公司檔案管理制度及流程文件編號版本號A/0文件名稱頁數共25頁編制部門行政部實施日期2018年3月日編制審批公司檔案管理制度及流程一、目的加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。適用范圍1、公司內部經營形成的各種資料。2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。術語和定義檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。職責行政部：負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關人員：1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。各部門負責人1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。各公司總監/副總1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。工作程序檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-2000不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；⑷公司領導的批示、指示等；⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；⒀財務檔案資料；⒁各種實物檔案；其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：公司規定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。⑵定期歸檔部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。6、檔案移交公司的流程移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論在前，依據在后。經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管⑴檔案編號檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。相關記錄《檔案分類編號表》《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案管理流程》檔案分類編號表（公司編碼+部門編碼+類別編碼+年份+編號的模式）一、公司編碼分類元隆達集團公司格致汽車科技股份有限公司吉林省正軒車架有限公司吉林省海格力斯自動化設備有限公司編碼JTGSGZKJZXCJHGLS二、部門編碼1、集團公司部門企業文化部行政部基建部企劃部監察部設備動力部財務部資金部審計部市場部人力資源部采購部物流部編碼WHBXZBJJBQHBJCBSDBCWBZJBSJBSCBRZBCGBWLB2、格致科技公司部門戰略規劃部總經辦倉儲部檢具事業部項目部計劃部精益生產部品保部研發中心信息化部誠鼎鑄造董事會辦公室編碼ZLGHZJBCCBJJSYXMBJHBJYSCPBBYFZXXXHCDZZDSHB部門冷沖模具中心級進模具事業部冷沖模具中心底盤模具事業部冷沖模具中心外板模具事業部冷沖模具中心普板模具事業部冷沖模具中心高強板模具事業部冷沖模具中心綜合生產部輕量化模具中心內高壓模具事業部輕量化模具中心熱成型模具事業部落料模具事業部制造中心工藝部制造中心大件生產部制造中心小件生產部制造中心外協生產部制造中心品質管理部制造中心設備管理部制造中心綜合部編碼LCJJMLCDPLCWBLCPBLCGQBLCZHQLNGYQLRCXLLMJZZGYZZDJZZXJZZWXZZPZZZSBZZZH3、正軒車架公司部門市場部財務部開發部品管部生管部研發中心生產部行政部編碼SCBCWBKFBPGBSGBYFZXSCBXZB（**子公司）部門財務部品管部生管部生產部人事行政部編碼**CW**PG**SG**SC**RSXZ4、海格力斯公司部門設備研發制造部設備維修部綜合部編碼YFZZSBWXZHB三、類別編碼、及各部門存檔文件歸檔范圍和保管期限（詳見下表）保管期限：永久長期（30年）短期（10年）類別編碼分類名稱分類編碼文件歸檔范圍保管期限聲像檔案SX照片類ZP1、反映公司生產、經營、管理等活動和相關重大事件、重大活動的照片永久2、其他照片材料錄像類LX1、反映公司生產、經營、管理等活動和相關重大事件、重大活動的錄像帶永久2、其他錄像材料錄音類LY1、反映公司生產、經營、管理等活動和相關重大事件、重大活動的錄音帶永久2、其他錄音材料實物檔案SW榮譽類RY1、單位、部門獲得的榮譽品，單位領導人獲得的重要榮譽品，職工獲得的國家級榮譽證；永久2、公司獲得的各種獎杯、獎牌、獎章、獎匾、錦旗等長期3、其他獎品材料印章類YZ1、公司報廢的法人印章、發文章及綜合辦事機構的印章永久2、公司所屬單位失效的印章、發文章、部門印章長期3、公司變更印章（新增機構形成的印章）永久4、其他印章材料資格證類ZG1、通過認證達到某種標準的合格證、等級證、證明書、級別證書，會員證書、許可證書、執照短期2、其他資格材料贈品ZP1、與其它企業或外界互相往來的重要禮品、紀念品永久2、其他贈品類字畫ZH1、重要領導及知名人士來元隆達公司視察工作時的題詞、書畫等永久2、其他字畫類其他QT1、反映公司重要活動的體表性實物（如模型、標本、模具、樣品等）永久電子檔案DZ光盤GP1、反映公司生產、經營、管理等活動和相關重大事件、重大活動的圖片、聲像資料光盤永久U盤UP1、反映公司生產、經營、管理等活動和相關重大事件、重大活動記錄資料的U盤永久硬盤YP1、反映公司生產、經營、管理等活動和相關重大事件、重大活動記錄資料的硬盤永久磁盤CP1、反映公司生產、經營、管理等活動和相關重大事件、重大活動的相關圖片、聲像、文字資料，國內電子文件材料的數據備份。