第2講管理的計劃職能（一）【本講重點】計劃的內(nèi)容計劃的作用計劃的形式計劃的過程目標及其制訂計劃的內(nèi)容計劃是籌謀、預謀、企劃、策劃等等一系列的腦力活動。簡單講，計劃就是“謀”。謀些什么呢無非是：我是誰我如何行事我要到哪里去我怎樣去【管理名言】策之而知得失之計，作之而知動靜之理，形之而知死生之地，角之而知有余不足之處。——《孫子兵法》計劃是管理的首要活動，這幾個問題與企業(yè)管理有聯(lián)系嗎其實這個“我”代指計劃的主體，可以代表一個企業(yè)，也可以代表企業(yè)的高層管理者，或者組織中任何層次的管理者。管理中的計劃活動是每一個管理者所必須從事的活動，亦即從事管理活動必須首先從思考開始，“凡事預則立，不預則廢”也就是這個意思。那么計劃的四個內(nèi)容分別是什么含義呢我是誰“我是誰”也就是對自己所在的組織、部門以及對自己所承擔的責任的基本定位問題。我們在做事情的時候，很多情況下會馬上想到“我應當如何做”，但是假如對自己的定位尚不清楚，何談如何去做即使花了很大工夫，也許所做非所求，所以計劃應始于回答“我是誰”。我如何行事組織就像人一樣，也有它做事的準則或者信條，所以“我如何行事”這個問題，涉及到一個組織的基本價值觀問題。我要到哪里去“我要到哪里去”意味著確定組織的目標，確定所要追求的終點。我怎樣去這意味著對實現(xiàn)目標途徑的考慮。所以說管理的計劃活動是管理的首要活動，對“我是誰、我如何行事、我要到哪里去、我怎樣去”這些問題的回答構成了管理的計劃工作所要得到的建設成果，例如組織的使命、組織的基本價值觀、組織的目標、組織的戰(zhàn)略途徑等等。計劃的作用從邏輯上來講，管理始于計劃活動，沒有計劃實際上就談不上管理。管理計劃活動的作用包括以下幾個方面：計劃對組織的作用有效的計劃可以幫助組織有效應對不確定性和風險。當今的組織處在一個高度變化的時代，變化就意味著有風險，風險的存在就有可能使組織的經(jīng)營活動遭受挫折甚至失敗。假如對這些不確定性和風險沒有預先防范，就很難保證組織目標的實現(xiàn)。【案例】國外某老生從事的職業(yè)是一家飛機制造廠的飛機試飛員。在他60多歲光榮退休之后，報紙、廣告、電臺等媒體紛紛前往采訪。這是一個傳奇式的人物，據(jù)說跟他一起從事這個行當?shù)幕锇閭冇械囊蚴鹿识陈毩耍械挠捎诎l(fā)生事故而身患殘疾，而這位老先生，盡管經(jīng)歷了很多次事故和意外，但都化險為夷。媒體記者問他有什么訣竅比別人做得更好：“為什么別人在各種各樣的災難面前躲不過去，而你卻能化險為夷呢”這位老先生解釋道：“我有一個習慣，就是我在每次執(zhí)行任務之前都會做腦操。我會設想可能出現(xiàn)的各種情況，假如出現(xiàn)某種不測的時候，我應當如何應對，假如發(fā)生某種意外的時候，我如何處理才是最佳的選擇。每次執(zhí)行任務之前，我都會閉上眼睛進行這樣的冥想。所以在很多次執(zhí)行任務過程中，盡管碰到了意外，但對我來講，卻是意料之中的事。”這個例子多少能說明管理計劃所起的作用。在組織面臨不確定性和風險的時候，經(jīng)過周密的計劃可以把這種不確定性和風險降到最低程度。計劃對人們活動的作用有效的計劃有助于把人們的活動統(tǒng)一到共同的目標上。組織是由許多人構成的，怎樣能夠讓人們步調(diào)一致地朝共同的目標努力呢怎樣才不至于使人們的努力彼此相抵消呢這在很大程度上依賴于計劃。計劃對組織活動的作用有效的計劃有助于使組織活動經(jīng)濟合理。組織活動假如不能盈利，就像一個人體沒有血液一樣，無法生存。所以組織的各項活動能夠經(jīng)濟合理，是維系組織存在的一個前提。要實現(xiàn)這個目的，在很大程度上也依賴于計劃。計劃對控制的作用計劃構成了控制的基礎。控制意味著使事情按計劃進行，可以想象，假如沒有周密的計劃，又如何來控制呢這就是強調(diào)要進行有效的計劃活動的理由，或者是計劃的幾個作用。計劃活動構成了管理的基本活動，是管理的首要活動。