合同管理制度第一章總則為規范公司合同管理，防止、減少和及時解決合同糾紛，維護公司的正當權益，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》及有關法律法規，結合公司實際狀況，特制訂本管理制度。合同管理是公司管理的一項重要內容，做好合同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的獲得有著主動的意義。合同經辦人和被授權人以及其它有關人員，都必須嚴格執行本制度。公司各部門與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經濟活動和非經濟活動所訂立的各類合同、合同、章程等均恪守本制度。公司內部訂立的多個合同及勞動合同的管理，參考本制度執行。公司對外經濟業務往來的交易行為應以書面形式訂立合同，涉及但不限于下列各類經濟業務：依法對外投資或接受投資。依法借入或借出款項（公司之間不得拆借資金）。（三）分兩次以上收（付）款的業務。

（四）服務期限在一種月以上的單次收（付）款業務。

（五）日常辦公家具、電子設備采購、勞務、服務、零星裝修、維修等業務。合同的訂立、推行、變更、解除必須恪守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規、規章和制度。參加公司合同訂立、管理工作的全部人員，應當恪守公司有關保密制度。公司訂立和推行合同，應當符合國家法律、法規和其它規范性文獻的規定，遵照協商一致、平等互利的原則。第二章機構設立及職責劃分公司綜合管理部為合同檔案儲存保管部門，具體職責以下：協助有關部門解決合同糾紛、調解、仲裁、訴訟等。對已推行完畢的合同裝訂成冊，分別整頓歸檔。負責合同歸檔、分發、復印、調閱等日常合同檔案管理工作。公司合約部是合同歸口管理部門，具體職責以下：草擬公司合同管理制度。協助業務部門擬定業務格式合同和重大或特殊合同。審查合同承接部門擬定的合同具體條款并提出修改意見。協助業務經辦部門依法訂立、變更、解除合同。負責合同專用印章管理并對經法定代表人同意訂立的合同加蓋印章。對公司訂立的各類合同進行統一編號并分發。解決合同爭議及糾紛案件。負責監督合同推行狀況。合同承接部門職責以下：起草原則合同文本。審核合同當事人主體資格和保管其資信證明文獻復印件，將資信證明原件交綜合管理部歸檔。依法推行合同，負責合同推行的全過程管理。負責牽頭解決合同爭議及糾紛案件。負責申請及辦理合同文本審核、審批手續以及簽章、移交工作。財務管理部的重要職責對確屬公司訂立并正當生效的合同，財務管理部應及時結算。對于公司先推行付款義務，有預付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件，財務管理部不予以付款。按照合同商定，對方需先推行義務，我方重要為付款義務的合同，沒有充足證據表明對方已完全推行對應的合同義務時，財務管理部不予以付款。合同的擬定承接部門擬定擬交易事項前，具體項目的業務經辦人應將擬進行交易的狀況向部門負責人報告，報告的內容涉及但不限于：擬定交易的標的、交易對方的基本狀況、交易行為的可行性分析。承接部門負責人在收到報告材料或聽取報告后決定與否立項。經辦人員的盡職調查及催促義務合同立項后，為確保合同推行，防備風險發生，經辦人員應對涉及但不限于下列事項進行盡職調查，收集對應資料，根據狀況出具對應調查報告：（一）合同對方主體資格及簽約人資格：1、經辦人應收集有關證明材料，如對方營業執照、法人身份證等證明復印件。2、簽約人是法定代表人，需出具法定代表人身份證或身份證復印件；簽約人是委托代理人的，需出具由法定代表人訂立的授權委托書并加蓋公司公章，同時審查其與否含有代理人身份和資格，代理行為與否超越了代理權限，代理權與否超出代理期限。

（二）合同對方資信狀況及履約能力：對于重大經濟合同和大額支出，根據具體狀況可審核對方近期經營年報表、資產負債表、損益表、利潤表、全部者權益表（若需要）、資信證明（若需要）、業績狀況、有業務往來的金融機構出具的資信證明。

