綜合性會展設(shè)施建設(shè)合同管理信息化的設(shè)計與實踐

隨著中國改革開放的深入，展覽近年來發(fā)展迅速，包括一些大城市的新建筑和改造中心。表1所示為近兩年來我國各地會展設(shè)施的建設(shè)情況,通過相關(guān)資料分析得出該類項目都表現(xiàn)出投資巨大、占地面積廣、規(guī)劃內(nèi)容綜合性強、項目種類復(fù)雜、參建方眾多、建設(shè)周期長、建設(shè)要求高、社會影響深遠(yuǎn)等特點。合同管理是工程項目管理的核心,貫穿于工程實施的全過程,對整個項目實施起著控制和保證的作用。然而在綜合性較強的博覽城項目建設(shè)中,傳統(tǒng)的合同管理已不能滿足業(yè)主的需要。研究表明我國合同主體的綜合競爭實力和管理水平與國際先進管理模式相比差距較大,特別是在合同管理理念、合同管理制度、合同管理信息化等方面落后于國際水平。在博覽城項目中,業(yè)主面臨的合同管理風(fēng)險更加突出,因此,建立以合同管理為核心的博覽城項目管理系統(tǒng),合理利用現(xiàn)代信息手段進行合同管理,是提高項目管理水平的重要途徑。1交易合同管理方面由于博覽城項目規(guī)劃內(nèi)容綜合性較強,通常由眾多單體項目組成,因此該類項目合同管理具有以下的固有特點:(1)合同信息數(shù)量多。博覽城項目在建設(shè)過程中會產(chǎn)生幾百份甚至上千份合同,從土地劃撥、可研設(shè)計、工程施工、建設(shè)監(jiān)理、材料供應(yīng)到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)大量的合同及相關(guān)信息。因此不僅合同數(shù)量多,而且信息量也相當(dāng)大。(2)合同管理層次多。由于博覽城所包含的單體項目多是獨立審批并且需要進行獨立的成本核算,因此除了單體項目內(nèi)部的合同結(jié)構(gòu)層次外,還出現(xiàn)了單體項目之間的結(jié)構(gòu)層次。(3)合同分析難度大。由于合同的信息量大、種類繁多且結(jié)構(gòu)層次多,履行過程中的實時分析和總體情況分析難度較大。(4)合同風(fēng)險控制難。在復(fù)雜工程中,合同內(nèi)部風(fēng)險和外部風(fēng)險都比較困難,外部需要應(yīng)對經(jīng)濟環(huán)境、法律法規(guī)和乙方信用等風(fēng)險,內(nèi)部需要應(yīng)對合同管理制度不健全、流程管理不規(guī)范、監(jiān)督不到位等風(fēng)險。(5)合同管理法律要求高。合同管理除了涉及一般工程的法律法規(guī)外,還涉及大型復(fù)雜工程、政府采購等法律法規(guī)知識。2亞洲開發(fā)銀行項目合同管理的問題和建議2.1未來市場條件下世界城項目合同管理的特殊性目前博覽城項目都是各地的重點工程,由于社會影響和投資都非常大,均由政府和專業(yè)機構(gòu)共同組建新項目公司進行項目直接管理,并由政府指揮部進行重大決策和協(xié)調(diào)工作。新設(shè)立的項目公司人員數(shù)量相對較少,具有博覽城項目管理相關(guān)經(jīng)驗的人并不多,合同管理模式只能參照一般的大型工程。再加上博覽城項目合同管理的特殊性,很容易產(chǎn)生以下主要問題:(1)合同管理制度與博覽城項目特點不匹配。項目公司照搬一般工程的合同管理制度,以及與之配套的招投標(biāo)、變更和索賠、合同檔案管理等辦法,容易導(dǎo)致不適應(yīng)博覽城項目合同管理特點,進而影響管理制度的有效性。(2)合同管理人員缺少同類項目經(jīng)驗。合同管理人員缺少同類項目的經(jīng)驗,進行合同整理、合同分析和合同控制等都比較困難,合同管理的價值難以體現(xiàn)。(3)合同信息共享程度低。由于博覽城項目涉及的合同信息量比較大,從合同執(zhí)行、合同信息更新、合同查閱到合同風(fēng)險控制等存在一定困難。各個執(zhí)行部門和領(lǐng)導(dǎo)都只能片面地了解簽訂的合同,無法實現(xiàn)完全的信息共享,合同信息利用比較低效,導(dǎo)致合同執(zhí)行缺乏宏觀的控制。(4)合同實時分析較困難。