利用Excel檢索記帳憑證和核對帳證表處理軟件是國外計算機輔助審計時最常用的工具之一，本文結合金蝶會計軟件，利用數據接口將會計軟件中的會計數據引入Excel系統中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對帳證數據是否一致。一、利用Excel軟件檢索記帳憑證正如大家所知，現代審計過程包括符合性測試和實質性測試，無論是在符合性測試階段，還是在實質性測試階段，都需要對記帳憑證進行抽樣檢查，特別是在實質性測試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對重要的經濟業務要重點檢查。雖然我們也可以利用現行會計軟件中的憑證查詢功能輔助檢索，但是會計軟件查詢的一大缺點是無法對現有記帳憑證按發生金額大小進行排序，因此其重要性也就很難被排列出來了。然而如果我們將會計軟件中的記帳憑證數據引入Excel系統，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達到這一目的。具體操作如下：第一步：點擊“憑證查詢”后輸入的查詢條件為“全部”，并將查詢結果引入Excel系統（假設存放在“憑證”工作簿的“會計分錄序時簿”工作表）中。啟動Excel系統，打開“會計分錄序時簿”工作表，結果如圖1所示。第二步，點擊“原幣金額”列的任一單元后，再點擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發生金額的排序情況，當然這并不是審計人員最終想要的結果，他們需要知道的是某一具體會計科目（如現金—人民幣現金）發生額的排序情況。第三步，點擊“數據”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動篩選”。第四步，點擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會計科目等于10101”，確定后得到一張“現金—人民幣現金”按發生額由大到小進行排序結果，如圖2所示。如果想分別了解現金收入和現金支出的排序情況，只要將排序對象由“原幣金額”改為“借方金額”或“貸方金額”。如果我們還想進一步對非末級會計科目的發生額排序，可以利用會計軟件對帳簿的查詢功能，先生成會計帳簿（如10201明細帳簿），然后引入Excel系統，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點擊“數據”下的“排序”，按由大到小進行排序；由于這時的排序結果包含了各期本月合計數、本年累計數等重復數據，所以還必須對排序結果進行篩選；點擊“數據”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動篩選”，再點擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結果，如下圖所示。二、利用Excel軟件核對記帳憑證與科目余額的一致性如果所有記帳憑證都是由審計單位或財政部門經過檢測的會計軟件進行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開會計軟件，直接打開數據庫修改科目余額，因此對電算化會計信息系統的審計，應當對現有系統中的記帳憑證與科目余額的一致性進行檢查。現行的檢查方法：一是利用會計軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯查功能抽樣核對；二是繞過計算機系統，直接通過人工抽樣核對。雖然抽樣審計是現代審計的一大特點，但是這也是審計成本的一種制約，如果我們能利用計算機工具實現部分審計工作自動化，借此在某一方面實現全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好。全面審核的辦法也有二：一是利用現行的會計軟件進行驗算，基本思路是重新建立一個帳套，引入被審帳套的全部會計數據，再利用會計軟件提供的反結帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來結果是否一致。利用會計軟件雖然技術可行，但其基本前提是會計軟件的功能必須是正確，然而我們無法保證所使用的會計軟件未被非法修改或被不正確修改過，所以必須在此之前，對會計軟件功能作一測試；二是利用Excel軟件來驗算，這種方法不僅能驗算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據此測試現行會計軟件是否正確，因此更具有實用性。其具體操作過程如下：第一步，從會計軟件“憑證查詢”功能檢索出截止到本期期末所有本年發生的記帳憑證，再引入Excel系統（假設在“驗算”工作簿的“會計分錄序時簿”工作表）中。第二步，從會計軟件的報表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統（假設在“驗算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對引入的結果作如下調整：若本帳套為非年初建帳，這時需要考慮將建帳前本年已經發生的借、貸累計發生額單獨列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發生額的借、貸方欄改為建帳前發生額的借、貸發生額欄，用來存放建帳前本年累計發生借、貸金額；考慮到金蝶會計軟件是按期計算科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計發生額和建帳后借/貸累計發生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額內容；清空所有會計科目本年累計發生額的借/貸欄的內容，結果如圖3所示。第三步，參照以下公式計算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會計分錄序時簿的H列為科目代碼，會計分錄序時簿的Q列為會計科目借方發生額，會計分錄序時簿的R列為會計科目貸方發生額，單元行數為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實際可根據情況調整，101＊表示以101開頭的所有末級科目）：G2=SUMIF（會計分錄序時簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，會計分錄序時簿！Q＄2：Q＄1000）+E2H2=SUMIF（會計分錄序時簿！