文件化信息管理流程1.目的方便管理本公司的相關文件和質量記錄，本流程規范了公司文件和資料的制作、核定、發放、修改程序，及明確了質量記錄的形成、標識、收集、保存、歸檔、保存、查閱和處理的要求，以方便文件的檢索查閱，證明質量系統的有效運作及作為以后質量改善和追溯的依據，并確保在質量管理體系運行的相關部門都能使用文件的現行有效版本。范圍本流程文件規定了質量體系文件中管理文件和資料的編寫、審批、發放、更改和管理要求及質量手冊、流程文件、作業文件和質量記錄等的控制。3.權責3.1品管部3.1.1負責保管文件和資料的原稿。3.1.2安排文件的編號。3.1.3控制文件的版本、發放、回收、修改及失效后的處理。3.2外來文件3.2.1相關客戶圖紙/資料及品質要求由銷售部/品管部負責收集，保存。3.2.2有關供應商圖紙/資料及品質標準/報告由采購部/品管部負責收集，保存。3.2.3與產品有關的圖紙/資料等相關標準由工程部/研發部/品管部負責收集，保存。3.3文件的制訂、審核與核準文件種類核準人審核制定質量方針總經理總經理質量目標總經理總經理管理代表質量手冊總經理總經理管理代表流程文件總經理部門負責人相關負責人作業指導書部門負責人部門負責人相關負責人注：如授權人缺席時，由其上級或指定的代理人核準。4.名詞定義4.1外來文件：指客戶/供應商提供的技術性資料、檢驗標準以及由相關部門搜集的國際/國家/行業標準、法律法規等。4.2受控文件：指受更改狀態控制的文件，確保其有效性。4.3非受控文件：指僅供參考但不受有效性管理的文件5.文件的控制5.1文件分類5.1.1本流程所稱文件，指質量管理體系文件，包括質量手冊、流程文件、記錄表格、作業指導書，其關系如下：方針、目標、手冊手冊描述質量管理體系要素及其關系流程文件描述為實施質量管理體系要素所涉及到的各部門的活動作業指導書各部門、崗位的詳細的工作文件質量記錄對質量管理活動過程的記錄文件5.1.2所有文件分為受控文件和非受控文件。受控文件是指經過正式批準，具有唯一標識，受到更改控制的文件；否則即為非受控文件，公司內部只能使用受控文件作為實施依據，非受控文件只能作為參考或發給相關方。5.2文件標準格式手冊和工作指導書根據書根據實際需要采用不同格式，流程文件應采用以下標準格式：5.2.1文件抬頭應包括下列資料，但不限于：（1）公司名稱（2）文件名稱（3）文件編號（4）文件頁碼（5）版本/版次5.2.2內容：文件標準格式的內容可包括下列幾項，但不限于：（1）目的（2）范圍（3）權責（4）名詞定義（5）工作程序（6）相關文件的文件和記錄均為非受控版本，不得在體系運行中使用。如需要續經負責人確認同意，管理者代表或總經理批準，印制紙質文件，標識“受控”標示后發給相關人員。5.14.4收發電子郵件需按人員進行保存。5.14.5電子文件的備份由工程部統一負責公司電子資料備份。6.質量記錄控制6.1記錄的形成6.1.1按文件要求由各使用部門設計和制定質量記錄的種類、表名、格式等各項內容6.1.2各部門在質量管理體系運行過程中，應將所開展的活動予以記錄。6.1.3記錄填寫要字跡清晰、工整、真實、易于辨別。6.1.4記錄除采用書面形式外，還可以利用電子媒介等形式，但須標示清楚名稱、日期、編制人等各項內容。6.2記錄的收集各部門應對本部門的質量記錄進行管理。每一活動結束后，該活動的負責人應及時將該項記錄（書面或電子文本）交給本部門負責人，以便統一管理。6.3記錄的裝訂、標識和歸檔6.3.1部門記錄的負責人對質量記錄進行標識分類，按形成的時間和順序號進行保存或建立計算機數據庫，并編制歸檔清單。6.3.2各部門實施項目、指標和方案、執行運行控制程序產生的記錄，由各部門自行制定記錄格式，可充分沿用本部門原有的各類記錄表，但所記錄必須有名稱、內容、時間、記錄人等標識。6.4記錄的保存6.4.1各使用部門負責將質量記錄妥善保管，防止質量記錄的丟失和損壞。6.4.2各使用部門負責將質量記錄按《質量記錄清單》的規定期限對本部門的質量記錄進行保存；如《質量記錄清單》與文件都無規定的，按以下原則處理：一般產品質量類質量記錄保存期三年，質量體系類保存期為一至三年。人事有關質量記錄則保存至該職工離職為止。6.4.3保存方式：各部門分開文件夾進行放置、保存。另在保存時要注意不要受潮、受損、遺失，以確保儲存的質量。6.4.4電子記錄在電腦硬盤保存的同時，還應用硬盤備份，并做好標識，以便查閱。6.5記錄的查閱查閱各類質量記錄均需得到相關記錄管理人員的同意，如需借閱，應及時歸還。6.6記錄的銷毀6.6.1對部門保存的質量記錄已超出保存期限的應進行分類