企業(yè)法務人員工作規(guī)范第一章

總則第一條

編制目的為規(guī)范法務人員的工作行為，在程序和實體上為其提供基本的工作思路和參考意見，從而最大限度地發(fā)揮法務工作的價值，維護公司的合法權益，依據相關法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定，制定本規(guī)范。第二條

適用范圍2.1

本規(guī)范適用于集團法律事務條線全體成員。2.2

法律事務條線的成員包括各級單位的法務人員，具體范圍參照公司法律事務條線管理制度執(zhí)行。第二章

基本事項第三條

工作目的法務人員工作的目的，是要為公司防范和控制法律風險，并在風險實際發(fā)生后進行妥善處理，從而推動公司經營可持續(xù)發(fā)展。第四條

工作原則法務人員在工作中應當遵守忠實、勤勉、謹慎、客觀、高效與協作的原則。第五條

工作范圍5.1

法務人員的工作范圍限于與公司相關的法律事務，包括但不限于下列事項：5.1.1

以列席或參加決策會議、法律咨詢、相關文書會簽等多種形式，為公司重大經營決策提供法律意見或建議；5.1.2

組織或參與擬訂公司的章程、制度、流程等規(guī)范性文件；5.1.3

審核公司的各種合同、協議、意向書等法律文書，參與公司重大合同的談判和起草工作；5.1.4

參與公司投資、融資、改制、上市、資產處置、重組、兼并、破產等重大事項的分析、論證，提出法律意見和建議；5.1.5

負責公司互聯網產品、金融產品等各種新產品、新業(yè)務的可行性論證、業(yè)務合同審核、業(yè)務流程梳理等的合法合規(guī)性審查及法律風險控制；5.1.6

負責公司商業(yè)地產開發(fā)、工程建設項目的法律支持及風險防控；5.1.7

審核或辦理公司法定代表人授權委托書；5.1.8

建立公司法律風險防控體系，組織實施法律風險管理流程，并對其進行指導與檢查；5.1.9

組織公司各業(yè)務單元對其整體法律風險狀況進行風險識別、歸類、分析、控制、監(jiān)督等工作，必要時出具相應的法律風險評估報告；5.1.10

管理公司商標、專利、版權、商業(yè)秘密、公證、鑒證等有關法律事務，做好公司商標、專利、版權、商業(yè)秘密等知識產權法律保護工作；5.1.11

處理公司涉及的各種訴訟和非訴法律糾紛，以及聽證、處罰等法律事項，組織運用各種法律手段維護公司的合法權益；5.1.12

對公司外聘律師事務所和法律顧問實行統(tǒng)一聘請和歸口管理，并對聘請的律師事務所和法律顧問進行考核評價，具體按照公司外聘律師事務所和律師管理制度執(zhí)行；5.1.13

負責與公司業(yè)務相關的法律法規(guī)及政策的研究，提供咨詢和服務；5.1.14

負責公司的法律法規(guī)宣傳、法律知識普及、法律培訓教育；5.1.15

公司指定的其他法律事項。5.2

法律事務條線內部的分工與協作按照公司法律事務條線管理制度執(zhí)行。第六條

團隊成員與工作職責6.1

法務團隊由總法律顧問（或分管領導）、法律事務部總經理、副總經理、法務（副）總監(jiān)、法務成員（法務專家和法務專員等P序列法務人員）及法務助理組成，直接向公司領導負責。6.2

法務團隊各成員職責如下：6.2.1

總法律顧問（或分管領導）是公司的高級管理人員，參與公司重大經營決策，全面負責公司法律事務；6.2.2

法律事務部總經理負責法律事務部整體業(yè)務及行政管理工作；6.2.3

法律事務部副總經理協助總經理開展工作；6.2.4

法務（副）總監(jiān)負責組織開展某業(yè)務領域的法律支持工作，并負責業(yè)務成果轉化、標準化工作、監(jiān)督控制團隊的服務質量；6.2.5

法務成員負責與公司各業(yè)務單元日常事務溝通及具體業(yè)務支持；6.2.6

法務助理協助法務團隊開展法律調研、起草簡單的法律文書、提供簡單的法律咨詢等工作。第七條

工作程序7.1

公司各業(yè)務單元向法務團隊中任何成員發(fā)出工作通知，視同向法務團隊發(fā)出工作通知，任何法務團隊成員均有義務保證公司的任何通知得到及時落實或反饋。7.2

