集團重大活動接待工作流程重大接待接到通知重大接待接到通知聯系了解來訪單位具體信息成立組委會籌劃制作效勞指南物預備就緒接機、接站至住宿酒店簽到、送禮品、房卡預定返程機票、車票按議程進展辦理退房安排車輛送機、送站，返程安聯準排攝影攝像人員外聯單位系媒體、籌劃公司等布置接待場地備宣傳品、禮品安排接待車輛提前預定酒店大型會議、培訓接到通知確定會議日期成立組委會公布會議通知 制作邀請函并整理反響信息一般接待活動籌劃制作效勞指南提出申請提安排會議室 前確 預定 定會 宣 根 酒

起草文件準備 安 修改文件宣 排傳

不同意香 議 巾 冊地 茶 宣點 水 紙 筆 名片

歡 水 據特迎 果 會 店特定詞 鮮 議 、定物會 花 性物品議 紅 質 會品議資 地 預備議料 毯 的 場地

接物 待 審核文件品 車、禮 輛 同意品印制裝訂布置場地布置場地聯安排系外部單攝影攝像背位人景員板、訂餐 預備就緒預備禮品 接機、接站至住宿酒店客人返程

禮品 簽到、房卡 預定返程機票、車票召開會議/培訓/考察活動/就餐等按議程進展辦理退房安排車輛送機、送站，返程二、接待工作細化〔一〕接待預備：序號 工作內容 工作要求接到接待通知，明確客人來訪目的。接到集團領導通知，應馬上匯報給

明確客人人數、職務、部門、姓名、性別、年1. 與來訪客人取得聯系，了解具體信息。接到部門主任通知，準時用快捷方式與來訪客人取得聯系，了解具體信息。2.一個人的聯系。3.內安排接待任務。4. 和接待標準，依據通常格式出接待指最終的活動接待方案。依據來訪客人的主要人員級別和來訪事5.時依據領導安排通知伴隨人員。假設來訪客人中有貴賓，應準時向領導匯6. 報，依據對方領導級別準時調整接待打算。7.工具，動身、抵達和離開的時間。通過各種方式盡可能地了解客人及客人8.單位的有關信息，以便與客人溝通。依據客人人數及職位預定不同檔次的客9. 并登記相關信息。

會議接待都要參考。將客人聯系方式通知到每個接待人員。明確接待規格。的具體行程及安排，須提前與協調人落實好，待標準、食宿安排、安全保衛、交通工具、參觀地點、行車路線和日程安排等逐項做出計時間較為緊迫，則應征求領導和來訪者的意見，在某些工程上適當削減多余的時間。協調好。準時通知到全部參與接待人員。型、牌號，是否有專職司機？司機有多少？必要時組織材料匯報領導。放鮮花、香煙、水果、集團宣傳材料及禮品。序號 工作內容 工作要求格外重要的客人要增加幾瓶飲用水。10.

房間，考慮房間四周是否有噪音。

其施加壓力，妥當解決。每輛車配備標準的接站牌，由駕駛員自行保制作接站牌，交給相關駕駛員。工作。LED大屏幕在指定時間內顯示歡送詞。用大廈電梯邊的電視循環播放鴻泰宣傳片。貴賓電梯，秘書應隨身攜帶VIP卡。假設客人需要到別的單位進展參觀學習主任批準后，安排好交接等相關工作。領導批準后，應提前聯系好相關媒體單位，做好聞報道和宣傳工作。序號工作內容序號工作內容工作要求18.

管。時間打印接站牌信息、洗車、加油、修理、保聯系，盡可能安排警車開道。要提前一天將歡送詞內容和播放時間通知大切換。要提前聯系物業公司，確保當天循環播放視或短片、中文或英文。，重要客人需安排專人提前翻開電梯門。隨時落實日程安排。點、角度和力度等有關信息。序號 工作內容應當由活動牽頭部門到一樓大堂總效勞

工作要求確保客人快速通過門禁。如對方初次來訪，對青島路線不生疏的，要主導把握。20分鐘

規格可派人去接。需事先告知集團領導對方客人到訪的時間。客人之后應盡量確定行程安排。接上客人之后〔或現場負責人聯系，給我方領導留出佳線路行駛，盡量保持領導剛下樓，客人即到充分的時間到指定的地點迎接客人。安排。。依據客人和我方接待人員的人數確定接

