DX通采購工作流程(分公司)采購流程目錄1．直供機型的采購流程2．普通機型的采購流程3．資源機型的采購流程4．價保流程5．價格維護流程6．結算付款流程7．積壓機處理流程8．退貨流程9．換機中心流程10、門店庫房管理制度11、新品采購流程12、補貨流程13、調貨流程14、地市分公司發貨流程

1直供機型的采購流程1.1目的標準產品合理的進貨1.2范圍直供產品1.3職責確保采購產品滿足消費者的需求1.4流程

1.4.1訂貨方案1．4．1.1周期：直供機每周一下未來14天的訂單，直供機的平安庫存量為14天銷量。1．4．1.2確認：直供機采購員每周一確認當周到貨情況，根據每周實際到貨數量，結合14天銷售情況及門店數量增減情況，制定下周要貨方案。1．4．1.3審核：直供機采購員確定采購方案，由采購部經理簽字確認采購機型和數量，轉交銷售部經理確認簽字，分管副總審核確認簽字。1．4．1.4直供機采購員根據復核,將定單提交總部。1.4.2貨款支付1.4.2.1諾基亞：直供采購員以總部審核后的支出審批表為依據，制作支出憑證，交財務經理審核簽字,報總經理審批后付款。1.4.2.2摩托羅拉：按采購訂單付款。1.4.3到貨跟蹤1.4.3.1MOTO和NOKIA均為付款后兩天到貨〔不可抗力除外〕。每周到貨后將實際到貨情況登記，由總庫簽字確認后，傳北京超迅發留檔。2普通機型的采購流程2.1目的標準產品合理的進貨。2.2范圍公司經營產品2.3職責確保采購產品滿足消費者的需求2.4流程2．4．1采購部各品牌分管負責人在每周五根據本周銷售情況，制定下周采購方案。采購方案量=[(本周銷量/7*天

)–現庫存量]2．4．2采購方案制定完成，提交給采購部經理審核，審核完畢后，經理于下周一回傳給各品牌負責人。2．4．3品牌負責人按方案參照系統中的全國最低價詢價，必須以不高于全國最低價采購。2．4．4品牌負責人與供給商溝通價格、數量及到貨時間。2．4．5ORACLE進行系統做單，上傳到總部采購中心審批。如果是新品，并且是新的供給商，應填寫〔手機編碼申請表見附件〕和分公司〔供給商編碼申請表見附件〕。2．4．6總部審批完成后，打印出?采購合同?，采購員簽字并傳送到供給商。2．4．7采購員根據訂貨方案結合E商采購分析跟蹤到貨情況，2天內到總庫。〔廠家無貨或者貨量缺乏除外〕2．4．82天內沒有到貨，各品牌分管負責人在第二天下午6點前向廠家落實未到原因，再確認新的到貨時間，直至商品入庫。

