞士氣，激發團隊內部的創新力和凝聚力，迅速達成目標共識，制定出目標明確、易于執行實施的2013年度市場營銷方案。本次行動會議取得了若干項有助于企業年度業績經營目標落地的實施方案；增強了營銷團隊內部的對話力、共識力和決策力，有效提升了營銷會議的工作效能。關鍵詞：會議效能、聚焦式會話法、團隊共創、群策群力、行動會議第一章背景介紹在2013年1月底某民營上市公司召開的年會上，總經理發布了2013年經營目標。要完成這個目標，公司必須加強總部與各地營銷中心間的緊密聯系，做到任務到人、責任落實，充分調動全體市場營銷人員的積極性和主動性。按照以往經驗，深入溝通并達成共識是研發與銷售型企業最為重要的工作環節，但由于該企業業務輻射面廣，在全國各地建立了四大區域營銷中心，因此多頭管理、步調不一的問題比較突出。如何在有限的時間內充分調動全體市場營銷人員的積極性和主動性，發揮他們的聰明才智，高效、快速的制定出行之有效的實施方案，發揮團隊自身的戰斗力？要解決這些問題，公司不僅要建立一套充分溝通、高效決策的機制，還要能營造出一個自由溝通、充分表達的對話空間，以此提升會議效能，確保目標順利實現。經過促動師與企業高層的深入交流，雙方就利用年會的契機舉辦一場以達成“年度市場營銷實施方案”為目標的行動會議取得一致共識，改變原有決策方式，提升營銷會議效能，并為下一步管理方式的變革做好準備。此會議中的每個小組都必須去思考，基于這個行動計劃，目標是什么，如何做？由哪些人完成，如何衡量成功標準，達到目標需要哪些資源？這可以保證最后達成共識的解決方案能被多數人接受，并易于操作執行。4，反饋總結。在各小組上臺展示完各自取得的成果后，總經理出面做總結性發言，他在點評中贊賞了團隊成員在此次行動會議中展現出來的對話力和共識力，鼓勵他們將取得的成果在今后的工作應用和推廣。由于這次行動會議的目標是鼓勵各小組在會議上拿出可行性的解決方案，提高會議效能，因此在這一目標實現后，總經理認為不必再去做方案間孰優孰劣的PK，他鼓勵所有與會者把這次行動會議的成果貫徹到工作中去，充分發揮個人和集體的創造力與凝聚力，保障公司年度經營目標的實現，同時把部門業績提高到一個新的水平。各小組成員表達了將在今后工作中把此次行動會議成果融入到工作中的意愿和決心。本次行動會議流程設計活動流程流程步驟內容簡介目的1開場聚焦主題開場闡明此次會議的任務、背景、主題和預期目標聚焦會議主題，幫助全體與會者通過“發現對話”思考并探詢本職工作的意義和價值。聚焦式會話法簡介促動技術和聚焦式會話法，各小組從四個層面討論并匯報研討成果2實施團隊共創頭腦風暴各小組成員針對預設的問題做頭腦風暴，將盡可能多的想法寫在“即時貼”紙片上發揮全體與會者的聰明才智，挖掘各自的資源和優勢，通過頭腦風暴盡可能多的找到有價值的建議和想法。經過歸類和提煉，挑選出幾組最好的建議。分類排列小組成員表述各自的想法和理由，并共同將相類似的想法做歸類提取中心詞把分類好的各組卡片提取出一個中心詞，在編好序號后貼到墻上3制定行動計劃盈利矩陣對所有上墻的建議和想法是否容易實施及盈利大小做分析判斷找到容易實施且盈利最大的想法和建議，各小組據此制定出各自的行動計劃，通過“城鎮會議”的形式明確各自職責分工，保證該行動方案可在會后立即實施。想法陳列并產出三項最具價值的建議把BO\QW象限中的想法陳列出來，投票選出三項所有人都認可的建議“城鎮會議”制定行動計劃并做匯報各小組完成各自的行動計劃，并上臺展示分享。4總結會議成果總經理發言由總經理點評、鼓勵營造積極正向的氛圍，鞏固成果，鼓勵后續行動落實。