檔案管理基礎知識培訓目錄Content01.02.03.04.05.06.什么是檔案檔案種類檔案管理企業檔案管理檔案大致分類感謝篇為什么要做檔案？

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。一、什么是檔案簡單的說：就是記錄某個對象發展歷程的各種信息。

對象人類國家個人某個事項等等載體骨頭竹簡錦帛紙膠片等等一、什么是檔案檔案概念有百余種：法語國家認為文件（文書）一旦形成就叫做檔案英語國家認為文件進入檔案館后才叫做檔案國內有人認為只有經過專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案；有人認為只有檔案機關收藏的無現行作用的文件才能稱之為檔案……一、什么是檔案檔案的最新定義組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息二、檔案的種類

按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，檔案可以有很多層次的劃分。（一）依據檔案的形成分根據檔案形成者可分為國家機構檔案、派團體檔案、企業單位檔案、事業單位檔案、名人檔案等。二、檔案的種類（二）根據檔案內容性質分

根據檔案內容性質可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、事檔案、外交檔案、經濟檔案、科學技術檔案、藝術檔案、宗教檔案等等。上述每種檔案，又可具體細分二、檔案的種類（三）根據檔案的載體形式分

根據檔案的載體形式可分為石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、錦帛檔案、紙質檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等等多種新型的載體二、檔案的種類（四）按照記錄信息方式分按照記錄信息方式可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。

聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。二、檔案的種類（五）根據檔案所有權形式分

根據檔案所有權形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。二、檔案的種類（六）其他常見檔案種類劃分還有

在中國，常見的檔案種類劃分尚有把檔案劃分為文書檔案、科學技術檔案和專門檔案。二、檔案的種類檔案分類是多種角度、多層次的分類系統，分類方法比較復雜，一直存在多種意見，是檔案學研究的主要內容之一。分散、零亂、質雜、量大、孤本等特點集中、系統、優質、專指、廣泛應用三、檔案管理檔案管理亦稱檔案工作。是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者。檔案管理包括哪些內容：檔案收集檔案整理檔案價值鑒定檔案保管檔案編目檔案檢索檔案統計檔案編輯和研究檔案提供利用檔案管理的意義：檔案管理是整個社會發展系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位或個人的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。四、企業檔案管理企業檔案：是指企業在日常工作中從事企業管理、生產、經營、銷售、經濟核算及科學研究等活動中直接形成的有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。（一）企業檔案通常包括的內容1.由政府機構發至公司的文件；2.公司業務往來的資料；3.以公司或董事長/總經理名義對內、對外發布的文件，各部門發文；4.各部門制度與程序、人事資料、財務報表、技術資料等；5.公司會議紀要；6.公司經營活動中所訂立的合同、協議及契約書；7.公司經營所需的各種證照資料；8.公司重大活動的錄像、光碟與圖片等；9.其它涉及公司商業機密的資料等。（二）企業檔案分類按載體分1、紙質檔案2、電子檔案(需要借助計算機閱讀的檔案)3、音像檔案4、圖片檔案（二）企業檔案分類按檔案內容分1、營業證照類、申報批復類、政府通知類、對外往來函、會議記錄類、管理制度類2、經營合同類、固定資產類、宣傳資料類、內部發文類、報告計劃類3、人事資料類、財務資料類、技術資料類、生產資料類、行業資料類、客戶資料類（三）企業檔案管理企業檔案的管理通常按照職能部門劃分，以部門為單位進行分管。行政（辦公室）部門負有指導和監督各部門檔案管理的責任；各部門的檔案由專人負責收集、整理與保管；（三）企業檔案管理檔案資料應收集完整、齊全，建立目錄，并及時更新；檔案管理員日常收到待建檔資料后，須根據不同類別進行存放歸檔，并確保檔案資料的安全與完整（防潮、防塵防火及保密性）（四）企業檔案歸檔大致步驟1收集文件7文件著錄2區分年度8填備考表3劃分期限9文件裝盒4文件裝訂10打印目錄5文件排列11入庫裝柜6文件編號（五）企業檔案的使用通常遵循“先審批、后使用”的登記原則檔案使用時限、地點、方式應按照審批范圍內使用；檔案使用地點原則要求在公司內，因工作需要需帶離公司的，應經批準后方可帶出；檔案的收發和傳遞，由指定人員擔任，實行簽收制度，各公司可根據需要對檔案進行按級別查閱的保密措施；借用檔案文件，須做好登記，并注明用途及歸還日期。企業檔案歸檔大致步驟1收集文件7文件著錄2區分年度8填備考表3劃分期限9文件裝盒4文件裝訂10打印目錄5文件排列11入庫裝柜6文件編號檔案管理基礎知識（2011-4）（一）收集文件1、能夠反映本單位主要活動的2、確保歸檔文件材料的齊全、完整3、對不需歸檔的文件要進行剔除。4、要注意“帳外”文件的收集。例如：各種上報圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。收集方法上要注意的兩點檔案管理基礎知識（2011-4）