[a1]大公司5-7天，中型公司7-14天、小型公司14-30天3資源機的采購流程

3.1目的標準產品合理的進貨。3.2范圍資源機要求,單臺利潤300以上3.3職責將缺貨現象降到最小化。3.4流程3．4.1供給商提供資源機信息〔款式\功能\價位\付款方式等〕給采購部品牌采購員。3．4.2品牌采購員匯總資源機信息交采購經理,采購經理組織銷售部經理、市場部經理、局部門店，確認其賣點、價格定位、銷量預計，上報分管副總確認。3．4.3采購經理組織品牌采購員與供給商溝通，確定采購量和采購價格、結算方式，上報分管副總確認。3．4.4制定采購方案，須經過采購經理、銷售經理、銷售副總審批確認。采購量超正常情況時、預付貨款須報總經理批準。3．4.5采購方案審批通過后，通過ORACLE進行系統做單。3．4.6總部審批完成后，打印出?采購合同?，采購員簽字并傳送到供給商。3．4.7跟蹤貨品在下訂單2日內到達。4價保流程4.1目的減少和防止跌價損失4.2范圍非買斷產品4.3職責通過跟蹤商品調價信息實現價保提供商品價保周期信息，催促市場營銷部確保在價保時限內銷售完畢4.4流程4．4.1庫存〔盤實庫〕價保按E商庫存數據,給予調價保護。4．4.2作業流程：4.4.2．1品牌采購員接到供給商〔分銷商〕的調價盤庫函后,上報采購經理,通知各門店進行實地盤點，盤庫內容包括當款手機的數量、串號、所在門店。4.4.2．2品牌采購員提供給供給商〔分銷商〕上述數據,24小時內供給商確認盤庫數量及新的供貨價格〔特殊產品除外〕。4.4.2．3品牌采購員按調價流程對考核價格進行調整。4.4.2．4品牌采購員計算出價保的金額，提交結款人員計算公式：【〔原價格-原返利〕-〔新價格-新返利〕】*價保數量=價保金額4.4．3提貨價保廠家根據在最近某段時間內的提貨量給予經銷商的調價保護。4．4．3．1作業流程：4．4．3．2品牌采購員接到供給商〔分銷商〕的調價盤庫函后，按照定期內的提貨數量與對方確認價保數量、最新供貨價格。4．4．3．3品牌采購員按調價流程對考核價格進行調整。4．4．3．4計算出價保的金額，提交結款人員計算公式：【〔原價格-原返利〕-〔新價格-新返利〕】*價保數量=價保金額5價格維護流程5.1目的提高商品價格優勢，促進銷售5.2范圍所有產品5.3職責收集商品價格信息，保持商品價格優勢5.4流程5．4．1廠家或供給商在商品調價時會將調價函以傳真方式傳到我公司采購部經理,廠家發完傳真后立即與采購經理確認。5．4．2采購經理立即通知品牌采購員,品牌采購員收到調價函后先同oracle系統內的全國指導價格比照，如無問題同廠家或供給商回復確認。5．4．3品牌采購員將確認后的價格做?價保確認單?,并將新的價格在詢價表上登記留存。5．4．4品牌采購員將確認后的價格填寫在專用的調價本上,所有機型每次調價時必須寫清價格、返利。5．4．5品牌采購員將新價格報到銷售部經理，一起制訂考核價，并填寫到調價本上,銷售部經理確認簽字。5．4．6品牌采購員將審批后的考核價上報ERP小組，填寫考核價更改表并簽字。5．4．7品牌采購員將考核價更改表交給運營商主管制訂新的運營商套餐價格，然后由運營商主管交給ERP部門。考核價制定表采購部填寫銷售部填寫分類分配表簽收備注日期網絡供應商品牌型號配置采購價返利填寫人考核價簽字

C/G

C/G

C/G

6結算付款流程6.1目的確保付款按照公司政策執行6.2范圍所有產品6.3職責確保付款準確無誤6.4流程6．4．1調出E商進銷存匯總表6．4．2登陸Oracle結算系統模塊6．4．3以系統顯示未結算貨款明細為準，根據銷售及庫存情況分析應付應收款6．4．4參照Oracle貨款支付數據分析報表核實應付款6．4．5核實價保返利市場費用6．4．6在付款管理模塊進行應付款操作6．4．7填寫支出憑單及扣款明細表，打印Oracle結算單6．4．8應付結算經理Oracle系統審批6．4．9部門負責人支出憑單簽字確認6．4．10每筆付款都要求售后經理審核、簽字6．4．11供給商到財務辦理相關手續后領取支票7積壓機處理流程7.1目的使庫存商品合理周轉7.2范圍所有產品7.3職責防止跌價損失7.4流程品牌采購員每周一對所負責的品牌機型的庫齡通過ORACLE系統導出到EXCLE表上，通過EXCLE的篩選功能，挑選出30天以上的機型，分析銷售,月銷量低于月平均庫存50%的，對45天以上的機型〔除直供機、局部資源機〕堅決退貨。退貨程序：7.4.1品牌采購員與本部門結算員確認退貨機型，所屬供給商有足夠的未結款額充抵此次的退貨金額。7.4.2品牌采購員在E商公告欄上發布退貨通知，要求門店3天內將商品〔包括禮包〕裝箱退回總庫，在包裝箱上注明退供給商。7.4.3品牌采購員做好退貨通知公函提出退貨要求，要求供給商在一周內到總庫取走貨物。同時，所有貨款暫停結算，直到貨物取走為止。7.4.4品牌采購員做好退貨確認書〔注明要求供給商取貨的時間〕，經采購經理和財務經理等的簽名確認后，傳真到總庫。8退貨流程8.