＄H＄2：＄H＄1000，“101＊”，會計分錄序時簿！R＄2：R＄1000）+F2第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2+G2－H2計算其他各單元值，結果如圖4所示。最后，將用Excel軟件計算的結果，與會計軟件計算的結果（在科目余額表相應的會計期間內）相比較，核查會計軟件內的會計數據是否正確，并以此來判斷記帳憑證數據與科目余額數據是否一致。這里我們將會計軟件中的科目余額（如圖5所示）與上圖Excel計算的結果相比較后，我們可以認定該單位的記帳憑證數據與科目余額數據是一致。怎樣使用EXCEL2000統計數據在一個大型的企業，化驗室的數據是很多的，因此，計算量也相當大，采用傳統的手工計算恐怕難以勝任，能否使用先進的軟件來完成各種復雜的計算，回答是肯定的，用EXCEL2000可以很好地解決這個問題。單元格C3到G3是輸入數據的部分，C4是計算C3到G3的最小值，C5是計算C3到G3的最大值，C6是計算C3到G3的平均值，C7是計算數據的個數，空著的表示沒有數據，無效。C7、C8是計算有效的數據，其條件是B8和B9.在C4、C5、C6、C7、C8、C9分別輸入公式：=MIN（C3：G3）、=MAX（C3：G3）、=AVERAGE（C3：G3）、=COUNT（C3：G3）、=COUNTIF（C3：G3，B8）、=COUNTIF（C3：G3，B9），就會自動計算出結果，是不是很方便呢？各位不妨一試。利用Excel檢索記帳憑證和核對帳證的一致性表處理軟件是國外計算機輔助審計時最常用的工具之一，有關內容在貴刊已多有討論。本文結合金蝶會計軟件，利用數據接口將會計軟件中的會計數據引入Excel系統中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對帳證數據是否一致這兩個方面作點嘗試。一、利用Excel軟件檢索記帳憑證正如大家所知，現代審計過程包括符合性測試和實質性測試，無論是在符合性測試階段，還是在實質性測試階段，都需要對記帳憑證進行抽樣檢查，特別是在實質性測試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對重要的經濟業務要重點檢查。雖然我們也可以利用現行會計軟件中的憑證查詢功能輔助檢索，但是會計軟件查詢的一大缺點是無法對現有記帳憑證按發生金額大小進行排序，因此其重要性也就很難被排列出來了。然而如果我們將會計軟件中的記帳憑證數據引入Excel系統，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達到這一目的。具體操作如下：第一步：點擊“憑證查詢”后輸入的查詢條件為“全部”，并將查詢結果引入Excel系統（假設存放在“憑證”工作簿的“會計分錄序時簿”工作表）中。啟動Excel系統，打開“會計分錄序時簿”工作表，結果如圖1所示。第二步，點擊“原幣金額”列的任一單元后，再點擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發生金額的排序情況，當然這并不是審計人員最終想要的結果，他們需要知道的是某一具體會計科目（如現金—人民幣現金）發生額的排序情況。第三步，點擊“數據”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動篩選”。第四步，點擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會計科目等于10101”，確定后得到一張“現金—人民幣現金”按發生額由大到小進行排序結果，如圖2所示。如果想分別了解現金收入和現金支出的排序情況，只要將排序對象由“原幣金額”改為“借方金額”或“貸方金額”。如果我們還想進一步對非末級會計科目的發生額排序，可以利用會計軟件對帳簿的查詢功能，先生成會計帳簿（如10201明細帳簿），然后引入Excel系統，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點擊“數據”下的“排序”，按由大到小進行排序；由于這時的排序結果包含了各期本月合計數、本年累計數等重復數據，所以還必須對排序結果進行篩選；點擊“數據”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動篩選”，再點擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結果，如下圖所示。二、利用Excel軟件核對記帳憑證與科目余額的一致性如果所有記帳憑證都是由審計單位或財政部門經過檢測的會計軟件進行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開會計軟件，直接打開數據庫修改科目余額，因此對電算化會計信息系統的審計，應當對現有系統中的記帳憑證與科目余額的一致性進行檢查。現行的檢查方法：一是利用會計軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯查功能抽樣核對；二是繞過計算機系統，直接通過人工抽樣核對。雖然抽樣審計是現代審計的一大特點，但是這也是審計成本的一種制約，如果我們能利用計算機工具實現部分審計工作自動化，借此在某一方面實現全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好。全面審核的辦法也有二：一是利用現行的會計軟件進行驗算，基本思路是重新建立一個帳套，引入被審帳套的全部會計數據，再利用會計軟件提供的反結帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來結果是否一致。利用會計軟件雖然技術可行，但其基本前提是會計軟件的功能必須是正確，然而我們無法保證所使用的會計軟件未被非法修改或被不正確修改過，所以必須在此之前，對會計軟件功能作一測試；二是利用Excel軟件來驗算，這種方法不僅能驗算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據此測試現行會計軟件是否正確，因此更具有實用性。其具體操作過程如下：第一步，從會計軟件“憑證查詢”功能檢索出截止到本期期末所有本年發生的記帳憑證，再引入Excel系統（假設在“驗算”工作簿的“會計分錄序時簿”工作表）中。