第一點是注意平時收集，即平時將某次會議或處理某件事、解決某個問題所形成的文字材料收集起來；

檔案管理基礎知識（2011-4）收集方法上要注意的兩點第二點是注意年終收集，即年終要把本單位收發文本上作了登記的全部文件材料收集起來；（二）區分年度根據文件形成和處理的年度進行歸檔，通用規則：一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。計劃、預決算、總結、報告、統計報表等，放在文件內容針對的年度。長遠規劃，放在文件內容針對的頭一年。多年的總結、報告，放在文件針對的最后一年。跨年度的案件，放在結案的一年；跨年度的會議，放在閉幕年。（三）劃分期限1、準確地判定每一份文件和每一組文件的價值2、一般保管期限分為：永久（無限期）長期（16－50年）短期（15年以下）（四）文件裝訂1、修裱破損或頁幅過小的文件2、復制字紙模糊或易褪變的文件（以純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料、傳真件等進行復制）3、超大紙張折疊（對報表、圖樣等紙張幅面大于A4規格的文件，需加以折疊。操作時要盡量減少折疊次數，文件頁數較多時，宜整份折疊4、去除會生銹的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。（四）文件裝訂5、如果是組合件，應按一定順序進行文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復制件在后；譯文在前，原文在后，轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后。（四）文件裝訂6、裝訂采用左側、下側對齊方式，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不銹鋼釘×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三點一線裝訂（五）文件排序保管期限—機構—時間（檔案室）機構—保管期限—時間機構—時間（部門）（六）文件編號全宗號類別號期限年度機構件號歸檔文件應逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章

每年歸檔工作結束后，發現有未歸檔文件？可將該文件排在相應年度已歸檔文件之后編目歸檔。如何填寫檔案盒背脊

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。因為是必備項，有全宗號的單位，必須填寫，沒有全宗代號的單位此欄空置，可暫不填寫。

保管期限：填寫歸檔文件保管期限，分為：“永久”、“30年”、“10年”。也可填寫簡稱“永”“30”“10”。

年度：填寫文件形成年度，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數字標注。如：一九九八年表示為“1998”，不能簡化為“98”。

館編件號：暫不填寫，如需檔案移交進館時按進館要求填寫。

如何填寫檔案盒背脊

室編件號：按文件排列順序從“1”開始逐件標注。室編件號應在同一年度、同一組織機構的同一保管期限內，從“1”開始逐件流水編號。例如：2007年辦公室永久、30年、10年三個保管期限的歸檔文件，編號后形成的三個流水號，即永久的從“1”開始編寫一個流水件號；“30”年的從“1”開始編寫一個流水件號；“10”年的也從“1”開始編寫一個流水件號。更要注意的是，件號應逐件編寫，件號不得重復，不得出現空號。填寫時用阿拉伯數字標注。如何填寫檔案盒背脊

機構（問題）：《規則》將機構（問題）項作為選擇項，是因為對于文件數量少或內部機構簡單的機關，只選擇年度、保管期限兩種分類法即可滿足整理工作的需要，無須再分機構（問題）。但對大多數機關來說，選擇機構（問題）進行分類還是必要的，編號時也必須相應編制機構（問題）項。填寫機構項時，如果機構名稱太長，也可規范簡稱表示，如“政策法規”可簡稱“政法司”經濟貿易處可簡稱為“經貿處”，但不能使用“一司”“一處”等。填寫問題項時，應嚴格按照分類方案設定的類目直接填寫，如“群”“行政”“業務”等。如何填寫檔案背脊（七）文件著錄即建立目錄。著錄項目必須準確、詳細，以提高利用文件的查準率、查全率。必須著錄的項目有：序號、文件題名、責任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）（七）文件著錄全宗號類別號年度保管期限機構

A2011短期件號責任者文號題名日期歸檔頁數文件格式備注1從化市人民政府從府[2005]號關于×××的通知2005-06-0252歸檔文件目錄（八）填寫備考表備考表：即盒內文件情況說明表。主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：由負責本盒文件整理歸檔的人員簽名。檢查人：由負責本盒文件歸檔質量審核的人員簽名。日期：填寫歸檔的年、月、日。（九）文件裝盒將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當，盒滿為限。同一盒內同一年度，同一保管期限。在檔案盒的背脊上填上以下項目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構（不分機構的單位可空）、起止件號。（詳見下圖）（九）文件裝盒全宗名稱全宗號類別號年度機構期限起止件號××公司全宗號類別號A年度2005機構期限短期起止件號

1－28檔案盒背脊式樣已填好的檔案背脊事例（十）打印目錄目錄包括內容：文件盒背脊信息文件著錄檔案柜編號文件盒擺放原則：由上至下、從左至右采用豎放（十）入庫裝箱柜檔案放哪兒容易分類易于保密保護性好檢索簡便1．抽屜式直立檔案482．開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般493．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存50標準統一便于存取長期保存保護性好4．檔案盒51靈活取用存量較小容易脫落5．金屬文件夾52隔水防污拿取方便保密性低暫時保存6．透明資料袋53拿取方便臨時存取保密性差7．多層資料盒

國家檔案局

第8號令

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過,現予公布,自公布之日起施行.