1目的優化產品線，確保庫存周轉達標8.2范圍所有產品8.3職責確保退貨按時進行，同時不影響門店銷售。8.4流程8．4.1品牌負責人確認退貨產品。8．4.2品牌負責人溝通供給商洽談退貨事宜。8．4.3溝通確認后，品牌負責人在E商上發布通知，通知門店在規定時間內將退貨機型退回總庫。8．4.4品牌負責人制做?退貨確認單?，由經辦人、結算人員、采購經理、銷售經理、財務經理、分管副總簽字確認。8．4.5品牌負責人將簽字確認后的?退貨確認單?傳真給供給商和總庫。8．4.6品牌負責人檢查此退貨手機是否已按退貨要求退到總庫，如有局部手機未退，采購部品牌負責人電話通知相應門店，立即派人送至總庫，并按公司規定對未退的門店進行考核〔納入當月的KPI考核中〕。8．4.7待退貨手機全部退到總庫后，品牌負責人通知供給商去總庫取貨，取貨時供給商必須攜著我司的?退貨確認單?。8．4.8總庫接到供給商的?退貨確認單?，在系統中做退貨處理，待供給商驗貨完畢后，總庫要求供給商在本公司的?E商退貨單?上簽名后，才可將貨物取走。9換機中心流程9．1目的加快售后機的處理9．2范圍所有產品9．3職責將維修機數量控制到最小化9．4流程9．4.1每天各門店通過E商〔分公司門店去維修部在途庫〕調出維修機到維修換機中心。9．4.2換機中心人員對維修機進行檢查并將在途庫的機器對單接進庫。9．4.3不符合要求的維修機9．4.3.1將機器接入待修庫，并同時與門店取得聯系詳細說明問題所在應如何處理，再從“去門店在途庫—分公司____庫〞退回門店解決。9．4.3.2對于門店自行無法解決的問題機先接入待修庫，找出責任人，上報主管和采購部，與供給商聯系協商解決。9．4.4符合要求的維修機9．4.4.1對有檢測工單的機器進行各品牌各型號的分類，聯系供給商前來換機或由換機組人員送至供給商售后處換新機，同時在E商中做“從分公司待修庫調入送廠商庫〞調撥。9．4.4.2外勤將機器送到供給商售后處,由對方工程師當場拆機檢驗,并填寫換機工單,由工程師簽字確認,七天后憑此工單換取新機。9．4.4.3由于供給商換機時要求數量和型號上的準確，制定送修單,有取機人簽字,并要求供給商在七天內將新機換回。9．4.4.4對沒有檢測工單的機器也進行各品牌各型號的分配，由采購部事先與供給商講明可做開箱損的寫明故障原因，統一登記上E商送廠商庫，通知供給商前來換機或由換機中心外勤人員送至供給商換新機。10門店庫房管理10．1目的保證門店的商品平安，做好門店的貨品保證10．2范圍所有門店庫房人員10．3流程：10．3．1物品的接收：根據總庫（其他門店分庫）的出庫單，對所到達的物品進行數量及完整性進行核查檢驗（包括手機的外包裝盒）。在物流監督下，確認無誤后方可入庫。對任何有疑問的或有缺損的可拒絕接收。一旦接收確認以后，再發生的缺損等任何情況，一律由物品接收人全權負責。10．3．2物品的入庫：接收確認無誤后，立即進行ERP的錄入。錄入必須注意：物品的名稱；物品的數量；機型的串號；配件的名稱和數量；發生錯誤當場及時作“反沖”，違者參照ERP相關規定罰款。對于禮品、代客維修的手機等無法錄入E商系統的物品，必須進行手工帳的錄入。手工帳的錄入必須使用水筆，并保證其正確性，帳本保持清潔，嚴禁涂改，更不允許使用修正液。若發生筆誤或錄錯必須修改糾正，則以一直線將錯誤之處劃去，并在劃線處蓋修改人私章，然后再登錄正確的。10．3．3物品的存放：門店所有物品必須上架或存放于鐵皮柜內，禁止落地。