隨文件保存期限黨群工作類DQ黨務工作DW1、上級黨組織召開黨務工作會議的通知、紀要、報告、決議等會議文件永久2、公司黨支部會會議記錄永久3、公司黨員代表大會的通知、報告、換屆選舉結果、決議、紀要等永久4、公司黨支部召開的工作會議通知、報告、領導講話等文件材料長期5、上級黨組織對公司領導任免的通知、決議等文件永久6、公司黨支部關于人事任免的通知、決議、批復等永久7、上級黨組織頒發的屬公司主管業務并要貫徹執行的決議、決定、條例、規定、指示、通知等永久8、公司黨支部重要專項活動報告、黨務工作大事記、重大問題的請示、報告及上級黨組織的批示、批復等永久9、公司黨支部制定的有關方針政策、法規性的文件永久10、公司黨支部對下屬單位黨務工作的指示、批示、通知等文件材料11、公司黨支部關于表彰先進的通知、決定、公司黨支部及個人受上級表彰的通知、申請材料等永久12、公司黨支部年度工作計劃和工作總結、調查研究報告長期13、其他材料工會工作GH1、工會工作年度計劃、總結長期2、職代會、工代會材料。長期3、有關女工及文體活動的材料。短期4、公益事業的記錄。短期5、公司工會工作的規章制度、總結、決定、通知長期6、職代表大會會議通知、報告、換屆、選舉結果、決議、通報等長期7、工會會員名冊、工會委員增補、任免通知長期8、表彰先進的決定及申報材料短期9、勞動競賽、民主管理、勞保福利等文件短期10、企業文化建設有關材料。長期11、其他材料宣傳工作XC1、各類媒體宣傳指導本企業的材料。長期2、各種榮譽材料，上級領導的題詞等。（重要的）永久3、對外宣傳材料、領導的講話稿等。（重要的）長期4、企業內部報刊。長期5、上級有關來文。長期6、重大活動方案材料。短期7、公司宣傳、職工理論學習及精神文明建設工作規劃、計劃、總結、匯報材料永久8、公司制作的各類宣傳圖冊，公司簡介長期9、公司宣傳的各項工作櫥窗內容及照片長期紀檢工作JJ1、公司其它各種工作活動的宣傳文件資料長期2、公司黨員、干部、職工違紀情況調查報告。短期3、公司對黨員干部的黨紀政紀的處分決定。短期4、警告（不含）以上。短期5、警告處分。短期6、公司廉政建設的文件材。短期7、向上級的請示、報告、匯報及上級的批復、通知。長期8、群眾來信來訪材料及調查處理結。短期9、其他紀檢材料。協會工作XH各專業學會、協會工作，各群眾團體活動的材料長期部門分類名稱分類代碼文件歸檔范圍保管期限總經辦行政事務XZ1、上級機關頒發的屬公司主管業務并要求貫徹執行的決議、條例、規定、指示、通知等文件材料長期2、上級機關、領導來公司檢查工作的題詞、指示、講話材料長期3、上級機關及相關部門來公司視察的一般性材料長期4、公司工作計劃、總結永久5、公司及二級單位關于機構成立、合并、撤消、名稱變更、啟用印章等文件永久6、公司頒發的重要的管理制度、條例、規定、辦法永久7、公司頒發的一般性制度、條例、規定及辦法等長期8、公司大事記、年鑒、簡介永久9、公司黨政聯席會、總經理辦公會的會議材料永久10、公司專題會議材料永久11、公司向上級機關報送的請示、報告及上級機關的批復永久12、公司群眾來信來訪和處理結果的文件材料13、公司關于機要、保密、檔案、文秘等日常工作的文件材料長期14、上級機關頒發的屬公司主管業務并要求貫徹執行的決議、條例、規定、指示、通知等文件材料長期經營決策JY1、公司改革、改制、重組、并購等重大經營決策永久2、公司發展規劃、經營戰略、機構架構等文件永久3、公司改制工作中實施的各項方案、請示與批復、總結、報告等永久4、公司股東會、監事會、董事會等會議的通知、議案、決議、報告、紀要等材料永久5、公司年度經營情況分析會等會議材料長期6、公司重要的股東大會文件永久7、其他材料董事會DSH1、年度股東大會材料，議案、決議、紀要、記錄等。永久2、年度歷次董事會決議及會議記錄等。永久3、董事會對上級單位重大請示及有關批復。長期4、董事會公告、通知、決定。長期5、上市公司季報、年報。長期6、其他董事會有關材料。工商管理GS1、歷次工商登記變更材料。永久2、每個法人單位的工商執照、各類權證、章程、驗資報告、審計報告、機構變更等材料。永久3、各法人單位歷史沿革記錄。永久4、集團公司及其下屬企業與其它單位簽訂的資產合同、協議。永久5、商標材料、商標注冊登記證等。永久6、其他有關工商管理材料。信用管理XY1、公司認證、達標等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等永久2、公司形象宣傳、展覽會文件長期3、公司獲得的資質、信譽方面的證書及其他獎勵永久4、其他材料。知識產權管理ZSCQ1、公司企業標識和商標標識等方面的材料永久2、公司專利、其他知識產權方面的申報、證明、審批及管理方面的材料永久3、其他材料。物業管理WY1、房屋所有權證和財產保險合同。永久2、辦公用房租用合同。永久3、租用房屋面積匯總表及費用分攤表。長期4、商房屋物業管理的有關文件。短期5、其它材料。短期設備動力部環境管理HJ1、環境保護工作的規劃、制度、總結、環保責任書、統計、表彰、處罰材料。長期2、ISO1400系列環境認證材料。長期3、三廢排放、治理情況、措施及監測數據。短期4、環保工作計劃、規劃、總結長期5、環保制度及管理辦法長期6、環保檢測、調查、分析材料長期7、環境污染防、治及節能減排措施長期8、其他材料。安全管理AQ1、安全生產的制度、計劃、總結、統計報表、安全責任書等材料。長期2、ISO18000系列職業健康安全管理認證材料。3、公司安全工作管理規定、技術安全規范、總結、會議記錄等材料長期4、工傷事故報告、調查分析及處理材料永久5、公司安全生產檢查通知、簡報、情況說明、整改措施等材料長期6、公司職工安全教育活動的材料短期7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料短期8、其他材料。設備檔案SB1、設備購置申請、審批、合同、協議、紀要及商檢材料。長期2、設備管理辦法、規定。長期3、設備規劃、總結、設備運行管理文件。長期4、設備儀器開箱驗收記錄、合格證、出廠保修單、說明書、圖樣等隨機文字材料。長期5、設備儀器安裝調試、竣工圖樣、檢測驗收等材料。長期6、設備儀器保養和大修計劃記錄。至設備報廢7、重大事故分析處理報告。長期8、設備儀器檢查記錄、設備改造記錄和總結材料。長期9、設備儀器報廢鑒定材料、申請、批復和處理結果。長期10、設備儀器技術、質量異議的處理結果材料。長期11、其他材料。