集團總部。通知我方領導就餐時間、地點等相關信息。準時、具體了解到變更狀況并準時通知到全部接待人員。〔鐵軍國外

待室和會議室。

工程，并做好相關預備工作。聯系物業公司預備水果、點心、茶水、咖啡，安排接待室。

并告知需用時間。〔保證清爽空擺放好，預備好以后需現場檢查。LOGOPPT歡送詞〔集團宣傳片需備用。

氣、衛生〔桌面及地面、提前聯系信息人員調試電腦、取消桌面屏保，調至歡送詞界面。PPTU盤播放。檢查每一臺顯示器的升降功能、畫面清楚度〔依據電腦型號將屏幕區分率調至最正確結合

試到與顯示器結合的最正確狀態。

狀態、音頻、視頻、圖像、投影是否正常，反面電視通常為關閉狀態。重要位置的設備要重點調試、檢查。正常。

制作帶集團LOGO的桌簽，與集團領導名片依據商務禮儀擺放到位。

重要客人的桌簽應依據擺放在門口對面的一排中間位置，如兩個中間位置應擺在右側；但凡與會序號 工作內容〔簽字筆。當主動與該部門加強溝通。客人開啟車門，同時介紹集團領導。梯也要扶住電梯門。定流程進展簡潔溝通。攝錄、拍照等有關人員應準時到場。通知我方人員提前到達會議地點。

工作要求議有關的我方領導盡量預備桌簽，以備急用。擺放應整齊劃一，保證會場桌面干凈。搭接順暢，維護集團形象。會服人員聯系前臺翻開門禁，控好VIP電梯，如客人較多，應多控一部電梯。秘書應先進入電梯便利操作。禮貌周到，引導有序。彩的鏡頭。5分鐘。應盡量選擇與來訪者下榻的賓館較近的飯店進一步確定就餐的人數，預定就餐地點。安排就餐，到客廳查看設施及其他條件是否與身份相符，條件差的酒店應準時與領導匯報。依據客人民族、性別、年齡、口味、南方點菜時，必需要有符合我方重要領導口味的及北方、國內及國外等，結合酒店特色，菜，并依據客人的喜好、口味等因素點菜；如依據確定的人數，進展點菜。重要領導用餐要提前聯系酒店制作桌簽，完成桌簽制作后要到現場核實信息是否有誤，擺放次序是否正確。備酒水和香煙。備好禮品。〔三〕會議過程：

時間富有，菜單應打印一份交給領導確定。嚴格依據我方的風俗習慣、座次擺放桌簽〔領導特別交代除外。店的〔開瓶費應先與酒店協商好，避開效勞員在客人就坐后造成不開心場面。依據領導要求預備禮品。序號 工作內容 工作要求會議狀況整理、上報責任人歸檔。隨時留意全部設備是否正常運轉。

記錄齊全，形成紀要或文稿。序號 工作內容 工作要求都必需派人在效勞間等候處理應急大事。窗戶狀況等。依據會議狀況設立會議簽處處。人員中重要客人就座。就座后，會議主持人宣布會議開頭。假設觀看集團宣傳片。參會的集團領導向客人做集團的介紹。來訪客人中重要領導講話。雙方領導做深入溝通。拍攝及錄像在此時應完成最正確的領導個

預備會議簽到簿，重要活動要有專人負責。禮貌周到，引導有序。全部工作人員應一律就坐或退出顯示器全部下降隱蔽。記錄齊全完整。隨時催促會服人員準時添水。拍攝場景角度要全面，每個鏡頭至少拍攝兩

人發言抓拍鏡頭。依據活動性質，領導安排，擇地留影，會后將照片通過電子郵件或其它方式郵寄到客人手中，假設時間允許，應在客人離開前將照片沖洗送給客人。作部主任審核后，準時掛到集團網站。

遍。了解郵寄地址或郵箱，如提交沖洗好的照片，應用鴻泰專用信封統一封裝。天查找適宜的時間與客人協商次日行程。隨時把握會議時間，安排好車輛，確保車輛能夠隨時動身。序號 工作內容序號 工作內容會議完畢，提前告知酒店客人大約抵達58.時間。工作要求10人以上24小時效勞的會務組。59.時間充分可以先送客人回房間稍事休量與客人商量次日行程是否需要調整。如沒有打算安排，提前考慮其次天行程安排。用餐完畢后，依據領導指示，適當安排一些文化消遣活動。通確認。60.次日活動內容，應參考當天接待流程。61.需請示領導，通知相關伴隨人員，備好機動車輛。

