企業差旅管理的現狀及對策

旅行管理是指公司通過信息技術對旅行活動進行整個過程監控，以實現控制差旅費的目的。傳統的差旅管理模式存在巨大的浪費、有著難以克服的管理漏洞,而現代化的差旅管理能夠為企業提供完善、快捷、方便、經濟的差旅服務,為企業節約費用、減輕企業行政人員和財務人員的負擔,為企業管理層提供差旅管理報告以利于差旅費用的控制和提升整個企業的管理水平。差旅費用的控制目前中國多數企業缺乏差旅管理意識,其差旅費用的報銷流程復雜而繁瑣,財務人員的工作量巨大,出差員工差旅費用控制薄弱,管理效率低下。1.差旅用的管理激發了中小型企業的參企業的并購、商務談判、營銷、采購已經牽扯了中國企業管理層太多的精力,他們決不肯花時間去考慮一年來有多少人出過差,去過哪些地方,差旅費開支的總額是多少。管理層認為這些事情應由企業行政人員或財務人員管理,而實際上企業行政人員多能從預訂酒店和機票中獲得高額回扣,財務人員本著多一事不如少一事的觀念缺乏對差旅費用進行管理的積極性,因此應用差旅管理的中國企業數量不多。根據《CorporateTravelManagementandTravelPracticesinChina》報告顯示,在被采訪的國內私營企業中只有5%使用差旅管理服務,而國有企業的這個比例尚不足5%。2.報銷方式單一、酒店費用高中國的企業通常由行政、財務、人事等部門的人員來專門負責差旅費用的支出,這類專門人員在為企業訂購機票、酒店時可以獲得高額回扣,出差員工住酒店時采用虛開住宿費發票或者購買假發票進行報銷的方式賺取“外快”;另一方面,中國的一些大中型企業在國內的攤子鋪得很大,公司職員每年都要坐上好幾回飛機,可謂是航空公司標準的大客戶,但從來沒有人想到去和航空公司協商,獲得一定的折扣。酒店費用也是如此:由于公司所有職員有權選擇自己偏好的酒店,使得企業員工在特定酒店的住宿天數無法達到一定數量,因此很難和某家酒店簽訂長期合同,以獲得更優惠的價格。由于缺乏有效監控,與差旅活動相關的票據的真實性、合法性難以甄別,加大了管理成本,嚴重影響了企業利潤的獲得。3.先進的差旅管理流程和流程根據《CorporateTravelManagementandTravelPracticesinChina》報告,在被采訪的112家企業中,有1/4的受訪企業惟一使用的是手工流程和紙質表格處理差旅申請和審批,另有56%使用紙質表格和電子郵件結合的方式處理申請和審批。78%的受訪企業使用手工流程和紙質表格進行差旅費用報告。由此看來,中國企業多采用傳統的方法管理差旅費支出。企業傳統的差旅管理流程復雜,出差人員要被迫填寫各種紙質單證,單證填寫容易出現不規范現象,需要花費大量的人力、物力去判斷其合法性與合理性;領導們的審批可能會由于其出差而被耽擱,從而影響業務的執行,大量的紙質單據傳遞到財務部門后給財務部門增加了很大壓力。由于各種出差相關票證種類繁多,對其進行裝訂、統計和匯總工作量極大,工作效率低下,還極易出現人為錯誤,造成不必要的損失。記錄著企業的業務運作過程的紙質單據上有著重要信息,分析這些信息可以得出公司一年里飛機、火車、酒店所有開支,差旅時間的分布、旅途的時間等對公司經營有用的數據,但是由于是紙質介質,使分析和統計很不方便,難以形成規范而有價值的差旅管理報告。4.有特定的公司在中國,現金是差旅支付的最主要模式,用于現金預付款和費用報銷。這一模式對所有類型的公司,包括跨國公司都適用。在112家受訪企業中,有52%的受訪跨國企業、86%的民營企業和91%的國有企業表示進行現金預付款并用現金支付差旅報銷費用,這與世界其它地方的公司依賴于企業信用卡作為最主要的支付方式形成了鮮明對比。現代旅行管理的實施1.差旅政策的制定企業差旅政策的制定體現了公司差旅費用支出的具體原則,涉及到旅行安排、付款方式、差旅開銷及支出的處理程序等。在差旅政策中應有以下條款:員工出差的審批、出差員工的職責、旅行指南、交通工具的選擇、機票和酒店預訂系統選擇、住宿標準、員工安全及保險條款、同行家屬費用條款、信用卡和現金使用條款、出差餐飲條款、電話費及出租車費條款、報銷程序條款、可以選用的差旅行程預訂系統、協議酒店名單、協議航空公司名單等,差旅政策條款應盡量細化以方便嵌入差旅預訂系統,從而保證良好的執行效果。