./專業資料數字化干部人事檔案管理系統功能介紹******有限公司目錄一、設計宗旨2二、系統功能介紹22.1系統總體規劃22.2系統功能列表：32.3數字化檔案采集系統6檔案目錄整理7檔案數字化采集7檔案材料審核8系統維護8其他功能92.4數字化檔案管理系統9檔案案卷管理9檔案材料管理102.4.3檔案審核112.4.4信息管理122.4.5系統維護122.5數字化檔案網上閱檔系統13系統綜述13角色說明14檔案查閱15消息系統152.6系統前景16三、操作系統及硬件配置要求〔推薦16附：數字化干部檔案查詢系統演示操作說明16一、設計宗旨干部人事檔案工作是組織人事部門工作中的重要組成部分,是做好干部管理工作的基本前提。隨著各行業計算機現代化管理水平的不斷提高,傳統的干部檔案管理工作模式逐漸顯露出一定的弊端,工作效率不高、原件易損等。傳統的管理模式已不能完全適應經濟社會發展及干部隊伍發展的需要,迫切需要運用現代化的計算機手段實現安全、準確、快捷、高效的管理模式,干部檔案的數字化管理也是信息化社會發展的必然趨勢,是提高管理水平、工作效率、服務質量的必然要求,是發揮干部檔案作用、深化檔案管理職能的必然選擇。能夠促進干部檔案管理工作的科學化,推進組織部門工作的信息化,提高工作效率,健全管理體制,加快信息化建設的步伐。二、系統功能介紹該系統是對傳統干部檔案管理工作的一次創新,能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理,并可通過局域網絡、組織系統專網實現干部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業務工作流程,經過分管領導批準、檔案管理人員的授權,單位內部閱檔人員可以在各自辦公室的計算機上查閱干部檔案,外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后,通過計算機查閱電子檔案,也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統全面運行后,可以大大提高日常工作效率,提升干部檔案工作服務的水平和質量,實現干部檔案由傳統管理向干部信息研究與利用的質的轉變。2.1系統總體規劃"數字化干部檔案管理系統"由四部分組成：信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基礎數據的來源可從"組織干部管理系統"中得到或通過紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數據的導入等多種途徑進行數據收集。并可通過單位內部辦公平臺完成檔案信息的批量采集、協同處理,構建網絡信息采集協同處理平臺。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護功能。信息利用部分可完成檔案的統計、查詢、網上閱檔等功能。組織干部管理系統組織干部管理系統采集部分：數據錄入信息掃描數據導入紙介質檔案檔案材料管理部分：案卷管理材料管理收集整理檔案目錄、系統數據利用部分：檔案統計檔案審核檔案查詢打印結果網上查詢內網辦公平臺系統維護系統規劃圖2.2系統功能列表：功能簡述日常業務管理檔案案卷管理檔案轉入主要完成接收外單位轉來的整卷干部人事檔案。系統對零散轉遞、成批移交提供不同的登記方式,并可記錄每卷檔案的報送評分情況,可以按需求提供檔案轉入明細清單。檔案轉出主要完成干部人事檔案轉出移交業務,系統可以詳細記錄出庫檔案的審批、轉遞、回執等業務流程。檔案查借閱主要完成紙質檔案的查借閱業務。通過登記查借閱表,記錄紙質檔案的審批、查借閱流程。系統可以提供條形碼錄入、手工錄入兩種方式,并提供實時統計查詢和借檔時限提醒功能。檔案查詢完成檔案的日常查詢工作。其中包括：檔案基本信息查詢、轉入檔案查詢、轉出檔案查詢、應到未到檔案、已到未入庫檔案查詢、按某種材料是否存在查詢等。