法務成員接到公司的工作通知后，應當及時處理，相關郵件應當抄送給負責該業(yè)務領域的法務（副）總監(jiān)；如并非自己的專業(yè)領域，應當第一時間報告，由上級法務（副）總監(jiān)根據實際情況，協調相應的法務（副）總監(jiān)安排合適的法務人員承辦。在法務成員缺位時，法務（副）總監(jiān)應當安排另一名法務人員及時處理相關法律事務。7.3

法務（副）總監(jiān)處理業(yè)務、發(fā)送相關工作成果或提出建議時，相關郵件應當同步抄送給業(yè)務分管負責人（部門總經理和副總經理）。7.4

法務助理不得單獨以法務人員的名義參與流程審批等工作。第八條

材料保管與歸檔8.1

法務人員應當按照公司法律事務管理制度的規(guī)定保存完整的工作記錄，妥善保管工作過程中接收或形成的信息材料，并按照公司檔案管理制度向檔案管理人員移交檔案。8.2

法務人員原則上不負責保管證據原件等重要材料，確需由法務人員暫時保管的，應當辦理相關書面交接手續(xù)并妥善保管。法務人員負責保管的原件，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定及時辦理原件歸檔工作。第三章

業(yè)務流程第九條

法律文件審核流程9.1

審核法律文件是提供法律支持的重要內容。審核的法律文件包括但不限于公司與其他主體簽訂的合同和協議、招標投標文件、章程、股東協議、內部管理制度、規(guī)范性文件等書面材料。9.2

法務人員審核法律文件應當遵守下列規(guī)范：9.2.1

以公司提供的合同文本及其他相關材料為依據，同時結合具體經辦人提供的信息，不得將想象、臆造、假設、推測等主觀意識作為審查依據。9.2.2

簡單文件原則上自收齊材料后一個工作日內審核完畢；重大、復雜的文件根據公司的要求及時完成，在約定時間內確實無法完成的，應當提前通知業(yè)務單元，并說明原因，取得業(yè)務單元的理解。9.2.3

在審核過程中，認為相關情況不清楚或不明確的，應當及時向業(yè)務單元具體經辦人或經辦部門核實，必要時可與業(yè)務人員一起開展調查。9.2.4

審核文件在明確相關信息后，根據不同情況作出以下處理：9.2.4.1

對簡單或常規(guī)的事項，可在文件中直接修改或在審批流程中寫明修改意見；9.2.4.2

對需要解釋或說明的事項，應當出具書面的解釋或說明；9.2.4.3

對存在重大法律風險的事項，應當報法務（副）總監(jiān)組織討論，認為必須提示業(yè)務單元的，經法務（副）總監(jiān)同意后，出具書面的《法律風險提示書》（見附件1）；9.2.4.4

對重大、復雜的事項，可提議召開專項討論會，根據會議結果向業(yè)務單元提供審核意見或法律解決方案；9.2.4.5

對把握不定的事項，應當先征詢法務（副）總監(jiān)意見；9.2.4.6

對未經審核完畢的事項，不得簽署意見。9.2.5

出具修改意見，應當提交業(yè)務單元具體經辦人，同時抄送經辦人的上級主管或負責人，并對相關電子文檔和紙面文檔進行部門內歸檔。9.2.6

審核文件后應當將姓名和聯系方式提供給具體經辦人，以便經辦人或經辦部門能夠及時聯系法務人員。以傳真方式提交文件的，應當及時確認經辦人是否收到。第十條

參與商務談判流程10.1

商務談判中包含合同磋商、證據采集、文件起草審核等法律事項，法務人員參加談判的作用是為理順公司業(yè)務法律關系、獲取相關證據材料、梳理相關法律文書等提供支持，有效防范法律風險，維護公司合法權益。10.2