第二步，從會計軟件的報表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統（假設在“驗算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對引入的結果作如下調整：若本帳套為非年初建帳，這時需要考慮將建帳前本年已經發生的借、貸累計發生額單獨列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發生額的借、貸方欄改為建帳前發生額的借、貸發生額欄，用來存放建帳前本年累計發生借、貸金額；考慮到金蝶會計軟件是按期計算科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計發生額和建帳后借/貸累計發生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額內容；清空所有會計科目本年累計發生額的借/貸欄的內容，結果如圖3所示。第三步，參照以下公式計算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會計分錄序時簿的H列為科目代碼，會計分錄序時簿的Q列為會計科目借方發生額，會計分錄序時簿的R列為會計科目貸方發生額，單元行數為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實際可根據情況調整，101＊表示以101開頭的所有末級科目）：G2=SUMIF（會計分錄序時簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，會計分錄序時簿！Q＄2：Q＄1000）＋E2H2=SUMIF（會計分錄序時簿！＄H＄2：＄H＄1000，″101＊″，會計分錄序時簿！R＄2：R＄1000）＋F2第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2＋G2－H2計算其他各單元值，結果如圖4所示。最后，將用Excel軟件計算的結果，與會計軟件計算的結果（在科目余額表相應的會計期間內）相比較，核查會計軟件內的會計數據是否正確，并以此來判斷記帳憑證數據與科目余額數據是否一致。這里我們將會計軟件中的科目余額（如圖5所示略）與上圖Excel計算的結果相比較后，我們可以認定該單位的記帳憑證數據與科目余額數據是一致。Excel小經驗一、在Excel中巧寫月份月度報表的標題中常含有月份數值。筆者在工作中利用函數自動填寫月份，感覺十分方便。筆者使用Excel制作的一個報表（模板）標題是"×市×局×月份在職職工工資表".這個表是當月修改，當月打印。所以，筆者采用以下兩個步驟輸入標題：1.將標題所占據的各單元格合并；2.在合并的單元格中輸入：="煙臺市農機局"&MONTH（NOW（））&"月份在職職工工資表".這樣，每月編寫（修改）打印工資表時，函數MONTH（）和函數NOW（）便自動將機內的月份數返回并寫入標題中。另一個報表的標題是"×月份收入支出情況表".與第一個工資表不同的是，此表編報、匯總并打印的是上一個月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對兩個函數的應用。筆者采用下述方法解決了這一問題，即在合并后的單元格中輸入：=IF（MONTH（NOW（））=1，12，MONTH（NOW（））－1）&"月份收入支出情況".這樣，當1月份編報此表時，標題中自動顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報報表時，標題中自動顯示上月的月份數值，例如2月份編報的報表標題是"1月份收入／支出情況表".二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法圖表可以用來表現數據間的某種相對關系，在常規狀態下我們一般運用柱形圖比較數據間的多少關系；用折線圖反映數據間的趨勢關系；用餅圖表現數據間的比例分配關系。運用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。1、柱形圖（1）點擊"開始→程序→MicrosoftExcel"，進入Excel工作界面，先制作統計表格，并拖拉選取要生成圖表的數據區。（2）單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表向導第一步驟-圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步".（3）進入圖表向導第二步驟——圖表數據源，根據需要選擇系列產生在行或列，單擊"下一步".（4）進入圖表向導第三步驟——圖表選項，此時有一組選項標簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息（如圖表標題、軸標題、網格線等，可根據個人生成圖表的需要選擇）。（5）通常直接單擊"下一步"進入圖表向導第四步驟——圖表位置，在默認狀態下，程序會將生成的圖表嵌入當前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區分開，選擇新工作表項，在圖表1位置輸入新表單的名稱（本例使用默認狀態）。（6）如果以上各步驟的操作發生錯誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表向導第4步驟操作后，如沒有錯誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數據的柱形圖。2、折線圖在最終生成的柱形圖中，用鼠標右鍵單擊圖區域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項，顯示圖表類型對話框，從對話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數據趨勢的折線圖。3、餅圖同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數據比例分配的餅圖。說明：在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項目，可根據自己的愛好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。三、在Excel中對特殊文字進行處理的方法你也許從不用Excel來完成短篇文章或報告（其實Excel也能做得很出色），但在Excel工作表中必然會遇到一些文字處理過程，因此，如何將文字內容安排妥當，將是一件重要的工作。除了常規的文字字體、字號、字型、顏色，下劃線、對齊的編輯處理外，還要注意以下幾項：1、自動換行當一個單元格的數據內容超過所設定的列寬時，可以要求自動換行（行高隨之改變）。