物業檔案管理制度物業檔案管理制度錦集15篇

在社會發展不斷提速的今天，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是我收集整理的物業檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

物業檔案管理制度1加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區的歷史資料，維護管理的`連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯系。

管理內容：

1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

2、業主檔案：所有業主購、租房合同，業主基本情況登記表、裝修申請表等;

3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;

4、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等;

5、管理資料：綠化資料、日常巡查記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

管理措施：

1、制定檔案制度，并嚴格執行;

2、專人管理，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業主隱私，保守秘密;

3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

物業檔案管理制度2維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。

用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

文員根據返回工程部的`維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。

維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

物業檔案管理制度3第一章總則

第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業管理有限公司人事管理制度》等有關規定，特制定《浙江xx物業管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務:

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

5、逐步實現員工人事檔案管理手段的科學化和現代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。

第二章人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務，必須按照有關規定，互相配合，認真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:

1、員工登記表。

2、個人簡歷。

3、考核材料。

4、各類證書復印件、原件:。

5、獎懲材料。

6、兼職情況。

7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整，的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關，及時入卷歸檔。

第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數量，必要時協商聯系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章人事檔案的保管

第十二條員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管，不得泄密。

第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發現丟失或問題，應及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應共同清點并簽字留據。

第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。

第十七條檔案管理人員調動時，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

第十九條檔案庫房是機要重地，無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

第二十條逐步實現員工檔案管理工作的科學化、現代化。

第四章人事檔案的查閱和借用

第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經公司綜合服務部總經理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應寫明原因并經執行總裁批準同意方可。

第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和廣、內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在物業管理的實際工作中從需要出發，擴大信息資料的來源渠道。

3.辦理好物業整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。

4.后期管理中，加強質量記錄，做好后續資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。

檔案資料的整理與分類

整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

1.檔案資料的整理

1）各項業務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

2）各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據。

3）應充分利用原有資料作為整理的基礎。

4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系。

5）檔案的整理必須便于保管和利用。

6）收集后的所有信息，統一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。

人力資源管理制度、內部制度、財務管理制度、各部門管理制度、小區項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業內部的重要制度和文件，對于公司的管理和發展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關鍵的一環。

歸檔范圍包括各部門和公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容，以及兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容，還包括各部門在專門業務活動中形成的各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等。財務資料則由財務部門歸檔管理。

歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當的整理；是傳真件的應復印后以復印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號；檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續；聲像檔案的歸檔要求更為嚴格。

歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內歸檔；建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數根據具體情況而定。

2、檔案管理員需要實現檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤實現檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的'授權代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統使用及安全信息的培訓，并隨時監督電腦使用人員的執行情況。此外，還需要定期對系統使用人員進行的安全技術培訓，以實現安全管理，有效降低網絡信息系統的運行風險。對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統的更新維護。通過定期將相關系統備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施，確保系統的可靠性和檔案資料數據的完整。

3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環節。檔案鑒定工作由物業辦公室負責進行，鑒定由物業經理、檔案資料管理員和有關業務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責。鑒定工作人員的任務包括負責制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應該定期進行。檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定。如果在鑒定中發現檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領導審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。

4、檔案管理人員的崗位責任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業業作奉獻。此外，他們需要有耐心熱情的態度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神。他們需要努力研究，鉆研業務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創檔案工作新領域。最后，他們需要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風。

檔案管理是企業管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。

為了規范資料的歸存、借閱、復印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內目錄，并對公司檔案所有內容進行備份存檔。

為了保證檔案的安全，檔案管理人員應與企業簽訂保密協議，并遵守保密守則。這包括不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄等。此外，他們還應該避免在非保密本上記錄機密資料，在私人通信中涉及機密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密。同時，他們還應該避免在不利于保密的地方存放機密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。

物業檔案管理制度13檔案管理作為物業管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進行。

1.所有文檔實行統一管理，并指派專人負責;

2.所有收、發文件由專人統一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

3.對性質不同的'文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;

4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。

物業檔案管理制度141、目的

使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2、適用范圍

公司所有檔案的管理。

3、公司資料室文檔資料管理

3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。

3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。

3.2物業管理相關政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。

3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

3.4公司本部重要文件，主要包括：

3.4.1內部管理文件：以公司名義下發的人事、行政類文件。

3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。

3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。

3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。

3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。

3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。

3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。

3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

3.5文檔資料查閱或復印：物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。

4、各部門文檔資料管理

4.1各部門文件分類及編制要求：

4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。

4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。

4.1.3公司各部門常用文件類別：

人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。

行政類：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。

通知類：內部各類通知。

培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。

會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。

合同、協議類：部門簽定的合同。

對外文件類：

①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；

②對客戶發文等：

③其它類：如電話表、名單、啟示等。

4.2質量管理部應保管的資料：

4.2.1發展商提供的資料：

產權資料；

技術資料；

交接手續及清單等。

4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。

4.3各類文件更改要求：

各類文件張貼或下發后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。

4.4各類文件發放要求：

4.4.1文件的發放應注明發放級別，通常應包括以下幾類：

部門負責人以上人員閱；

主管級以上人員閱；

內部傳閱；

張帖。

4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。

4.4.3有關公司的`重要政策、決議、經營合同、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。

4.5電腦文檔管理：

4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。

4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。

4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。

物業檔案管理制度151、技術檔案管理各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。

技術檔案一般可分成四類:物業施工竣工驗收的整套檔案資料;

設備的規范