原始地質資料立卷歸檔規則

2012年8月一、《原始地質資料立卷歸檔規則》簡介二、原始地質資料立卷歸檔工作的原則及方法三、原始地質資料文件的分類四、原始地質資料立卷歸檔中的幾個需要注意事項提綱《原始地質資料立卷歸檔規則》

簡介1.原始地質資料：在進行地質工作時直接形成或采集的、反映地質現象或地質體的、以各種載體類型存在的原始記錄、數據及中間性解譯資料、最終地質工作成果原稿等。

2.地質檔案：地質工作中形成的對國家和社會具有保存價值的并歸檔保存的原始地質資料。

3.電子文件：在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。（一）術語和定義

4.立卷歸檔：根據原始地質資料形成規律和特點，按有關要求收集齊全，系統整理，組成案卷，移交地質檔案部門統一管理的過程。

5.案卷：由互有聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

6.件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，正文、表冊、附件、圖冊等一冊（本）文件為一件，附圖一張一件；以能獨立有效使用的電子文件（夾）為一件，數據庫或軟件文件夾為一件。（二）原始地質資料的歸檔范圍

地質工作中形成的具有保存價值的原始地質資料，均屬歸檔范圍。（三）卷內文件的分類

根據原始地質資料的形成規律、形式特征和內在聯系，案卷內的原始地質資料劃分為“底、測、觀、探、樣、試、錄、像、綜、文”10類。具體的分類方法將在后面的原始地質資料工作方法中詳細講解。（四）文件的編號

檔號（文件號）由案卷號、卷內類別代號、件號組成：

案卷號：立卷歸檔時由地質檔案部門賦予案卷的代碼。

類別號：用規則中給定的類別代號表示。

件號：各類內，以件為單位從1開始編流水號，一件一號，采用四位阿拉伯數字表示，不足四位的前面填充“0”。檔號（文件號）結構為：案卷號+類別號+件號。示例：檔號12345D0033中，12345為案卷號；D為卷內類別代號，代表成果底稿底圖類；0033為件號，代表“底”字類中第33個文件。（五）文件目錄的組織

文件目錄是由若干個文件條目構成。每個文件條目是由“序號”、“類別代字”、“件號”“文件題名”、“單位”、“數量”、“密級”、“載體形式”、“紙介質盒（袋）號”、“電磁載體編號”、“文件字節數”、“備注”等信息項組成。“序號”是文件的總“序號”，“件號”是每一類文件的順序號文件分為10類，其排序是按“底”、“測”、“觀”、“探”、“樣”、“試”、“錄”、“像”、“綜”、“文”順序排列的。這個順序是不變，如果其中一類沒有，應按順序排列后面類別的文件。

（五）文件目錄的組織在各個類中，文件的排列順序應基本按《原始地質資料立卷歸檔規則》中附錄A的順序排列，也可按本單位歷史上原始地質資料分類文件排列習慣排列。

以件為單位，從1開始編流水號，一件一號，采用四位阿拉伯數字表示，不足四位的前面填充“0”。這種不足四位前面填充“0”的編號形式，為今后建立原始地質資料目錄數據庫打下基礎。（六）紙質文件材料立卷歸檔的一般要求

書寫墨水應使用碳素或文件記錄墨水，要求書寫工整，符號清晰，著色符合規范標準，文字、圖等符號應著墨牢固。不應使用圓珠筆、彩色筆等易褪筆跡的材料書寫。野外記錄應使用適于野外記錄并利于長期保存的書寫材料，對點號、巖層產狀、地層代號、厚度、長度、面積、體積及坐標等重要數據、重要地質現象素描圖、采樣符號以及各種圖件均應著墨。（七）電子文件立卷歸檔的一般要求

電子文件的數據組織形式，應根據資料類別、數據成果特點、成果單元構成形式或參考利用方式而定，以方便地質檔案管理和利用。參考附錄A中的歸檔類目組織文件（依據內容進行分類排序），擬定名稱（電子文件名就是檔號，文件夾的名稱，依不同級次分別用案卷號、案卷號＋分類代碼、檔號作為名稱），建立文件夾，將電子文件存入文件夾中。a）每一項地質工作的電子文檔以一個獨立的子目錄置于根目錄下，(一級子目錄：就是以案卷號為條目組織的目錄)子目錄名即為該地質工作形成的地質檔案的案卷號，該份電子文檔的所有電子文件均置于此子目錄下。地質檔案文件目錄及備考表放在一級子目錄下；

b）在一級子目錄下按卷內類別建立二級子目錄，分別用于直接存放該份電子文檔相應類別所有的電子文件，二級子目錄名為案卷號+類別代號，如“331D”；c）如果二級子目錄下需建三級子目錄，在二級子目錄下應按照一件文件一個子目錄的原則再建立若干個三級子目錄，每一個子目錄的名字與該件所對應檔號(文件號)相同，它們將分別用于存放該文件及其運行時所必須的相關文件（如二次開發軟件、系統庫、字庫和文件等），且這些相關文件要存放在一個獨立的文件夾中。如果各件電子文件是用同一工具軟件形成的，運行時所必須的相關文件相同，則可以將這些相關文件以一個獨立文件夾的形式直接放在該二級目錄下，但應在電子文件登記表中進行說明；