步驟：（1）選中欲設定自動換行的單元格或范圍；（2）選中格式菜單單元格命令；（3）在［單元格格式］對話框中選中［對齊］標簽；（4）確認［自動換行］復進框并確定。2、強行換行同一單元格內，有些長數據或條列式內容必須強行換行才能對齊。方法是光標移到在需要換行的位置上同時按下Alt+Enter鍵（使用強行換行時，系統會同時選擇自動換行功能）。3、文字旋轉工作表中有時需要直排或旋轉數據的方向。方法是在［單元格格式］對話框中選擇［對齊］標簽，再在［方向］框中選中所要的格式。4、文本類型的數字輸入證件號碼、電話號碼、數字標碩等需要將數字當成文本輸入。常用兩種方法：一是在輸入第一個字符前，鍵入單引號""；二是先鍵入等號"="，并在數字前后加上雙引號""".請參考以下例子：鍵入027，單元格中顯示027；鍵入="001"，單元格申顯示001；鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501".（前后加上三個雙撇號是為了在單元格中顯示一對雙引號）；鍵入="930""，單元格中顯示930"；5、上下標的輸入在單元格內輸入如103類的帶上標（下標）的字符的步驟：（1）按文本方式輸入數字（包括上下標），如103鍵入103；（2）用鼠標在編輯欄中選定將設為上標（下標）的字符，上例中應選定3；（3）選中格式菜單單元格命令，產生［單元格格式］對話框；（4）在［字體］標簽中選中上標（下標）復選框，再確定。四、克隆Excel表格數據的方法1、克隆Excel表格在實際工作中應用的表格數據具有不同的特點，比如：一個表格的某一列數據與另一表格的數據相同；一個表格的某一行（列）數據相同；一個表格的某一行（列）數據呈等差（1、3、5、7、9）等特點；這數據的輸入當然可以直接輸入，但如果使用克隆功能可以大大提高數據輸入效率和數據的準確性。2、克隆Excel表格數據的方式數據的克隆可以在表格單元縱橫兩個方向上進行，在橫的方向上，可以向右克隆，即用最左邊的單元內容向右復制；也可以向左克隆，即用最右的單元內容向左復制。在縱的方向上，可以向下克隆，即用最上面的單元內容向下復制；可以向上克隆，即用最下面的單元內容向上復制。其克隆方式有四種：（1）相同數據的克隆（2）有特點數據的克隆（3）自定義序列的克隆（4）工作表間的克隆3、“克隆”Excel表格數據的操作過程（1）相同數據的克隆首先確定克隆數據的范圍；其次打開頂行菜單的編輯項，點擊“填充”→選擇克隆的方向。（2）序列數據的克隆在同列不同行輸入連續的數據或等比、等差數據。首先確定克隆的范圍輸入第一數據，其次打開頂行菜單編輯項→填充→序列；在圖2中選擇適合目標的選項。（3）自定義序列的克隆Excel已定義了部分序列，但是實際工作中需要序列可能不存在，比如上級單位下屬單位名稱，這時需要自定義序列。自定義序列的操作步驟：首先打開頂行菜單工具項，選項→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。（4）工作表間的克隆如果把當前工作表的內容復制到其他工作表中，操作步驟如下：首先確定同組工作表，按住“Ctrl”鍵同時點擊其他工作表，這樣就建立了同組坐標；其次打開頂行菜單編輯項，填充→至同組工作表→有全部、內容、格式三個選項，可任意選取。五、有效性檢查的設置Excel2000可以對單元格內的數據類型進行限制（例如，只能輸入整數、小數或時間等），并能核對輸入單元格的數據定義域，否則可以拒絕輸入或提出警告，這一功能稱之為“有效性檢查”。以小數（其它數據基本類似）的有效性檢查為例，其設置方法是：1.選中單元格或單元格區域。2.單擊“數據有效性”選單，打開“數據有效性”對話框。3.打開“設置”選項卡中的“允許”下拉列表，選中允許輸入的數據類型，本例應選中“小數”。4.在“數據”下拉列表中選擇所需的數據范圍邏輯，如介于、小于、大于或等于等，然后指定數據的上下限。如果你選擇的數據范圍邏輯為“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”選項中輸入具體數值，還可以為它指定單元格引用或公式。5.如果允許數據單元格為空，則應選中“設置”選項卡中的“忽略空值”選項，反之則應將該選項清除。有效性檢查設置結束后，一旦輸入有效范圍以外的數據，回車后，Excel2000就會彈出“輸入值非法”對話框，單擊“重試”按鈕，可修改已輸入的數據，單擊“取消”按鈕，可清除已輸入的數據。如果想取消對單元格或單元格區域的有效性檢查，只須按以上步驟打開“設置”選項卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。六、對輸入提示的有效性檢查用戶對單元格的作用認識不清，是導致數據輸入錯誤的常見原因。針對這種情況，Excel2000可在用戶選中單元格時給予提示，從而減少輸入錯誤的發生率。輸入提示的設置方法是：1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區域。2.單擊“數據有效性”選單，打開“數據有效性”對話框中的“輸入信息”選項卡。3.選中“輸入信息”選項卡中的“選定單元格時顯示輸入信息”選項，在“標題”框內輸入提示的標題（可選），再在“輸入信息”框內輸入提示的詳細內容。4.完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區域，Excel就會自動彈出“這是文本單元格，不能輸入數值！”提示框，對用戶的操作進行指導。如果想取消單元格或單元格區域的輸入提示，只須按以上步驟打開“輸入信息”選項卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。七、用“有效性檢查”設置出錯警告數據錄入錯誤幾乎是不可避免的，有效性檢查僅能查出輸入的數據是否有問題，但不能給出糾正的方法。對此，可以在進行有效性檢查的同時設置出錯警告，在數據錄入錯誤發生時提示用戶如何操作。出錯警告的設置方法是：1.選中需要顯示錄入出錯警告的單元格或單元格區域。2.單擊“數據有效性”選單，打開“數據有效性”對話框中的“出錯警告”選項卡。3.選中“輸入信息”選項卡中的“輸入無效數據時顯示出錯警告”選項，在“樣式”下拉列表中選擇“終止”、“警告”和“信息”三種警告方式之一。4.在“標題”框內輸入警告的標題（可選），再在“出錯信息”框內輸入發生錯誤的原因及糾正的方法。完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要在具有出錯警告的區域內輸入了錯誤數據，Excel就會按你設定的方式對用戶進行警告。