（三）擬交易標的狀況。（四）合同對方授權狀況。依該項交易需要調查的其它事項。當經辦人不含有盡職調查能力和權限時，能夠上報公司領導后依法聘任專業機構的人員進行盡職調查。經辦人員的其它義務：（一）經辦人員應將收集的上述全部有關資料發送電子版或掃描版至公司綜合管理部、合約部各自使用的電子郵箱及法律顧問電子郵箱。（二）催促合同對方及時推行付款義務。協商談判承接部門負責人應對重要事項與合同對方協商談判，根據協商談判的進程及交易需要，可與合同對方形成談判紀要、意向書或框架合同等文獻。經談判協商，談判各方就交易的重要事項達成一致，承接部門可根據交易狀況自行擬定合同初稿。擬定的合同普通應當符合下列規定：合同主體合格。合同重要條款齊備。合同重要條款涉及但不限于下列內容：簽約日期、合同標的、數量、質量、推行期限、簽約地點、支付方式、履約擔保以及違約責任、爭議解決、生效條件、法律合用等。雙方的權利義務明確。言詞規范簡潔、意思體現精確。合同的審核、審批承接部門負責人對合同的審核內容涉及：簽約方資質、合同重要條款、技術內容等。財務管理部負責審核下列內容：合同事項與否在年度預算范疇內。合同交易對納稅的影響，有無稅務成本更優化的交易方式，并論證其可行性。合同中有關收付款條款與否符合公司有關規定，并考慮對公司資金和納稅時間的影響。審核合同中有關發票的獲得、開具、發票種類、時間等問題。法律顧問對合同審核內容涉及：（一）簽約資格審核:主體資格：研究經辦人所發送的電子郵件中的有關文獻，在認為簽約主體資格有重大問題或法律障礙時通過電子郵件或口頭方式提示公司經辦人、綜合管理部或合約部注意有關風險。合同內容審核：1、合同的正當性。涉及：對方有無訂立、推行該合同的權利能力和行為能力;合同內容與否符合國家法律、政策和本制度規定;雙方權利、義務與否平等;訂立程序與否符正當律規定。2、合同的嚴密性。涉及：合同應含有的條款要明確齊全;措辭要精確、嚴謹、簡潔；內容涉及：標的、數量、質量、價款或酬勞、推行期限、地點和方式、違約責任和爭議解決方法等。3、合同的可行性。涉及：對方與否含有推行合同的法律條件;合同非正常推行時可能受到的經濟損失。合同審批程序：（一）公司訂立的全部合同均需由法定代表人審批同意方可訂立。法定代表人授權總經理審批的，由總經理審批同意后方可訂立。（二）承接部門負責人或經辦人經法定代表人授權后方可在授權范疇內對外訂立合同。（三）被授權人應事先填寫《合同用印審批表》和《用印申請表》，按照合同審核、審批流程，有關負責人在《合同用印審批表》上訂立意見后方可報法定代表人審查同意。（四）需報總經理辦公會或董事會審批的，應先由被授權人將合同文本及有關資料、附件等，一并向總經理辦公會或董事會進行狀況報告，經同意后方可訂立。第五章合同授權委托管理公司對外合同（涉及合同、契約等）由法定代表人或被授權人訂立，未經授權委托，任何人不得對外訂立合同（法定代表人直接訂立的合同除外）。

任何未經公司法定代表人授權而以公司名義訂立的合同均為無效合同，但事后公司予以追認的除外。

被授權人在授權范疇和期限內訂立合同，不得私自超越授權權限從事經營活動，委托代理人不得再另行委托別人辦理授權委托業務。

被授權人的重要職責：（一）被授權人在訂立合同前，必須認真理解對方當事人的狀況，做到既考慮公司的經濟效益，又考慮對方的推行能力和實際條件，確保所簽合同有效執行。（二）被授權人在授權范疇內負責談判、訂立合同，既不能違章越權，也不能消極推諉。（三）對須報請上級領導審批的合同，被授權人負責辦理申報手續，提出本人意見并對本人意見負責。（四）在授權委托范疇內訂立合同，并對所訂立合同的正當性、完整性、可行性負責。（五）對所簽合同的全方面推行進行跟蹤、監督、管理。依法、依公司制度辦理合同變更、解除及清算等有關手續。（六）對推行中發現問題的，被授權人需立刻上報、并主動想方法解決，對發生的合同糾紛負責解決好或協助有關部門解決。（七）負責保管好本人所簽的合同資料，在合同訂立后交綜合管理部歸檔。合同承接部門在審簽合同前，提出授權委托申請，由綜合管理部負責辦理授權委托手續。

《授權委托書》只限本人在訂立合同時使用，不得涂改、轉借或代做他用。被授權人實施損害公司正當權益的行為或不適宜擔任委托代理工作的，法定代表人有權隨時終止代理關系?！妒跈辔袝芬皇絻煞?，一份留在綜合管理部備查，另一份交被授權人作為代理人的法律根據。