手機或配件的擺放要按品牌按機型整齊存放于定位標識處，同時將對應的禮包一同擺放，并注意手機的同層疊放時以不超過6臺為平安基數，以保證最下一層手機的存放平安；將各種卡類和相應的資料配對存放，并集中管理。同時保持所有物品的清潔完好。10．3．4借還機：10．3．4．1監督并催促營業員認真正確清晰填寫借機單。填寫借機單必須嚴格按商品名稱完整書寫，無遺漏。借出的手機必須注明手機串號〔至少末四位號碼〕。營業員不正確、不完整書寫借機單的，不以正楷簽全名的，庫房人員有權拒絕借出手機。否那么，發生問題，由庫房借出人員全權承擔。10．3．4．2收到營業員未銷售歸還的手機，必須當面核驗手機的串號是否與外包裝上的串號一致，手機的外觀是否完好，物品是否完整。確認無誤后，在借機單上銷去，并簽名備查。有任何問題，立即當面告知營業員，同時通知店長，核實后填寫?庫房異常問題表?。10．3．4．3一旦接收確認以后，再發生的缺損等任何情況，一律由庫房接收人全權負責；無法確認庫房接收人時，由當班庫房人員共同承擔。不填?庫房異常問題表?而發生的手機異常問題，由庫房接收人全權負責；無法確認庫房接收人時，由當班庫房人員共同承擔，同時，無論庫管是否當班，均負管理責任〔按?門店商品喪失責任劃分標準?執行〕。10．3．4．4庫房人員收到營業員商品銷售后的銷售小票，必須核查小票上的商品名稱和手機串號與借出的商品名稱和手機串號是否一致，同時核對POS小票上所打印的內容是否與小票的內容一致，并檢查所借出的商品是否全部歸還；關鍵在于確認檢驗小票上的收款章是否真實；商場代收銀門店核對商場收銀小票上所示金額是否與小票的金額一致，必須確認無誤后，在借機單上銷去，并由庫房收單簽名備查。如未按規定核銷借機單，一切責任由庫房收機人員全權承擔；無法確認庫房接收人時，由當班庫房人員共同承擔。10．3．5盤點工作：10．3．5．1每天營業結束后〔以收銀臺打完POS票據、清空本門店在途庫為準〕，從E商內導出庫存數據。10．3．5．2將數據導到EXCEL表上，并制作盤點表。10．3．5．3在店長或店長授權委托人的監督下，以實物擺放順序對庫存商品進行盤點，〔建議實物擺放按E商的名稱順序排列，以提高工作效率〕在盤點表上相應的商品名稱的實盤數處記錄下盤點的實際庫存數量。盤點時必須進行每臺手機開盒檢驗手機機頭、配件是否齊全，假設有問題須在備注內作詳細記錄。10．3．5．4盤點實物完畢后，將實盤數計算到實盤數合計欄內，然后與E商帳數進行核對。實盤數合計欄不得涂改，如確實寫錯，必須以一根直線將該行整行劃去，在另一行重新填寫正確的，并在劃去處由交班人和監盤人共同簽名確認。10．3．5．5核對無差異后，在交班人處簽名，監盤人同樣在相應位置簽名。有差異時必須查明原因及時處理，保證帳實相符；如確認盤虧的，必須作出書面的情況說明，店長當天作出責任劃分，并由相關責任人簽名確認，上報公司相關部門。10．3．5．6接班時，必須在店長或店長授權委托人的監督下進行盤點，盤點時必須進行每臺手機開盒檢驗手機機頭、配件是否齊全，假設有問題接班盤點人須在備注內作詳細記錄。10．3．5．7接班盤點完畢后，接班人和監盤人必須在盤點表相應位置簽名。10．3．5．8盤點表必須按月裝訂成冊存檔備查。10．3．6調貨工作：10．3．6．1店長(店長助理)或庫房致電總庫或其他門店詢問欲調之貨品是否有貨。10．3．6．2開具調貨單。調貨通知單調出門店：