計劃的形式通過計劃活動，我們得到了大量的與組織的目標和途徑有關的東西，例如組織的使命、組織的目標、組織的戰(zhàn)略、組織的程序、組織的預算、組織的規(guī)劃、組織的方針等等。諸如此類都稱為計劃的形式。各種計劃形式的具體涵義需要簡單地加以解釋。程序組織里的程序，是由一個個步驟構成的一種規(guī)定或安排。例如新產(chǎn)品開發(fā)程序，重要元器件的采購程序，職工的請假程序，新員工的招聘程序等等。戰(zhàn)略戰(zhàn)略是實現(xiàn)目標途徑的一種規(guī)劃，是從總體上對組織的資源（人、財、物等等），針對一定的目標進行的規(guī)劃。方針方針，顧名思義即方向和指針。企業(yè)的方針指明了一段時間內(nèi)一個企業(yè)所從事的活動的終點或者方向。應當強調(diào)的是，很多企業(yè)在制定方針的時候，容易把它做成一種表面上的、口號化的東西。一個有效的方針必須能夠加以分解，這樣才可以起到方針的作用。也就是說，方針的表述盡管只有一句話，但是所表達的內(nèi)容應當能夠落實到每一個部門，甚至每一個人的行動上。只有這樣才可叫做方針。籠統(tǒng)地講市場占有率第一、要做最好的產(chǎn)品提供者、要使我們的產(chǎn)品成為首選產(chǎn)品等等，都是一些口號，很難作為方針。【自檢】某企業(yè)制定了這樣的企業(yè)方針：質量第一，顧客滿意。后來又更改為：打好基礎，抓住重點，持續(xù)改進，全員參與。根據(jù)自己的理解，對該企業(yè)修改前后的方針進行對比評價。修改前的方針實際上不是好不好的問題。當然這個質量方針表達了企業(yè)對顧客、對產(chǎn)品的一種態(tài)度，還是值得贊許的。但是問題在于這樣的方針沒法落實到人們的行動上，而不能落實到人們的行動上的方針又有什么意義呢后一種表述就是一個相當不錯的方針，前后相比，后一種表述最大的好處就在于可以具體落實在人們的行動上，可以具體落實為一些項目性的工作，可以有始有終，可以來驗證。例如“打好基礎”這四個字可以落實為幾個方面的工作，包括企業(yè)的標準化工作，就是把企業(yè)所有的重復性事物統(tǒng)一起來。標準化是企業(yè)管理的基礎，假如重復性工作沒有統(tǒng)一的程序安排，很難有所改進。再例如信息方面的工作，一個企業(yè)的管理要上臺階，信息方面沒有保證是很難做到的。沒有好的信息系統(tǒng)對一個企業(yè)來講就好像一個聾子或瞎子，無法對環(huán)境進行有效的反應。打好基礎還可以體現(xiàn)為培訓工作。在企業(yè)里職工常常在操作時出現(xiàn)問題，結果導致產(chǎn)品出現(xiàn)故障甚至報廢。大多數(shù)情況下，都是由于人們沒有足夠充分的技能造成的。沒有充分的技能是由于企業(yè)的培訓不足造成的。因此“打好基礎”可以直接分解為幾個方面的具體工作。再如“操作重點”也是有所指的。在企業(yè)里存在著一些老大難的問題，每年在年終總結都會提到這些問題，但是長期得不到解決，因此會影響企業(yè)的競爭力。從抓住重點的方針出發(fā)，可以對它進行分解，列出專門的項目，可以用項目管理的方式規(guī)定專門的資源和人員，規(guī)定什么時間開始，什么時間結束。這樣才能保證這些老大難的問題真正得到解決。而這些問題的解決會使企業(yè)的競爭力上一個臺階。其他兩個方面也具有同樣的作用。例如“持續(xù)改進”可以體現(xiàn)到員工群眾性的改進活動中。例如應該形成一種制度，多久要開一次小組會議等等。所以后一種方針的表述，從管理的角度來說比前一種就要好得多了，因為它能夠把方針落實到人們的行動上，落實到每一個部門，甚至每一個人的身上。這種把企業(yè)的總的方針目標，層層分解，從而落實到每一個部門，每一個層次，每一個個人上這在管理中叫做方針目標展開。這是管理中的一項基本的技術。依靠這項技術才能使企業(yè)步調(diào)一致，上下統(tǒng)一，才能做到企業(yè)的長遠目標、遠大設想能真正地落實到日常的行動上。【自檢】試對自己企業(yè)的某些方針目標加以展開，層層分解，落實到人們的行動上。