各小組反饋/表態各小組代表上臺表達本組觀點第三章實踐流程此次行動會議的實踐流程如下：1、準備階段：1.1立項此次行動會議舉辦前一個月，該民營上市公司領導人提出要利用年底舉行年會的時機舉辦一次銷售主題會議，傳達公司年度經營目標，并給員工下達任務。此前，促動師原定也在年底為該公司舉辦一場主題培訓，當了解這一情況后，即提出舉行“行動會議”的建議。在向總經理和人力資源總監介紹行動學習、促動技術的特色和優勢后，得到了對方的認可和支持，并予以立項。1.2籌備階段的訪談調研。在籌備階段，為保障此次行動會議取得較好效果，促動師先后對公司總經理、部門經理和普通員工等多人做了訪談，了解了該公司的企業文化和決策流程。根據所了解的情況，精心設計了此次行動會議的框架流程。2、實施階段：2.1開場/聚焦主題2.1.1在開場白中闡釋當日行動會議的主題和預期目標。促動主題：如何高效完成2013年公司經營目標？2.1.2簡述行動會議的定義、特征和實施流程，宣布行動會議基本規則。2.1.3在促動師的引導下，各組自行選出小組促動師（桌長）、計時員、記錄員和報告員。2.1.4以聚焦式會話法明確此次促動主題的理性目的和感性目的說明：促動師引導全體與會者回顧迄今為止的發展歷程和取得的經驗與成績，明確此次討論的理性目的和感性目的。理性目的：明確之前市場營銷工作的成功和失敗的經驗，共享信息。感性目的:分享營銷團隊之前所取得工作成績的喜悅，肯定團隊的成功經驗，并為順利完成2013年的工作目標增強信心、鼓足干勁。2.1.5由桌長主持，讓各自小組從數據、體驗、理解、決定等四個層面依照引導卡上的問題進行集體討論，并由記錄員把各人觀點寫在大白紙上。引導卡問題：為完成業績指標，我們有哪些資源和優勢？數據層面過去一年中，我們的市場營銷工作取得了怎樣的成績？我們曾做過的最重大的決策是什么？體驗層面過去一年中，哪方面工作我們費力最大？哪些項目進展順利？為什么順利？你注意到哪些變化使你感到激動？理解層面過去一年，我們市場服務的主要成功之處表現在什么地方？團隊合作的關鍵是什么？決定層面為順利完成2013年度市場目標，需要在哪些方面實現突破？由誰來負責執行？誰負責監督？2.1.6小組分享報告。由各小組報告員根據紙上記錄的內容，上臺匯報該組討論并達成一致的內容。（四個小組的成員通過對以上四個層面問題的討論和分享，找到了自身具有的資源和優勢）2.2實施團隊共創2.2.1頭腦風暴第一步：請全體與會者思考以下問題：●未來一年的營銷計劃必須解決什么問題？●我們將要面臨哪些新挑戰？●市場的哪一領域最能喚起我們的創造力？●制定計劃過程中我們必須要解決的一兩個大難題是什么？第二步：進入頭腦風暴程序●請每個成員先自己頭腦風暴，并將想法寫在5張告示貼上，一個想法寫一張，然后逐一分享。●小組一起分享各自想法，把想法陳列并歸組。●提取每一組想法的關鍵詞，并用彩筆寫在一張A5卡片紙上，每張只寫一個觀點，每個觀點不超過12個字。●把關鍵詞卡片編號，總數不超過10張。2.2.2分類排列促動師請每個小組先交出2張卡片紙，將卡片貼在墻上前先大聲念出來。當念到第三張卡片時，向現場參與者說明，現在需要將想法進行分類，相似的想法貼成一列。先收上來的卡片排列完畢之后，讓參與者將手中剩余的三張卡片貼在與之觀點相近的隊列里，也可能形成新的隊列。當所有卡片都上墻后，促動師告訴參與者這是一個共識之旅，不可以有孤兒，列數建議在3-7列之間。2.2.3提取中心詞促動師拿出與列數相同數量的A5卡片紙并畫上紅框；從卡片數量最多的一列開始提取中心詞，先將此列卡片從上至下地將每一張卡片都大聲念一遍，之后請大家給此列卡片命名，將中心詞寫在紅框卡片紙上。