取消出錯警告的方法與上述方法類似，也是先選中設置了出錯警告的單元格或單元格區域，打開“出錯警告”選項卡后，單擊“全部清除”按鈕即可。八、用“有效性檢查”自動選擇輸入法在Excel數據錄入時，切換輸入法會大大影響錄入速度，為此，Excel2000可以根據要輸入的內容自動切換輸入法。設置方法是：1.選中需要使用某種輸入法的單元格或單元格區域，再將該輸入法激活。2.單擊“數據有效性”選單，打開“數據有效性”對話框中的“輸入法模式”選項卡。3.在“輸入法模式”選項卡的“樣式”下拉列表中選擇“打開”選項，最后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中已設置輸入法的單元格，無論當前使用的是哪種輸入法，你需要的輸入法都會自動激活，用起來非常方便。九、一次打印多個工作簿的技巧有時需要打印的工作表不在一個工作簿中，這樣只有頻繁地選擇打開、打印才能打印多個工作簿的內容，其實，我們也可以一次打印多個工作簿，但首先要將需要打印的所有工作簿存放在同一文件夾內。然后：1、單擊“文件”菜單中的“打開”命令。2、然后按住Ctrl鍵，再單擊選定需要打印的每一個文件名。3、單擊［命令和設置］按鈕，然后單擊“打印”命令。這樣就可以一次打印多個工作簿的內容了。十、提高打印速度的方法：1、改變打印機分辨率，以一種低分辨率的方式來打印就可以縮短打印時間。設置打印機的分辨率的步驟如下：（1）單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，然后單擊其中的“頁面”選項卡。（2）在“打印質量”下拉框中，選擇所需的打印機分辨率。2、如果不能確定所需的打印機分辨率，則可以用草稿方式打印文檔，此方式將忽略格式和大部分圖形以提高打印速度。設置步驟如下：（1）單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項卡。（2）選中“按草稿方式”復選框。3、在單色打印機上，Excel以不同的灰度來打印彩色效果。如果將彩色以單色方式打印，可以減少在打印彩色工作表時所需的時間。在以單色方式打印工作表時，Excel將彩色字體和邊框打印成黑色，而不使用灰度。首先單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項卡，再選中“單色打印”復選框。EXCEL分解混合成本量本利分析是企業研究成本、產銷量與利潤之間依存關系和變化規律的重要手段。但量本利分析的前提是應用變動成本法，按成本性態將混合成本（全部成本）分解為變動成本和固定成本兩部分。混合成本分解的方法通常有技術測定法、會計法、高低點法、散布圖法和線性回歸法。而線性回歸法是根據已知若干期間歷史數據，采用數學中的最小二乘法，使所確定的直線與各成本點之間誤差平方和最小，分解的結果最為精確、科學；但其運算工作量大且繁復，尤其是多元回歸分解，手工難以準確解算。為解決線性回歸法成本分解中復雜的數學計算問題，可借助于EXCEL電子制表系統的相關函數，通過計算機進行簡便的操作就可實現。一、分解混合成本的相關函數EXCEL電子制表系統中函數的語法分為函數名和參數兩部分，參數用圓括號括起來，之間以逗號隔開。參數可以為單元格區域、數組、函數、常數（邏輯型、數值型等）。分解混合成本時，主要采用線性回歸函數LINEST，輔以使用索引取值INDEX與四舍五入ROUND函數。1、線性回歸函數LINEST.LINEST類底統計分析函數，通常用于銷售量和成本預測。若用于分解混合成本，該函數的功能為：運算結果返回一線性回歸方程的參數，即當已知一組混合成本為Y因變量序列值、N組Xi有關自變量因素的數量序列值時，函數返回回歸方程的系數bi（i=1，2…n單位變動成本）和常數a（固定成本或費用）。多元回歸方程模型則為：y=b1x1＋b2X2……＋bnXn＋a語法格式：LINEST（y序列值，x序列值，Const常數項不為零否，Stats系數檢驗統計量出現否）。其中：Const、Stats均為邏輯變量，只有TRUE和FALSE兩個輸入選項。Const為TRUE或被省略，正常計算a（固定成本）；否則為FALSE，a設置為0.Stats指定是否返回檢驗統計量的值，如果Stats為TRUE，LINEST返回有關檢驗統計量；否則為FALSE或被省略，LINEST函數運算結果只返回系數bi（單位變動成本）和常數a（固定成本）。LINEST函數計算結果是以數組方式反映的一個系數序列表，其中包括檢驗統計量，各系數的表達次序嚴格，參見下表，可根據需要從表中對照取值。第一行bi為各因素的單位變動成本，a為固定成本；第二行為各自變量因素的標準誤差值；第三行為相關系數r2與總成本y的標準誤差值；第四行為統計值、Df為自由度，分別用于判定自變量與因變量間的關系式是否偶然出現和確定該模型的置信度水平；第五行SSreg與SSresid分別為回歸平方和、殘差平方和。用INDEX函數可從表中進行行列位置定位取值。相關系數r的取值范圍在十1與-1之間。若r=0不相關，即業務量與總成本無直接依存關系；若r越趨近于1，說明相關程度越大；若r=＋1，表示業務量與成本保持正比例相關；若r=-1，表示業務量與成本保持負比例相關。因此可根據計算結果中的相關系數，判斷其因素或多因素與混合成本費用是否相關；若相關，分解結果有效，否則無效。2、索引取值函數INDEX.語法格式：INDEX（單元格區域或數組常量，行序號，列序號）；功能：使用索引從單元格區域或數組中選取值。可用該函數在LINEST函數返回系數序列數組表中根據所需數據所處的行列位置定位選取。3、四舍五入函數ROUND.語法格式：ROUND（數字，小數位數）；功能：將數字四舍五入到指定的小數位數。由于LINEST函數的返回值為6位小數，用此函數指定保留的小數位數。二、應用實例假定某企業前5期的動力費用與取暖日數、非生產用煤氣方數、發電度數三因素具有相關性。動力費用與三因素的數學關系模型應為：動力費用y=日取暖費用b1×取暖日數X1十煤氣單位成本b2×煤氣方數x2十發電單位成本b3×發電度數xa十固定成本a源數據資料如圖的A2：E6區域，目標結果數據將被存放和顯示于B7：E9區域。操作步驟如下：1、選定任一工作表的A2：E7區域輸入已知各期動力費用、取暖日數、煤氣方數、發電度數，并進行格式設計；選擇一連續單元格區域B7：E9，其大小難備放置線性回歸方程的固定及變動系數a、b1、b2、b3及相關系數r2.2、選用［插入］菜單上［名字］命令下的［定義］子命令，將因變量動力費用所在的區域B2：B6定義為Y，將三個自變量取暖日數、煤氣方數及發電度數所形成的連續區域定義為X.3、在單元格B8中輸入計算a的公式=ROUND（INDEX（LINEST（YX，TRUE，TRUE），1，4），2）。