方針目標：分解：規(guī)則規(guī)則跟方針不同。方針通常指出一個方向，有裁量的余地，有一定的自由度。但是規(guī)則常常表現(xiàn)為一種限制，沒有裁量的自由。管理中計劃的各種形式與日常生活中所使用的涵義略有不同。這要加以注意。計劃的過程管理的計劃職能在管理學課程中內(nèi)容最豐富，那么這些內(nèi)容之間有什么關系、為什么要編排這些內(nèi)容呢怎樣才能有效地理解這些內(nèi)容呢了解了計劃的過程，有助于把握管理的計劃職能中各部分內(nèi)容的內(nèi)在邏輯及其構成。計劃的過程體現(xiàn)為這樣幾個步驟：估量自身計劃的過程始于對自身的估量或者叫估量自身，也就是說在謀求任何行動之前，要明確自己的長處是什么，短處是什么，核心能力是什么。在這個基礎上，才能進一步謀劃別的內(nèi)容。設定目標在對自身估量的基礎上，可以設定企業(yè)的目標，也就是回答“我要到何處去”的問題。了解環(huán)境在明確目標的基礎上，還得了解企業(yè)所處的環(huán)境。這里的環(huán)境既包括外部環(huán)境，也包括內(nèi)部環(huán)境，需要做SWOT分析，得考慮一下外部有哪些威脅和機會，內(nèi)部有哪些優(yōu)勢和弱點。備選方案在了解環(huán)境的基礎上，針對所提出的目標，要盡可能多的提出各種各樣的備選方案，也就是實現(xiàn)目標的各種途徑。在管理中主張實現(xiàn)目標的途徑在思考階段越多越好。因為途徑越多，越有利于選擇，越有利于通過組織成員的集思廣益，選擇出最優(yōu)的途徑。如果實現(xiàn)目標的途徑只有唯一的選擇，很可能這就是一個錯誤的選擇。所以在選擇實現(xiàn)目標的途徑時，要集思廣益，要想辦法提出各種各樣的方案。選擇方案在了解實現(xiàn)目標的各種途徑的基礎上，根據(jù)一定的準則對實現(xiàn)目標的途徑進行分析和評價，選出最好的方案。所謂一定的評定準則是用來判斷計劃途徑好壞的依據(jù)，例如成本、速度、顧客滿意度、技術的可行性、價格等因素，根據(jù)這些因素來判斷一個計劃方案的優(yōu)劣。在對各種備選方案進行評估的基礎上，可以根據(jù)評定準則選出一個相對來講最好的方案。預算有了最好的方案意味著選定了實現(xiàn)目標的一個概略的方向，一個大的思路。要實現(xiàn)這個思路，還必須把它細化成各種各樣的具體辦法，最終計劃方案應當能夠落實到數(shù)字上，要用數(shù)字把它表達出來。通常這種計劃方案的數(shù)字化叫做預算。這就是計劃過程所遵循的一個基本的邏輯過程。不管是從事大的項目，還是進行很小的工作，一般來說，只要是制定計劃，通常總會有意無意地遵循這樣的邏輯步驟。了解了計劃的步驟，有助于我們掌握管理的計劃職能內(nèi)容的構成。從對計劃過程的步驟中可以看出，這里面涉及到一個基本定位的問題，也就是說要了解企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢，要對自身有所認識；涉及到對環(huán)境的分析問題；涉及到目標選擇的問題；涉及到對各種各樣的方案進行謀劃和制定的問題，以及對選出來的方案進行分析評價和抉擇的問題；最后還涉及到如何落實預算的問題。在管理的計劃職能中，其內(nèi)容的構成有這樣幾個方面：目標、環(huán)境分析、預測、戰(zhàn)略、決策等。為了實現(xiàn)一定的目標，從諸多備選方案中選擇可行方案的過程，在管理中就叫做決策。所以了解了管理的計劃過程，有助于了解計劃內(nèi)容的構成，有助于我們更好地了解計劃內(nèi)容之間的聯(lián)系，也有助于自學。