檔案統計完成檔案的日常統計工作。其中包括：檔案在庫狀態統計、轉入的檔案統計、轉出檔案統計、按干部人員類別統計檔案數、干部人事檔案數量的統計、檔案利用率統計等。檔案材料管理材料收集主要完成檔案材料的收集、轉入、接收工作。材料鑒別主要完成對所收集材料的分析、鑒別,按材料能否歸檔進行分類。在此流程中設置"待處理"方式,暫存已收集但尚不能立即歸檔的散材料,在后續工作中可以對這部分材料進行歸檔、轉出、銷毀或長期保存等處理。材料歸檔主要完成新收集材料的入檔。材料整理成卷主要完成接收新歸檔材料后,對電子檔案目錄的整理調整。系統可以自動調整目錄〔按時間排序,也可以人工手動調整〔按主次關系排序。對材料進行信息化處理〔通過掃描、數碼設備采集、外部電子數據導入等方式,并做好電子目錄與電子材料的對應掛接。材料數字化處理主要完成材料收集或整理過程中對數字化材料的補充和修正。實現對電子材料和電子目錄的日常維護工作,每次維護系統都記入日志。材料轉出主要完成對轉出紙質材料的審批、登記、轉遞等流程的記錄,同時自動調整電子檔案目錄有關材料項。材料銷毀主要完成對可銷毀材料的審批、登記、銷毀、監銷等流程,并可自動調整電子檔案目錄。經審批同意后,也可徹底刪除〔銷毀電子材料。檔案審核任前審核主要完成干部任前檔案審核有關流程,可以自動出具《擬任用干部"三齡一歷"審核確認表》、《擬提拔重用現職干部"三齡一歷"審核確認表》。根據需要,可實現任前審核有關數據統計,包括審核人數、"三齡一歷"變更人數等,并可鏈接相關電子材料,提供輔助審核功能。檔案審核主要實現對在庫人員的"三齡一歷"審核以及檔案材料完整性情況、手續完備性的審核、登記、反饋。檔案查詢統計查詢方案維護系統提供兩種查詢模式：一是自定義查詢。系統提供查詢編輯器,可以靈活設置查詢條件,實現用戶特定需求。二是固定模式查詢。系統提供的默認方案包括：檔案基本信息查詢、轉入檔案查詢、轉出檔案查詢、轉入材料查詢、轉出材料查詢、查閱信息查詢、借閱信息查詢、應到未到檔案、已到未入庫檔案查詢、按材料種類查詢、按某種材料是否存在查詢等。統計方案維護通過對方案的維護和執行,實現用戶對特定統計的需求。對在需求中較明確的統計系統預設默認方案。系統默認方案包括：檔案在庫狀態統計、轉入的檔案統計、轉出檔案統計、轉入的材料統計、按單位統計檔案數、按干部人員類別統計檔案數、干部人事檔案數量的統計、檔案利用率統計等。執行方案對維護好的查詢方案和統計方案執行,輸出結果。系統維護檔案字典字典包括：檔案目錄字典、查閱原因字典、轉遞原因字典、干部信息字典。編制全省統一、規范的電子檔案目錄字典,字典具備標準性、兼容性和開放性,可以實現各級管檔單位間電子信息數據交換和共享,實現對電子檔案的精確查詢、統計和深層次利用。表格編輯定義系統中表格的輸出格式,通過固定輸出格式和自定義輸出格式,滿足用戶的不同需求。用戶管理包括：創建用戶、刪除用戶、功能模塊權限分配和機構權限分配管理。事務提醒對用戶有關操作所關聯的事項進行實時提醒日志管理對用戶的各項操作,包括根據用戶登陸、注銷、申請、審批、查閱、打印、下載等信息進行實時記錄。日志信息未經授權,任何人不能修改和刪除。系統備份計劃和手動備份檔案數據和檔案數字化材料。系統還原還原系統備份的數據。檔案數字化采集系統檔案目錄整理檔案目錄整理通過使用檔案目錄字典規范電子檔案目錄中的各類材料名稱,實現不同單位間數據交換、共享,實現對檔案信息的精確查詢和統計。同時,提供編制"檔案目錄編輯器",內嵌目錄字典,使檔案目錄編制進一步規范化、標準化。檔案數字化采集數字化采集主要完成對紙質材料的數字化采集、掛接功能。在采集過程中,可采用多人多客戶端方式,對多卷檔案、多份材料同時采集,實現流水作業。數字化檔案審核是數字化采集流水線的審核終端。用戶通過對比數字化檔案材料與紙質檔案,審核發現電子材料在掛接、掃描等方面的存在問題,并予以糾正。用戶管理主要實現在建庫階段對信息采集用戶的管理。數字化檔案查閱系統網上查閱申請查閱申請查閱人通過組織系統專網,登陸查詢界面,提交查閱申請。