財務部財務管理CW1、上級財務、稅務部門對公司財務檢查、稅務稽查方面的通知、批復永久2、上級關于財務管理、財政紀律檢查、稅收工作規定、制度、辦法、通知等長期3、公司關于財務管理的規定、制度、管理辦法等長期4、公司財務年度工作計劃、財務預算及編制說明、總結等材料永久5、公司內部財務分析、財務檢查、預算情況分析等材料長期6、公司財務工作會議報告、總結、匯報材料等長期7、公司獎金調撥、貸款、資金擔保的文件、合同、協議等長期8、其他材料資產管理ZC1、銀行借款合同書、借款擔保書等。長期2、企業兼并、重組等資產運作材料。永久3、上級財務、稅務部門對公司財務檢查、稅務稽查方面的通知、批復永久4、上級關于財務管理、財政紀律檢查、稅收工作規定、制度、辦法、通知等長期5、公司關于財務管理的規定、制度、管理辦法等長期6、公司財務年度工作計劃、財務預算及編制說明、總結等材料永久7、公司內部財務分析、財務檢查、預算情況分析等材料長期8、公司財務工作會議報告、總結、匯報材料等長期9、公司獎金調撥、貸款、資金擔保的文件、合同、協議等長期10、資金管理、價格管理、會計管理、資金流通等材料長期11、其他資產管理材料。憑證類別PZ1、各類原始憑證15年2、記帳憑證3、匯總憑證4、會計其他憑證。賬簿類別ZB1、現金日記帳25年2、銀行日記帳15年3、明細帳15年4、總帳5、輔助帳冊。15年6、固定資產卡7、銀行對帳單和存款金額調節表。25年8、磁盤和光盤（電算化）。25年9、其他相關賬簿材料。報表類別BB1、會計年報表（決算）。永久2、會計月、季報表。5年3、其他報表。10年審計類別SJ1、上級機關頒發的屬公司應貫徹執行的指示、規定、辦法、條例、通知等文件長期2、公司審計工作意見、審計報告及批復等文件永久3、公司審計工作會議記錄、紀要、工作計劃、報告、總結、調查材料等長期4、公司重要專項審計報告、批復、調查與證明材料永久5、一般性審計報告、批復、調查與證明材料長期6、其它工作活動中的審計情況報告材料長期其他類別QT1、會計檔案移交清冊15年2、會議檔案保管清冊、銷毀清冊永久3、銀行余額調節表、銀行對帳單5年4、工資、獎金簽單3年5、其他材料。人力資源部人事管理RS1、上級頒發的要求公司貫徹執行的人事政策、法規性文件、規定、辦法、條例、通知等長期2、公司制定的勞動人事方面的規章制度、報告、決定等永久3、公司員工職務任免、聘任的文件及人員招聘計劃及離退休的通知永久4、公司職工名冊、人事統計報表及相關資料永久5、公司機構設置、名稱變更、印章啟用與作廢、人員編制等相關文件永久6、公司干部職工獎懲、職稱評聘等文件永久7、公司職工人事調動、工資轉移等證明材料永久8、公司勞動人事工作計劃、總結、報表及調資方案等長期9、公司老干部、職工離退休、停薪留職、復轉退軍人安置等有關材料永久10、公司職工獎勵、處罰相關材料，勞動合同管理、社保、醫保、工傷保險、住房公積金等文件材料永久11、因勞動工作引起的糾紛、仲裁、調解材料永久12、其他人事材料教育訓練JY1、上級頒發的屬公司應貫徹執行的文件長期2、公司職工培訓工作計劃、總結3年3、公司制定的培訓工作制度、請示與批復等長期4、公司職工專業技術培訓統計報表永久5、其他人事材料在職檔案ZZ干部1．履歷材料：履歷表、個人簡歷、自傳；2．鑒定、考察、考核材料；3．學位、培訓和專業技術情況的材料：學歷和培訓證明、專業技術職務評聘、創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文等；4．政治材料：加入各黨、團派的申請書、批準材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；5．獎勵、處分材料：各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料；違紀、違法處分決定，查證核實報告，檢查、交待材料，通報批評材料；6．工作薪水材料：工資登記表、審批表；干部任免材料，錄用和聘用審批表，合同書，續聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；出國、出境人員審批表；7．其他有保存價值的材料：有殘疾證明材料。永久員工永久離職檔案LZ辭職離職審批表、申請表短期辭退其他檔案QT開除相關證明材料短期自離死亡后勤福利HQ1、員工生活福利的請示和批復。短期2、簽訂的福利合同或其他合同。長期3、公司關于后勤福利、信訪等管理方面的規章、制度等文件材料長期4、福利費使用的計劃、報告、報表等材料長期5、公司關于福利費提取的標準與相關文件長期6、其他資料行政部安全保衛BW1、上級機關頒發的屬公司應貫徹執行的有關文件長期2、公司安全保衛工作計劃、總結、報告、報表等材料長期3、對公司及職工在安全保衛工作方面的獎懲材料及統計報表永久4、刑事案件的調查、審理和處置文件材料永久5、人防工作及民事調解工作長期6、其他相關材料。交通設備JT1、車輛管理辦法長期2、車輛采購申請、審批、批復長期3、車輛產權、保險、使用、維修記錄等材料長期4、事故分析處理結果長期5、其他材料物資管理WZ1、房屋資產的管理材料。永久2、固定資產卡片。永久3、公司物資分配計劃長期4、重要物資的采購計劃、審批手續、招投標合同、協議等材料永久5、辦公設備及用品的采購計劃、審批手續、招投標、采購、調撥、保險、事故等文件長期6、倉庫管理規章制度、臺帳、統計報表長期7、其他物資管理材料檔案管理DA1、公司檔案工作計劃、總結長期2、檔案工作規劃及規定等材料長期3、公司檔案管理規章制度長期4、檔案移交清單、銷毀清冊永久5、檔案利用成果材料長期6、信息化建設發展規劃長期7、信息化管理的規章制度長期8、信息化工作計劃、總結長期9、其他檔案與信息材料審計部法律事務FL1、日常經營管理活動中涉及的法律糾紛和訴訟案件的起訴、調解材料、調查材料、審判結果等。2、其他法律事務材料市場部產品銷售CP1、產品銷售計劃、廣告宣傳、總結、會議記錄及紀要等長期2、產品銷售合同、價格、協議等材料長期3、市場分析及用戶調查材料（客戶公司詳細資料）長期4、售后服務材料長期5、其他管理材料合同管理HT1、各類業務合同，包括商務合同、合同協議、銷售合同、購銷合同、外貿合同、及相關資質附件材料等。永久2、其他材料。業務項目YW1、業務項目的研發與形成文件材料。