自檢】選擇一個項目任務，按照計劃過程的六個步驟，制定出一個切實可行的預算方案。步驟措施估量自身本企業(yè)的優(yōu)勢：劣勢：核心能力：其他：設定目標目標表述：了解環(huán)境SWOT分析：內(nèi)部優(yōu)勢（S）：劣勢（W）：外部機會（0）：威脅（T）：備選方案方案1：方案2：方案3：方案4：選擇方案（請在取佳方案前的□內(nèi)打V）成本速度顧客滿意度技術的可行性價格□方案1?????□方案2?????□方案3?????□方案4?????□……?????預算所需總資金：元（詳細預算請另外列表）目標及其制訂目標是管理的終點，也是管理的出發(fā)點。管理意味著帶領他人去實現(xiàn)目標，所以沒有明確的目標，在一定意義上就談不上是管理。目標也是區(qū)分有無管理的一個尺度，假如一個企業(yè)里沒有一套明確的上下協(xié)調(diào)的目標，這樣的企業(yè)很難有高水平的管理。目標的作用明確的目標有這樣一些作用：指明方向它可以為組織指明一個方向，組織今后的活動全是指向目標的。激勵作用明確的目標對組織成員可以起到激勵作用。如果有一個目標在召喚，你做某種事情的時候就會感到有無窮的力量。使組織構成有機整體目標可以使組織構成一個有機的整體。企業(yè)的總目標經(jīng)過分解落實到組織的每一個部門、每一個層次上以后，組織就構成了一個受目標體系牽引的有機整體，這樣各個部門、各個部分的活動就會形成在總目標指引下的協(xié)調(diào)一致的行動。是考核的基礎企業(yè)在年初制定目標，年終常常會用這些目標對人們進行考核，根據(jù)完成情況確定獎懲標準。有效的目標應該滿足的條件目標并不是一個簡單的數(shù)字，如果考察一下，你會發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)在目標的制定方面存在問題。有效的目標至少應該滿足三個條件：短期目標必須適應或符合長期目標的要求企業(yè)的目標有長期、短期之別，有整體目標與局部目標之分。長期目標是企業(yè)真正要追求的目標，是希望未來要到達的終點，而短期目標則是始于足下的行動。企業(yè)每天每月每個部門的行動，應當是為長期目標來添磚加瓦的，短期目標的實現(xiàn)應該有利于長期目標。但是在現(xiàn)實中，要做到這點并不容易，在很多情況下，管理工作會沉湎于一些事務性的工作，長期目標會被一些短期目標所淹沒。這樣一來，無論實現(xiàn)多少短期目標，也很難促進組織長期目標的實現(xiàn)。在這種情況下，組織的短期目標和長期目標實際上被割裂開來了。在管理工作中，要注意區(qū)分兩類事情：要事和緊事。要事，顧名思義就是非常重要的事，而緊事當然指的是比較緊迫的事情。我們大量的時間常常被大量的緊事所纏繞，但是這些緊事很多無非是一些瑣碎的小事。如果不能讓緊事服從于要事，處理再多的緊事，對于長期目標也是有害無益的。因為一般來說要事盡管非常重要，但是短期內(nèi)甚至一兩年不做都可以，但是假如這些戰(zhàn)略性問題或要事長期得不到解決，企業(yè)的管理水平、企業(yè)的競爭力將永遠處在低水準狀態(tài)。所以說短期目標要服從長期目標的需要，短期目標必須服務于長期目標。目標必須是可衡量的到一定階段，目標的完成情況應該有明確的衡量標準。否則目標就失去了存在的意義。諸如“我要做最好的員工”等實際上沒有太大意義，因為這樣的目標顯然很難衡量。有效的目標必須是能夠衡量的。關于目標高低的設定制定目標究竟是高好還是低好這個問題不能簡單化。各個企業(yè)的情況不同，面對的雇員不同，所管理的事情不同，所以在設定目標的時候，有各種各樣具體的情況。但是從原則上講，目標既不能太高，也不能太低。太高了，根本沒有實現(xiàn)的可能，怎么可能產(chǎn)生激勵作用呢太低了，唾手可得，沒有挑戰(zhàn)性，同樣談不上什么激勵。所以在設定目標的時候，要“蹦一蹦夠得著”。所謂“蹦一蹦”就是要努力；而“夠得著”就是經(jīng)過努力之后，有實現(xiàn)的可能性。這樣的目標才是有效的。目標塔通常一個企業(yè)或者組織的目標，是一個多層次的體系。也就是說企業(yè)有長期的整體的目標，部門有部門的目標，班組有班組的目標，甚至最后可以分解到每一個人。企業(yè)的目標就像一個寶塔一樣，所以叫做目標塔。這個目標塔應當滿足上文提到的三個條件。