信息提醒提醒申請用戶及時查看審批消息。查閱審批通過后,申請人根據管理員賦予的權限查閱檔案。網上查閱審批查閱審批查閱審批是對查閱申請的審批,系統針對不同的管理角色提供不同的審批界面,提供快捷方便的領導審批界面信息提醒提醒管理員及時查看有關申請事項。2.3數字化檔案采集系統檔案從檔案實體庫提卷后,首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃材料、平掃材料,然后進行數據采集。掃描采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理,校對檔案目錄、核對電子材料,完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核,確認無誤后,完成檔案裝訂還原,對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。系統主界面如圖所示：檔案目錄整理根據檔案材料選擇人員,并導入人員的檔案目錄,同時拆分檔案,區別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁數與目錄中的頁碼是否一致,如不一致則修改目錄的頁碼,同時標記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導入目錄、目錄編輯、打印目錄等。檔案目錄整理的主界面如圖所示：檔案數字化采集對材料分別進行高速掃描和平板掃描,將掃描圖像添加到采集系統中,對圖像進行簡單的處理,如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。采集系統主界面如圖所示：為了方便用戶及時的處理散材料,系統提供了零散材料管理模塊,零散材料處理由材料收集和材料整理兩部分組成,材料收集是根據紙質材料在系統中登記材料名稱,然后通過掃描儀等圖像處理設備材料電子化,對電子材料進行必要的處理后,完成掛接操作,然后再通過材料整理將材料進行歸檔。檔案材料審核檔案審核主要是審核材料的準確性,對材料進行調整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度。檔案材料審核如圖所示; 在數據采集過程中,各環節相互配合,協同操作,流水線方式完成信息的采集、審核過程。系統維護主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色,系統的日志管理,數據備份、數據恢復等功能。系統維護模塊的主界面如下圖所示：其他功能1、密鑰設置：用戶設置文件加密密鑰,由用戶錄入8位長度的密碼,這個密碼可以是數字、字母、字符,也可以是三者的混合,加密密鑰只能夠設置一次。系統根據加密密鑰,利用加密算法對電子材料進行加密處理,保證了材料的安全性。2、文件比對檢測：用戶檢測服務器數據文件的完整性。3、數據整理：用戶完成材料次序整理。2.4數字化檔案管理系統"數字化檔案管理系統"可以實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理。系統由四大模塊組成：檔案業務管理、信息管理、系統維護、管理工具,其中檔案業務管理是數字化檔案管理系統的核心,其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。系統根據中央組織部、國家檔案局頒發的《干部檔案工作條例》、中共中央組織部編《全國組織干部人事管理信息系統信息體系結構》、中共XX省委組織部編《干部人事檔案工作問答》,并結合檔案工作的實際制定了干部人事檔案日常管理及數字化管理有關規范、標準,編寫了《干部人事檔案目錄字典》、《干部人事檔案查閱理由字典》、《干部檔案轉出原因字典》、《干部檔案材料處理情況字典》,進一步規范完善了干部人事檔案工作常用的20余個業務表格。