長期2、業務項目的經營文件材料。長期3、業務項目的保障與監督文件材料。短期4、業務項目反饋意見。短期5、業務項目的鑒定與評優文件材料。長期6、其他材料基建部項目準備階段ZB1、建設項目管理制度、標準、方案、辦法、規定等長期2、征、租用地申請、報告、批復、合同、協議、說明材料等永久3、廠區平面圖、地下管線圖永久4、建設用地、征地、拆遷文件：用地申請報告及上級建設用地批準書，拆遷安置意見、協議、方案等，建設用地規劃許可證及其附件，劃撥建設用地文件，國有土地使用證，土地出讓合同、土地有償使用合同永久5、工程地質勘察報告，水文地質勘察報告，地震調查，自然條件，申報的規劃設計條件和規劃設計條件書永久6、初步設計圖紙和說明、技術設計圖紙和說明、審定設計方案通知及審查意見長期7、相關行政主管部門批準的文件或有關協議（環保、消防、交通、市政、白蟻防治、衛生等部門）,政府有關部門對施工單位的設計文件的審批意見永久8、施工圖及說明、設計書等長期9、勘察設計、施工及工程監理招投標中標文件，施工監理委托合同等。長期10、勘察設計、施工及工程監理招標未中標文件。長期項目施工階段SG11、建設項目申報文件、批復文件或計劃項目表，規劃審批申報表及報送的文件和圖紙，建設項目規劃許可證及其附件，建設項目開工審查表，建設項目施工許可證。永久12、投資許可證、審計證明、工程質量監督等資料長期13、建設項目管理機構、監理機構、施工管理機構及負責人名單長期14、項目管理規程、規范、標準、方案等長期15、項目投資、進度、質量管理、安全、合同等文件長期16、投標書、資質材料、委托授權書和投標相關文件永久17、合同書、合同審批文件、合同變更文件永久18、供水、供電、暖氣、通信、排水等供應協議及原料、材料供應協議長期19、建筑圖紙變更記錄、工程質量事故處理記錄、工程質量檢驗記錄永久20、施工定位測量、地質勘探資料永久21、施工試驗記錄、施工記錄長期22、工程質量事故及處理記錄、竣工測量資料永久竣工驗收記錄證明、工程質量評定、竣工報告、竣工圖永久質量監控、質量事故報告及處理意見長期工程設計變更、工程竣工決算審核意見書永久工程延期報告及審批、合同爭議、違約報告及處理意見永久其他材料。項目竣工階段JG工程竣工總結、工程概況說明永久竣工驗收記錄、證明書、竣工驗收報告、備案表及報驗單永久財務決算及交付使用財產總表和財產明細表永久縮微、電子檔案永久其他材料。項目運行階段YX項目運行維護長期項目維護時產生的問題及處理方法長期項目更新改造。永久其他材料。采購部產品資料CPZL1、供應商報價單短期2、產品樣本長期供應商資料GYS1、供應商資質證明資料永久2、供應商招標、調查、評估、考核評鑒過程記錄及文件長期3、與供應商日常業務往來函件以及相關情況反饋短期其他資料QT1、采購需求申請以及采購計劃資料（采購申請單；商務/技術附近；采購計劃資金預算及執行資料；）長期2、采購合同簽訂過程資料（詢價/比價/議價/定價等相關記錄；招標及其他方式采購過程記錄文件；）長期3、采購合同執行過程資料（驗收證明報告/工作聯系函/質疑答復/問題投訴/問題解決過程及結果；）長期4、采購相關會議資料（有關采購的各種會議資料，包括部門周例會/總部及區域月度會議/供應商落地會議/國內外大型展會等）長期檢具事業部合同資料HT1、產品營銷合同。永久2、其他資料技術協議JS1、產品相關技術協議。永久2、其他資料技術單據DJ3、質量單。永久4、設變單。永久5、其他資料。產品生產類CPSC一、計劃階段1、市場調查、技術調查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預測分析報告3、技術建議書、協議書、委托書、合同4、專題分析報告、會議紀要5、其他材料二、試制階段1、產品試驗報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗記錄及產生的其它文件6、試制質量分析報告7、試驗計劃、方案、規程8、試驗儀器與設備9、試驗原始數據與材料、試驗總結報告10、試驗分析報告、試驗項目記錄11、試驗鑒定等材料（申請、批復、評價材料、會議記錄）12、標準化審查報告13、鑒定驗收書14、其他材料三、生產階段1、產品研制完成報告2、產品生產許可證、合格證3、產品生產鑒定書4、投產報告、批復、通知5、生產技術規程、操作規程、安全生產規程、產品檢驗規范6、公司技術標準7、生產定型設計結構或配方8、工藝文件、說明書9、重大質量事故分析、處理結果10、各流程操作記錄、產品檢驗報告14、其他材料四、評優1、產品的鑒定、評優文件材料。2、其他評優材料五、認證1、認證申請、審批2、認證檢測、檢查報告3、認證證書4、其他認證材料永久生產管理CCGL1、生產準備、生產組織、調度工作形成的材料。短期2、各類統計報表。長期3、生產調度工作計劃、總結、報告長期4、生產調度會議紀要長期5、生產調度的職責、制度、規程長期6、生產活動綜合分析材料。短期7、其他材料。項目部外事事務WS1、赴外考察、培訓的邀請函、請示、批復等手段材料和有關參考材料。長期2、外賓接待的日程安排、記錄和有關參考材料。長期3、出國人員的基本情況及出國從事的涉外活動說明長期4、公司出國人員涉外保密承諾書長期5、外事活動的審批文件長期6、出國審批手續、日程安排、考察報告等文件長期7、其他外事事務材料。海格力斯合同管理HT1、各類業務合同，包括維修合同、合同協議及相關資質附件材料等。永久2、市場分析及維修廠調查材料（客戶公司詳細資料）長期3、其他資料維修管理WX1、公司內部電路、設備維修記錄長期2、其他資料制造管理（按課題設置代號）科研準備階段KYZX1、項目的申請報告、批復、通知長期2、市場調查、科研規劃、可行性研究報告、技術咨詢等材料長期3、科研經費申請報告及批復長期4、科研計劃、上級批示長期5、實驗、試驗方案、考察方案、技術規程永久6、其他材料。試驗開發階段SYKF1、研究任務書永久2、實驗、試驗記錄、調整和撤銷的報告永久3、試驗綜合分析報告永久4、試驗過程中的各類計算、檢驗、設計、技術說明、配方、圖樣、工藝流程永久5、其他材料。鑒定驗收階段JDYS1、科研工作完成（或中斷）總結永久2、技術分析報告、標準化審查報告長期3、鑒定證書、科技成果鑒定證書永久4、其他材料。