d）如果三級子目錄下還需再建立其它的子目錄，那么創建后應在電子文件使用說明書中進行說明。電子文件歸檔示例

電子文件所提供的信息，應齊全、完整、準確。電子文件一般不加密，如已加密應將密鑰同時歸檔。電子文件數據文件格式應采用通用標準格式，便于數據交換和共享，具體可參照國土資發〔2006〕210號《關于印發<成果地質資料電子文件匯交格式要求>的通知》中相關規定。不宜制作壓縮電子文件。電子文件應附有地質檔案文件目錄及備考表，并打印紙質文件以備查閱。存儲電子文件的載體上應附有外標簽，標簽內應填寫地質檔案案卷號、載體號、題名、寫入數據日期等（見圖）。原始地質資料立卷歸檔工作的原則及方法

原始地質資料立卷歸檔工作的基本原則“完整有序”。完整：就是在地質生產及科研工作中產生的所有有保存價值的文件、信息材料都要進行立卷歸檔，歸檔文件的內容要素構成應完整，并符合地質規范的要求。也就是說，文件材料數量要齊全，其內容構成也要齊全。有序：就是歸檔的原始地質資料每一個案卷的管理要有序，每一個案卷中所有文件材料及信息管理也要有序。也就是要按照《原始地質資料立卷歸檔規則》進行分類排序，建立卷內目錄。只有有序才能對原始地質資料進行有效管理，才能提供優質服務。（一）立卷歸檔工作原則（二）立卷工作方法

資料管理人員要通過項目評審或其他途徑，及時掌握本單位各項目的完成時間，督促項目組及時進行原始地質資料的立卷歸檔，并對項目組原始地質資料的立卷歸檔工作進行指導。包括：協助項目組完成案卷內文件材料分類，建立目錄索引表、編制文件目錄及正確填寫備考表等。同時，資料室工作人員需提示項目組人員對文件中該著墨的文字、符號、線條都要著墨。文件材料的書寫要符合檔案管理的要求。

在項目組完成原始地質資料立卷后，資料室工作人員應到項目組，對該原始地質資料的立卷質量進行實地檢查。檢查合格后，項目組將立卷的原始地質資料移交到資料室，辦理移交手續，填寫備考表（見附件四），進行歸檔。（三）歸檔工作方法1．給案卷號并填寫總帳資料管理人員需給歸檔的原始地質資料一個案卷號。即從總賬簿中索取案卷號，并填寫總帳。案卷號一般是一個大流水號，按歸檔時間順序排號。有些資料室是按分類編號的方法進行管理的，同樣也要索號，填寫總帳。有了案卷號，這份原始地質資料就固定了它在原始地質資料庫中的排列順序及相應的存放位置。2．建立卷內目錄卷內目錄包括封面、索引目錄、文件目錄、備考表等。首先應建立文件目錄，就是將卷內所有文件材料進行分類，并按規定順序組織建立文件目錄。建立目錄就首先要知道一個目錄條目的構成形式。它是由文件總順序號、類別代字、件號、文件題名、單位、數量、密級、保管期限、載體形式、紙介質盒（袋）號、電磁載體編號、電子文件名或文件夾名、文件字節數及備注等組成。

建立文件目錄一般先從紙質目錄部分開始，然后才能建立相應的電子文件目錄。這是因為電子文件目錄要與紙質文件目錄在編號上取得一致，但有時，電子文件與紙質文件并不是一一對應的。

如果一個電子文件對應多個紙質文件，如分幅圖，如果它在紙質文件中有4個實物，而在電子文件中是1個文件。在文件目錄中，紙質文件按實際數量編號的，那么在文件目錄中，電子文件號就取所對應紙質文件的最小號（見附件二）。3．注記檔號在原始地質資料中，每一份紙質文件材料都要標注檔號。書本式文件注記在文件右上角：圖件類文件注記在圖簽附近。注記檔號不能遮蓋任何有用信息，這與成果地質資料的整理是一致的。原始地質資料文件的檔號由案卷號、類別代號、件號三段組成。例：文件檔號為：“539Y0032”，其中，“539”為案卷號；“Y”為類別代號；“0032”為件號。此檔號表明該文件是539號檔案中采樣測試鑒定類的第32個文件。原始地質資料文件的分類（一）分類概念

分類的目的就是為了管理、學習研究、查尋檢索及統計的方便。比如人事管理，我們可以按年齡、性別、學歷、職稱等進行分類管理。再如在學習上，我們往往會把某些具有相同概念的東西歸納一起，這樣更便于記憶與領會。分類目錄則是按一定的邏輯關系，將事物進行分門別類，并確定每個事物各自的排列位置，滿足人們管理、檢索與統計的需要。（二）《規則》的分類《規則》分類邏輯依據地質工作的不同工作階段進行分類

