檔案管理制度一、目為規范檔案管理工作，特制定本制度。二、合用范疇本文獻合用于金瀚房地產開發有限公司對文書檔案和聲像檔案管理。三、批準和解釋★本制度由山東金瀚房地產開發有限公司行政事務部主管副總批準后生效；★本制度由山東金瀚房地產開發有限公司行政事務部負責解釋。四、控制規定（一）文書檔案管理1、文書檔案分為行政檔案、人事檔案、技術檔案和會計檔案四類。a)行政檔案涉及：★重要會議材料，如報告、決策、總結、領導發言、典型發言、會議簡報、會議記錄等；★政府部門發來與我司關于文獻，涉及告知、決定、紀要、決策、批示、條例、規定、籌劃等；★公司對外正式發文或與關于單位來往文獻，涉及請示、報告、總結、籌劃、公函等；★公司各種行政文獻，涉及決策、總結、籌劃、請示、工作協調單、會議記錄、記錄報表及簡報等；★公司其她文獻，涉及合同、合同書、干部任免、職工獎懲、勞動、工資、福利等。★其他，行政檔案移送清冊、保管清冊、銷毀清冊、工作原則、管理原則。注：本類文獻正式發出蓋章時要留兩份存檔，各職能部門及內部形成文獻每月25日至月末收集整頓完畢，一式兩份交行政事務部歸檔。b)人事檔案涉及：★員工合同書、入職登記表、應聘書、員工試用期考核表；★員工求職自薦（推薦）材料、簡歷，學歷證明、各類資格證明復印件等；★員工績效考核材料，歷次所寫小結材料、個人述職材料等；★任免、調動、獎勵、懲處登記表、離職告知書；★公司員工花名冊及其他有保存價值文獻資料等。c)技術檔案涉及：★各類施工、規劃資料；★各類生產、科研、設計等資料。注：各類技術文檔收到和形成當天要在本部門“檔案登記簿”上登記，以備查閱，使用完畢后由本部門歸檔保存；有副本或備份必要交行政事務管理部門檔案管理人員保存。d)會計檔案★由財務部派專人收集整頓歸檔。★會計檔案涉及：――會計憑證，如原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、工資單等；――會計賬簿，如日記賬、明細賬和輔助賬薄、銀行對賬單等；――會計報表，如重要財務指標及文字分析、月/季度會計報表及文字分析、年度會計報表/決算及方案分析、不定期、重要一次性報表及文字分析；――其他，如會計檔案移送清冊、保管清冊、銷毀清冊、業務制度、規定辦法、工作原則和管理原則、有保存價值文獻材料等。e)審計檔案★由審計部派專人收集整頓歸檔。★審計檔案涉及：――審計告知書和審計方案；

――審計報告及其附件；

――審計記錄、審計工作底稿和審計證據；

――反映被審單位和個人業務活動書面文獻；

――董事長對審計事項或審計報告批示、批復和意見；

――審計解決決定以及執行狀況報告；

――申訴、申請復審報告；

――復審和后續審計資料；

――其她應保存。2、文書檔案歸檔、立卷管理a）檔案分類，根據檔案來源、時間、題目、內容、字母順序提成若干層次和類別；b）歸檔前將資料按類分組放置在待辦卷宗內；c）檔案立卷按永久、長期、短期分別組卷；卷內應把文獻正文、底稿，附件請示和批復按一定順序放在一起；d）每個檔案案卷要及時整頓，使之厚度適當，普通應控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加稱邊，材料過寬應折疊整潔，筆跡難以辨認，應附抄件，并為每一案卷書寫端正標題；e）對所有公司檔案應按一定順序排列和存儲，并擬定保管期限。f）應編制檔案目錄（卡片），并在每年年終對檔案進行一次檢查，清理不必要保存檔案。g)文書檔案工作環境規定：工作環境干凈、整潔、無污染。（二）聲像檔案管理1、聲像檔案：反映公司重要活動和其她單位形成與我司關于錄音、錄像、照片。2、收集、整頓和歸檔a）各部門形成和收到聲像資料應及時交行政事務部存檔。行政事務部應對聲像檔案進行整頓，其工作內容涉及分類、組合、排列和編目。b)聲像檔案分類、編號照片檔案按年代、事件分類，同屬一類照片準時間順序編號，同步填寫其底片號，底片在卷宗內編流水號，格式為：卷宗號—流水號；錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代分類，按內容編號，同一內容分錄幾盤應視為一宗卷，編一種案卷號，然后每盤再依次編排序號。c)聲像檔案應編注與其她載體檔案相聯系參照號，其格式為：（檔案形態）檔號/（檔案形態）檔號。3、聲像檔案保管期限應視其內容重要限度、時間、名稱、可靠限度、有效性等因素，劃定保管期限。4、聲像檔案文字闡明a）文字闡明基本內容可涉及事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。b）文字闡明規定★精確揭示檔案內容，概括其所有信息，標注項目對的齊全；★照片自然張（內容相似亦可以若干張）編寫文字闡明；★錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字闡明；一組聲像資料聯系密切也應加文字闡明。該文字應簡潔，通順，時間用阿拉伯數字表達。5、聲像檔案編制格式a）照片編制按橫寫格式編制，其格式為：照片/底片—文字闡明—參見號—攝制時間—攝制者；照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄。b)錄像帶、錄音帶、攝像帶格式編制參照5.5.1規定逐項填寫；錄像帶、錄音帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。6、聲像檔案保管a）聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損，要進行必要技術解決。b)底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放。c)存儲磁帶最佳不用鐵皮柜，對庫存照片檔案，要一年檢查一次。d)對有共同主題若干聲像資料構成案卷，集中編放。e)案卷內備考表，用于闡明卷內聲像材料整頓和變動狀況。7、建立健全聲像檔案記錄制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管狀況、提供運用及效果等各項記錄工作。（六）檔案借閱、使用1、凡需使用檔案者，必要填寫文獻“檔案調閱單”，根據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。2、案卷普通僅供在檔案室看，立卷文獻、資料可外借，外借須辦理登記審批手續，填寫“檔案借閱登記審批表”。3、借閱時間不得超過一種星期，到期需歸還；如需再借，應辦理續借手續。4、借閱檔案者應愛護檔案，保證檔案完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀，借閱檔案交還時當面查看清晰，如發現遺失或損壞應及時報告主管副總經理/行政總監。5、外單位借閱檔案，經總裁/總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室，其摘抄內容需經總裁/總經理批準且審核后方能帶出。6、建立聲像檔案借閱、使用制度，嚴格審批手續，依照聲像檔案機密限度，擬定使用范疇。7、具備專利聲像檔案，外單位運用時，應按《中華人民共和國專利法》關于規定辦理，已移送檔案室，所得專利收益，原則上應撥給原移送單位，檔案室收取保管費用。8、聲像檔案原版普通不得借出檔案室之外，如有特殊需要，經總裁/總經理批準后，方可辦理，并按關于規定收費，實行有償服務，如在借用中導致損壞，則由借用單位負責補償。9、檔案管理部門應積極向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，重要方面為政策信息、管理信息、產品信息、工程信息等。（七）文書與聲像檔案保管1、應防止檔案損壞，保證檔案壽命，維護檔案安全。2、公司應設立專門地點或專用文獻庫以保存檔案。3、做好檔案室防盜、防潮、防塵、防高溫、防水、防火、防鼠、防強光等工作，門窗應結實牢固。（八）文書與聲像檔案鑒定1、應從檔案內容、來源、時間、可靠限度、名稱等方面鑒別檔案價值。2、擬定各類檔案管理期限表，檔案保存分永久、長期