圖2-1目標塔需要強調(diào)的是目標塔頂端的表現(xiàn)形式。假如把企業(yè)的目標塔描述出來，通常塔的下半截會描繪得非常詳細，而越往上越粗略。人們常把目標塔的塔尖簡單地表述為某年月日產(chǎn)值要達到多少、銷售額達到多少等等，僅僅這樣做，對一個企業(yè)來講是遠遠不夠的。誰都希望自己的企業(yè)能長久存在，現(xiàn)在很多企業(yè)提出要建設百年企業(yè)、百年公司，但是如果目標塔的塔尖只有幾年的考慮，很難想象這樣的企業(yè)能夠成為百年企業(yè)。所以對企業(yè)的未來，必須有一些更長遠的考慮。長遠目標一般來說，長遠目標即塔尖部分包括三方面的基本內(nèi)容：企業(yè)的使命（宗旨）企業(yè)的核心價值觀企業(yè)的愿景規(guī)劃（或叫愿景、旺景）這三個方面盡管看起來有些虛，有些和企業(yè)的直接工作似乎沒有特別緊密的聯(lián)系。但是，看一下那些成功或者失敗的企業(yè)，就會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)或者組織目標塔的塔尖往往是決定一個組織成敗的一個關鍵因素。企業(yè)的使命使命是一個企業(yè)之所以存在的意義，回答的就是“我是誰”的問題。很多企業(yè)和組織的問題是由于對自己缺乏清楚的了解和定位造成的。這個問題雖然看起來比較虛，但它是一個企業(yè)根本的標志。企業(yè)宗旨的表述一般都是簡單的幾句話。但是由于有了這簡單的幾句話，企業(yè)就能夠了解自己是誰，在復雜變化的環(huán)境中就不至于迷失自我，不至于偏離自己的軌道。各種各樣成功的企業(yè)或者有長久歷史的企業(yè)，通常的共性就是對“我是誰”有非常清楚的認識。【案例】迪斯尼公司對自己是誰這個問題有一個很簡單的表述，“使人們更快樂”。短短的幾個字，意味著迪斯尼公司的所有業(yè)務都是在這個圈內(nèi)的，絕不越雷池一步。有再大的誘惑，再利潤豐厚的前景，假如不符合自己的使命，它也不會去做。著名的管理咨詢公司麥肯錫對自己的使命也有一個表述，“幫助別的組織更加成功”。這短短的一句話概括了它的業(yè)務活動，概括了它的基本定位。表2-2五家企業(yè)組織使命案例企業(yè)名稱業(yè)務范圍使命華為交換機追求在電子信息領域實現(xiàn)顧客的夢想麥肯錫管理咨詢幫助別的組織更加成功沃爾瑪大型零售讓普通百姓找到富人一樣的感覺惠普高技術產(chǎn)品為人類做出技術貢獻迪斯尼各種娛樂產(chǎn)品和娛樂服務使人們更快樂反過來也可以看出，許多失敗的企業(yè)，盡管失敗的原因多種多樣，但是有相當一部分是由于對自己是誰這個問題沒有清楚的認識造成的。所以這個問題，看起來似乎很空，但卻是決定著一個企業(yè)的未來發(fā)展。企業(yè)的核心價值觀核心價值觀實際上相當于一個企業(yè)做事的信條和原則，它構成了組織成員做事的共同價值，就像過去的大家族的家訓一樣。怎樣才能使有許多人構成的群體按照組織的意愿以一致的方式行事，核心價值觀起著比較重要的作用。核心價值觀看起來也比較空，但是如果深深地理解了它的涵義你就會發(fā)現(xiàn)，對核心價值觀的表述同樣也可以體現(xiàn)到一些具體的政策和操作上。例如摩托羅拉的核心價值觀有兩條：對人的尊重和誠信，乍一看感覺好像比較空，但實際上這個核心價值觀還可以進一步分解，例如對人的尊重可以落實到很多人事政策上，例如對高年薪員工的重用，在解聘員工的時候不同工作年限得到的待遇是不同的。所以核心價值觀實際上體現(xiàn)在企業(yè)的每一個具體的政策和操作上，不是空的。企業(yè)的愿景規(guī)劃愿景規(guī)劃，也叫做愿景或旺景，來自英文的vision這個詞。關于愿景這個提法，是近年來企業(yè)界比較關注的一個問題，前幾年的一本暢銷書《第五項修煉》中，有相當一部分內(nèi)容都在討論一個共同的愿景對企業(yè)的成功具有什么意義。愿景一定意義上可以簡單地理解為是組織在未來相當長的一段時間內(nèi)的一個設想和規(guī)劃。它與目標有什么不同呢通