1．成果底稿、底圖類（代字/代號：底/D）以前“底”字類有真正的手稿、底圖、手繪資料等。現在是通過計算機打印形成文字報告和各種圖件，修改也是在計算機上完成的，沒有了中間環節，所以我們只能按照原始地質資料管理的習慣，將現在的成果地質資料放在“底”字類中。它包括成果報告正文、附圖、附表、附件、數據庫和軟件、審批文件等。

2．測繪資料類（代字/代號：測/C）地質工作的開展，有時需要先測繪一些地形資料，這就形成了地質測繪文件材料。主要包括測繪設計、觀測記錄（專指測繪工作中形成的各種觀測記錄資料）、計算資料、測繪成果、驗收文據等。

3.野外地質觀察類（代字/代號：觀/G）地質測量工作完成后，地質人員開始在野外進行觀察與調查。形成了各種手工記錄或電子文件。包括野外地質調查圖件、觀測記錄、照片及底片、工作總結（小結），相關質量檢查記錄等。

4.勘探工程及現場試驗類（代字/代號：探/T）野外觀察有某些信息后，有時就要上地質工程，如鉆探、槽探、平垌等，這就形成了“探”字類文件材料。包括地質工作中的鉆探（井）、坑探、槽探等地質工程資料，各類野外試驗資料，相關質量檢查記錄等。

5.采樣測試鑒定類（代字/代號：樣/Y）在野外觀察及探礦工程中取得的各種標本、樣品需要進行鑒定，這就形成了“樣”字類文件材料。包括各類樣品的采樣記錄、采樣位置圖、測試成果及相應的總結報告、質量檢查記錄等。如重砂鑒定、薄片鑒定、化學分析數據等資料。6.試油、試采、采油類（代字/代號：試/S）這一類是主要為開展油氣地質工作設計的，主要包括油氣勘探與開發過程中試油、試采、采油形成的各種資料。

7.儀器記錄及動態資料類（代字/代號：錄/L）在地質工作中，我們有時采用地質工程進行地質勘查，有時采用物化探手段進行地質勘查，有時二者兼用。這一類中，主要是物化探工作中，水文地質觀測中各種儀器記錄形成的資料。包括各種儀器記錄形成的原始數據、圖紙、照像圖紙和底片、磁盤（帶）等，各類地質長期監（觀）測點的位置圖、觀測記錄、動態曲線等材料，相關質量檢查記錄。8.航遙影像類（代字/代號：像/X）包括遙感、航空攝影測量過程中所形成的照片或像片資料。

9.中間性綜合資料類（代字/代號：綜/Z）野外工作告一段落，野外所取得的數據要進行階段處理。這一類主要是在室內整理過程中所形成的文件材料。包括重要中間性成果及其圖（冊）、表、卡，相關質量檢查記錄等，技術階段小結、總結、技術專報等。

10.技術管理文件類（代字/代號：文/W）主要是項目管理工作中形成的各種文件材料。包括立項文件、設計書、指示性文件、重要技術措施材料、質量體系運行的相關文件、申報獎勵材料等。原始地質資料立卷歸檔中的注意事項

（1）一個文件、信息按內容只能分在某一類中。但由于文件、信息涉及的事項復雜，邏輯關系錯綜，按內容可能會出現跨類現象。對跨類文件、信息的解決方法是：可以按照大多數閱者的習慣，遵照基本合理的原則，分到某一類中。（2）如果一個原始地質資料文件，其內容是跨類的，則應根據該文件的主體內容分入相應類中。（3）一般說來，各種未被加工的原始的文件、信息應按《原始地質資料立卷歸檔規則》歸于相應類，而經過后期加工，比如室內加工后的文件材料，一般可歸于“底”字類或“綜”字類。

（4）野外記錄本盡量根據內容編制簡要題名。不能在文件目錄中寫野外記錄本多少本，這樣不便于信息資源的查找。

（5）文件載體單位及數量：根據需要可填文件的頁及頁數。比如文字報告等一些重要文件，它的頁數一般可反映該報告的工作詳細程度，這也是一種有用信息。

（6）分類觀點可以不同，但最好不保存相同的文件材料。比如，有的單位在“底”字類中保管有鉆孔柱狀圖，在“探”字類中又保管有相同的鉆孔柱狀圖，同一案卷重復保管相同文件勢必造成人力、物力的浪費，這種方法是不可取的。

分類不是目的，如何管理好原始地質資料，如何提供更便捷的服務是我們的目的。分類不可能是極端精確的，每個人對類別的劃分有自己的理解。原始地質資料文件的分類管理是手工管理階段的產物，隨著科技進步，以及原始地質資料目錄數據庫的建設與使用，人們只需輸入一個或幾個關鍵詞就可以快速檢索到所需資料信息。這時原始地質資料分類僅統計功能上的有意義。原始地質資料的分類體管理體系甚至會慢慢淡化。現在就有單位的文件材料是按文件形成的前后順序大流水排號。服務利用時，依靠建立的目錄數據庫，用關鍵詞進行檢索查詢，既方便又