特殊載體檔案管理規定特殊載體檔案管理規定1范圍本標準規定了對特殊載體檔案的立卷、歸檔、整理、保管、鑒定、統計、利用等要求。本標準適用于****公司及所屬各單位特殊載體檔案的管理。2規范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。《照片檔案管理規范》GB/T11821-89《****數碼照片檔案管理辦法（試行）》****字〔2019〕14號《****實物檔案管理辦法（試行）》****字〔2019〕14號3名詞術語3．1特殊載體檔案：企業在黨政活動、生產建設、科學研究、**開發及其他重大活動中直接形成的，具有保存價值的，按一定原則和要求系統整理，以紙質檔案以外的貯存在特殊載體上的反映本單位形式的歷史記錄，包括照片（包括數碼照片）、磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤、底片、錄音帶、錄像帶、禮品等。4歸檔范圍4．1上級機關領導人到本地、本單位視察工作或從事其他工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、題詞、簽名、禮品等其他實物；4．2本單位主要領導人在其重大活動中的照片、錄音帶、錄像帶。4．3外賓訪問本地、本單位的照片、錄音帶、錄像帶、題詞、簽名、贈送的其他實物；4．4本單位勞動模范、知名人士和受上級表彰的先進人物及其在重要活動中的照片、錄音帶、錄像帶；4．5本單位舉行的重要會議和重大紀念、慶祝活動的照片、錄音帶、錄像帶；4．6本單位在涉外活動中的照片、錄音帶、錄像帶4．7本單位榮獲省級以上獎勵的文藝創作節（劇）目、體育運動項目以及在國內外參加表演競賽等活動的照片、錄音帶、錄像帶；4．8本單位在**開發中，榮獲公司級以上獎勵的科研成果、名優特產品的照片、錄像帶；4．9國內外著名專家、學者、藝術家、知名人士在本地、本單位講話、表演及從事其他重要活動的照片、錄音帶、錄像帶4．10本單位專家、學者參加國內外重大學術活動和被授予榮譽學位、榮譽稱號的照片、錄音帶、錄像帶4．11本單位榮獲縣級以上領導機關授予的獎品、證書的照片、錄像帶4．12本單位參加省級以上展覽會的展品的照片、錄像帶4．13記錄本單位重要工程的基地原貌、建設過程以及竣工驗收的照片、錄音帶、錄像帶等其它實物。4．14本單位名稱牌匾的照片4．15本單位活動中自己錄制形成的多媒體文件和新聞部門錄制、拍攝的反映本單位重大事件的專題紀錄片、錄像片等。4．16散存在社會上和個人手中的，具有重要歷史意義和保存價值的照片、錄音帶、錄像帶4．17本單位廢止使用的各類印章。5歸檔要求5.1特殊載體檔案在形成后一個月內歸檔。5.2各單位要將接收和保存的紙質照片刻錄到只讀光盤上，光盤要求采用獨立包裝的優質光盤，一式兩套，一套留存，一套移交技術檔案館。5.3數碼照片由各單位檔案室按形成時間的先后順序相對集中，刻錄到光盤上，光盤要求采用獨立包裝的優質光盤，每半年一次，一式兩套，一套留存，一套移交技術檔案館。6歸檔程序6.1歸檔程序。歸檔單位制作“文件材料歸檔清單”，包括：序號、題名、文號、責任者、日期、頁數、保管期限、保密期限、歸檔單位等內容，打印出一式兩份，同電子版本清單一并歸檔。6.2光盤還需要填寫“歸檔電子文件登記表”、“歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表”（格式見電子文件歸檔與檔案管理規定Q/SYTH0393——2019）。6.3對照歸檔清單核對檔案，無誤后，雙方簽字，各存一份清單備查。7特殊載體檔案的整理7.1特殊載體檔案的整理原則是先區分載體在按分類類別區分，保持檔案間的有機聯系和自然形成規律，方便管理利用。7.2特殊載體檔案的整理7.2.1特殊載體檔案必須按照《****檔案實體分類規則》、《特殊載體檔案管理規范》分類、?編號，單獨排列存放。保管期限按照《文件材料歸檔范圍及保管期限》（《文書檔案管理規范》附錄A）內容執行。7.2.2歸檔的特殊載體文件材料都應編制說明文字。?一般以單盤盒帶或照片自然張為單元編寫文字說明，由同一事件形成的多盤（盒）錄音帶、錄像帶、光盤或多張照片，要編寫總（專題）?說明。文字說明的成分包括事由、時間、地點、人物（姓名、職務稱謂）、背景、制作者等要素。在總（專題）說明范圍內的每張照片、每盤錄音、錄像帶、光盤，仍要編寫簡單的分說明或盒內目錄。7.2.3照片、底片檔案應裝入專用的中性紙卡、紙袋中。特殊規格的照片、底片用軟紙襯墊后卷放在專用的卷軸上，套上牛皮紙套另外保存。7.2.4照片檔案按照問題（事件）集中，按時間順序或重要程度排列。7.2.5特殊載體檔案應根據保管單位的主要內容擬寫題名，?題名應精煉、概括，一般不超過50個字。題名應包括事由、時間、地點、人物等基本要素。7.2.6特殊載體檔案的保管期限同紙質檔案。7.3編號7.3.1錄音、錄像檔案的整理7.3.