其中，與LINEST函數嵌套的INDEX函數的參數1和4，分別為INDEX函數從LINEST函數返回的檢驗統計量的系數表中索引a的行號與列號；與INDEX嵌套的ROUND函數中的參數2意為保留2為小數。4、將B8單元格的公式復制和粘貼在b1、b2、b3及相關系數r2對應的單元植C8、D8、E8、B9中，然后僅修改各公式中INDEX函數從LINEST函數返回的檢驗統計量的系數表中索引所需系數的行號與列號。計算單位變動成本b1、b2、b3及相關系數r2的公式分別為=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），1，3），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），1，2），2）；=ROUND（INDEX（LINES（Y，X，TRUE，TRUE），1，1），2）；=ROUND（INDEX（LINEST（Y，X，TRUE，TRUE），3，1），2）。當公式輸入完畢，計算結果則自動存放并顯示于B7：E9單元區域。相關系數平方為0.87，經開方后其值接近0.93，結果說明取暖日數、煤氣方數、發電度數與動力混合費用高度相關。取暖日數、煤氣方數、發電度數與蒸汽混合費用關系數學模型則表達為：y=2282.27X1＋0.08X2＋0.31X3＋190245.1用以上方法進行多元混合成本費用分解，函數運算結果（目標數據）和源數據區域建立了自動鏈接關系。當源數據變更時，目標數據將根據輸入的公式函數自動重新計算得出新的成本費用分解結果。Excel小技巧也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel2002中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關于Excel的別樣風情。一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業名稱按類別（如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等）分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。2.選中A列（“工業企業”名稱所在列），在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列（如C列），執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。再選中需要輸入企業名稱的列（如D列），再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資。xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”）。3.設置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業符號”工具欄在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符號”工具欄。1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定后，即在工作區中出現一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦？可采用自定義序列來排序。1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關，車隊，一車間，二車間，三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格（區域），執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態下的分號）。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢？選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢？那就往下看吧。1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符此時可以不考慮“pcw”的大小寫，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1.3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區域）中拖拉，同時選中這些單元格（區域）。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1.2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執行“復制”操作，然后選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容（不是公式）即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MODROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區域（第1位學生的成績條區域），按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作）。4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求（如“計數”），然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表（Sheet1）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊！要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法！”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧？其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢？首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”（如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選）。