2.4.1檔案案卷管理"案卷管理"是檔案系統業務處理模塊,主要用于完成對整本檔案的管理工作,包括檔案的轉入、轉出、分箱、查閱、借閱等功能。案卷管理界面如圖：檔案轉入是接收外來單位轉來的干部人事檔案。首先由送檔人將"檔案"及"轉遞登記表"送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案,對照"轉遞登記表",核對干部人事檔案,審核通過后,在"轉遞登記表"回執上簽字蓋章,返回"回執單",將檔案按程序入庫存放。檔案轉出業務主要完成干部人事檔案轉出移交業務,系統對檔案轉出情況進行詳細登記。檔案分箱是指根據設定好的分箱方案,將干部檔案根據檔案編號進行分箱。檔案的利用,對于檔案的查閱、借閱,利用人填寫"查閱檔案審批表"內容,經審批后,方可進行檔案的查借閱。借閱人員,需在借閱的15日之內歸還檔案,到期未歸還系統自動提醒。檔案的查詢、統計是對檔案利用的兩種方式。"檔案查詢"主要包括：〔1對干部人事檔案狀態的查詢。包含對在庫狀態查詢、接收未入庫狀態查詢、檔案分箱位置查詢。〔2按單位進行分類查詢。〔3對每個人檔案材料情況查詢。〔4其它情況查詢。"檔案統計"主要包括：〔1干部人事檔案量的統計。〔2干部人事檔案工作情況的統計。包括干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉出等情況的統計；整理工作情況統計；干部人事檔案提供利用情況的統計。〔3干部人事檔案管理隊伍狀況的統計。〔4其它情況統計。根據日常業務的需要,靈活建立統計方案,完成統計工作。2.4.2檔案材料管理檔案材料管理主要完成對檔案目錄的編輯、材料的轉入、轉出、銷毀以及紙質材料數字化等操作。對于部分暫時不能確定如何處理的材料,可暫存于待處理材料庫中。材料管理的系統界面如圖：檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內容。管檔人員收到轉來的材料后,首先填寫"材料接收登記表",然后進行接收。材料接收后鑒別檔案材料,檢查核對后,區分可以入檔材料和不可入檔材料。可以入檔材料進行歸檔操作后,將材料歸入檔案,系統自動調整檔案目錄,對一類、二類、三類、四類、七類、九類、十類材料按照形成時間排序,對五類、六類、八類按照主次關系排序的材料通過材料整理手動調整。不可以入檔材料,轉入"待處理"材料。材料收集包括有檔人員材料收集和無檔人員材料收集兩種情況。有檔人員材料可經過鑒別后歸入檔案或歸入"待處理"材料。無檔人員材料只能歸入"待處理"材料。對三齡一歷相關材料進行標記,方便查詢。2.4.3檔案審核檔案審核業務模塊主要完成三項功能：1>任前審核2>檔案審核3統計功能。1任前審核：是對擬任用人員三齡一歷情況的審核。可生成《擬任用干部"三齡一歷"審核確認表》、《擬提拔重用現職省〔市管干部"三齡一歷"審核確認表》、《干部"三齡一歷"審核確認登記表》。如果審核干部已被任用,系統將會在"干部信息"數據庫中增添此人員。2檔案審核：是對當前所管檔案材料完整性,手續完備性情況的審核。可生成《干部檔案審核情況登記表》、《干部檔案審核情況反饋表》。3統計功能：完成審核中各項情況的統計。包括：檔案審核數量情況統計、檔案變化數量情況統計、檔案材料變化情況統計〔缺少材料、三齡一歷變化情況統計、干部提拔情況統計、未提拔干部情況統計等。2.4.4信息管理是對單位的管理和對干部的基礎信息的管理,以及對干部信息的查詢、統計和干部花名冊的形成。界面如圖所示：系統維護檔案字典標準代碼是信息結構體系的重要組成部分,是實現信息交換與信息共享的信息標準規范,是實現檔案查詢統計準確的關鍵。本系統采用了《全國組織干部人事管理信息系統信息體系結構》定義的標準代碼有《人的性別代碼》、《干部職務名稱代碼》、《語種名稱代碼》等26項,并兼容根據《干部人事檔案工作問答》定義的檔案目錄字典、查閱原因字典、轉出原因字典、檔案材料處理情況字典。表格編輯表格編輯是對系統內各類打印表格輸出格式的定義工具。