調貨人：商品名稱數量備注

調入門店：日期：店長（店長助理）：要求注明商品名稱，數量，顏色；寫明“調入門店〞和“調出門店〞，調貨人員的姓名；由店長(店長助理)簽名，并附店長(店長助理)的身份證復印件；加蓋請調門店的“售后效勞章〞。10．3．6．3店長(店長助理)寫擔保書，要求注明調貨人的姓名。10．3．6．4調貨人員須攜帶本人身份證原件和復印件、調貨通知單、店長(店長助理)的身份證復印件、店長的擔保書，前往調出門店。10．3．6．5調出門店接到調貨人員的調貨通知單后，必須檢查調貨人員所帶的證件是否齊備。〔1〕有店長(店長助理)簽名并加蓋請調門店的“售后效勞章〞，同時符合填寫要求的調貨通知單〔2〕店長(店長助理)的身份證復印件〔3〕調貨人的身份證原件和復印件〔4〕店長(店長助理)的擔保書10．3．6．6調出門店庫房在檢驗證件無誤后，打電話到調入門店，向店長(店長助理)核實調貨名稱、調貨人。10．3．6．7確認無誤后，進行ERP調貨程序〔見ERP出庫流程〕10．3．6．8打印出ERP調貨單后，將手機和ERP調貨單一同交給調貨人。10．3．6．9調貨人檢驗手機無誤后，在ERP調貨單上簽名。檢驗手機假設有疑問，可拒收。10．3．6．10調出門店收下〔1〕有店長(店長助理)簽名并加蓋請調門店的“售后效勞章〞，同時符合填寫要求的調貨通知單〔2〕店長(店長助理)的身份證復印件〔3〕調貨人的身份證原件和復印件〔4〕店長(店長助理)的擔保書與經調貨人簽名的ERP調貨單存根聯一同保存。10．3．6．11調貨人在ERP調貨單上簽名后，即對所調物品負全責，必須保證其平安、及時返回本門店。假設在中途發生問題，由調貨人員承擔，店長(店長助理)負連帶責任〔按?門店商品喪失責任劃分標準?執行〕10．3．6．12貨品到調入門店庫房，庫房人員、調貨人當面驗機無誤無損后，從“在途庫〞中接入本店庫位，方可進行銷售。假設有問題，庫房人員立即匯報店長，責任由調貨人員承擔。10．3．6．13所有調貨行為，店長(店長助理)不得以職權進行干預門店庫房人員的業務流程操作。如庫房人員不按此操作，一切責任由庫房人員全權承擔。10．3．7售后效勞手機〔配件〕的接收和發出門店店長處理售后效勞必須符合公司售后效勞的規定，嚴格按?消費者保護條例?進行操作。庫房人員負有監督責任。對于正常正規的售后效勞手機，庫房人員應檢查收進的售后效勞手機的完整性〔有無缺件；手機或配件上有無劃傷等〕，是否有保修卡和說明書，經顧客簽名的發票復印件，有效的有故障檢測報告，〔MOTO、NOKIA還需要與檢測報告顧客姓名相符的顧客身份證復印件〕，確認無誤后，在銷售紅票上簽收。缺件的手機，庫房人員有權拒收。特殊情況向公司售后效勞部咨詢如何操作。同時，要求店長做出書面的情況說明，否那么，一切責任由庫房收機人員全權承擔，無法確認庫房接收人時，由當班庫房人員共同承擔。收到售后效勞的手機，應以最快的速度發往公司的維修換機處〔MOTO，NOKIA必須在售出之日起第十六日內到達維修換機處〕。