在制定差旅政策時還應注意以下問題:(1)差旅政策的制定要在分析以往差旅費用的基礎之上。通過分析以往的差旅費支出找出規律性的出差行為,例如經常入住的酒店、經常乘坐的航班、經常出差的城市,這樣可以了解到哪家航空公司可以成為指定航空公司以獲取最低機票折扣,哪個城市出差最多,哪種交通工具最方便且成本低廉,哪家酒店可以成為協議酒店以獲取最優惠的價格。(2)差旅政策制定要在節約成本和員工滿意度之間找到平衡。如果一味地控制成本挫傷了員工的工作熱情,影響了企業的整體形象,向外界傳遞了企業資金短缺的信息,這將給企業的經營帶來負面影響;如果一味地迎合員工,則會使企業差旅成本大幅提升,利潤減少,最終也會影響企業的長遠發展。因此在制定差旅政策時要充分聽取企業各方人士的意見,尤其是要傾聽經常出差員工的心聲,還要讓財務人員會同差旅經理一同參與差旅政策的制定。例如出于節約成本考慮,企業或許規定某個職位的員工出差到車程12小時以上的地區必須坐硬臥,而當時的折扣機票可能只比火車票價貴出一至兩百元錢,坐飛機則可以快速到達。出差員工傾向坐飛機出行,那樣不僅能夠得到很好的休息,又能提高工作效率。然而財務人員則會認為成本加大了,財務效率降低。針對這一矛盾,在差旅政策中可以加上如下條款:在交通工具選擇中,飛機機票折扣如果達到一定標準,可以選擇乘機旅行。另外,在差旅政策中還可以加上如下條款:嚴格出差審批,如果用電話或視頻以及電子郵件可以解決的業務堅決不批準出差;在出差時間確定的情況下,應提前數天預訂機票和酒店以獲得更為優惠的折扣等,這些條款的制定不僅能夠有效節省不必要的開支,而且也不會遭致出差人員的強烈抵制。(3)差旅政策的制定應體現企業文化。如果企業強調以人為本、上下級平等的企業文化,非常注重員工的感受,在出差規定上,也應該力求人人平等,高級管理人員和普通員工間的待遇不要過于懸殊;如果企業強調權本等級的企業文化,那么在差旅政策的制定上應為不同等級員工制定不同的差旅標準,以體現等級觀念。(4)在差旅政策的制定上要細致入微。差旅政策中應嚴格規定可以報銷的差旅費用明細以及出差人員的職責,例如出差員工必須嚴格執行差旅和住宿標準,必須在規定的時間內用規定的預訂系統完成預訂機票和酒店,并利用信用卡支付與之相關的費用并打出消費明細,必須按照規定的流程和期限報銷差旅費用,不得報銷與公司業務無關的消費支出,不得將公務艙位轉換為經濟艙位,從而為同行的配偶換取機票等。在差旅途中會遇到很多不確定因素,在差旅政策的制定上應列示安全旅行指南,與此同時應注明列示有關保險的條款以保障出差員工的權益。(5)對企業員工進行差旅政策的培訓,確保差旅政策的順利實施。差旅政策作為企業的重要公共文件應放在公司網頁,以便員工熟悉了解。在執行差旅政策時,要加強與員工的溝通,例如對新員工進行差旅政策的宣講,提供一個公司內部的論壇用以討論政策的相關條款,這樣能夠增強員工對公司差旅制度的認知和理解,并自覺遵守。2.差旅管理人員當一家企業或者企業集團每年的差旅費用達到一定規模,任命一名專門負責企業或者企業集團差旅事務的經理人員將是十分必要的。其工作職責應該包括:(1)參與制定差旅政策,負責向員工宣講差旅政策。差旅經理應配合企業差旅業務發展的需要,協同財務人員、經常出差的員工參與制定差旅政策,提出適合企業文化和業務需求的建議;差旅政策一旦確定,差旅經理所帶領的差旅管理團隊需要采用網上公示、進行培訓、和出差人員充分溝通等方式確保差旅相關人員了解該政策。(2)擔當外部商旅供應商與企業內部出差員工的中介。差旅經理所帶領的團隊有義務與每位差旅者進行溝通,使他們了解安排差旅時能夠利用哪些資源;當差旅政策中列示的供應商發生改變時,差旅部門應及時將新供應商名單告知全體員工,同時定期更新和增加差旅網頁的信息,使出差員工及時了解差旅管理部門的工作;隨時與以下供應商簽訂合同并協調關系:差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃公司、企業信用卡提供商等。(3)監控差旅活動。