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢？首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER（源數據格）”，將文本全部轉換為大寫：“=LOWER（源數據格）”，將文本全部轉換成小寫：“=PROPER（源數據格）”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT（源數據格，提取的字符數）”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT（源數據格，提取的字符數）”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID（A5，4，2）”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF（OR（value（RIGHT（A2，2））={11，12，13}），″th″，IF（OR（value（RIGHT（A2））={1，2，3，}，CHOOSE（RIGHT（A2），″st″，″nd″，″rd″），″th″））”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT（”特殊符號“，填充位數）”。比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（″#″，16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT（″#″，16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT（″#″，8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=（TEXT（A5，″$#，##0.00″（&REPT（″#″，16-LEN（TEXT（A5，″$#，##0.00″））））”，一定能滿足你的要求。二十三、創建文本直方圖除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF（D3<0，REPT（″n″，-ROUND（D3*100，0）），″″）”，然后選中它并拖動“填充柄”，使E列中所有行都能一一對應D列中的結果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D3>0，REPT（″n″，ROUND（D3*100，0）），″″）”，也拖動填充柄至G14.我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“howmanywords？”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：“=IF（LEN（A1）=0，0，LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1），″，″，″″））+1）”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。二十五、關于歐元的轉換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容（包括靜態文本）都納入了數據庫的范疇之內。我們可以利用“函數查詢”，對目標數據進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數查詢”區域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現的方法如下：將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數，點“確定”。在隨即彈出的“函數參數”窗口中我們設置“Lookup_value”（指需要在數據表首列中搜索的值）為“C8”（即搜索我們在C8單元格中填入的人名）：“Table_array”（指數據搜索的范圍）為“A2∶B6”（即在所有學生的“語文”成績中搜索）：“Col_vindex_num”（指要搜索的數值在表格中的序列號）為“2”（即數值在第2列）：“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設定完畢按“確定”。此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，FALSE）”。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，FALSE）”：“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，FALSE）”（其參數意義同C9中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發現，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數據類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標選擇數據區域，然后點擊“數據”菜單的“分類匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區域選擇你要匯總數據的類別。最后，如圖19所示，現在的表格不是就小了許多嗎？當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。二十八、插入“圖示”盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復雜的數據關系，常規的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區區6種樣式，但對于說明數據之間的結構卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數據的層次關系可以選擇“組織結構圖”；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環圖”；當然，要說明各種數據的交*重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調出“圖示”工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環。