成果申報階段CGSB1、科技成果申報表、登記表及附件永久2、科技成果獎勵申報及評審材料永久3、獲獎證書及批件永久4、其他材料。圖紙管理TZ1、研發項目圖紙原件。永久2、其他資料企劃部外發公文WF1、為規范企業員工行為所制定的各種規章制度和工作流程。永久2、提供企業公關活動策劃方案，報批并組織實施方案的材料。永久3、相關資料收到公文SD1、上級機關頒發的屬公司應貫徹執行的有關文件永久2、相關資料會議資料HY1、部門內部每次會議記錄長期2、相關資料發展規劃GH1、協助企業高層設定遠景目標，并對遠景目標進行系統的階段性規劃的材料永久2、擬定銷售宏觀政策、行銷計劃、報批并監督實施永久3、開發、整合產品，制定價格和推廣方案，并對產品推廣進行跟蹤和檢討相關資料永久4、其他資料可研報告KY1、進行市場調研，收集行業市場信息，研究行業發展動態，為企業高層決策提供戰略資料和信息資料長期2、對產品生命周期、品牌建設、研究和管理的相關資料長期3、對促銷費用和廣告費用使用的跟蹤、反饋及費用審核的相關資料長期4、負責對銷售數據的收集、分析、總結、歸檔、備案等材料永久5、相關資料合同資料HT1、營銷推廣合同永久2、公司內部活動涉及合同永久3、相關資料研發中心產品生產類CPSC一、計劃階段1、市場調查、技術調查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預測分析報告3、技術建議書、協議書、委托書、合同4、專題分析報告、會議紀要5、其他材料二、試制階段1、產品試驗報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗記錄及產生的其它文件6、試制質量分析報告7、試驗計劃、方案、規程8、試驗儀器與設備9、試驗原始數據與材料、試驗總結報告10、試驗分析報告、試驗項目記錄11、試驗鑒定等材料（申請、批復、評價材料、會議記錄）12、標準化審查報告13、鑒定驗收書14、其他材料三、生產階段1、產品研制完成報告2、產品生產許可證、合格證3、產品生產鑒定書4、投產報告、批復、通知5、生產技術規程、操作規程、安全生產規程、產品檢驗規范6、公司技術標準7、生產定型設計結構或配方8、工藝文件、說明書9、重大質量事故分析、處理結果10、各流程操作記錄、產品檢驗報告14、其他材料四、評優1、產品的鑒定、評優文件材料。2、其他評優材料五、認證1、認證申請、審批2、認證檢測、檢查報告3、認證證書4、其他認證材料科技管理KJGL1、科技發展規劃、計劃及管理規定等長期2、新產品開發、科技成果管理、技術引進長期3、技術革新、引進新技術、技術改造等材料長期4、學術論文、專題報告長期5、技術革新評獎材料。長期6、專利工作文件。永久7、企業現代化和信息化建設、規劃、計劃、總結。長期8、檔案、圖書、情報工作有關材料。短期9、其他材料。制造管理（按課題設置代號）科研準備階段KYZB1、項目的申請報告、批復、通知長期2、市場調查、科研規劃、可行性研究報告、技術咨詢等材料長期3、科研經費申請報告及批復長期4、科研計劃、上級批示長期5、實驗、試驗方案、考察方案、技術規程永久6、其他材料。試驗開發階段SYKF1、研究任務書永久2、實驗、試驗記錄、調整和撤銷的報告永久3、試驗綜合分析報告永久4、試驗過程中的各類計算、檢驗、設計、技術說明、配方、圖樣、工藝流程永久5、其他材料。鑒定驗收階段JDYS1、科研工作完成（或中斷）總結永久2、技術分析報告、標準化審查報告長期3、鑒定證書、科技成果鑒定證書永久4、其他材料。成果申報階段CGSB1、科技成果申報表、登記表及附件永久2、科技成果獎勵申報及評審材料永久3、獲獎證書及批件永久4、其他材料。信息化部設備資料SB1、公司辦公電腦設備資料永久2、公司監控儀器資料永久3、公司打印機、復印機設備資料永久4、公司打卡機設備資料永久5、其他資料系統資料XT1、公司辦公軟件系統資料永久2、考勤打卡機、吃飯打卡機系統資料永久3、監控系統相關資料永久4、其他資料購銷合同GX1、辦理公司網線業務等相關合同長期2、購買系統等相關合同長期3、購買企業郵箱業務等合同長期3、其他資料品保部質量管理ZL1、質量管理工作，質量檢測工作形成的材料。短期2、ISO9000系列質量認證材料。3、質量體系認證及質量控制形成的材料。長期4、公司質量管理工作計劃、措施、總結長期5、質量管理制度、辦法、規定長期6、產品質量檢測、化驗、試驗報告、記錄材料長期7、產品質量達標、創優證書長期8、質量事故分析、處理材料長期9、其他材料。冷沖模具中心及各事業部輕量化模具中心及各事業部制造中心及各部落料模具事業部研發中心保利龍生產經營計劃CSJY1、公司中、長期生產經營計劃、總結、報告及計劃調整等材料永久2、生產經營計劃任務書長期3、各項專業發展的年（季）度計劃表長期4、生產技術、經濟指標完成情況分析長期5、各部門的工作計劃、總結。短期6、其他材料產品生產類CPSC一、計劃階段1、市場調查、技術調查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預測分析報告3、技術建議書、協議書、委托書、合同4、專題分析報告、會議紀要5、其他材料二、試制階段1、產品試驗報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗記錄及產生的其它文件6、試制質量分析報告7、試驗計劃、方案、規程8、試驗儀器與設備9、試驗原始數據與材料、試驗總結報告10、試驗分析報告、試驗項目記錄11、試驗鑒定等材料（申請、批復、評價材料、會議記錄）12、標準化審查報告13、鑒定驗收書14、其他材料三、生產階段1、產品研制完成報告2、產品生產許可證、合格證3、產品生產鑒定書4、投產報告、批復、通知5、生產技術規程、操作規程、安全生產規程、產品檢驗規范6、公司技術標準7、生產定型設計結構或配方8、工藝文件、說明書9、重大質量事故分析、處理結果10、各流程操作記錄、產品檢驗報告14、其他材料四、評優1、產品的鑒定、評優文件材料。2、其他評優材料五、認證1、認證申請、審批2、認證檢測、檢查報告3、認證證書4、其他認證材料永久生產管理CCGL1、生產準備、生產組織、調度工作形成的材料。短期2、各類統計報表。