局長楊冬權

二○○六年十二月十八日

（十二）使用原則：“先審批、

后使用”檔案使用時限、地點、方式應按照審批范圍內使用；檔案使用地點原則要求在公司內，因工作需要需帶離公司的，應經批準后方可帶出；檔案的收發和傳遞，由指定人員擔任，實行簽收制度，各公司可根據需要對檔案進行按級別查閱的保密措施；借用檔案文件，須做好登記，并注明用途及歸還日期。謝謝！祝大家工作愉快！

檔案管理管理培訓

第一部分：◆檔案概述檔案起源檔案的產生與文字有密切關系，它是人類社會發展到一定階段的必然產物。檔案演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統型載體檔案：紙質檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案定義檔案含義檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。檔案的來源——國家機構、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存備查的歷史文件。第二部分：◆文書檔案管理檔案的收集檔案的整理歸檔范圍：凡是反映本機關工作、生產活動，有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。國家檔案局《機關檔案工作條例》（1983）一、檔案的收集歸檔手續：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。歸檔案卷的質量要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。一、檔案的收集檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。整理原則二、檔案的整理：年度分類法組織機構分類法問題分類法常用的檔案分類法二、檔案的整理立卷

立卷工作的內容：組卷、擬寫案卷標題、卷內文件的排列與編號、填寫卷內文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封。立卷六特征：問題、作者、文種（名稱）、時間、地區、收發文機關二、檔案的整理二、檔案的整理整理方法裝訂：按件裝訂分類：年度-機構（問題）-保管期限編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、年度、保管期限、件號)

編目：逐件編目裝盒：按件號順序裝盒第三部分：◆企業檔案管理

企業檔案：是指企業在生產、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。

企業檔案黨群工作行政管理經營管理生產技術管理科學技術研究基本建設設備會計檔案聲像檔案榮譽實物檔案電子檔案其他建立檔案工作體制制定檔案工作管理制度配備檔案管理基礎設施檔案業務工作

一、建立檔案工作體制

一、建立檔案工作體制檔案部門各部門檔案工作領導各部門檔案工作人員分管檔案工作領導檔案管理工作網絡二、制定檔案工作管理制度

要求：

1、制定本企業檔案工作的各項規章制度不能有悖于國家、本系統、本地區關于檔案工作的有關規定，同時內容即要全面又要有針對性。

2、要了解本企業管理及檔案形成的特點，充分征求企業內部有關部門的意見，與他們密切配合，使制定的規章制度及內容更加切合本單位的工作實際。二、制定檔案工作管理制度內容：工作規章。包括企業檔案工作規定（內容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案。管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔案保管制度、檔案統計制度、檔案管理系統操作制度、庫房管理制度。業務標準規范。包括檔案整理規則、檔案分類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標準長遠規劃。二、制定檔案工作管理制度

企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。二、制定檔案工作管理制度三納入將檔案工作納入企業領導工作議事日程；納入企業規章制度及工作流程；納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制。四參加四同步企業檔案部門或檔案人員參加產品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統。

三、配備檔案管理基礎設施檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆等）。檔案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設施。三、配備檔案管理基礎設施四、檔案業務工作

檔案收集檔案整理四、檔案業務工作

（一）檔案收集

四、檔案業務工作收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。（1）管理類檔案收集工作的要求歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求。歸檔的文件材料應當精煉準確，并能反映企業的業務活動。要加強收集工作的調查。四、檔案業務工作收集工作的要求（2）科技檔案收集工作的要求要認真貫徹集中統一管理科技檔案的原則。要遵循科技檔案的自然形成規律。要保證科技檔案的完整、準確。收集工作的要求四、檔案業務工作

管理性檔案的收集方法

①嚴格按照本單位歸檔制度的有關規定進行收集。

②建立相關制度，加強對零散文件的收集。

③明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整。

四、檔案業務工作收集的方法：科技檔案的收集方法

①按照歸檔制度的規定接收科技文件歸檔。

②納入計劃管理，實行多種方式結合的收集。會計檔案、人力資源檔案、榮譽實物檔案會計檔案應由會計人員在會計年度終了后按照《會計檔案管理辦法》的規定收集、整理、歸檔。人事檔案由主管人事的人員按照《企業職工檔案管理工作規定》的要求隨時收集、整理、歸檔。企業榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽實物檔案應由檔案人員隨時收集，隨時歸檔。四、檔案業務工作企業可以實行多種方式相結合來收集檔案正常收集和現場收集相結合隨時收集和集中收集相結合對內收集和對外收集相結合確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內容收集抓住的重要環節和關鍵的階段進行收集。四、檔案業務工作（二）檔案整理檔案整理就是按文件材料在來源、內容、形式等方面的歷史聯系，對檔案進行系統分類、組合、排列、編目的工作。

四、檔案業務工作檔案分類制定企業檔案保管限期表歸檔文件的整理基本建設、設備儀器檔案整理方法聲像檔案1、檔案分類檔案分類就是要制定分類方案即分類大綱。分類大綱：是指用文字或圖表的