超時而造成的直接經濟損失，由責任人承擔；無法確定責任人時，由當班庫房人員共同全額承擔。10．4保管責任：10．4．1庫管對庫房內所有辦公設備〔電話、電腦、打印機、掃描槍、傳真機、報警器等〕負有保管責任。所有辦公設備須愛惜使用并經常維護，使之正常運轉。一切因人為使用不當而造成的故障，影響正常的工作，責任自負，同時由責任人承擔設備維修的一切費用；在無直接責任人時，由所有庫房人員共同承擔。10．4．2庫管對所有的原始票據〔出入庫單、銷售小票、調貨單、借機單、盤點表等〕必須集中整理，按月存放。嚴禁遺失、受污、受損。10．4．3平安管理：10．4．3．1庫房人員按?平安檢查標準—庫房?進行檢查，及時發現庫房內存在的平安隱患，在第一時間通知店長，同時催促店長向公司主管部門通報，尋求解決方案，并有責任臨時做出防護措施，直至問題或隱患消除。一切不上報或不作為的行為而造成直接經濟損失，按?公司平安責任處分條例?處理。10．4．3．2庫房內配置干粉滅火器等消防設施，并放于明顯位置，同時庫房人員須定期檢查干粉滅火器的有效期，保證其完好性，如有異常，庫房人員立即上報公司人力資源部〔行政〕。嚴禁明火、一切易燃易爆和違禁物品進入庫房；一經發現按?公司平安責任處分條例?處理。10．4．3．3嚴禁所有非本店庫房人員〔特別是營業員、促銷員〕以任何理由進入庫房。店長或店長助理因工作需要進入庫房,必須要有庫房人員在場。公司各部門人員因工作需要進入庫房,必須出示證件，并有店長〔店長助理〕陪同，同時配合庫房人員的必要的檢查。10．4．3．4每天上班時，首先檢查庫房的門鎖及報警器的完好，有無異常。如有異常情況，應立即保護現場，在第一時間通知店長，由店長通報公司相關部門領導。有必要時，必須及時報警。10．4．3．5庫房人員下班前，應巡視庫房內的電源〔除報警器的電源〕和水源是否關閉以及是否翻開報警裝置，并與報警中心確認報警器在啟動狀態，以確保庫房的平安。如遇停電、停水后，必須仔細檢查電源和水源的開關，保證在關閉狀態。10．4．3．6定時去除庫房內衛生死角。注意庫房內防水，防潮、防壓、防腐、防火、防盜。10．4．4庫房物品缺失處理：任何情況的庫房物品遺失，必須第一時間上報店長，然后催促店長在事發當天三小時內作出書面的情況說明和初步的處理方案上報監審部。11新品采購流程11．1目的豐富產品線，滿足市場需求11．2范圍各品牌上市新品11．3職責確保新品及時上柜銷售11．4流程11．4．1新品開發11．4．1．1品牌負責人根據供給商提供、網上查詢、市場調查、開發需要引進的新產品11．4．2新品談判11．4．2.1采購部品牌負責人匯同市場營銷部負責人，確認其價格、進場費、機模、賣點以及市場支持。11．4．2．2品牌負責人向采購經理遞交?新品上柜一覽表?，采購經理審批。11．4.3新品的編碼申請11．4.3.1國家信息產業部查詢產品的合格性；即進入信息產網頁：，查詢即將采購的新品是否是五碼