長期3、生產調度工作計劃、總結、報告長期4、生產調度會議紀要長期5、生產調度的職責、制度、規程長期6、生產活動綜合分析材料。短期7、其他材料。文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收部門原/復接收人備注移交目錄記錄編號:日期：年月日序號文件（合同）編號標題名稱頁數原/復備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。檔案移交清單表記錄編號:日期：移交性質□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：年月日案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注檔案借閱審批單記錄編號:日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經理使用目的總經理主管副總行政部序號借閱內容復印借閱歸還日期經辦人12345備注檔案管理流程：相關部門/部門負責人行政部分管副總/總經理配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料審核驗收監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收是否審核驗收是否檔案管理辦法及實施細則為了加強和規范公司內部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準確地反映公司各項工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《武漢市檔案管理條例》，結合公司實際，特制定本辦法。檔案管理1、主要內容1.1檔案是公司在施工生產及各項管理活動中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經營、生產技術管理檔案、會計檔案、基本建設、產品、設備檔案和人事檔案等，其構成以建設項目、設備和會計、經營檔案為主體。1.2公司檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。1.3公司檔案管理工作要堅持集中統一的管理原則。2、文件的收集與歸檔2.1各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案管理人員負責收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。2.2一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。2.3檔案室在接收移交的檔案后，應對移交檔案進行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。2.4檔案室對檔案應區分全宗、區分年度、區分類別分別存放、排列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學，以便查找。2.5定期進行對庫房檔案的清理核對工作，做到賬務相符，對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。2.6收進的檔案要及時入庫，借閱檔案歸還后，及時放回原處。3、公司文件材料歸檔的基本要求3.1歸檔的文件材料必須完整。3.2歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。3.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。公司文件材料的歸檔范圍4.1保密辦公室：保密相關法規、制度；重要的會議紀要；學習培訓資料；工作計劃、總結等。4.2行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。4.3人力資源類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓登記表等。4.4會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表。4.5經營銷售方面：有公司經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息和用戶服務工作中形成的文件材料等。4.6工程建設方面，涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙等。4.7生產計劃方面。有各種計劃、統計報表和生產管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。4.8物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。4.9其他方面。5、檔案級別的劃分：5.1檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。5.1.1一級為絕密文件5.1.1.1國家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級劃分為一級。5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等，其等級劃分為一級。5.1.1.3本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。5.1.1.4本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。5.1.2二級為機密文件5.1.2.1本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬機密文件，劃分等級為二級。5.1.3三級為秘密文件5.1.3.1本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為秘密文件，劃分等級為三級。5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。