由于傳統(tǒng)合同管理理念和技術(shù)手段的落后,沒有對合同進行實時分析,在博覽城項目建設(shè)過程中容易發(fā)生較大風(fēng)險,導(dǎo)致合同變更、合同中止等影響總投資的實際問題。2.2亞洲開發(fā)銀行項目合同管理的建議針對以上問題必須從以下幾點著手,建立適合博覽城項目的合同管理體系。(1)項目管理現(xiàn)實由于博覽城建設(shè)需要,項目管理公司忙于具體的事務(wù)性工作,項目指揮部忙于重大決策和協(xié)調(diào)工作,因此必須在業(yè)主內(nèi)部設(shè)立項目管理辦公室(以下簡稱PMO)如圖1,負(fù)責(zé)項目信息的收集、加工、處理等,同時根據(jù)各種信息分析結(jié)構(gòu),提供制度建設(shè)、流程設(shè)計、跟蹤報告、風(fēng)險評估等服務(wù),更好地為業(yè)主的決策提供支持。(2)點的規(guī)章制度PMO根據(jù)博覽城項目特點,進行有針對性的合同管理建議,建立適合博覽城多項目特點的規(guī)章制度,包括合同流程管理體系、合同范本體系、合同信用評價體系、合同風(fēng)險預(yù)警體系、合同信息化管理體系、合同人才培養(yǎng)體系等。同時建立合同分類、編號、變更、索賠等環(huán)節(jié)確定切實可行的操作細(xì)則,保證合同管理的可操作性、專業(yè)性和連續(xù)性。(3)整體觀念,搭建融合的全方位合同管理框架在組織結(jié)構(gòu)和制度完善的基礎(chǔ)上,根據(jù)業(yè)主的實際業(yè)務(wù)需求,搭建適合多項目管理的全過程合同管理框架。通過信息化手段改善流程不規(guī)范、信息共享程度低、合同分析困難等問題,方便業(yè)主實時地控制合同風(fēng)險。3將沒有涉及到造林合同中的多基本項目武漢國際博覽城(遠(yuǎn)景規(guī)劃如圖2所示)計劃總投資78.3億,規(guī)劃用地面積約170萬m2,包括一期中心展館工程、景觀水系、二期A組團(包括會議中心和洲際酒店項目)和二期B組團(包括假日酒店和海洋樂園項目),今后還將納入第三期房地產(chǎn)開發(fā)等項目。截至2011年4月,僅一期中心展館工程主合同數(shù)量就達(dá)到四百多份,加上二期建設(shè)前期的合同,主合同數(shù)量總和達(dá)到470多份。隨著項目的開展,合同數(shù)量不斷增加,將出現(xiàn)多項目多層次的合同結(jié)構(gòu)。并且由于不可避免地產(chǎn)生各類合同變更、合同補充等情況,業(yè)主合同管理難度較大。本章主要以武漢國際博覽城合同管理信息化的構(gòu)建為例,總結(jié)博覽城項目合同管理信息化的經(jīng)驗。為了協(xié)助業(yè)主更好地完成項目管理工作,需要在業(yè)主內(nèi)部設(shè)立PMO。針對合同管理信息化的開展,PMO需要制定合同管理及相關(guān)管理制度、設(shè)計合同管理系統(tǒng)框架及功能、維護合同管理系統(tǒng)。3.1構(gòu)建以及配套的制度體系和操作在全面分析博覽城項目的信息結(jié)構(gòu)特征后,融合了現(xiàn)代合同管理理念,武漢國際博覽城的合同管理的制度體系構(gòu)建如圖3,在各種體系文件的基礎(chǔ)上,還構(gòu)建了一系列相關(guān)操作細(xì)則。例如合同會簽專用表、各類合同簽訂流程、合同變更程序文件、補充合同的簽訂規(guī)定,適合多項目的合同分類方法、合同編碼規(guī)則等具體辦法,這些都為逐步推進合同管理信息化建設(shè)奠定了制度基礎(chǔ)。3.2項目管理系統(tǒng)為了更好的實現(xiàn)合同信息的共享和工作效率的提高,采用了XML及WEB等信息技術(shù),構(gòu)建以開放式、可擴展的體系架構(gòu)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)版信息系統(tǒng)。建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等相關(guān)主體都分配相應(yīng)的權(quán)限對合同信息進行交換、共享、協(xié)作。