第六章合同的訂立公司各有關部門對外訂立合同，必須獲得法定代表人同意并書面授權后方可訂立。被授權人在訂立合時必須對公司負責，并在授權范疇內行使簽約權，超越代理權限和非法委托人均無權對外訂立合同。承接部門需組織對應的準備工作，如市場調研、詢價比價，以及合同的預算書審查，做好合同訂立前的其它必要工作。訂立合同時必須恪守國家的法律、政策及有關規定。必須貫徹“協商一致、平等互利”的原則。公司對外訂立合同一律采用書面形式，合約部將合同統一進行分類持續編號后加蓋合同專用章，并登記“用印申請臺賬”，更新合同管理臺賬。在訂立合同時，當事雙方的權利和義務的規定必須明確、具體，做到語言規范、筆跡清晰，條款完整，用語精確、無歧義。合同內容應注意下列問題：（一）起首部分，注意寫明簽約雙方的全稱、簽約時間、簽約地點和法定代表人或授權代理人、固定聯系電話等內容。（二）正文部分，注意明確標注合同事項、推行期限及合同金額；有法定違約金的按規定寫明，法律沒有規定或規定不具體的，應具體寫明商定的違約金數額、支付比例及計算辦法。（三）結尾部分，注意雙方都必須使用合格的印章(公章或合同專用章)，不得使用財務章或業務章等不合格印章。單份合同文本達兩頁以上的必須加蓋騎縫章。法定代表人或被授權人需親自在合同上簽字。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。任何人對外訂立合同，都必須以維護我司正當權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在訂立合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。第七章合同的推行合同訂立后，即含有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重疊同、守信譽”的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際推行或全方面推行。合同承接部門負責組織、協調合同規定的公司義務的全方面推行。對有推行期限或分批次推行的合同，應及時檢查、跟蹤合同推行進度。若合同推行出現問題，將履約狀況上報合約部，重大事項還需上報合同承接部門分管領導，采用必要方法，盡量的減少損失，必要時，邀請法律事務崗參加商討。對應驗收的標的物，由承接部門驗收后訂立驗收合格單。對驗收不合格或與合同規定不符的標的物，應由承接部門即時提出書面意見，按國家規定或合同商定的時間向對方提出異議，盡快采用適宜方法解決。財務管理部協同合同經辦人進行合同的推行，合同承接部門經辦人定時與財務管理部核對收付款狀況。合同推行完畢的原則，應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的，普通應以物資交清、工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。合約部負責監督合同推行狀況，合同承接部門定時向合約部報送合同的推行狀況。第八章合同的變更、解除及糾紛解決合同雖已訂立，但發現顯失公平、重大誤解或對方有欺詐行為，嚴重損害公司利益的，合同承接部門能夠會同合同歸口管理部門及時向公司領導進行狀況報告，并與對方協商變更或解除合同，主動采用正當有效的方法，制止危害行為的發生。必要時由合約部依法向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟予以合同變更或撤銷。在合同推行過程中碰到困難的，合同雙方首先應盡一切努力克服困難，極力保障合同的正常推行。如實際推行或適宜推行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商解決。有下列情形之一的，合同的權利義務終止：（一）債務已經按照商定推行。（二）債務互相抵銷。（三）債務人依法將標的物提存。（四）債權人免去債務。（五）法律規定或者當事人商定終止的其它情形。有下列情形之一的，雙方能夠解除合同：（一）因不可抗力致使不能實現合同目的。（二）在推行期限屆滿之前，合同對方明確表達或者以自己的行為表明不推行重要債務。（三）合同對方遲延推行重要債務，經催告后在合理期限內仍未推行。（四）合同對方遲延推行債務或者有其它違約行為致使不能實現合同目的。（五）董事長或總經理基于公司利益的考慮，認為應當解除合同的。（六）合同商定的其它能夠解除合同的情形。對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護我司正當權益出發，從嚴控制。變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，并應在公司內辦理有關手續。變更、解除合同的手續，應按本制度的審批權限和程序執行。當合同需要發生合同變更、解除時，由合同承接部門跟進合同變更、解除信息，并以書面形式告知合同對方。經雙方協商變更、解除合同的內容，必須訂立書面合同，口頭形式無效。訂立的補充合同按正常合同依本制度的規定辦理手續，作為原合同的附件進行存檔管理。變更、解除合同的合同在未達成或未同意之前，原合同仍有效，仍應繼續推行。但特殊狀況經雙方一致同意的例外。因變更、解除合同而使公司的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，應由對方承當對應的經濟賠償責任，并在變更、解除合同的合同書中明確規定賠償金額。合同的權利義務終止或后，業務經辦人（被授權人）應當根據交易習慣推行告知、協助、保密等義務。公司如有以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的人員，一經發現，從嚴懲處。合同發生糾紛時，合同承接部門應在規定時效內與合同對方協商或調解，并應由合約部負責人與法律事務崗共同參加。經雙方協商達成一致意見的，合同承接部門根據總經理辦公會批復意見與對方協商，編制合同補充、變更及解除的“合同文本”，按照合同審核審批程序進行申報，由雙辦法定代表人或其授權人簽章并加蓋合同專用章后生效。合同糾紛經協商無法解決的，合約部應以合同商定選擇仲裁或訴訟方式解決，合同承接部門協助合約部辦理。第九章合同檔案管理與合同借閱合同作為公司對外經濟活動的重要法律根據和公司內部明確職責的憑證，全部有關人員需保守合同秘密。合同訂立具體份數按實際狀況擬定，原則上最少留存貳份原件。合同訂立完畢，業務經辦人在合同訂立的當天將合同文本的全部原件交給合約部，合同承接部門留存一份合同復印件，合約部留存一份，并轉給財務管理部一份備案，作為財務收付款等業務的根據。每月30日前，合約部將執行完畢的合同及資料進行匯總，并移交至綜合管理部進行歸檔，交接雙方當面檢查合格后，綜合管理部經辦人填寫“文獻歸檔記錄表”，雙方簽字確認后，綜合管理部進行歸檔保存。合約部負責管理未推行完畢的合同。對外訂立合同加蓋的印章，除特殊狀況使用公章外，一律使用合同專用章，其它印