第一節(jié)檔案管理計劃 1一、檔案管理部門職責(zé) 1二、檔案管理人員職責(zé) 2第二節(jié)檔案管理流程 3一、立卷歸檔 3二、借閱管理 3三、收集整理 4四、鑒定銷毀 5第三節(jié)檔案管理制度 5一、檔案管理的重點 5二、檔案管理的條件 7三、檔案管理的思考 7第一節(jié)檔案管理計劃一、檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)本單位各類檔案的統(tǒng)一管理，負責(zé)對本單位的技術(shù)圖書資料實行業(yè)務(wù)管理，并根據(jù)本單位經(jīng)營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。2.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。3.負責(zé)檢查、指導(dǎo)各部門檔案人員和有關(guān)人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核計劃，會同有關(guān)部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。4.做好各類檔案的管理和統(tǒng)計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負責(zé)檔案的復(fù)制、修裱及檔案庫房安全措施的落實，確保檔案的完整和安全。二、檔案管理人員職責(zé)1.人員職責(zé)：（1）在檔案管理部門負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，努力為公司各項工作服務(wù)。（2）熟悉并認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度，負責(zé)接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計、鑒定工作。（3）保護檔案的安全，堅持做好“七防”工作。（4）努力做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關(guān)匯編材料。（5）協(xié)助和指導(dǎo)各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。（6）嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機密內(nèi)容。（7）參加有關(guān)工程項目的竣工驗收、技術(shù)成果鑒定和設(shè)備、技術(shù)資料開箱檢驗，并做好記錄。（8）負責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復(fù)查、審批和監(jiān)銷關(guān)。（9）積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。2.人員配置表格：職務(wù)姓名持何種資格證件已承擔(dān)項目情況證書名稱級別共計人數(shù)第二節(jié)檔案管理流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱管理1.本單位人員借閱檔案：由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案：查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集整理1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第三節(jié)檔案管理制度一、檔案管理的重點1.重視和完善庫房建設(shè)：檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。總體上檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但一些單位不具備這樣的條件。在實際工作中應(yīng)注意，不是任何一間辦公室都可作為庫房，除了樓層的選擇要考慮安全性以外，庫房門窗等應(yīng)專門加固，增強防范功能。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室、閱覽室分開，指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。2.區(qū)分管理和日常管理：如果是保密級別很高的檔案，要與其他檔案分別保管，如有條件還應(yīng)該指定專人保管，并設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全，在檔案的日常管理中，涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等，應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)。3.涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時匯報，查明原因，進行補救。提高工作人員的保密素質(zhì)。檔案管理人員要時刻警惕，防止檔案的損壞確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。管理人員具有知密早、知密多、知密深特點，因此，涉密檔案管理人必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，把保守秘密作為神圣的職責(zé)和必盡的義務(wù)。4.認真對待檔案的保管期限與保密期限：確定檔案保管期限，必須正確分析和監(jiān)別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而涉密的文件與檔案，在授權(quán)機關(guān)做出解密前，任何人和單位不得擅自決定解密和隨意對外提供。二、檔案管理的條件1.領(lǐng)導(dǎo)重視：領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提條件，有人認為檔案工作就是事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想表明了一些人對它缺乏了解，與信息時代的檔案管理需求不適應(yīng)。2.健全檔案管理制度：規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，必須符合單位特點和檔案管理實際，與單位檔案管理工作相適應(yīng)。規(guī)章制度應(yīng)簡明實用，具有可操作性，簡便易行。要堅持制約束的雙向性，既約束職工也約束管理層，要堅持制度執(zhí)行的嚴肅性，有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。3.加強管理力量，提高管理水平：要盡可能地對檔案管理人員進行專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員在提升檔案管理水平和技能的同時，要不斷強化對檔案工作重要性的認識，增加工作責(zé)任心和使命感。4.完善硬件環(huán)境設(shè)施：具備一定的檔案管理工作環(huán)境和配備必要的硬件，是做好工作的重要條件，要因地制宜地不斷改善檔案工作環(huán)境，完善工作設(shè)施。三、檔案管理的思考1.在檔案管理工作中，要積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為單位的建設(shè)和不斷進步發(fā)展的社會提供有效的檔察資源。2.改進和完善檔案功能，采用信息化管理手段。要使檔案記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)，就要對檔案的功能應(yīng)進行重新定位，一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使檔案所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。3.注重細節(jié)，堅持請示匯報。遵守檔案管理紀律，持向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報檔案工作，注重