本項目中合同管理系統(tǒng)設(shè)計成項目管理系統(tǒng)的子系統(tǒng),為項目管理研究提供基礎(chǔ)支持。如圖4所示,系統(tǒng)整體框架系統(tǒng)應(yīng)用層、數(shù)據(jù)資源層、基礎(chǔ)設(shè)施層三個層次。3.3制定適合合同管理系統(tǒng)操作的各化流程根據(jù)武漢國際博覽城的實地調(diào)研情況,有取舍地將業(yè)務(wù)流程和信息化流程相結(jié)合,制定了適合合同管理系統(tǒng)操作的工作流程。首先根據(jù)確定多層次的項目信息庫,然后設(shè)計可以根據(jù)項目分類和合同性質(zhì)分類的兩種分類體系,最后根據(jù)合同管理各階段劃分,梳理相應(yīng)的功能。(1)在合同前后的基礎(chǔ)上設(shè)置相應(yīng)信息實際業(yè)務(wù)中該階段涵蓋合同調(diào)研、策劃、招投標(biāo)、談判、擬定合同文本、審核、簽訂。在系統(tǒng)中主要設(shè)計了以下四點:①潛在投標(biāo)人信息庫。此處設(shè)置了關(guān)聯(lián)到合同后評價結(jié)果的信用等級,可減少信用風(fēng)險;②各種類型的合同范本。可以作為合同文本擬定的參考依據(jù);③合同會簽。各部門可以通過系統(tǒng)查看相關(guān)信息,并及時對合同簽訂給出意見;④合同基本信息登記。包括合同編號、合同名稱、合同價款、履約期限等信息。在管理制度中設(shè)計了適合多項目的合同分類規(guī)則,通過系統(tǒng)讀取填寫的合同信息,自動對每一份合同進行編號。(2)合同分析模塊實際業(yè)務(wù)中該階段涵蓋合同支付、合同變更、合同補充、合同索賠。在系統(tǒng)中主要設(shè)計了以下五點:①合同支付管理。針對指揮部管理模式的特點,設(shè)計了支付計劃、支付申請、財務(wù)支付三個子模塊,并增加形象進度上傳作為合同支付的依據(jù)。決策者可以清晰地看到每一步的工作流以及及定期的合同支付匯總報表,保證了資金運作的透明化和高效化。②合同變更管理。合同變更在系統(tǒng)中作為主合同的附屬信息,可以讓決策者及時確認(rèn)合同變更的合理性和合法性,同時有利于合同分析模塊的功能實現(xiàn)。③合同補充。合同補充較合同變更金額大,需要重新執(zhí)行新合同簽訂的流程,并且具有獨立的合同文本,因此設(shè)置了與主合同關(guān)聯(lián)的獨立編號。④合同實時分析。在以上基礎(chǔ)性設(shè)計下,通過系統(tǒng)的程序設(shè)置,可以完成系統(tǒng)自動分析功能,形成合同執(zhí)行情況報告,合同風(fēng)險分析報告等,并通過網(wǎng)絡(luò)提供給決策者及時的、統(tǒng)一的共享信息。(3)合同評價階段實際業(yè)務(wù)中該階段涵蓋合同終止、合同總結(jié)、合同后評價。在系統(tǒng)中主要設(shè)計了以下三點:①合同終止。主要提供給合同管理人員不同的狀態(tài)選擇來進行歸類,包括正在執(zhí)行、合同中止、合同終止三種狀態(tài)。②合同總結(jié)。各合同負(fù)責(zé)人對合同執(zhí)行情況進行上報,合同管理人員根據(jù)上報的結(jié)果和系統(tǒng)生成的分析報告,總結(jié)每個合同的執(zhí)行情況。③合同后評價。該階段主要是對合同的乙方單位進行信用評級,并將該結(jié)果關(guān)聯(lián)到潛在投標(biāo)人信息庫。上述三個階段的功能在系統(tǒng)中相互聯(lián)系,通過合同相關(guān)信息的查詢,可以看到有關(guān)合同的全部信息。同時系統(tǒng)針對多項目管理情況,提供按項目分類、合同性質(zhì)分類、合同執(zhí)行情況分類等分類層次。3.4公司信息編輯武漢國際博覽城項目管理系統(tǒng)主界面如圖5所示,提供員工每天上班的工作內(nèi)容,重點包括項目管理功能導(dǎo)航、內(nèi)部公告和工作提醒,通過更新頁面可以隨時得到最新的公司信息。合同基本信息編輯界面如圖6所示,除了合同管理之外提供造價管理、招投標(biāo)管理、合同支付管理、工程變更,點擊相應(yīng)的導(dǎo)航可進入下一個層次的操作。可以通過關(guān)鍵字搜索合同信息,然后點擊查找所