法務人員參與商務談判應當遵守下列規(guī)范：10.2.1

在談判前應當做好準備工作：（1）了解談判事項、談判對方基本情況、談判進展情況、談判主要分歧、談判進程計劃等，對該等情況不清楚時，應當及時向具體經辦人或承辦部門了解；（2）法務人員認為必要時或應業(yè)務單元要求時，可對談判對方基本情況、資信狀況等信息進行調查；（3）收集與談判有關的法律、政策資料；（4）草擬、審核談判所需的各種法律文件；（5）必要時協助業(yè)務單元制訂談判方案；（6）其他與談判相關的準備工作。10.2.2

對于重大合同談判，應組織工作團隊進行討論，擬定談判方案，并就談判相關事項與業(yè)務單元進行溝通，取得共識，確定談判原則，必要時，提請公司召開工作協調會。因談判事項時間緊迫不能制定談判方案的，應當對談判事項和相關材料進行了解，并應當在談判前與具體經辦人進行口頭溝通。10.2.3

談判過程控制10.2.3.1

法務人員僅對談判事項提供法律意見，由業(yè)務單元具體經辦人根據法律意見與對方進行磋商談判。法務人員應當根據談判進展情況及時更新意見。10.2.3.2對于法律事務談判，法務人員可直接與對方進行談判，原則上業(yè)務單元應派員參加，如業(yè)務單元未派員參加，則應當及時向業(yè)務單元反饋談判結果。對談判分歧提出法律意見供業(yè)務單元決策參考，并根據公司意見對談判方案進行相應調整，但應保持在法律允許的范圍之內。10.2.3.3

對于綜合性談判，由法務人員會同公司相關部門共同參與，法務人員應當與業(yè)務單元人員進行分工合作，法務人員應當對整個談判的法律問題進行綜合考慮，并提出法律意見供公司參考。10.2.4

談判后的工作10.2.4.1

如談判主要分歧涉及法律問題的，應當對公司提出建議。建議如以郵件形式體現的，應當同步抄送給法務（副）總監(jiān)，法務（副）總監(jiān)應當抄送給業(yè)務單元負責人（總經理或副總經理）。10.2.4.2

對談判過程涉及的新問題進行法律論證，適當調整談判方案，為下一步談判作好準備；必要時，可提請公司召開協調會，對談判情況進行通報、研討，并就下一步談判確定談判方案。10.2.4.3

對談判所涉及的情況及時進行記錄，制作《談判記錄表》（見附件2）歸檔備查。當需要將談判事務移交法務團隊其他人員時，應當將《談判記錄表》及其他談判材料一并移交。10.3

應當注意的問題10.3.1

根據談判工作需要，法務人員一般應當以公司法務身份參與談判，如在特殊情況下不便以法務人員身份參與談判但確需法律支持的，經法務（副）總監(jiān)同意，可以具體經辦人或其他身份參與談判。10.3.2

談判對方有法務人員參加或聘請法律顧問參與談判時，法務人員一般應當主動要求參與談判。10.3.3

法務人員參與談判，僅針對談判涉及的法律問題提供法律意見，從合法性角度為公司決策提供參考意見。10.3.4

如沒有明確依據，法務人員不應對談判中涉及的法律之外的問題發(fā)表結論性意見。10.3.5

法務人員應與業(yè)務單元人員相互支持和配合，一般不可僅被動地接受詢問，也不可不顧公司主談人員的安排而獨自主導談判。第十一條

參加公司會議流程11.1

法務人員參加公司會議應當遵守下列規(guī)范：11.1.1

恪守法律顧問職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀律，嚴守公司商業(yè)秘密。11.1.2