5.1.4四級為普通文件5.1.4.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。6、歸檔時間6.1基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案管理部歸檔。6.2各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。檔案的鑒定和銷毀7.1編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長期（10-30年）、短期（10年以下）三種。7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領導小組組織進行，鑒定領導小組由主管檔案工作的副總經理任組長，組員由技術部門和業務部門的負責人等組成。

7.1.3

鑒定工作根據各類檔案的保管期限進行。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表上注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。7.1.4檔案通過鑒定確認為永久保存的檔案，如發現檔案不完整、不準確，應責成有關部門和人員進行補充和修改。

7.1.5對經鑒定確認無保存價值的檔案，要登記造冊，提出銷毀報告，經主管經理審批，并報送上級檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴格執行保密規定。二、檔案管理實施細則1、檔案管理歸檔要求：1.1檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。1.2歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。1.3在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。1.5檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。1.6案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。2、各部門保管文件的檔案范圍及相關規定2.1各部門的檔案管理必須按規定的等級分級、分類存檔，其一級、二級存檔的文件均為復印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關人員進行管理，不設置專職崗位。2.3部門存檔文件的范圍：2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。2.2.2部門例會紀要、業務函件、往來文件。2.3.3客戶業務信息、資料、銷售報表。2.3.4公司及各部門的規章管理細則。2.3.5原始財務資料、會計憑證、賬冊、財務報表、月度年度財務報表、薪酬發放、不動產所有權及其它債權憑證等涉及公司財務方面的文件檔案由財務部保管。2.3.6生產資料、采購信息、工序交接記錄等生產資料由生產部門保管。3、文件檔案分類整理保存3.1辦公室負責文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調閱使用。3.1.1根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制公司文件檔案分類編號方法。3.1.2分類編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于保管和提供利用。3.1.3常用的分類方法有：3.1.3.1按工程項目分類；3.1.3.2按專業性質分類；3.1.3.3按組織機構分類；3.1.3.4按時間分類。可按文書的性質分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。3.4文件檔案要根據內容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別。“加密”還分為絕密、機密和秘密三類。不能隨便以個人名義或是部門名義查閱及調閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。4、檔案編目：4.1編制卷內文件頁號應符合下列規定4.1.1卷內文件有書寫內容的頁，按流水號編頁碼，頁碼從“1”開始。4.1.2頁碼編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁碼編寫在標題欄外右下角。4.1.3成套圖紙和印刷成冊的文件不必重新編寫頁碼。4.1.4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表、空白頁不編寫頁碼。4.2、卷內目錄的編寫4.2.1序號：應用阿拉伯數字從“1”依次標注，按照卷內文件的順序，一份文件一個號。4.2.2文件編號：應填寫卷內文件的文號，圖樣的圖號，或設備、項目的代號。4.2.3責任者：應填寫卷內文件的直接形成單位或主要責任者，有多個責任者時，選擇兩個主要責任者填寫。4.2.4文件題名：填寫卷內文件標題的全稱。4.2.5日期：應填寫卷內文件形成的日期，如：20120512。4.2.6頁數：應填寫每份文件的實際頁數，要求在最后一份文件的備注欄里填寫總頁碼。4.2.7卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。4.3卷內備考表的編制：4.3.1卷內備考表的編制應符合規范要求。4.3.2卷內備考表主要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體文件的數量（見示例），說明組卷情況，如立卷人（檔案員），檢查人（檔案負責人）、立卷時間等。示例：本卷內文件材料20件，100頁。其中：文字材料80頁，附圖10張，照片10張。4.3.3卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。