最長一列完成后，繼續從次長一列開始提取中心詞。完成所有列的中心詞提取后，給每一列標號。同一列的標記同樣的數字。（如第一列：1-1,1-2，1-3等；第二列：2-1,2-2,2-3等）2.3制定行動計劃2.3.1盈利矩陣經由全體參與者投票，決定每個標號過的卡片應放在盈利矩陣中的某個象限。四個象限中，最突出的是“獲利機會”，是容易實施和具有高收益的想法，是團隊偏好的典型行為。根據情況，還需要關注“快速獲勝”和“專門投入”的想法，這樣的點子在某些時候對于決策同樣重要。浪費時間的想法——低收益而且不容易實施——需要避免。2.3.2十大想法陳列及四大想法產出促動師請參與者用投票的方式選出每個小組頭4個想法，包括他們自己小組的。這四個想法是所有參與者最優先考慮完成的行動步驟。2.3.3制定行動計劃，各小組做“城鎮會議”小組匯報。制定的“行動計劃”必須包含行動步驟、責任人、起止日期和需要的支持等幾個要素。2.3.4總結會議成果各小組選派代表上臺總結此次會議成果總經理點評，鼓勵。3、評估總結階段3.1此次行動會議結束后1周，促動師隨機挑選5名與會者進行回訪。3.2個月后，促動師與公司人力資源總監交談，了解后續發展情況，并做實施效果評估。第四章成果展示1、促動師開場，聚焦主題2、各小組從聚焦式會話法的四個層面進行交流3、頭腦風暴4、團隊共創5、想法陳列與產出6、總經理點評、各小組反饋第五章建議與總結經事后回訪和效果評估，可以確認此次行動會議取得了以下若干成果：1、取得了預期成效，營銷部門的工作效能有所提升，內部溝通協作增強。由于地域不同、文化差異，以往總公司市場部與各區域營銷中心間溝通不暢，導致總公司的決策在各地落地執行過程中遭遇不同程度的阻礙。經由這次行動會議，不同區域之間的學員間的聯絡互動較以往有所增加，溝通、交流頻次越來越多，工作效率有所提升。（某女學員在事后評估中提及了這一點。）2、“行動學習”項目獲得企業肯定并被引入。鑒于行動學習會議能取得較多實質性成果，該企業人力資源部加大了對行動學習項目的引進，在2013年的培訓計劃中增加了多個行動學習項目。3、摸索出一套簡捷有效的促動流程。此次行動會議歷時2.5小時，事先預設好主題，開場后不做過多鋪陳，而是快速導入聚焦式會話法、團隊共創和群策群力等程序，在流程上不拘泥于形式，而是抓住促動技術“做中學”的精髓，實現了高效對話、有效共識、快速決策三部曲，達到了預期目標，被企業所認可。此次行動會議仍存在一些不足：本次促動實踐由于時間緊，經驗少，加之促動過程中的指引手冊和表格等輔助工具準備不足，且沒有安排桌促動師，因此在實施過程中略顯被動和局促，程序上也有不夠嚴謹和被忽略的地方。例如在盈利矩陣以后的想法陳列和產出過程中，因為時間緊的關系，未能對所有想法和建議進行充分的探討和交流，僅能以簡單多數票選出三個大家認為比較重要的想法，尚欠全體共識。在之后的“城鎮會議”中，也未能就行動計劃和步驟做充分研討，略顯草率。在最后的成果展示階段，雖然四個小組都完成了各自的成果匯報，但因為匯報的時間緊而未能做圖文并茂和團隊精神的充分展示，內容上也有一些雷同之處，留下了一些遺憾。建議：1、大膽實踐、勇于創新，成為“做中學”理念的踐行者。對促動師本人而言，此次行動會議的順利實施，是在時間緊、缺少經驗的情況下，經過大膽創新和實踐完成的。只要能把握住促動技術的精髓，就可以靈活運用各種促動手段完成預期目標，簡化程序，即使工具和人員不足，也能探索操作。因此，學員要在學習成長階段充分利用各種能抓住的機會大膽實踐、勇于創新，做真正的踐行者。2、結合心理咨詢專業技能，提升