參加會議前做好準備工作：（1）了解會議議題和所涉及的法律問題；（2）對不清楚的背景情況及時向具體經辦人或承辦部門了解；（3）收集與會議議題相關的法律、政策資料。11.1.3

積極與公司溝通，爭取參加重大經營決策會議、三會會議等重要會議。11.1.4

必要時就涉及的法律問題發(fā)表意見，對確有法律風險的事項，根據不同情況提出下列建議：（1）會議方案需要修改的，提出修改意見，并說明理由；（2）原定操作方式不符合法律規(guī)定，但有其他合法方式，在了解公司實際目的后，設計合法性方案；（3）涉及事項屬于違法事項，應當對違法性及違法后果進行說明，必要時應當制作《法律風險提示書》。11.1.5

討論事項涉及重大法律問題，需要進一步法律論證的，可提議在會后進行法律論證，待論證后向公司提交咨詢意見。11.1.6

參加公司重大會議應當制作《會議紀要》（見附件3）歸檔備查。第四章

特別關注事項第十二條

風險責任12.1

發(fā)生下列情形之一的，應當認定法務人員工作出現重大過失：12.1.1

因自身原因對事實與法律的關系理解存在重大偏差；12.1.2

引用法律錯誤，包括引用失效法律等；12.1.3

對事實情況的調查嚴重不足；12.1.4

對法律文件的真實性、有效性的審核嚴重不夠；12.1.5

對訴訟時效期間、除斥期間等期間的理解或提醒不到位，導致未能有效地向業(yè)務單元提出正確的建議，或法務人員工作拖延，導致錯過相關期間；12.1.6

對法律風險的考慮發(fā)生重大疏漏。12.2

法務人員發(fā)生第12.1條款規(guī)定的情形之一，但在工作中遵守第四條規(guī)定的原則，且未違反本規(guī)范各相關條款的規(guī)定，經公司總法律顧問（或分管領導）審批，可不認定為出現重大過失，并豁免承擔責任。12.3

業(yè)務單元要求出具書面意見時應當注意鑒別風險，如以突破法律底線等方式達成商業(yè)目的的，應出具否定意見或保留意見，必要時出具提示法律風險的書面文件。為業(yè)務單元尋求法律解決途徑不得突破底線。第十三條

保密義務13.1

法務人員對工作中獲知的公司的決策方案、管理文件、合同文本等信息材料、商業(yè)秘密以及個人隱私，以及雖不屬于公司但公司負有保密義務的信息，負有保密義務，未經公司同意，不得向任何第三方披露，公司有特殊保密要求的，可另行簽訂保密協議。13.2

法務人員應當自覺強化保密意識，遵守下列保密規(guī)范：13.2.1

不在公共場合議論公司的業(yè)務；13.2.2

采取必要的技術措施加強保密，如本人的工作電腦應當設置密碼；13.2.3

謹慎使用第三方通訊軟件，涉密信息的溝通原則上應當通過公司郵箱或傳訊；13.2.4

注意業(yè)務單元信息披露的范圍控制（業(yè)務單元、成員、公眾）；13.2.5

除客觀情況必須且出于工作目的外，不得將本人的工作電腦借給任何第三方使用；13.2.6

保管好相關工作賬號和密碼，除客觀情況必須且出于工作目的外，不得向任何第三方披露，并在必要時進行修改。第十四條

利益沖突14.1

法務人員應當避免與公司發(fā)生利益沖突。14.2

法務人員應當遵守下列利益沖突規(guī)范：14.2.1

為招標業(yè)務提供法律支持的法務人員不得與投標人接觸；14.2.2

對公司員工個人咨詢的勞動用工問題不負解答義務，由公司人力資源部門處理；14.2.3

在職期間，不為與公司存在競爭關系的主體提供任何形式的法律服務，不自營與公司相競爭的業(yè)務。14.3

發(fā)生下列情形之一的，法務人員應當向公司申請回避：14.3.1

是所處理事項的當事人或對方當事人的近親屬；14.3.2

與所處理事項存在利害關系。第十五條

工作立場15.