4.4案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式，主要內容如下：4.4.1.1案卷題名：應簡明、準確揭示卷內文件的內容。案卷題名主要包括項目名稱，代字、代號及結構、部件，階段代號和名稱等；項目名稱應與批準的原立項、設計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文。4.4.2立卷單位：應填寫文件組卷部門或項目負責部門。4.4.3起止日期：應填寫案卷內最早產生的那份文件的日期和最晚產生的那份文件的日期；應用阿拉伯數字填寫，例：2004.01.01-2004.06.294.4.4保管期限：應依據保管期限表填寫劃定的保管期限。4.4.5密級：應依據保密規定填寫卷內文件的最高密級。4.4.6檔號：應依據先后順序，檔案移交前檔號暫用鉛筆填寫，審查合格后改用藍黑墨水或碳素筆填寫。4.4.7卷內封皮、卷內目錄、備考表的幅面統一采用A4幅面。4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求：按項目法人統一格式要求用計算機打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼牢固。4.4.9卷內封面、卷內目錄、備考表的填寫：電腦打印。打印時要求案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內目錄題名按規定的字體和字號填寫。4.5案卷的裝訂要求4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內不同幅面的科技文件材料要折疊為統一幅面，破損的文件要先修復后在裝訂。幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊為手風琴式（統一幅面），圖樣折疊時標題欄露在右下角。4.5.3不裝訂的案卷，應在每份文件的右上角加蓋檔號章。檔號章尺寸單位統一為mm，比例：1：1，檔號章式樣：4.5.4案卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統一幅面A4,有文字面向內折疊，為便于長期保存,案卷裝訂時必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時左側、下邊對齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質或化纖線繩，(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm，左邊距為15mm），裝訂線不得遮壓卷內文件的字跡，若裝訂線位置不夠時要進行適當粘貼。4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實際情況而定。4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時應將題頭（上面）對應縱向（左側）裝訂的一面裝訂。4.5.7案卷內不應有金屬物。4.5.8正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統一制作。4.6聲像及電子檔案4.6.1聲像及電子載體是紙質檔案的必要補充。檔案員負責各部門產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。5、檔案管理人員職責5.1按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。5.2按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。5.3工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。6、檔案保管6.1接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。6.2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。6.3要定期進行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據。6.4文件檔案保存期限：6.4.1永久保存：6.4.1.1公司章程；6.4.1.2股東名冊；6.4.1.3組織規程及辦事細則；6.4.1.4董事會及股東會紀錄；6.4.1.5財務報表；6.4.1.6政府機關核準文件；6.4.1.7不動產所有權及其它債權憑證；6.4.1.8工程設計圖、建筑檔案、設計檔案、技術圖紙；6.4.1.9其它經核定須永久保存的文書。6.4.2長期保存：6.4.2.1預算、決算書類；6.4.2.2人事檔案、會計憑證；6.4.2.3事業計劃資料；6.4.2.4其它經核定須保存10年的文書。6.4.3在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關規定另行規定7、內部檔案分類及編號7.1分類代碼的標識以各類第一、第二個字的漢語拼音組合而成。7.1.1保密管理（BM）7.1.2行政管理（XZ）7.1.3人力資源管理（RL）7.1.4財務統計管理（CW）7.1.5經營銷售管理（JY）7.1.6工程建設管理（GC）7.1.7生產計劃管理（SC）7.1.8物資供應管理（WZ）7.1.9其他管理(QT)7.2檔案分類代碼編號GJ——XZ——2016——001卷號年份檔案分類號冠捷縮寫8、文件檔案調閱管理8.1公司檔案只有公司內部人員可以借閱。調閱文件檔案要履行調閱手續。填寫《檔案調閱單》，而后交給部門主管或是部門經理及總經辦領導批準簽字才能進行調閱。調閱之前要填寫《檔案調閱記錄》方可進入檔案室查閱或調閱資料。8.1.1普通文件檔案：要辦理調閱手續，并由行政部主管、檔案負責人兩級簽字確認。8.1.2調閱“加密”的文件檔案，要辦理調閱手續，并由行政部主管及部門經理、公司領導三級簽字確認。8.1.3人事的檔案的調閱管理：8.1.3