差旅經理需要監控、追蹤并評估公司差旅過程的各個方面,并就差旅工作質量進行管理和監督,確保差旅工作的準確性和及時性;及時妥當地安排差旅事務中遇到的特殊情況;根據差旅業務的需求,引進新的差旅服務方案并制定相應的工作計劃,以達到高效率、高標準地服務內部差旅員工的目標;負責開發新的商旅供應商以及評估現有供應商,保證現有供應商所提供的服務能夠最大程度地滿足本企業差旅需求。3.在線線購,實現差旅信息的互聯互通一家專業的差旅公司,能夠消化企業差旅管理中較為繁瑣且專業性甚強的內部事務,而使企業將有限的精力集中于主業的開拓上。在選擇差旅管理公司時要注意以下幾點:(1)選擇經驗豐富、講求信譽的差旅管理公司。認真審閱差旅管理公司的“報價表”,確認其所提供服務的全部內容和標準是否符合公司的經營目標,是否能夠與公司的差旅政策相符合。(2)挑選具有強大網絡的差旅管理公司。網絡強大的差旅管理公司可根據企業的各種實際要求和變化對差旅活動適時進行調整和重新做出安排,以確保企業差旅活動的順利進行。(3)差旅管理公司應能夠在為企業開辟的專門網頁上提供在線預訂服務,使企業員工能夠方便地使用該系統進行機票和酒店以及行程的預訂。(4)保證企業的差旅政策與差旅管理公司的系統相整合。例如將差旅審批、各部門差旅預算、各種人員出差住宿的標準等嵌入差旅公司的預訂系統。預訂系統通過自動辨認個人賬號和個人身份證號碼,為出差員工顯示他(她)所能夠乘坐的艙位和入住的酒店,因此出差人員只需輸入事先得到的個人賬號,輸入身份證號碼即可在網上申請出差,出差申請被批準后購買機票、挑選座位、預訂賓館、租車等均不需擔心會違反企業的相關規定。企業在差旅政策中可能會要求員工在預訂時選擇最低票價,那么在預訂系統中就會有相應的提示。(5)差旅管理公司應能用電子郵件將旅行路線圖以及機票確認號碼發送給即將出差的員工,而員工也可利用在線預訂系統、打印確認函確認電子機票和酒店的預訂是否成功。(6)差旅管理公司的預訂系統能夠與企業的網上報銷系統、企業的ERP系統,網上銀行實現數據的共享,從而最大程度地避免信息孤島,提高工作效率,規避風險。(7)差旅管理公司將能提供除預訂行程以外的其他增值服務,例如提供差旅管理報告以便于企業對各種出差數據進行分析、協同企業差旅經理分析現有差旅政策的合理性并提出改進建議、利用企業消費的數據向航空公司和酒店議價,為企業爭取最優惠的價格。4.通過對基本型對公務消費的管理,提高了成本控制的效果信用卡能夠有效地幫助企業管理日常開支,如機票、酒店住宿、餐飲以至辦公用品的支出等,為企業省時省錢。采用信用卡結算機票和酒店等一系列差旅費支出能使企業透過此卡所提供的全面性綜合報告,對賬項一目了然,掌握全盤開支,也免除了預借現金、歸還現金的環節。由于信用卡具有免息期的功能,也避免了占用企業流動資金,能夠有效地提高企業資金的使用效率。具體做法是為企業不同級別的人員辦理不同信用額度的信用卡。企業工作人員外出公務消費時,可以不再預借現金,而是持信用卡先行刷卡支付,并取得發票及刷卡憑證,出差回來后通過網上提請單位財務進行報銷,單位財務審核無誤后將在銀行預先確定的信用卡還款日前將款項打入工作人員信用卡賬戶。由于企業財務人員可以通過專門的信用卡支持系統直接查詢該工作人員公務消費的時間、地點、消費金額、商戶名稱等十多項明細信息,并與發票及刷卡憑證一一核對審核,杜絕利用虛假發票報銷等漏洞,提高了差旅費用支出的透明度,并在一定程度上起到了成本控制的作用。有的企業擔心公卡私用,其實這個問題很好解決,只要在差旅政策中規定可以報銷的明細項目和消費限額,如果出差人員的消費不符合差旅政策,那么他(她)多花費的錢應自動從其下月工資中扣除。當企業選擇信用卡發卡行時應考慮免息期是否足夠長、是否能夠提供較為完善的網上銀行服務,從而便于企業在網上進行消費明細的查詢、還款,并能夠方便地將交易數據下載至企業會計系統,極大地方便企業對差旅費用的管理。5.中小型企業的差旅管理系統近年來航空機票實現了電子化,各家酒店開始建立電子商務平臺,在其開放式的網絡平臺上查詢價格、預訂房間、查看消費報表和消費記錄成為可能。分銷渠道的價格優勢已經不像以前那樣突出,因此一些中小型企業開始轉向使用軟件公司開發的網上差旅管理系統,這個系統可以使差旅計劃制定、預訂機票和酒店全部自動化,這種差旅管理系統與企業ERP系統、人力資源系統等能夠做到無縫聯接,前提是全部采用一家公司的軟件。