二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”這是Excel2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照Office的默認安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音”的選項后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項目了。如圖21所示，打開一個表格，隨便選擇其中的內容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。還有一點需要說明的是，如果你想調整Excel2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標，然后在“文字到語音”卡片上調整即可三十、Excel中“攝影”功能的妙用這個功能比較另類，似乎和計算、統計、排序等等“正統”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏”！而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪”。要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區域就被“拍”了下來。然后將鼠標移動到需要顯示“照片”的地方（當然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當然，和“照片”一同出現的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片！你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數據看看——刷新一下“照片”，結果“照片”中的數據竟然也被同步更新了！三十一、在多張表格間實現公用數據的鏈接和引用也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢？如果你是專業的會計師、統計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數據信息的頭緒復雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數據鏈接、多文件數據互動才是以一當十的制勝法寶。比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學生成績表”，“Sheet2”為“二班學生成績表”，然后來到“Sheet3”，想進行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位置，選擇好相關函數。然后在Excel彈出的函數對話框中，利用數據列表右側的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數窗口中就會出現“×班學生成績表！××單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標位置都會適時進行重新計算。三十二、“馴服”Excel2002的剪貼板窗口Excel2002極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個項目（而Excel2000只能容納12個）。而且，這個剪貼板可以在任何Office應用程序之間來回拷貝，所以對于經常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當你連續使用兩次“復制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自動顯示Office剪貼板”復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標出現在系統任務欄上或隨時彈出來，只須清除掉“在任務欄上顯示Office剪貼板的圖標”和“復制時在任務欄附近顯示狀態”兩個復選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復選框前面的鉤即可。當然，在取消剪貼板自動顯示功能之后，你還可以隨時恢復這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項，點擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”，然后，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標置于“請按新快捷鍵”對話框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合），“關閉”對話框。現在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel2002的剪貼板就會立刻出現在你面前了。提示：此秘技也適用于Word2002、PowerPint2002.三十三、利用公式審核工具查看數據出處Excel2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數據的來源和計算結果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項，并點擊“顯示公式審核工具欄”。我們仍然借用“給表格做個超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結果是通過函數“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，FALSE）”得出的。因此，數據來源有3個：C8、A2和C6.所以，當我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍點指明了這3個單元格的所在（圖25）。當然，如果我們表格中某個數據無效或語法不當的話，也可以點擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數據”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。三十四、巧用Excel2002