用來應對用戶在實際應用時對表格需求的變化。表格編輯功能提供類似Excel的操作功能,方便用戶修改表格。用戶管理為了提高系統的安全性和保密性,防止檔案信息泄露,系統將采用"用戶管理"功能來設置。用戶管理的主要功能有,對用戶的建立與刪除,功能權限的設置,機構訪問權限的設置。日志管理日志管理是操作人員操作過程的記錄。日志記錄的內容有操作員、工作描述、登錄時間、退出時間、業務模塊、計算機名稱。事務提醒對用戶有關操作所關聯的事項進行實時提醒。系統備份為保證系統數據安全,提供計劃備份和手動備份功能。備份的內容包括檔案管理數據和數字化材料數據。系統備份由管檔人員執行,可以定義一個星期備份一次或隨時手動備份。備份數據可采用磁帶、光盤等存儲保存。系統還原系統還原與系統備份相對應,當出現硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數據情況時,可還原最近的備份文件來恢復檔案管理數據和數字化材料數據。管理工具管理工具主要完成對數據的發送、接收操作,還可以修改系統的登陸口令和更換登陸用戶。2.5數字化檔案網上閱檔系統系統綜述通過網上審批授權檔案查閱申請,實現在網上對檔案的查閱功能,并記錄檔案被查閱的信息,便于日后查詢。查詢系統流程圖角色說明A1級角色－管檔人員分管領導A2級角色－其他領導B級角色－管檔人員C級角色－單位內部人員D級角色－外單位人員A1級角色：日常業務工作中,管理管檔人員及親屬的檔案,設置B級角色的受限人員,審批閱檔申請。A1級角色檔案查閱由管檔人員按照A1級角色要求提供。A2級角色：可直接提出查閱檔案需求,由管檔人員按照A2級角色要求提供查閱。B級角色：即實際工作中管理檔案的人員。可完成對檔案的所有管理工作。可以隨時查閱除自己及親屬以外的所有人員檔案信息。在網上查閱過程中,對已審批的閱檔申請進行瀏覽權限設置。C級角色：即管檔人員分配權限后,可瀏覽檔案的本單位人員。D級角色：此角色包括外單位在閱檔室閱檔和異地通過組織系統專網閱檔的兩類人員。檔案查閱.1領導查閱檔案管檔人員領導<包括分管領導>提出閱檔需求,提交閱檔申請,管檔人員為其開通閱檔權限,開始查檔；對于管檔人員及其親屬檔案,分管領導可直接進行查閱。.2管理員查閱檔案檔案管理員可以在任何時間對除自己及其親屬以外的檔案進行查閱。2.5.3單位內部人員提交閱檔申請,通過領導審批,由管理員為其開通閱檔權限,開始查閱檔案。達到閱檔時限,系統自動收回閱檔權限。2.5.3單位外部人員提交查閱檔案申請,管檔人員接到申請,經領導審批同意后,開通閱檔權限,外單位人員開始查檔。達到閱檔時限,系統自動收回閱檔權限。2.5.3.5本地站點和異地站點完成關聯以后,可以進行異地查詢。檔案查閱人員提交異地閱檔申請,本地領導審批通過,申請提交到異地,異地領導審批通過,由異地管理員為其開通閱檔權限。本地檔案查閱人員根據系統提示的站點信息和登錄信息,登錄異地站點進行檔案查閱。達到閱檔時限,系統自動收回閱檔權限。消息系統每次新增申請、審批和授權申請后,系統都會自動發送類似下圖的消息給相關用戶,點擊"查看詳情"將進入相關的申請處理界面。點擊[關閉]按鈕關閉消息窗口。2.6系統前景 "數字化干部人事檔案管理系統"的開發應用是對檔案管理的新的有益嘗試。它結合先進的開發技術及設計思想、根據工作的實際需求采用B/S與C/S相接合方式,構建安全靈活的數字化檔案管理平臺,并可通過WEB方式完成對檔案的網上查閱及異地閱檔過程。是檔案管理的新思路、是創新之處。近年來,干部選拔任用工作推行了一系列重大改革舉措,干部考察的方式方法有了很大改進,但要全面地、歷史地考察和了解干部,查閱干部檔案始終是一條重要途徑。通過數字化檔案的應用,在選拔任用干部工作中也將發揮重要的積極作用。隨著軟件的全面應用,將會使各級管檔單位的信息化水平得到進一步提高。三、操作系統及硬件配置要求〔推薦客戶端：CPU:I3以上處理器,500G以上硬盤,1G以上內存。Windowsxp/win2003/win7/win8服務器