照指南執行。重要客人、重大活動要留有機動車輛。活動行程完畢后，假設時間比較充分，根據領導指示，可適當安排客人巡游青島景觀。退房后，如時間允許，要檢查客人住宿的房間，是否遺留物品？假設是個人物品，經領導同意后，應盡快歸還客人。安排車輛送達指定機場〔火車站〕或其

要提前了解巡游當天的天氣狀況，預備好瓶裝水、照相機、傘，重要客人還要預備濕巾、急救藥品等。依據領導安排，將預備好的禮品贈送客人。準時與酒店客服人員及客人溝通。重要活動，需依據集團領導指定的人員，安排

它目的地。

好車輛一同送行。〔五〕餐飲安排：序號

工作內容依據客人級別及重要程度，請示主任確定需要預定的酒店。

工作要求了解信息要全面。確定公司哪位領導參與。聯系酒店，確定餐飲預定。將餐飲預定信息匯報給相關領導及我方參與人員，并通知領導專車司機及參與接待的其他司機。預備餐飲用煙、酒水。組織參與人員前往酒店或預定地點用

明確到人。明確告知需求時間、用餐人數，要求酒店提前列出菜單，考慮客人的民族、宗教等喜好和禁忌。依據參與人數提前通知接待司機做好車輛預備。協議酒店自帶香煙和酒水。動身時，通知客戶經理預備茶水，并將涼

餐。依據酒店上餐速度，催促酒店工作人員盡快上菜。賓主相互敬酒過程中，催促酒店工作人員預備面食及果盤。

菜上桌。過程中，應依據用餐狀況及喜好，隨時增加或調整菜單內容。正常程序進展完后開頭。通知酒店工作人員預備簽字賬單。通知酒店工作人員清點酒水，并將剩余酒水送至前往的接待車輛。用餐完畢，組織人員返回。序號工作內容序號工作內容工作要求76.與酒店結算有關賬目，整理匯總，提交費用詳單賬目清楚。

在非協議酒店需提前到效勞臺結算。同時，通知參與接待人員接收剩余酒水。確保每一位就餐人員人身安全。領導審核。做好會議工作總結，查找工作差距，加以改進，重大活動的工作總結要在總裁工作部內部共享。

準時全面，成績和缺乏總結到位。三、會議客服接待規格劃分不同規格供給不同效勞的原則，將日常的接待分類如下，僅供參考：會議級別 會議性質〔參與人員〕政府高官、集團上級領導視察；由集

對應效勞工程 備注茶水、礦泉水、香巾、紙、筆、畫冊、桌簽、宣傳片、VIP1

團董事長、總裁出面接見的極重要客戶

大堂和會議室歡送詞、橫幅、果盤、禮品、鮮花、紅地毯、大堂和電梯及會議室門口迎賓茶水、礦泉水、香巾、紙、筆、畫冊、桌簽、簽字筆、鮮花、紅酒、高腳杯、大堂VIP2 由集團領導出面接見的簽字儀式VIP3 由集團董事長、總裁出面接見的重要客戶A類 集團股東會、董事會、總裁辦公會集團專題會議；集團領導參與的各B類會議有部門負責人參與或有外來人員〔C類重要人士〕參與的D類 部門內部會議

和會議室歡送詞、橫幅、背〔視狀況而定、互贈禮品〔視狀況而定、紅地毯〔視狀況而定、大堂和電梯及會議室門口迎賓投影設施茶水、礦泉水、香巾、紙、敏捷處理筆、畫冊、桌簽、宣傳片、大堂和會議室歡送詞、橫幅、禮品、果盤〔視狀況而定、大堂和電梯及會議室門口迎賓茶水、礦泉水、香巾、果盤〔視狀況而定、紙、筆、計算器、激光筆茶水、紙、筆、計算器、激光筆茶水開門即可依據會議類型選擇智能會議室或一般會議室。四、接待工作商務禮儀〔一〕關于會議主席臺座次的安排主席臺必需排座次、放桌簽，以便領導對號入座，避開上臺之后相互謙讓。111號領導右手位置。對上主席臺的領導能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應預備座位圖。如有臨時